集團(tuán)差旅費(fèi)管控政策與實(shí)施

王輝

摘 要：集團(tuán)差旅費(fèi)的管控不嚴(yán)格是增加差旅支出的重要因素，需要制定科學(xué)的管控政策來降低企業(yè)的發(fā)展成本。本文主要探究集團(tuán)差旅費(fèi)的管控政策與實(shí)施，通過分析集團(tuán)差旅費(fèi)管控問題，制定了嚴(yán)格的差旅費(fèi)計(jì)劃、控制差旅費(fèi)細(xì)則、與績效掛鉤以及運(yùn)用科技手段等措施，以期可以嚴(yán)格的控制企業(yè)的差旅費(fèi)，降低企業(yè)的發(fā)展成本。

關(guān)鍵詞：差旅費(fèi)；管控政策；實(shí)施

中圖分類號(hào)： F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1673-1069（2016）36-62-2

0 引言

差旅費(fèi)是企業(yè)的重要支出，具有可控的特點(diǎn)，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的不斷增加，差旅費(fèi)的管控成為企業(yè)的重要項(xiàng)目之一。但是在我國集團(tuán)的發(fā)展中，對(duì)于差旅費(fèi)的不正常項(xiàng)目以及審核報(bào)銷程序的復(fù)雜性尚且缺乏處理標(biāo)準(zhǔn)，因此，對(duì)集團(tuán)差旅費(fèi)管控策略進(jìn)行研究，有利于控制集團(tuán)的經(jīng)費(fèi)支出，具有重要的研究價(jià)值。

1 差旅費(fèi)

差旅費(fèi)主要是指員工外出而消費(fèi)的資金。例如員工出差、培訓(xùn)以及考察等活動(dòng)而產(chǎn)生的費(fèi)用均為差旅費(fèi)。在差旅費(fèi)的范圍中，通常包括：交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、就餐費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用以及行李費(fèi)用等。在財(cái)務(wù)部門的處理中，通常是對(duì)交通費(fèi)用、公雜費(fèi)用以及住宿費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)計(jì)算，同時(shí)，根據(jù)差旅費(fèi)的開支目的和渠道，可以將其分為可報(bào)銷及不可報(bào)銷兩種，在差旅費(fèi)的支出中，對(duì)于個(gè)人消費(fèi)行為，如對(duì)化妝品的購買，需要個(gè)人承擔(dān)費(fèi)用，且超過集團(tuán)額定指標(biāo)的部分應(yīng)該由個(gè)人承擔(dān)。根據(jù)對(duì)差旅費(fèi)的見分析，本文認(rèn)為差旅費(fèi)應(yīng)該是分為固定費(fèi)用和可變費(fèi)用兩種形式，固定費(fèi)用是必然發(fā)生的費(fèi)用，如住宿費(fèi)以及就餐費(fèi)用，而可變費(fèi)用則是指可以控制的費(fèi)用。

2 差旅費(fèi)管控問題

在企業(yè)的差旅費(fèi)控制中，由于受到多方面因素的影響，導(dǎo)致集團(tuán)的差旅費(fèi)管控措施受到較大的影響，在集團(tuán)的差旅費(fèi)管控中，應(yīng)該對(duì)其問題進(jìn)行綜合分析，以此來制定針對(duì)性的差旅費(fèi)管控策略，以此來降低企業(yè)的發(fā)展成本。

2.1 管理者重視程度較低

在集團(tuán)的發(fā)展中，管理者較為重視營銷及采購等流程的經(jīng)濟(jì)控制，而對(duì)于差旅費(fèi)的控制力度存在明顯的不足，長此以往，導(dǎo)致差旅費(fèi)的管控存在較多的缺陷，并且差旅費(fèi)的比例較小，管理者缺乏對(duì)差旅費(fèi)用的重視程度。同時(shí)，在集團(tuán)中，差旅費(fèi)是通過人事部門、行政部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)，而操作流程是行政部門來完成，其與酒店及餐廳等企業(yè)具有一定的回扣，財(cái)務(wù)人員對(duì)此漠不關(guān)心，未能積極的調(diào)查差旅費(fèi)用的具體細(xì)節(jié)，進(jìn)一步降低了差旅費(fèi)的管控效率。

2.2 執(zhí)行效果較差

在集團(tuán)的差旅費(fèi)控制中，部分企業(yè)建立了差旅費(fèi)的管控流程，但是由于受到諸多因素的影響，導(dǎo)致其執(zhí)行效果相對(duì)較差，難以滿足集團(tuán)的控制需求。集團(tuán)的活動(dòng)通常是由行政人員提前購買機(jī)票和酒店，在購買時(shí)，以評(píng)價(jià)方式獲取回扣，通過公司來謀取私利，在出差人員自主選擇的情況中，部分員工通過開發(fā)票以及購買假發(fā)票的方式來獲取資金。諸多行為導(dǎo)致企業(yè)的差旅費(fèi)執(zhí)行效果較低。另外，大部分企業(yè)出差存在隨意性，缺乏規(guī)劃，無法從根本上控制差旅費(fèi)。并且在差旅費(fèi)的控制中，部分員工選擇飛機(jī)出行及豪華酒店，增加了差旅費(fèi)的開支。

2.3 預(yù)算及制度難以落實(shí)

在差旅費(fèi)的控制中，具有完善的預(yù)算以及落實(shí)措施可以有效的控制差旅費(fèi)，而集團(tuán)內(nèi)部普遍存在預(yù)算剛性不足以及制度不完善等問題，限制了差旅費(fèi)的管控效率。集團(tuán)在發(fā)展過程中，通常會(huì)制定相應(yīng)的差旅費(fèi)細(xì)節(jié)，并且會(huì)根據(jù)活動(dòng)的內(nèi)容進(jìn)行修改，但是企業(yè)的差旅費(fèi)靈活性較高，導(dǎo)致企業(yè)的剛性預(yù)算不足，影響了企業(yè)的剛性預(yù)算，另外，在集團(tuán)內(nèi)部，出差人員會(huì)隨意編造理由，財(cái)務(wù)人員對(duì)差旅費(fèi)用審核不嚴(yán)格，導(dǎo)致差旅費(fèi)的管控受到進(jìn)一步的影響。

3 差旅費(fèi)管控政策與實(shí)施

在集團(tuán)的差旅費(fèi)管控中，應(yīng)該根據(jù)對(duì)其存在的問題進(jìn)行綜合的分析，以此來提升企業(yè)差旅費(fèi)管控效率，降低企業(yè)的發(fā)展成本，其差旅費(fèi)管控政策主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 制定詳細(xì)的計(jì)劃

在集團(tuán)的差旅費(fèi)控制中，應(yīng)該對(duì)自身差旅費(fèi)存在的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，以此來制定詳細(xì)的規(guī)劃。企業(yè)制定詳細(xì)的差旅規(guī)劃，則可以對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行提前安排，可以降低其隨意性，如在酒店和機(jī)票等方面，均可以采用打折的方式來降低成本。企業(yè)在制定詳細(xì)規(guī)劃的過程中，一定要嚴(yán)格要求，對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)的差旅，要由個(gè)人承擔(dān)，集團(tuán)不予以報(bào)銷，同時(shí)，企業(yè)需要建立完善的登記制度，對(duì)于出差的人群，要進(jìn)行嚴(yán)格的審批，包括線路、預(yù)期經(jīng)費(fèi)以及日期等，超過預(yù)定限額，則需要個(gè)人承擔(dān)。例如在華為公司的發(fā)展中，采用自助費(fèi)用申報(bào)系統(tǒng)（SSE）進(jìn)行費(fèi)用審核，提升了差旅費(fèi)的控制效率。其具體流程如下：

①員工提出申請(qǐng)；

②員工提出目的且經(jīng)過主管批準(zhǔn)；

③差旅時(shí)，需要填寫報(bào)銷申請(qǐng)，且與出差申請(qǐng)一致；

④需要在1月內(nèi)完成報(bào)銷申請(qǐng)，否則將繳納滯納金；

⑤經(jīng)過流轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門，并且要在7日內(nèi)完成支付；

⑥員工需要提供紙質(zhì)憑證，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行綜合評(píng)定；

⑦財(cái)務(wù)部門根據(jù)員工的信譽(yù)度實(shí)現(xiàn)資金的發(fā)放，控制資金。

通過華為公司的差旅費(fèi)控制措施可以看出，其可以降低企業(yè)的差旅費(fèi)承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，具有一定的實(shí)用價(jià)值和嚴(yán)謹(jǐn)性，在運(yùn)用的過程中，可以保證差旅費(fèi)的合理性以及及時(shí)性，不會(huì)出現(xiàn)遲滯行為，并且會(huì)進(jìn)一步的降低造假現(xiàn)象，提升審核人員的積極性。

3.2 控制差旅費(fèi)細(xì)節(jié)

在集團(tuán)的發(fā)展過程中，需要控制差旅費(fèi)的細(xì)節(jié)，以此來降低差旅費(fèi)的開支，目前，部分公司已經(jīng)實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)外包政策，將企業(yè)的差旅費(fèi)外包給服務(wù)公司，服務(wù)公司收取相應(yīng)的成本，以此來實(shí)現(xiàn)共贏的局面。例如美國運(yùn)通公司屬于差旅費(fèi)的中介控制公司，其為集團(tuán)的差旅費(fèi)制定詳細(xì)的計(jì)劃，其而制定相應(yīng)的組織及策劃，以此來降低企業(yè)的貪污行為，同時(shí)，企業(yè)可以通過外包，降低工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)在企業(yè)的發(fā)展中，需要對(duì)差旅費(fèi)的員工進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉相關(guān)流程，以此來制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

在集團(tuán)的差旅費(fèi)細(xì)節(jié)控制過程中，需要積極的引導(dǎo)員工采用科學(xué)的交通工具，對(duì)員工的住宿要求制定明確的要求，在執(zhí)行的過程中，要使員工嚴(yán)格的執(zhí)行相關(guān)操作，降低成本。企業(yè)在制定政策的過程中，要制定出差審批、交通工具預(yù)定、酒店選擇、住宿標(biāo)準(zhǔn)、信用卡使用、餐飲標(biāo)準(zhǔn)以及出租車標(biāo)準(zhǔn)等，對(duì)于超過條款規(guī)定的資金，要嚴(yán)格禁止報(bào)銷。例如在攜程網(wǎng)的差旅費(fèi)控制中，制定了嚴(yán)格的差旅費(fèi)控制細(xì)節(jié)，從審批到報(bào)銷具有嚴(yán)格的流程及管理措施，企業(yè)共節(jié)約了資金6529.6萬元。

3.3 將差旅費(fèi)與部門績效掛鉤

在集團(tuán)的差旅費(fèi)管控措施中，不僅要制定嚴(yán)格的計(jì)劃方案，同時(shí)要將員工的差旅費(fèi)與績效掛鉤，以此來提升差旅費(fèi)的控制效率，在集團(tuán)的差旅費(fèi)管控中，可以通過信用卡的方式來進(jìn)行管理，這樣可以將差旅信息進(jìn)行收集和整理，同時(shí)可以降低對(duì)資金的使用。僅僅依靠機(jī)票等憑證，無法了解員工的具體行程，繼而會(huì)對(duì)差旅費(fèi)的控制產(chǎn)生一定的影響，而通過信用卡，則可以了解員工消費(fèi)的具體狀況，掌握員工的具體行程，通過對(duì)比分析，可以記錄員工的出差記錄和費(fèi)用情況，將其納入到績效考核過程中，可以提升企業(yè)差旅費(fèi)的控制效率。例如在中興集團(tuán)的發(fā)展過程中，其與招商銀行進(jìn)行合作，制定了相應(yīng)的計(jì)劃，招商銀行通過員工使用信用卡，對(duì)員工的出差情況進(jìn)行評(píng)估，包括行程及消費(fèi)情況，將其發(fā)送給中興財(cái)務(wù)部，通過綜合對(duì)比分析，確定員工的消費(fèi)行為是否合理，并且將其納入到員工的績效考核過程中，起到了較好的控制效果。

3.4 運(yùn)用科技降低差旅費(fèi)開支

在集團(tuán)的差旅費(fèi)控制中，通過有效的科技手段，可以降低企業(yè)的差旅費(fèi)開支，繼而可以降低企業(yè)的發(fā)展成本。但是在目前集團(tuán)的發(fā)展過程中，部分員工為了謀取自身的收益，通常會(huì)選擇出差的方式來獲取利益，而財(cái)務(wù)部門缺乏嚴(yán)格的管理，導(dǎo)致企業(yè)的差旅費(fèi)控制受到進(jìn)一步的影響。因此，企業(yè)應(yīng)該制定科學(xué)的措施來降低差旅費(fèi)的開支，如采用科技手段可以取得較好的成效。在現(xiàn)階段，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)視頻及通話，不會(huì)受到距離的限制，員工通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，即可實(shí)現(xiàn)交流和溝通，從而可以降低出差的次數(shù)。例如在中興集團(tuán)的發(fā)展過程中，在2010年成立了網(wǎng)絡(luò)會(huì)議中心，通過網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的形式來進(jìn)行交流和下達(dá)指標(biāo)任務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，節(jié)約了出差次數(shù)，為集團(tuán)節(jié)約了1億元以上的成本。

4 結(jié)語

差旅費(fèi)屬于可控的費(fèi)用，對(duì)于企業(yè)的成本控制而言，具有重要的控制意義，企業(yè)在發(fā)展過程中，要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的差旅費(fèi)管控計(jì)劃，同時(shí)要嚴(yán)格的執(zhí)行和審核，并且將企業(yè)的差旅費(fèi)納入到績效考核中。希望通過本文的分析，可以為集團(tuán)差旅費(fèi)管控提供可行性建議。