淺談事業(yè)單位檔案管理工作的新思路

韋香玲

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理工作模式不斷發(fā)生著變化。事業(yè)單位的檔案管理工作也是事業(yè)單位各項(xiàng)環(huán)節(jié)工作的重要組成部分之一。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式目前已經(jīng)不符合時(shí)代發(fā)展的要求。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作模式的改革就十分重要。本文通過(guò)分析事業(yè)單位檔案管理工作的新思路來(lái)提出一些看法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理工作；新思路

一、引言

事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)與人事等方面的工作留下了大量檔案。這些檔案的管理質(zhì)量結(jié)果影響著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著事業(yè)單位進(jìn)行體制改革，使事業(yè)單位的檔案管理工作模式也進(jìn)行改革與調(diào)整。目前事業(yè)單位檔案管理工作仍然存在著不少問(wèn)題。因此管理工作模式的新思路作為影響改革的重要因素，有助于提高檔案管理工作水平。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案工作本身是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作。事業(yè)單位的檔案在事業(yè)單位開(kāi)展運(yùn)營(yíng)活動(dòng)時(shí)作為一項(xiàng)重要的參考依據(jù)。在決策方面，通過(guò)檔案資料的查詢來(lái)制定工作執(zhí)行計(jì)劃，并就執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題參考過(guò)往經(jīng)驗(yàn)來(lái)解決。其次，檔案也是事業(yè)單位在職人員和離退休人員維護(hù)自身權(quán)益所需要的重要憑證，對(duì)工資發(fā)放、五險(xiǎn)一金、養(yǎng)老金等方面有很大的影響。另外，事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，影響著事業(yè)單位實(shí)際的工作運(yùn)行情況。因此，事業(yè)單位在開(kāi)展運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理工作是其重要環(huán)節(jié)。

事業(yè)單位在檔案管理工作要做好以下工作。一方面，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)各項(xiàng)檔案的記錄，及時(shí)了解事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行狀態(tài)，并制定相關(guān)計(jì)劃。另一方面，其他單位也可以根據(jù)檔案對(duì)事業(yè)單位現(xiàn)行運(yùn)營(yíng)狀態(tài)與歷史運(yùn)營(yíng)狀態(tài)進(jìn)行分析比較，有助于各部門之間工作互動(dòng)有基本的相互了解。

三、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作重視不夠

目前，國(guó)內(nèi)仍然有很多人對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)有《檔案法》和《檔案管理方法》，很多檔案管理人員不知道法律的條文內(nèi)容。事業(yè)單位的很多領(lǐng)導(dǎo)干部也認(rèn)為檔案工作不屬于本單位的重點(diǎn)工作，只是基本的幕后工作。事業(yè)單位在進(jìn)行單位內(nèi)部的指標(biāo)考核中，沒(méi)有檔案管理方面的內(nèi)容。另外，雖然有部分事業(yè)單位制定了檔案工作管理辦法，但從實(shí)際情況看，沒(méi)有得到徹底落實(shí)，相關(guān)制度束之高閣。

（二）檔案管理專業(yè)人員素質(zhì)較低

一般來(lái)講，各單位的檔案管理必須由專人進(jìn)行管理。但是實(shí)際情況由于人員編制管理的原因，一般是由單位其他人員兼職進(jìn)行管理。另外，部分單位招聘臨時(shí)人員管理檔案，所以整體來(lái)看都是屬于非專業(yè)檔案人員管理。檔案管理人員存在流動(dòng)性大的問(wèn)題，總體來(lái)說(shuō)不利于檔案管理工作的有效開(kāi)展。

（三）檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)混亂

部分事業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作十分混亂，例如檔案安置與整理不規(guī)范，卷宗與檔案盒的內(nèi)容嚴(yán)重不符，檔案放置存在著隨意堆放的情況。另外，部分事業(yè)單位的檔案室存在庫(kù)房潮濕、空氣流通性差等問(wèn)題。沒(méi)有相應(yīng)的檔案保護(hù)設(shè)備。

（四）檔案管理沒(méi)有應(yīng)用信息化技術(shù)

目前信息化技術(shù)在檔案管理工作方面得到了大規(guī)模應(yīng)用。帶動(dòng)了檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科技化的要求。部分檔案管理部門開(kāi)始采用信息管理技術(shù)，方便檔案查詢。但是目前很多事業(yè)單位檔案管理仍采用傳統(tǒng)的紙面管理，有沒(méi)有配套的現(xiàn)代化設(shè)施，也制約了事業(yè)單位檔案管理工作模式改革的開(kāi)展。由于仍采用原始的手工技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，影響了檔案管理的工作效率。

四、事業(yè)單位檔案管理工作模式的對(duì)策

（一）重視檔案管理工作

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)把事業(yè)單位的檔案管理工作放到全局規(guī)劃的角度進(jìn)行考慮。并將檔案管理工作納入事業(yè)單位日?；顒?dòng)上面，事業(yè)單位定期針對(duì)檔案工作進(jìn)行管理與檢查，做好相關(guān)方面的指導(dǎo)工作，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并妥善處理工作中存在的問(wèn)題。相關(guān)的檔案管理工作納入工作績(jī)效考核，推動(dòng)檔案工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)。

（二）健全檔案管理制度

事業(yè)單位要構(gòu)建檔案管理工作制度，根據(jù)自身實(shí)際情況。針對(duì)檔案資料的文件的形成、整理、確定卷宗號(hào)、檔案盒編號(hào)、文件檢索、安全保管等各環(huán)節(jié)工作建立一系列規(guī)章制度。根據(jù)實(shí)際操作的情況，完善檔案管理工作制度體系建設(shè)，通過(guò)規(guī)章制度作為檔案管理工作的制度依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要是指事業(yè)單位檔案室的建設(shè)，檔案庫(kù)房的建設(shè)要考慮到室內(nèi)空氣流通性強(qiáng)、干燥等特點(diǎn)。檔案庫(kù)房的建設(shè)必須具有防潮、防火、防盜、防蛀、防高溫的優(yōu)勢(shì)。要配置專用的檔案密集柜，方便檔案的放置與查閱。庫(kù)內(nèi)部要有空調(diào)、防火、去濕機(jī)等設(shè)備。同時(shí)要配備檔案整理工具，避免檔案放置出現(xiàn)混亂。此外，檔案的載體除了紙質(zhì)文檔外，還有圖像與影像資料。事業(yè)單位的照片、錄像帶、光盤等不同載體檔案的管理要嚴(yán)格按照種類區(qū)分開(kāi)來(lái)。盡量不能同紙質(zhì)檔案或者其他載體檔案放置混淆。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)

針對(duì)檔案管理人員的工作素質(zhì)方面，首先對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)法律制度知識(shí)教育，認(rèn)識(shí)到檔案工作開(kāi)展要嚴(yán)格依法執(zhí)行。其次，工作人員要有一定的文字表達(dá)能力與業(yè)務(wù)處理綜合方面的能力，因?yàn)闄n案工作隨時(shí)要對(duì)借閱的情況進(jìn)行記錄與匯總，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況。另外，工作人員也要了解計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案學(xué)方面的知識(shí)，提高檔案工作的管理水平。

（五）加強(qiáng)檔案保密工作

事業(yè)單位在開(kāi)展部分運(yùn)營(yíng)活動(dòng)涉及到一些機(jī)密內(nèi)容，因此關(guān)于這方面的檔案就要采取嚴(yán)格的保密措施。檔案保密工作涉及到多方面內(nèi)容，如果相關(guān)檔案泄密，輕則經(jīng)濟(jì)損失，重則危害國(guó)家安全。因此檔案的保密工作要嚴(yán)格落實(shí)，認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)制度。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，針對(duì)事業(yè)檔案管理工作存在的諸多問(wèn)題，通過(guò)分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因制定策略，完善事業(yè)單位檔案管理工作體系的建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理工作就進(jìn)行改革與創(chuàng)新，使事業(yè)單位的檔案管理工作符合社會(huì)發(fā)展需要，推動(dòng)事業(yè)單位健康發(fā)展。endprint