淺析會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)防范

時(shí)廣輝

摘要：伴隨著工作流程網(wǎng)絡(luò)化的推行，許多的職業(yè)以及工作步驟都可以被計(jì)算機(jī)及軟件所替代。而會(huì)計(jì)作為一個(gè)需要細(xì)心及準(zhǔn)確性的工作，也出現(xiàn)了電算化以及網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)，這是會(huì)計(jì)相關(guān)工作的一次質(zhì)的飛躍，對(duì)各類組織的財(cái)務(wù)方面工作也帶來了非常重大的影響。會(huì)計(jì)電算化一方面將流程簡(jiǎn)化并進(jìn)行了數(shù)字化，另一方面有可能出現(xiàn)技術(shù)上的問題及風(fēng)險(xiǎn)。因此，文章將主要就行政機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位對(duì)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制以及風(fēng)險(xiǎn)防范現(xiàn)存的問題作出總結(jié)，并同時(shí)提供部分建議及意見。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)；電算化；內(nèi)部控制；風(fēng)險(xiǎn)防范

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與推廣，使得會(huì)計(jì)這個(gè)傳統(tǒng)的行業(yè)也面臨著需要加強(qiáng)軟件操作的境地。而會(huì)計(jì)的電算化一方面大大提高了相關(guān)工作效率，但同時(shí)也可能在內(nèi)部控制方面存在一些新的問題及風(fēng)險(xiǎn)。電算化將以往的手工紙張記賬搬向網(wǎng)絡(luò)，將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保存在1與0的世界中，使得很多大額數(shù)據(jù)的計(jì)算不再依靠人工的辛勞，且準(zhǔn)確率大大提高。但在推廣及使用的過程中，又可能受到人員、環(huán)境、制度、技術(shù)等方面制約的問題。

一、內(nèi)控現(xiàn)存問題

（一）技術(shù)基礎(chǔ)薄弱

會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)是依靠計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，然而在現(xiàn)存的政府機(jī)關(guān)及大部分事業(yè)機(jī)構(gòu)而言，技術(shù)基礎(chǔ)薄弱依舊是普遍存在的問題。依舊按照陳舊觀念，要求信息技術(shù)人員進(jìn)行簡(jiǎn)單硬件及軟件的維護(hù)將可能帶來很大的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部控制制度滯后和不完善導(dǎo)致管理層的很多工作和決策缺乏預(yù)見性。部分組織機(jī)構(gòu)在制定與會(huì)計(jì)電算化相關(guān)的管理制度時(shí)，大多只重視對(duì)硬件或純軟件的使用風(fēng)險(xiǎn)，卻忽視了內(nèi)部人員對(duì)于相關(guān)程序所可能做出的危險(xiǎn)性動(dòng)作，例如：對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的非法訪問、篡改、泄密和破壞及外部不法分子惡意入侵等，以上行為都將致使會(huì)計(jì)信息質(zhì)量下降。而且，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電算化會(huì)計(jì)的逐步擴(kuò)大趨勢(shì)，技術(shù)性舞弊手段和犯罪現(xiàn)象也愈發(fā)猖獗，會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性和安全性提出了新的挑戰(zhàn)。

（二）內(nèi)部架構(gòu)調(diào)整

一項(xiàng)工作的網(wǎng)絡(luò)化所涉及的不僅僅是硬件、軟件的引進(jìn)以及新技術(shù)的學(xué)習(xí)，還包括人員的調(diào)動(dòng)。以往的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)不一定適合新時(shí)代的電算化系統(tǒng)的使用，且會(huì)計(jì)的電算化將很多以往線下的工作搬到電腦上，使得手續(xù)都自動(dòng)化了，很多以前的崗位也就將不復(fù)存在。與此同時(shí)，會(huì)計(jì)工作的職責(zé)、崗位分工、權(quán)力權(quán)限也將有較大程度的改變，使得傳統(tǒng)的組織架構(gòu)將不再適用。因此，伴隨著信息載體的升級(jí)以及共享時(shí)代的到來，組織內(nèi)部架構(gòu)也應(yīng)該隨之進(jìn)行調(diào)整，但很多機(jī)構(gòu)卻還未意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，而是選擇延續(xù)以往的架構(gòu)，這就將對(duì)電算化后的工作帶來一定的阻礙，進(jìn)而影響到實(shí)際效果。

（三）制度建設(shè)不完善

盡管很多的事業(yè)單位及行政機(jī)構(gòu)已經(jīng)引入了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，但對(duì)于此領(lǐng)域的相關(guān)工作卻并未設(shè)立專門的制度，僅僅依靠財(cái)政部頒布的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范（2001 年）》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范（1996年）》開展工作。以往的法規(guī)已經(jīng)不再能夠完全適用于當(dāng)前的信息化時(shí)代，制定時(shí)間的久遠(yuǎn)也將對(duì)管理工作的現(xiàn)實(shí)需求帶來威脅，而由此帶來的問題將是巨大的，產(chǎn)生的后果也將是極其嚴(yán)重的。例如：部分單位出現(xiàn)處理財(cái)會(huì)問題不講程序、流程、手續(xù)，僅僅憑借以往的經(jīng)驗(yàn)； 部分單位對(duì)發(fā)票、支票、收據(jù)等票據(jù)不按規(guī)定辦理核銷手續(xù)等等。

二、風(fēng)險(xiǎn)防范措施

（一）加強(qiáng)系統(tǒng)管理

在會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)實(shí)實(shí)踐中，系統(tǒng)操作和服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性對(duì)整個(gè)流程都處于十分必要的位置。會(huì)計(jì)人員在使用財(cái)務(wù)系統(tǒng)前必須進(jìn)行一對(duì)一的授權(quán)，并對(duì)不同人員基于不同的賬號(hào)和密碼，由經(jīng)辦人自行負(fù)責(zé)保管及記錄。財(cái)務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器應(yīng)單獨(dú)隔離，由數(shù)據(jù)庫(kù)后臺(tái)管理人員單獨(dú)操作，其他人員不得隨意進(jìn)入服務(wù)器存放地，這樣使得各類權(quán)限分隔開，不會(huì)讓人獨(dú)權(quán)。

（二）提高技術(shù)培訓(xùn)

會(huì)計(jì)的電算化對(duì)于新員工的技術(shù)性要求是很高的，對(duì)于電腦的操作并不是每個(gè)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)都擁有的能力，因此，應(yīng)在工作的過程中加強(qiáng)技術(shù)方面的培訓(xùn)以及安全性方面的知識(shí)普及。同時(shí)，職業(yè)道德教育也會(huì)顯得十分的重要，例如，系統(tǒng)的口令不得傳給其他任何人等。在技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)的過程中，也應(yīng)該將理論和實(shí)踐相結(jié)合，定期要求專家等進(jìn)行講座教育。

（三）相關(guān)制度完善

好的組織需要好的相關(guān)制度加以管制及監(jiān)督，過于網(wǎng)絡(luò)化的工作更需要對(duì)于各個(gè)操作進(jìn)行規(guī)范及獎(jiǎng)懲。當(dāng)出現(xiàn)意外的情況時(shí)，一定要考慮如何將權(quán)責(zé)分配清楚。例如：對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門承擔(dān)。與此同時(shí)，對(duì)于數(shù)據(jù)的存檔也應(yīng)建立相關(guān)管理制度，保證檔案的真實(shí)性和可靠性。在組織架構(gòu)方面，也要充分遵循電算化的會(huì)計(jì)工作特點(diǎn)，將適合的人分配到適合的崗位，從而端正態(tài)度，嚴(yán)于律己。加強(qiáng)組織內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督職能，切實(shí)有效地實(shí)行相關(guān)的監(jiān)督和指導(dǎo)工作。讓制度更好的推進(jìn)工作，讓工作不斷地完善制度，這才是一個(gè)追求發(fā)展的組織所應(yīng)該做的工作及承擔(dān)的責(zé)任。

三、結(jié)語(yǔ)

信息化的時(shí)代需要對(duì)傳統(tǒng)的工作流程做出一定程度上的簡(jiǎn)化及整改。會(huì)計(jì)的電算化使得財(cái)會(huì)工作更加便捷準(zhǔn)確，減去了人工的大量重復(fù)工作，同時(shí)切實(shí)有效的利用了計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，提升勞動(dòng)力的價(jià)值輸出。但與此同時(shí)，會(huì)計(jì)電算化也將帶來一定的問題，例如：技術(shù)基礎(chǔ)薄弱、內(nèi)部架構(gòu)調(diào)整以及建設(shè)制度不完善等。在解決這些問題的過程中，應(yīng)注重加強(qiáng)系統(tǒng)管理、提高技術(shù)培訓(xùn)以及相關(guān)制度完善，讓科學(xué)和技術(shù)為人類帶來更好的生活。

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（作者單位：山東省煙臺(tái)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)財(cái)政局）endprint