淺析金蝶ERP系統(tǒng)在W企業(yè)的運(yùn)用

邱紅

摘要：ERP在企業(yè)中的運(yùn)用是否有作用？筆者以W企業(yè)為藍(lán)本，闡述該企業(yè)引進(jìn)ERP的原因，在實(shí)施中存在的問(wèn)題、應(yīng)對(duì)措施和實(shí)施效果，以此例證ERP已成為企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力、謀求發(fā)展的必要手段。

關(guān)鍵詞：ERP； 實(shí)施； 連坐； 穿行測(cè)試

一、W企業(yè)基本情況介紹

W企業(yè)成立于本世紀(jì)初，注冊(cè)資本1.8億人民幣，目前年銷售額約5億人民幣，在崗職工約1000人，主要從事注塑件的生產(chǎn)和銷售。該企業(yè)從成立之初就使用金蝶ERP-K3系統(tǒng)，但當(dāng)時(shí)僅購(gòu)買了財(cái)務(wù)管理模塊，可以說(shuō)W企業(yè)使用的是單純財(cái)務(wù)軟件，并非真正ERP系統(tǒng)。隨著房地產(chǎn)的迅速發(fā)展，作為為家電行業(yè)配套的W企業(yè)也駛進(jìn)發(fā)展的快車道。在加速前行同時(shí)，W企業(yè)逐漸感覺(jué)到陳舊的管理手段與企業(yè)發(fā)展速度不相適應(yīng)，很多工作靠手工操作已不合時(shí)宜，革新企業(yè)管理，加快信息建設(shè)變得勢(shì)在必行。特別是近些年，家電行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，在創(chuàng)新不足的情況下主打價(jià)格戰(zhàn)，每年對(duì)上游供應(yīng)商加工費(fèi)都要制定硬性下調(diào)指標(biāo)。上游供應(yīng)商準(zhǔn)入門檻不高，也沒(méi)有過(guò)多技術(shù)壁壘，從生存和發(fā)展的角度來(lái)考量，只能通過(guò)不斷降低產(chǎn)品成本來(lái)應(yīng)對(duì)客戶的價(jià)格調(diào)整。作為注塑行業(yè)的W企業(yè)，正是在這種充分競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境下求生存和發(fā)展，隨著客戶對(duì)品質(zhì)和價(jià)格越來(lái)越高的要求，W企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到要在激烈競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，通過(guò)全面實(shí)施ERP來(lái)提搞企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力變得刻不容緩。

二、項(xiàng)目開發(fā)和日常實(shí)施中的問(wèn)題

2012年，在咨詢公司和金蝶公司建議下，W企業(yè)基于自身需求和能力，購(gòu)入了金蝶ERP-K3系統(tǒng)的供應(yīng)鏈模塊和生產(chǎn)模塊。在項(xiàng)目開發(fā)中遇到了不少阻力，通過(guò)半年開發(fā)測(cè)試系統(tǒng)正式上線，目前已實(shí)施五年。在實(shí)施中，陸續(xù)出現(xiàn)一些問(wèn)題，下面就這些問(wèn)題和阻力進(jìn)行一些闡述。

（一）管理基礎(chǔ)薄弱，專職人員配備不足

雖然總經(jīng)理積極推進(jìn)開發(fā)，可并不是每個(gè)管理者都能認(rèn)同ERP管理理念。在實(shí)施過(guò)程中，很多中層管理者發(fā)現(xiàn)實(shí)施ERP需要增加很多流程和人員配備時(shí)，問(wèn)題就來(lái)了。他們既不愿增人增費(fèi)，也不愿受到相關(guān)制度約束，由此造成ERP實(shí)施不到位。中層管理者沒(méi)有起到良好的推動(dòng)作用，這對(duì)ERP的有效實(shí)施是非常致命的。

（二）人員文化素質(zhì)低下

W企業(yè)是一家附加值不高的制造企業(yè)，作為勞動(dòng)密集型企業(yè)，一線員工薪酬普遍不高，員工流動(dòng)性大。能長(zhǎng)期留下的基本年紀(jì)較大，文化素質(zhì)不高，而不少ERP操作崗由這些老員工擔(dān)當(dāng)，這極易導(dǎo)致輸入輸出垃圾數(shù)據(jù)。W企業(yè)嚴(yán)重缺乏既熟悉業(yè)務(wù)又能熟練掌握ERP操作的復(fù)合型員工。

（三）分工不明，職責(zé)不清

開發(fā)階段成立的實(shí)施小組在ERP正式實(shí)施后解散，信息部門只將自己定位為負(fù)責(zé)硬件維護(hù)的角色，沒(méi)有配備深入系統(tǒng)了解ERP各模塊使用流程的專業(yè)技術(shù)人員。沒(méi)有一個(gè)專門的部門負(fù)責(zé)ERP的日常實(shí)施工作，這使得監(jiān)管ERP實(shí)施，ERP操作人員培訓(xùn)和考核工作都成為了W企業(yè)的管理盲點(diǎn)。由于管理的缺失，進(jìn)而帶來(lái)了一系列實(shí)際操作問(wèn)題：

1. BOM設(shè)置問(wèn)題。注塑產(chǎn)品跟隨家電產(chǎn)品更新?lián)Q代快，BOM設(shè)置變更頻繁，型號(hào)、顏色、重量、材料變化均會(huì)引起B(yǎng)OM變動(dòng)。雖然配備專人專崗負(fù)責(zé)BOM設(shè)置，但設(shè)置過(guò)程中不可避免的會(huì)犯錯(cuò)。雖然從開發(fā)設(shè)計(jì)上明確要有專人負(fù)責(zé)校對(duì)，但實(shí)施并不到位，由此導(dǎo)致產(chǎn)品生產(chǎn)成本計(jì)算不準(zhǔn)確。

2.采購(gòu)報(bào)價(jià)問(wèn)題。采購(gòu)員編制采購(gòu)訂單時(shí)，對(duì)未明確價(jià)格的新品預(yù)估單價(jià)輸入較為隨意，訂單報(bào)價(jià)可能與發(fā)票單價(jià)相差數(shù)倍。由于產(chǎn)品使用采購(gòu)件時(shí)價(jià)格誤差過(guò)大，因此導(dǎo)致產(chǎn)品生產(chǎn)成本計(jì)算不準(zhǔn)確。

3.銷售產(chǎn)品下賬問(wèn)題。由于銷售是模塊化供貨，一張發(fā)票可能存在五百個(gè)品種，而五百個(gè)發(fā)票品種可能對(duì)應(yīng)一千五百個(gè)W企業(yè)產(chǎn)品料號(hào)。數(shù)據(jù)的繁雜有時(shí)會(huì)造成業(yè)務(wù)員料號(hào)下串的情況，但總體數(shù)量和金額與發(fā)票數(shù)量金額一致，財(cái)務(wù)人員責(zé)任心不強(qiáng)的情況下，往往只核對(duì)總數(shù)量和總金額，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，由此導(dǎo)致單品銷售成本計(jì)算錯(cuò)誤。

4.生產(chǎn)配比問(wèn)題。由于注塑產(chǎn)品的生產(chǎn)特點(diǎn)，導(dǎo)致材料配比困難，很多原材料是可以替換使用，并會(huì)因?yàn)樽⑺軝C(jī)功率區(qū)別、調(diào)適狀態(tài)、使用參數(shù)、模具差異等各種因素影響原料配比重量和比例，由此導(dǎo)致不同批次的同一產(chǎn)品成本差異較大。正是由于這些難度，W企業(yè)接受咨詢公司建議，采用倒沖領(lǐng)料方式進(jìn)行生產(chǎn)配比。所謂倒沖領(lǐng)料，就是根據(jù)產(chǎn)品入庫(kù)和BOM，倒推出分別領(lǐng)用的原料重量，再根據(jù)原料實(shí)際庫(kù)存和倒推后庫(kù)存進(jìn)行比對(duì)，之間的差異根據(jù)生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行均衡調(diào)整。這項(xiàng)工作對(duì)從事配比的K3操作人員要求甚高，需要做到日清日結(jié)，不光要熟悉產(chǎn)品配比，要責(zé)任心強(qiáng)，同時(shí)要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。但由于產(chǎn)線人員給出的數(shù)據(jù)不夠及時(shí)準(zhǔn)確，BOM更新不及時(shí)甚至錯(cuò)漏，車間盤點(diǎn)存在漏盤現(xiàn)象，產(chǎn)品入庫(kù)不及時(shí)，每個(gè)問(wèn)題的出現(xiàn)都將導(dǎo)致生產(chǎn)配比不準(zhǔn)確，由此導(dǎo)致產(chǎn)品生產(chǎn)成本計(jì)算不準(zhǔn)確。

5.審核問(wèn)題。各環(huán)節(jié)均設(shè)計(jì)了完善的審核機(jī)制，但在實(shí)際操作過(guò)程中存在各種問(wèn)題：有的審核人直接把審核權(quán)限下放制單人，有的審核人是一鍵審核，有些則審核錯(cuò)漏，還有些則嚴(yán)重滯后審核，導(dǎo)致后續(xù)流程停滯等待。

這些實(shí)際操作問(wèn)題歸總來(lái)說(shuō)體現(xiàn)了W企業(yè)監(jiān)管不利、獎(jiǎng)懲制度不明，ERP操作人員意識(shí)不清、責(zé)任心不強(qiáng)。

三、解決的對(duì)策

實(shí)施ERP五年來(lái)，W企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也逐漸意識(shí)到實(shí)施中存在的問(wèn)題，陸續(xù)采取了一些對(duì)策，收到了良好的效果。

（一）領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化意識(shí)

ERP的實(shí)施被稱為“企業(yè)一把手工程”，能夠?qū)嵤┏晒Φ年P(guān)鍵就在于領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與。這種支持不是口號(hào)式的，參與不能局限在開發(fā)階段，W企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下定決心，目前持續(xù)提供合理的人力、物力與資金保障，并長(zhǎng)期監(jiān)督這些要素的有效運(yùn)用，這些舉措穩(wěn)定了ERP隊(duì)伍建設(shè)和發(fā)展。

（二）強(qiáng)化項(xiàng)目管理

實(shí)施ERP要獲得真正的成功，必須要建立常設(shè)機(jī)構(gòu)并由專業(yè)人員負(fù)責(zé)日常管理。W企業(yè)指定信息部門作為ERP監(jiān)管部門，向總經(jīng)理直接負(fù)責(zé)，并委托金蝶公司代為培養(yǎng)了兩名懂財(cái)務(wù)、管理和技術(shù)的復(fù)合型人才。該部門結(jié)合W企業(yè)的情況，并在內(nèi)控部門的配合下，對(duì)ERP各環(huán)節(jié)操作定崗定編定責(zé)，制定相應(yīng)的規(guī)章制度、測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)績(jī)考核和激勵(lì)辦法。通過(guò)這種強(qiáng)而有力的管理措施和嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)保障ERP的順利實(shí)施。同時(shí)將這些制度作為對(duì)企業(yè)管理層的考核標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施連坐，將管理者利益與ERP有效實(shí)施捆綁到一起。

（三）強(qiáng)化教育培訓(xùn)

W企業(yè)定期對(duì)員工，但不限于操作人員進(jìn)行有針對(duì)性的ERP教育培訓(xùn)和考核，對(duì)優(yōu)秀者予以高額嘉獎(jiǎng)。ERP的實(shí)施涉及到企業(yè)各方面的人，員工只有努力掌握好本崗位的應(yīng)用技術(shù)，才能認(rèn)真參與實(shí)施工作。只有每個(gè)人準(zhǔn)確運(yùn)用了相關(guān)模塊，ERP才具有生命力，才能在管理一線扎根生長(zhǎng)。W企業(yè)通過(guò)擴(kuò)大范圍培訓(xùn)還儲(chǔ)備了更多操作人員，而高額嘉獎(jiǎng)也激勵(lì)了員工的學(xué)習(xí)熱情和工作積極性。

（四）進(jìn)行穿行測(cè)試

穿行測(cè)試是指追蹤交易在財(cái)務(wù)報(bào)告信息系統(tǒng)中的處理過(guò)程，這原是注冊(cè)會(huì)計(jì)師了解被審計(jì)單位業(yè)務(wù)流程及其相關(guān)控制時(shí)使用的審計(jì)程序。W企業(yè)借鑒這種方法，通過(guò)不定期的抽取企業(yè)樣本，借助交易軌跡來(lái)追查每個(gè)模塊的實(shí)施有效性，與此同時(shí)，確認(rèn)和觀察有關(guān)的控制政策和程序設(shè)計(jì)是否執(zhí)行到位，由此確定ERP是否得到有效實(shí)施。通過(guò)不定期的全流程測(cè)試和模塊專項(xiàng)測(cè)試，通過(guò)開展測(cè)試檢討會(huì)，促進(jìn)了部門之間的協(xié)調(diào)溝通，針對(duì)問(wèn)題也能得到更快的修復(fù)和合理優(yōu)化。

四、結(jié)束語(yǔ)

W企業(yè)實(shí)施金蝶ERP五年來(lái)，不斷產(chǎn)生一些問(wèn)題，但正是通過(guò)實(shí)施ERP，并持續(xù)改進(jìn)問(wèn)題，使得W企業(yè)財(cái)務(wù)管理效能提升，成本計(jì)算更加準(zhǔn)確，投標(biāo)命中率有所提高；供應(yīng)鏈的信息共享將各部門信息孤島打通；生產(chǎn)管理效率提高，訂單周期縮短，存貨周轉(zhuǎn)率增加；有效提高了公司管理效率，也提高了W企業(yè)的管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力。目前，W企業(yè)已將購(gòu)買人力資源管理模塊和辦公自動(dòng)化模塊提上議事日程。

需要強(qiáng)調(diào)的是，ERP系統(tǒng)不是解決企業(yè)管理問(wèn)題的萬(wàn)能鑰匙，它其實(shí)只是一個(gè)工具，一切還是要以人為本。不同的企業(yè)都要根據(jù)自身情況和行業(yè)特征，同時(shí)結(jié)合宏觀經(jīng)濟(jì)形式的變化，通過(guò)合理的制度建設(shè)保障ERP持續(xù)實(shí)施持續(xù)改進(jìn)。

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（作者單位：武漢恒發(fā)科技有限公司）endprint