我國企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用研究

凌清

【摘要】我國企業(yè)只有在充分了解ERP系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)企業(yè)管理，對企業(yè)進(jìn)行科學(xué)的改造，才能將ERP系統(tǒng)順利實施。只有成功實施ERP系統(tǒng)，才能真正發(fā)揮其對企業(yè)管理的提升作用。本文分析了ERP系統(tǒng)實施的必要性，提出了我國企業(yè)在ERP系統(tǒng)實施中存在企業(yè)滿意度不高、系統(tǒng)應(yīng)用深度不夠、“水土不服”、錯誤頻出，以及權(quán)限設(shè)置存在安全隱患等問題，針對這些問題，給出了根據(jù)三角定律提高企業(yè)滿意度、明確職責(zé)、二次開發(fā)，以及加強(qiáng)內(nèi)控等優(yōu)化建議。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng) 三角定律 二次開發(fā) 內(nèi)部控制

ERP系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)外部資源計劃系統(tǒng)的簡稱。它將客戶的需求、企業(yè)的經(jīng)營和供應(yīng)商的資源融合在一起，以客戶為中心，是新一代的集成化管理信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)可以為大多數(shù)企業(yè)的管理提供方便、快捷，但其應(yīng)用效果受企業(yè)管理制度是否合理、流程是否優(yōu)化、管理層重視程度、員工素質(zhì)等多方面因素影響。

一、我國企業(yè)ERP系統(tǒng)實施的必要性

我國企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的必要性體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）提高企業(yè)市場競爭力

目前，全球產(chǎn)能過剩，供給大于需求，企業(yè)間競爭日益激烈。要想在激烈的市場競爭中求得生存，企業(yè)需要準(zhǔn)確把握市場需求，迅速響應(yīng)市場變化。而這些都需要加快信息的處理速度，對市場做出敏捷、準(zhǔn)確的反應(yīng)。這是傳統(tǒng)管理方式難以實現(xiàn)的，卻是ERP系統(tǒng)管理的強(qiáng)項。ERP系統(tǒng)強(qiáng)大的信息集成，實現(xiàn)了財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化，能使企業(yè)快速獲得全面、系統(tǒng)的管理信息；而且先進(jìn)的ERP系統(tǒng)是以市場為導(dǎo)向，準(zhǔn)確、快速把握市場是其顯著特點。

（二）全面提升企業(yè)管理水平

面對激烈的市場競爭，如何提高自身的經(jīng)營管理水平是所有企業(yè)的首要課題。傳統(tǒng)的經(jīng)營管理模式已跟不上現(xiàn)代信息社會的需求和發(fā)展。ERP系統(tǒng)具有系統(tǒng)化管理的思想和方法，是全面提升企業(yè)現(xiàn)代管理水平的有效工具。借助網(wǎng)絡(luò)的公眾性和及時性，ERP系統(tǒng)將企業(yè)的信息資源，軟、硬件資源，以及人、財、物等資源有效地集成和整合，實現(xiàn)了最小冗余和最大共享。利用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫和集成的信息系統(tǒng)，以前需要幾步或幾個部門完成的工作，在EPR系統(tǒng)中可能一次就完成。

（三）有效實現(xiàn)組織協(xié)作

ERP系統(tǒng)借助強(qiáng)大的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在組織內(nèi)部建立起一個有效的信息交流系統(tǒng)。這一系統(tǒng)既能下情上達(dá)，使決策者及時掌握情況，獲得準(zhǔn)確的決策信息；又能上情下達(dá)，保證決策指令的順利執(zhí)行，實現(xiàn)組織協(xié)作的高效率。

（四）優(yōu)化、透明業(yè)務(wù)流程

ERP系統(tǒng)整合了企業(yè)的物流、信息流、資金流，優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)了財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化。ERP系統(tǒng)信息采集的輸入口延伸到了業(yè)務(wù)最前端，對業(yè)務(wù)信息進(jìn)行多維度地記錄，并將其傳遞至財務(wù)，極大地改善了企業(yè)會計核算和財務(wù)管理的流程。

（五）拓展管理范圍，降低營運(yùn)成本

ERP系統(tǒng)是一個全新的、以供應(yīng)鏈管理為核心的管理系統(tǒng)。它將客戶的需求、企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營活動和供應(yīng)商的資源整合在一起，形成一個完整的供應(yīng)鏈，并對該供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行有效地管理。這條供應(yīng)鏈以產(chǎn)品、服務(wù)為核心，跨越了部門、企業(yè)，擴(kuò)展了管理范圍，強(qiáng)調(diào)企業(yè)間的合作，采用集成的思想和方法進(jìn)行管理。通過企業(yè)間的合作，ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了從供應(yīng)商到客戶的物流和資源配置，從整體上降低了營運(yùn)成本、提高了經(jīng)營效率。

（六）加強(qiáng)客戶管理

ERP系統(tǒng)在以供應(yīng)鏈管理為核心的基礎(chǔ)上，增加了客戶關(guān)系管理，對客戶做了比較全面的管理，以客戶關(guān)系的建立、發(fā)展和維持為主要目的，更加關(guān)注市場與客戶。這恰恰順應(yīng)了以客戶為中心的市場經(jīng)濟(jì)的需要。

二、我國企業(yè)實施ERP系統(tǒng)存在的問題

目前我國成功實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)較少，低下的成功率表明我國企業(yè)在實施應(yīng)用過程中存在著諸多問題。

（一）企業(yè)滿意度不高

ERP系統(tǒng)實施經(jīng)常是不盡如人意，往往是客戶的高心理預(yù)期和現(xiàn)實的巨大落差導(dǎo)致客戶滿意度不高。

1.企業(yè)對ERP系統(tǒng)認(rèn)識偏差，期望過高。許多企業(yè)將ERP系統(tǒng)視為救命稻草，以為只要實施了ERP系統(tǒng)，企業(yè)許多問題就會迎刃而解，對ERP系統(tǒng)期望值過高。實際上，ERP系統(tǒng)改進(jìn)企業(yè)管理模式是一個漸進(jìn)的過程，需要不斷改善，最初上線可能并不能給企業(yè)帶來明顯的收益，不能達(dá)到企業(yè)的期望，甚至增加了許多無謂的工作量，這讓很多企業(yè)對ERP系統(tǒng)產(chǎn)生懷疑，失去信心和耐心。

2.ERP系統(tǒng)供應(yīng)商過度承諾，企業(yè)過分求大求全。許多ERP系統(tǒng)供應(yīng)商為了應(yīng)對競爭、吸引客戶，往往過度承諾，這使得企業(yè)產(chǎn)生一些不切實際的期望和幻想，不顧實際地過分求大求全。

（二）ERP系統(tǒng)的應(yīng)用有廣度，無深度

目前國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用基本上是涉及、覆蓋了各個部門和業(yè)務(wù)，但其應(yīng)用深度卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，并沒有真正實現(xiàn)企業(yè)對資源的全面管理和優(yōu)化配置。許多企業(yè)在ERP系統(tǒng)實施的過程中，缺乏部門之間的溝通，各自為戰(zhàn)，信息難以集成，無法實現(xiàn)對管理決策的支持。ERP僅僅體現(xiàn)在改善工作方式上，最多也只能是減少工作量，降低勞動強(qiáng)度，并沒有達(dá)到資源整合和管理，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化的目的。

（三）“水土不服”，系統(tǒng)流程與業(yè)務(wù)流程脫離

許多企業(yè)在ERP系統(tǒng)實際上線實施時，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)流程設(shè)置無法適應(yīng)企業(yè)某些多發(fā)性的特殊業(yè)務(wù)，甚至無法滿足企業(yè)一些基本需求。例如：一些因價格、質(zhì)量、批次等原因的發(fā)貨調(diào)整，在ERP系統(tǒng)里很難實現(xiàn)無痕跡調(diào)整，造成系統(tǒng)里出現(xiàn)大批量的非實際退貨的退貨調(diào)整單據(jù)，形成大量的數(shù)據(jù)冗余。這不光增加了工作量，還對數(shù)據(jù)的整理造成了很大影響。再如：一些國外ERP軟件的業(yè)務(wù)流程設(shè)置與國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)不相符，造成系統(tǒng)成本結(jié)轉(zhuǎn)方式與企業(yè)實際存在較大差異，不能實現(xiàn)準(zhǔn)確的成本結(jié)轉(zhuǎn)，影響了財務(wù)的結(jié)賬進(jìn)度和報表的準(zhǔn)確性。

另外，ERP系統(tǒng)是一種基于數(shù)據(jù)庫管理的應(yīng)用系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)的采集和錄入延伸到了業(yè)務(wù)最前端，這很好地實現(xiàn)了財務(wù)、業(yè)務(wù)的一體化；但很多ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸出也是基于一種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的羅列，很難滿足財務(wù)管理的需求，財務(wù)人員需要做大量的數(shù)據(jù)整理工作才能將其轉(zhuǎn)化成財務(wù)數(shù)據(jù)。endprint

（四）操作不當(dāng)，錯誤頻出，會計信息失真

ERP系統(tǒng)是從國外引進(jìn)的一種新型管理工具和管理理念。對企業(yè)的管理基礎(chǔ)和員工的個人素質(zhì)有較高的要求。實際操作中經(jīng)常出現(xiàn)因管理不善和員工操作不當(dāng)造成的錯誤，嚴(yán)重影響了后期數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，對業(yè)務(wù)的開展和管理層的決策造成不利影響。

1.基礎(chǔ)檔案設(shè)置不規(guī)范。許多存貨、客戶、供應(yīng)商的基礎(chǔ)檔案設(shè)置隨意性很強(qiáng)，沒有統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，各部門各自為政，缺乏溝通，造成大量的重復(fù)設(shè)置和不規(guī)范設(shè)置，嚴(yán)重影響后期的數(shù)據(jù)采集和報表生成。例如：存貨檔案設(shè)置不規(guī)范，出現(xiàn)大量重復(fù)存貨檔案和不完整存貨檔案，使得數(shù)據(jù)傳遞到財務(wù)模塊不能有效生成分產(chǎn)品的相關(guān)明細(xì)報表，影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；客戶、供應(yīng)商檔案設(shè)置不規(guī)范，出現(xiàn)大量重復(fù)客戶、供應(yīng)商，若收、付款與結(jié)算所選檔案不一致，難以實現(xiàn)收、付款核銷，同時也影響了分客戶、分供應(yīng)商報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2.數(shù)據(jù)錄入不準(zhǔn)確，缺乏有效審核。數(shù)據(jù)的輸入主要集中在供、產(chǎn)、銷環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)部門，很多部門的數(shù)據(jù)錄入不及時、不準(zhǔn)確，存在大量交叉、重疊現(xiàn)象。各環(huán)節(jié)又缺乏真正的審核，盲目跟隨審批，存在一人未認(rèn)真審核影響全部的現(xiàn)象。尤其在ERP系統(tǒng)下，數(shù)據(jù)錄入后，各部門均能應(yīng)用，這一功能大大提高了工作效率；但一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯誤，產(chǎn)生的影響也將大大增加，甚至?xí)碡攧?wù)數(shù)據(jù)大大失真的風(fēng)險。

（五）權(quán)限設(shè)置不合理，存在安全隱患

ERP系統(tǒng)用戶分布于多個部門，用戶眾多，尤其是大型集團(tuán)公司，管理模塊和管理角色精細(xì)劃分，權(quán)限的配置和管理就顯得尤為重要和復(fù)雜。首先，單據(jù)的修改與刪除權(quán)限沒有得到有效控制，存在自己建立的單據(jù)被別人修改或刪除的風(fēng)險；其次，一些涉及企業(yè)商業(yè)機(jī)密信息的訪問權(quán)限沒有加以控制，存在信息泄露的風(fēng)險；再次，報表查詢權(quán)限的設(shè)置不夠精細(xì)，一些涉密的報表及報表字段的查詢?nèi)狈τ行拗啤?/p>

三、我國企業(yè)ERP系統(tǒng)實施優(yōu)化建議

（一）根據(jù)三角定律提高企業(yè)滿意度

根據(jù)三角定律：客戶滿意度=客戶體驗-客戶期望值。若結(jié)果為正值，則說明客戶體驗超過客戶期望，客戶是滿意的。這個值越大說明客戶滿意度越高；相反，若結(jié)果為負(fù)，說明客戶體驗低于客戶期望，值越大，客戶滿意度越低。那么，提高客戶滿意度就有兩種途徑：一是提高客戶的體驗值；二是降低客戶的期望值。具體為：

1.提高ERP系統(tǒng)實施質(zhì)量，從而提高客戶體驗值。企業(yè)要想提高ERP系統(tǒng)實施質(zhì)量，首先要做好充分的事前準(zhǔn)備，不可貿(mào)然行事：第一，成立專門的項目小組，小組成員必須是每項業(yè)務(wù)的關(guān)鍵負(fù)責(zé)人；第二，企業(yè)需結(jié)合實際情況做好需求調(diào)研，將需求盡量細(xì)化，明確實施的次序、重點；第三，做好業(yè)務(wù)流程再造，不斷地對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理、改進(jìn)和優(yōu)化；第四，認(rèn)真考察各個ERP系統(tǒng)軟件的成熟度、實施能力和二次開發(fā)能力等多方面因素，選擇最適合自己的ERP產(chǎn)品。其次，ERP系統(tǒng)供應(yīng)商要在技術(shù)指標(biāo)上提高產(chǎn)品質(zhì)量，同時更要重視服務(wù)質(zhì)量，提高用戶對產(chǎn)品的認(rèn)同感。

2.企業(yè)調(diào)整心態(tài)和觀念，從自身出發(fā)，合理定義期望需求。ERP系統(tǒng)的實施受到時間和資金的制約，企業(yè)必須要對自己的管理現(xiàn)狀有一個比較清楚的了解，正確制定實施計劃，分步解決主要需求。首先，要考慮企業(yè)最迫切需要解決的、影響企業(yè)發(fā)展的主要矛盾；此外，要根據(jù)企業(yè)自身的資源情況，合理取舍，制定一套務(wù)實的實施方案，界定好可實現(xiàn)的目標(biāo)期望值。

（二）明確職責(zé)，強(qiáng)化考核，深化應(yīng)用

ERP系統(tǒng)實施時，需加強(qiáng)部門之間的溝通、協(xié)調(diào)，真正實現(xiàn)資源整合和管理。制定ERP工作任務(wù)分解表，將每個ERP達(dá)標(biāo)控制點分解到相關(guān)部門和相關(guān)責(zé)任人，明確每個部門、每個崗位的職責(zé)；對每個部門、每個人的ERP應(yīng)用達(dá)標(biāo)工作進(jìn)行考核，使各部門重視ERP的深化應(yīng)用和應(yīng)用達(dá)標(biāo)工作。

（三）系統(tǒng)二次開發(fā)，增強(qiáng)系統(tǒng)適用性

一套成熟的ERP系統(tǒng)本身匯集了很多大公司優(yōu)秀的生產(chǎn)管理經(jīng)驗，一般已基本可以滿足大多數(shù)企業(yè)的大多數(shù)需求，而且考慮到二次開發(fā)的成本和風(fēng)險，基本是不建議對ERP系統(tǒng)進(jìn)行改動。但市場和業(yè)務(wù)是不斷變化的，企業(yè)會有新的管理需求，這時就要對ERP系統(tǒng)進(jìn)行必要的二次開發(fā)。因為二次開發(fā)的高成本、高風(fēng)險，ERP系統(tǒng)二次開發(fā)前期需做一個良好的規(guī)劃，要對二次開發(fā)的成本做出一個大致的預(yù)算，在之后的開發(fā)過程中需根據(jù)預(yù)算進(jìn)行跟蹤控制。二次開發(fā)人員可以根據(jù)SDK（Software Development Kit軟件開發(fā)工具包）中提供的公開的API（應(yīng)用程序接口）來訪問軟件原有的一些基本功能，并依據(jù)這些基本功能擴(kuò)展形成更加專業(yè)或新的功能以完成用戶的特殊需求，對已有軟件產(chǎn)品的功能進(jìn)行擴(kuò)充或根據(jù)特殊需要組合擴(kuò)展功能等。例如：根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)需求開發(fā)適用于企業(yè)的常發(fā)性特殊業(yè)務(wù)的外掛軟件，便于數(shù)據(jù)的整理和歸集，減少數(shù)據(jù)的冗余和工作量；根據(jù)我國企業(yè)自身業(yè)務(wù)流程和會計制度，二次開發(fā)更適合中國國情的成本結(jié)轉(zhuǎn)模塊，實現(xiàn)批量作業(yè)的準(zhǔn)確性和高效率性，為會計信息提供可靠的數(shù)據(jù)支持；二次開發(fā)更接地氣的財務(wù)報表和財務(wù)明細(xì)賬，便于企業(yè)應(yīng)對各種審計和檢查，減少不必要的工作量，使財務(wù)人員真正從基礎(chǔ)工作中解脫出來。

（四）加強(qiáng)內(nèi)控，嚴(yán)控數(shù)據(jù)源

ERP系統(tǒng)是一個高度集成的系統(tǒng)，由多個模塊組成，所有業(yè)務(wù)模塊都向財務(wù)模塊傳遞數(shù)據(jù)，必須從源頭控制數(shù)據(jù)失真的風(fēng)險，才能保障財務(wù)數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和可靠性。內(nèi)部控制必須貫穿于業(yè)務(wù)及財務(wù)流程中，才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)源的控制。

1.規(guī)范基礎(chǔ)檔案設(shè)置?；A(chǔ)檔案設(shè)置要制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，最好編制相應(yīng)手冊，使基礎(chǔ)操作人員錄入時有章可循。

2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)審核。在數(shù)據(jù)錄入的過程中要建立完善的檢查核對機(jī)制，加強(qiáng)審批，降低人工錄入數(shù)據(jù)出錯的幾率，提升數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。包括：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入的審核；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞到財務(wù)模塊的審核；財務(wù)數(shù)據(jù)生成財務(wù)憑證的審核。加強(qiáng)各項數(shù)據(jù)流的復(fù)核，控制范圍才能真正貫穿經(jīng)濟(jì)活動始終，才能實現(xiàn)跨部門的監(jiān)督，保證會計信息的及時性、準(zhǔn)確性和完整性。endprint

3.調(diào)查收集問題并編制應(yīng)用手冊。通過編制應(yīng)用手冊和開發(fā)問題自助解決平臺，逐步養(yǎng)成操作員獨立解決問題的能力，減少協(xié)調(diào)成本，提高系統(tǒng)應(yīng)用效率。

（1）編制系統(tǒng)應(yīng)用手冊。

經(jīng)過調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，ERP系統(tǒng)中出現(xiàn)的大量錯誤存在重復(fù)性，許多都是因為操作人員對系統(tǒng)不熟悉而重復(fù)犯錯?？梢葬槍@些問題編制問題手冊或者編制一套比較嚴(yán)謹(jǐn)、完整的ERP系統(tǒng)應(yīng)用手冊。

（2）開發(fā)問題自助解決平臺。

將調(diào)查收集到的問題記錄到平臺，該平臺應(yīng)具有一定的延展性，實現(xiàn)問題的收集、檢索和定位功能。

4.定期系統(tǒng)培訓(xùn)。培訓(xùn)可以讓員工從理論上對系統(tǒng)有更全面的認(rèn)識，實現(xiàn)理論指導(dǎo)實踐，減少出錯率，提高員工自主解決問題的能力。

5.合理權(quán)限設(shè)置，實現(xiàn)安全防范。企業(yè)需對用戶權(quán)限進(jìn)行仔細(xì)地梳理，隨著ERP系統(tǒng)的逐步完善做相應(yīng)調(diào)整。用戶對權(quán)限的需求應(yīng)提交書面申請，由部門主管審核，經(jīng)項目小組審批確認(rèn)后交付系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置的同時應(yīng)做好審批單的存檔，拒絕口頭授權(quán)，以書面為準(zhǔn)。

四、結(jié)束語

ERP系統(tǒng)應(yīng)用是一個系統(tǒng)、動態(tài)的過程，加強(qiáng)人力、技術(shù)、管理的集成是成功實施的關(guān)鍵。ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是一個互為因果的關(guān)系。想要ERP系統(tǒng)真正有效提升企業(yè)管理，企業(yè)需先從自身做起，實現(xiàn)自我改造，給ERP系統(tǒng)一個合適的土壤，它才能夠茁壯成長，開花、結(jié)果。

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