人事檔案管理在人力資源管理中的作用

徐丹

摘要：人事檔案對(duì)于每個(gè)人來說都是相當(dāng)重要的，尤其是在人力資源的管理中，它能有效的識(shí)別的使用人才。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案的管理在人力資源管理顯得越來越重要。本文通過分析人事檔案在人力資源管理中的作用，以此來引起人力資源管理者的重視。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源；作用

人事檔案指的是記錄企業(yè)事業(yè)單位、國(guó)家機(jī)關(guān)在日常的工作表現(xiàn)的文字資料。人事檔案主要是通過個(gè)體來進(jìn)行收集的，因此具有一定能夠的機(jī)密性。而人力資源管理主要分為人事管理、人力資源管理、戰(zhàn)略人力資源管理和后戰(zhàn)略人力資源管理三大階段。雖然在前期人事檔案的管理還充當(dāng)主要的角色，但隨著人力資源的快速發(fā)展，人事檔案的管理也漸漸被人們忽視。但是面對(duì)經(jīng)濟(jì)一體化和信息時(shí)代的到來，企業(yè)對(duì)于信息的收集分析顯得越來越重要。人事檔案作為企業(yè)信息來源的渠道之一，其作用在人力資源管理的工作中又漸漸凸顯出來。

一、人事檔案管理與人力資源的管理的關(guān)系

人事檔案管理是人力資源管理工作中不可或缺的一部分，它的出現(xiàn)能夠有效的帶動(dòng)人力資源管理工作地有序進(jìn)行。一些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)可以通過人事檔案查閱自己?jiǎn)T工的相關(guān)資料，包括員工的工作經(jīng)歷、工作情況、家庭情況等等相關(guān)的內(nèi)容，有利于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行有針對(duì)性的部署，提升員工的工作能力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的利潤(rùn)。另一方面，人事檔案相關(guān)內(nèi)容的來源又來自于人力資源管理的其他活動(dòng)，例如員工的招聘、升職、工資的調(diào)整等等。所以總的來說，人事檔案管理與人力資源的管理互相依賴，互相補(bǔ)充。

二、人事檔案在人力資源管理工作中的作用

（1）人事檔案的管理可以提高企業(yè)人力資源的有效利用。企業(yè)在招聘使用人才方面，一般都會(huì)參考人力資源的相關(guān)信息。從人力資源的信息中，企業(yè)不僅僅可以了解到員工的專業(yè)技能、興趣愛好等等情況，還能判斷該員工是否具有發(fā)展的潛力。加強(qiáng)人事檔案的管理工作，可以有效的提高人力資源的有效利用，也能夠在最大程度上避免埋沒優(yōu)秀的員工，讓員工的才華在工作中得以釋放，發(fā)揮員工的長(zhǎng)處，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。（2）人事檔案的管理有利于人力資源的合理配置。根據(jù)人事檔案中的相關(guān)信息可以對(duì)企業(yè)員工的歷史進(jìn)行深入的了解，從而能讓員工在平常的工作中取長(zhǎng)補(bǔ)短，最大的發(fā)揮自己的潛能“。當(dāng)企業(yè)的人事有所改動(dòng)的時(shí)候，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)可以依據(jù)人事檔案的內(nèi)容對(duì)員工進(jìn)行合理的安排，在不同的崗位職責(zé)上選擇最合適本崗位的人，不僅使人力資源得到合理的配置，還大大提高了人力資源管理的工作效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。（3）保證了企業(yè)員工的招聘質(zhì)量。人力資源招聘一般分為兩部分內(nèi)容：內(nèi)部招聘和外部招聘。內(nèi)部招聘指的是從企業(yè)現(xiàn)有的員工中進(jìn)行挑選，選取潛力較大的員工進(jìn)行下一步的培養(yǎng)。外部招聘一般指的是在社會(huì)上或者是在學(xué)校上招聘的人員，其水平能力還有待進(jìn)一步的確認(rèn)。在目前的社會(huì)上，一些企業(yè)招聘人員有時(shí)并不會(huì)依據(jù)崗位的職責(zé)要求去招聘相對(duì)應(yīng)的人員，而是會(huì)把這些機(jī)會(huì)留給與自己有間接或直接關(guān)系的人員，如親戚、老鄉(xiāng)等等。這樣一來，企業(yè)的招聘質(zhì)量也難以得到保證，在無形中也為企業(yè)內(nèi)部形成小團(tuán)體提供了便利，不利于以后企業(yè)的管理工作。而通過人事檔案的管理分析，可以在一定程度上杜絕這類現(xiàn)象的產(chǎn)生，從而提升企業(yè)所招員工的質(zhì)量。（4）有利于開展員工培訓(xùn)活動(dòng)。企業(yè)在對(duì)一些員工進(jìn)行培訓(xùn)之前，可以依據(jù)人事檔案對(duì)員工的背景資料進(jìn)行分析，從中設(shè)置出有針對(duì)性的培訓(xùn)內(nèi)容。例如一些年齡大的員工在工作經(jīng)驗(yàn)方面會(huì)比較充足，需要培訓(xùn)的內(nèi)容也會(huì)相對(duì)少一些；而對(duì)于一些剛剛畢業(yè)的大學(xué)生來說就毫無經(jīng)驗(yàn)可言，此時(shí)就應(yīng)該多設(shè)置一些培訓(xùn)的項(xiàng)目，在最短的時(shí)間內(nèi)提升他們的工作經(jīng)驗(yàn)，為接下來的工作奠定良好的基礎(chǔ)。

三、人事檔案管理不足所帶來的影響

（1）人事檔案信息不全降低了檔案的價(jià)值。在目前的人事檔案管理中，很多企業(yè)都是采取以往的傳統(tǒng)模式，只是單純的記錄員工的年齡、工作經(jīng)歷、學(xué)歷等信息，甚至一些檔案的內(nèi)容過于簡(jiǎn)單，考察材料和培訓(xùn)l材料的雷同情況較為突出。這不僅僅是對(duì)員工的日常工作有所影響，還會(huì)對(duì)日后的工作埋下隱患。（2）阻礙了人力資源的開發(fā)利用。在信息科技高速發(fā)展的情況下，人事檔案的管理手段也應(yīng)該跟上信息時(shí)代的步伐。通過建立人事檔案的現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)或者是創(chuàng)建相關(guān)的人事管理網(wǎng)站，建立健全人事檔案的管理機(jī)制，提升工作的效率，引導(dǎo)人力資源的開發(fā)利用。（3）影響了人力資源的合理配置。人事檔案的真實(shí)性是檔案本事必須具備的基礎(chǔ)特征之一。人事檔案一旦失去了真實(shí)性，檔案本身的價(jià)值也就不復(fù)存在，對(duì)于人力資源的配置也產(chǎn)生了不利的影響。

四、加強(qiáng)人事檔案管理的方法

（1）提升人事檔案的真實(shí)性。人事檔案管理工作應(yīng)該不斷對(duì)員工檔案的真實(shí)性進(jìn)行調(diào)查，核查人員的基本信息，避免人事檔案中存在虛假信息，并把個(gè)人的信息進(jìn)行分類儲(chǔ)存，建立相對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。多采取現(xiàn)代化的管理手段對(duì)人事檔案的信息進(jìn)行收集和管理，方便開展后期的人事管理工作。（2）完善人事檔案的相關(guān)內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事管理往往只會(huì)記錄員工的基本信息，如年齡、政治面貌、家庭情況、工作經(jīng)歷等等。但隨著時(shí)代的改變，這些信息已經(jīng)不足以企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行全面的管理。所以在原有的基礎(chǔ)上，應(yīng)該適當(dāng)增加一些能夠放映個(gè)人專業(yè)能力的考核資料以及一些能體現(xiàn)員工素質(zhì)情況的材料，以此來完善人事檔案的不足。（3）加強(qiáng)人事檔案的實(shí)效性。人事檔案應(yīng)該根據(jù)員工的發(fā)展?fàn)顩r，不斷把新的信息資料及時(shí)的填充到員工的檔案中，增強(qiáng)人事檔案的實(shí)效性。應(yīng)定期對(duì)人事檔案的變動(dòng)情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，剔除過期的信息，補(bǔ)充有價(jià)值的信息，使人事檔案的價(jià)值得以充分的體現(xiàn)。

五、結(jié)語(yǔ)

人事檔案作為企業(yè)員工的重要信息來源，也是企業(yè)調(diào)用人才所依據(jù)的基本信息之一。其所具備的基本特征也決定了人事檔案在人力資源管理工作中的重要性。人事檔案管理工作的好壞，不僅僅直接影響員工在企業(yè)的發(fā)展前景，也會(huì)對(duì)企業(yè)的管理工作帶來影響。所以我們要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，積極拓展服務(wù)的智能，為人力資源管理提供堅(jiān)實(shí)的后盾，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：萊陽(yáng)市社保中心）endprint