小微企業(yè)人力資源信息化建設(shè)

于慧群

【摘要】隨著全球化和信息技術(shù)的不斷深入，企業(yè)面臨著生存，競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境復(fù)雜多變，管理信息已成為企業(yè)管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。人力資源管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，其信息化建設(shè)越來(lái)越受到尊重，為了占領(lǐng)信息和人才的高地，從而在未來(lái)獲得發(fā)展機(jī)會(huì)，許多國(guó)內(nèi)企業(yè)已開始引進(jìn)人資源管理信息系統(tǒng)。本研究首先總結(jié)了人力資源信息管理理論，分析了小微企業(yè)人力資源管理現(xiàn)狀和現(xiàn)有問(wèn)題，最后根據(jù)理論研究和分析提出相應(yīng)的改進(jìn)措施和改進(jìn)建議。

【關(guān)鍵詞】小微企業(yè) 人力資源管理 信息化

一、小微企業(yè)人力資源信息化建設(shè)的相關(guān)概論

（一）人力資源管理

人力資源是對(duì)公司企業(yè)的員工綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及企業(yè)的科技人才等無(wú)形資源的統(tǒng)稱。而人力資源管理，主要是指通過(guò)對(duì)人力資源的組合、培訓(xùn)、分配等有規(guī)劃的進(jìn)行調(diào)整，使其得以發(fā)揮自身最大的價(jià)值。由此可見，人力資源管理包含了人事安排、人員調(diào)度、人員素質(zhì)考察、素質(zhì)培訓(xùn)等工作。而這些工作的目的就是為了提高企業(yè)或單位的人員的能力發(fā)揮效果，做到人盡其才，每個(gè)人都能找到自己合適的位置。而在進(jìn)行這些管理的過(guò)程中，需要對(duì)每個(gè)人員的工作能力、學(xué)習(xí)能力、領(lǐng)導(dǎo)能力等多方面的素質(zhì)進(jìn)行綜合考察，期間需要進(jìn)行大量的人員信息的記錄和分析。

（二）人力資源管理系統(tǒng)

科學(xué)人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)該有六個(gè)部分：第一，人力資源規(guī)劃系統(tǒng)。分析未來(lái)人力資源的供需關(guān)系（總量控制和結(jié)構(gòu)調(diào)整），決定人力資源的優(yōu)化增加，調(diào)整，提高方案的質(zhì)量。二是潛在評(píng)估體系。建立員工素質(zhì)評(píng)價(jià)模型以及業(yè)績(jī)與崗位的匹配關(guān)系。三是績(jī)效管理體系。確定績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)，開發(fā)績(jī)效管理體系。四是薪酬福利制度。發(fā)展薪酬分配，制定內(nèi)部公平和外部競(jìng)爭(zhēng)的基本原則，統(tǒng)一確定薪酬結(jié)構(gòu)和薪酬方式。五，培訓(xùn)發(fā)展體系。根據(jù)人力資源戰(zhàn)略設(shè)計(jì)培訓(xùn)制度，制定員工培訓(xùn)計(jì)劃。六是崗位體系。確定崗位編制，崗位順序，等級(jí)和名稱，建立崗位說(shuō)明書，分析評(píng)估崗位價(jià)值。

（三）人力資源信息化管理

人力資源信息管理是指利用先進(jìn)的信息技術(shù)，以計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)為平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人力資源管理的低成本和高效率，實(shí)現(xiàn)人力資源管理全員參與，完善員工服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)人力資源戰(zhàn)略管理目標(biāo)全面，開放的人力資源管理模式。人力資源信息化管理是一套利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高人力資源管理的效率，實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享和有效整合的解決方案。

二、小微企業(yè)人力資源信息化管理存在的問(wèn)題

（一）沒(méi)有進(jìn)行完善的需求分析

小微企業(yè)在建設(shè)人力資源信息的過(guò)程中對(duì)公司的業(yè)務(wù)需求分析不到位。第一，小微企業(yè)的軟件系統(tǒng)是自上而下的，公司參與太少。公司軟件開發(fā)人員的決策和溝通協(xié)調(diào)很難實(shí)現(xiàn)公司的實(shí)際需要，使定制軟件不能滿足公司人力資源管理工作的需要，即軟件功能和管理的實(shí)際嚴(yán)重脫節(jié)，實(shí)際操作問(wèn)題不斷出現(xiàn)。第二，人力資源管理與其他部門協(xié)調(diào)由于缺乏規(guī)劃，人力資源部門軟件等部門軟件，以及人力資源內(nèi)軟件系統(tǒng)之間或多或少之間融合，公司沒(méi)有建立信息共享平臺(tái)等公司員工信息檢索平臺(tái)。

（二）軟件選擇存在問(wèn)題

小微企業(yè)現(xiàn)有的人力資源信息管理軟件系統(tǒng)太專業(yè)，其中運(yùn)營(yíng)商提出了更高的要求，因?yàn)椴僮鬟^(guò)于繁瑣，即使員工培訓(xùn)也很難在短期內(nèi)掌握軟件系統(tǒng)運(yùn)行，特別是在工作調(diào)整的情況下，工作的轉(zhuǎn)移變得非常耗時(shí)和費(fèi)力，一些運(yùn)營(yíng)商認(rèn)為太專業(yè)的軟件系統(tǒng)不僅影響管理的效率，而且對(duì)自己的工作也將產(chǎn)生負(fù)面影響。同時(shí)由于軟件系統(tǒng)主要是從軟件公司采購(gòu)，雖然各公司的設(shè)計(jì)有不同的想法，但開發(fā)人員往往想反映他們的系統(tǒng)設(shè)計(jì)是完整和全面的，具有設(shè)計(jì)功能通常會(huì)有多個(gè)附加功能，導(dǎo)致JZ分支的軟件系統(tǒng)有不同的功能重疊，這在一定程度上增加了系統(tǒng)維護(hù)和管理的工作量，使得信息存儲(chǔ)和查詢工作有點(diǎn)混亂。

（三）員工培訓(xùn)體系欠缺

小微企業(yè)目前在系統(tǒng)軟件介紹中一般通過(guò)兩種方式學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)軟件的使用。首先是公司具有類似軟件使用和管理經(jīng)驗(yàn)的員工通過(guò)探索自學(xué)習(xí)，然后進(jìn)行內(nèi)部交流教學(xué)，管理人員雖然經(jīng)驗(yàn)豐富，但可能缺乏系統(tǒng)思維，易造成學(xué)習(xí)只見樹木不見森林，難以學(xué)到整個(gè)管理體系的統(tǒng)一和完整的操作技能；另一種方式是聘請(qǐng)技術(shù)人員提供咨詢培訓(xùn)，但目前的培訓(xùn)效果不是很理想，除了人力資源管理人員缺乏基礎(chǔ)知識(shí)和軟件系統(tǒng)更復(fù)雜和難以理解外，其他重要原因是范圍的培訓(xùn)比較少，這種培訓(xùn)往往只對(duì)公司的高層管理人員，基層員工很少參與培訓(xùn)機(jī)會(huì)，高層管理人員很少參與，這不利于管理系統(tǒng)整體思維的構(gòu)建，間接影響對(duì)新系統(tǒng)和新管理理念在公司的推廣。

三、小微企業(yè)人力資源信息化管理的改善策略

（一）做好需求分析

結(jié)合人力資源管理信息理論，對(duì)小微企業(yè)當(dāng)前人力資源管理，組織管理，人員招聘，員工培訓(xùn)，績(jī)效考核，薪酬福利管理工作進(jìn)行細(xì)分，找出當(dāng)前工作中切實(shí)需要改進(jìn)的地方，然后結(jié)合專家建議和參考，實(shí)施人力資源信息管理，識(shí)別信息建設(shè)目標(biāo)的差距和合理規(guī)劃。小微企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)在施工過(guò)程中出現(xiàn)了很多問(wèn)題，因?yàn)橐?guī)劃和定位不合理，未來(lái)的建設(shè)和改造工作應(yīng)側(cè)重于規(guī)劃和后期施工調(diào)整，根據(jù)部門和不同系統(tǒng)之間的工作協(xié)調(diào)執(zhí)行計(jì)劃的要求。

（二）理性選擇軟件

選擇軟件應(yīng)該貨比三家，從公司和軟件的多個(gè)角度充分了解每個(gè)產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，根據(jù)公司自身的需求選擇一個(gè)軟件，并最終確定售后服務(wù)問(wèn)題，如系統(tǒng)安裝和維護(hù)，公司員工使用軟件培訓(xùn)和系統(tǒng)升級(jí)優(yōu)化相關(guān)問(wèn)題。選擇軟件還應(yīng)考慮因素，軟件市場(chǎng)應(yīng)用，供應(yīng)商的實(shí)力，軟件性能和價(jià)格，一定要選擇自己公司的軟件系統(tǒng)，然后使用軟件進(jìn)行后續(xù)培訓(xùn)，用于采購(gòu)軟件，員工應(yīng)該重復(fù)實(shí)踐，同時(shí)老員工應(yīng)該充分發(fā)揮幫助樂(lè)隊(duì)的作用，幫助公司更熟練的掌握軟件的使用。人力資源管理信息系統(tǒng)的選擇應(yīng)基于一體化和實(shí)用性。如果有條件可以考慮整體購(gòu)買人力資源管理系統(tǒng)，或者考慮整體購(gòu)買主要職能模塊的解決系統(tǒng)，以設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，管理權(quán)限和系統(tǒng)使用，最佳功能等系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部和部門之間使用整體力量，最好建立數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)，方便各部門共享信息。

（三）重視員工培訓(xùn)

實(shí)現(xiàn)管理信息技術(shù)有一個(gè)強(qiáng)大的技術(shù)，JZ分支現(xiàn)有的使用系統(tǒng)顯示，公司員工對(duì)軟件系統(tǒng)的操作使用并不熟練，操作能力函待培訓(xùn)提升。可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。

首先，根據(jù)小微企業(yè)的內(nèi)部特點(diǎn)制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)計(jì)劃盡可能詳細(xì)，包括培訓(xùn)時(shí)間，培訓(xùn)具體對(duì)象類別，以及靈活運(yùn)營(yíng)的公司員工進(jìn)行調(diào)整。培訓(xùn)不同的培訓(xùn)目標(biāo)，使用不同的培訓(xùn)方法，考慮到員工的能力和知識(shí)結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)，例如培訓(xùn)基層員工盡可能生動(dòng)，不能盲目解釋理論，解釋速度應(yīng)該盡可能考慮到大多數(shù)人已經(jīng)接受培訓(xùn)的速度，以管理為重點(diǎn)，速度可以適當(dāng)更快。同時(shí)培訓(xùn)應(yīng)注意分階段實(shí)施不同培訓(xùn)方法有不同階段，如引入新系統(tǒng)，第一次培訓(xùn)應(yīng)多媒體演示主要培訓(xùn)方法，后期培訓(xùn)可加入具體操作方面，咨詢操作。

其次，在介紹新系統(tǒng)時(shí)，要與軟件廠商合作開展培訓(xùn)相關(guān)事宜達(dá)成具體協(xié)議，選擇的培訓(xùn)時(shí)間和頻率必須有特定的考慮。注意培訓(xùn)軟件供應(yīng)商顧問(wèn)的作用，使用新系統(tǒng)開始時(shí)，培訓(xùn)顧問(wèn)可以幫助員工快速掌握系統(tǒng)軟件使用知識(shí)，同時(shí)還可以為公司節(jié)省時(shí)間和成本，聘請(qǐng)培訓(xùn)顧問(wèn)注重培訓(xùn)顧問(wèn)的選擇，良好的培訓(xùn)顧問(wèn)能夠理解管理和技術(shù)，也善于溝通。

最后，小微企業(yè)也不能忽視培訓(xùn)評(píng)價(jià)的價(jià)值，我們可以從員工反應(yīng)，學(xué)習(xí)過(guò)程，培訓(xùn)結(jié)果，培訓(xùn)評(píng)估三個(gè)方面評(píng)估培訓(xùn)的效果，我們可以知道培訓(xùn)是否有效，以促進(jìn)學(xué)習(xí)，提高培訓(xùn)效率，公司可以適當(dāng)引入培訓(xùn)評(píng)估機(jī)制，確保培訓(xùn)的有效性。小微企業(yè)培訓(xùn)評(píng)估的具體內(nèi)容還應(yīng)包括對(duì)培訓(xùn)需求的評(píng)估和對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃的評(píng)估。

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