淺談檔案分類及管理技巧

王艷文

（圍場滿族蒙古族自治縣朝陽地鎮(zhèn)人民政府 河北 圍場 068453）

淺談檔案分類及管理技巧

王艷文

（圍場滿族蒙古族自治縣朝陽地鎮(zhèn)人民政府 河北 圍場 068453）

檔案管理是一項細致而且耐心的工作，對于檔案管理員來說，這項工作容不得一點馬虎，要想做好這項工作，必須掌握相應的管理技巧，其中檔案分類就是一項重要的管理技巧，現(xiàn)舉一些檔案分類實例，談一談檔案分類及管理的技巧。

1 以行業(yè)分類的技巧

以朝陽地鎮(zhèn)為例，按行業(yè)分類可分為計劃生育、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、畜牧、水利等等行業(yè)，進行檔案管理時就可以以這些業(yè)務部門為基準，對檔案進行分門別類進行存放。每個行業(yè)又可以進行細分，如計劃生育可以分為育齡人口檔案、藥具發(fā)放檔案、計劃內(nèi)生育檔案以及違規(guī)生育計劃外檔案等等；林業(yè)又可以分為退耕還林檔案、防沙治沙檔案、林政檔案等等；農(nóng)業(yè)檔案又可以分為土地基本資料檔案、土地治理檔案、土地糾紛檔案等等；畜牧檔案又可以分為基本情況檔案、項目檔案等等；水利又可以分為水利治沙檔案、小流域治理檔案等等。這種分類方法的好處是對檔案進行行業(yè)上分類，能夠使每個行業(yè)的檔案有序，一般不會發(fā)生檔案混雜的現(xiàn)象。這些檔案的管理基本一樣，需要各部門有自己的檔案室、檔案柜，由相應的部門檔案管理人員進行管理就可以了。

2 以密級分類的技巧

檔案按密級可以分為絕密檔案、一般檔案、公開檔案。絕密檔案，是指對有權限的人開放的檔案，并且絕密檔案能夠查看、調(diào)閱的人極少，只有相關的人才可以進行查看、調(diào)閱，管理人員絕對不可以將檔案給無關人員進行查看、調(diào)閱，即使查看、調(diào)閱，也有嚴格的手續(xù)，以便出現(xiàn)問題有據(jù)可查，這類檔案一般都涉及國家機密，這樣的檔案朝陽地鎮(zhèn)少之又少，但也并不是沒有。一般檔案，指的是這個檔案沒有絕密檔案那么嚴格，但想要查看、調(diào)閱，也需要嚴格的手續(xù)，這類檔案可以查看、調(diào)閱的范圍很大，一般各行各業(yè)如林業(yè)、農(nóng)業(yè)、水利等等的檔案都是這種檔案。公開檔案，指的是那些對外公開的、所有人都有權利查看的檔案，如公示類檔案，如退耕還林公示、畜牧圍欄公示等等，這些檔案是對外辦公用檔案，而且必須做到公開才有其意義。

3 以保存期限分類的技巧

檔案按保存期限可以分為永久檔案、定期檔案、臨時檔案。永久檔案指的是那些意義重大，甚至其重要性目前無法得知，比如一些隕石檔案，這些天降天體以人類現(xiàn)有科技水平可能還無法探測其存在的價值，所以這些實物連同其檔案一體永久保存；比如植物種子庫，種子庫就是為了保存人類現(xiàn)有的植物各類，其保存的意義就是為了保證在不可知的時期，一旦某種或者多種植物滅亡，能夠從植物種子庫將其恢復，而這個滅亡時期是未知的，那么這個植物種子庫的實物是永久的，其檔案也就是永久檔案。定期檔案其期限一般在三年或者五年、十年不等。臨時檔案一般用完之后就作廢。永久檔案需要一個恒定的環(huán)境，其要求比較嚴格，定期檔案視其檔案重要性而確定管理的環(huán)境；臨時檔案不作要求。

4 以專用對象分類的技巧

以朝陽地鎮(zhèn)為例，檔案有時還可以這樣劃分，一是提供給鎮(zhèn)里書記看的檔案，二是提供給鎮(zhèn)里鎮(zhèn)長看的檔案，三是提供給鎮(zhèn)里人大主席看的檔案，四是提供給其他同志們看的檔案。這種以人分類的檔案一般是文字檔案，這種分類的好處是檔案性質(zhì)清楚，以達到被提供人的滿意為準則。

5 其他檔案分類的技巧

檔案分類還有很多分類方法，如按時間進行分類，如分為2000年以前或者2000年以后；還可以按特定時間進行分類，如非典以前和非典以后，還可以以特定人的時間進行檔案分類，如紀念周總理的檔案可以分為逝世前檔案以及逝世后的檔案等等。還可以以特定區(qū)域進行檔案分類，如河北省檔案、河南省檔案或者南方檔案、北方檔案。

6 檔案分類的其他一些注意事項

無論任何一種檔案分類，都是以實用性、方便性為基礎，同時這些檔案分類的辦法也不是一概而論的，如一個檔案可能是永久檔案同時又是絕密檔案，一個檔案是公開檔案同時又是臨時檔案，當然這些檔案分類不能自相矛盾。