電子檔案與數(shù)字檔案管理分析

黃倩

摘 要：隨著社會市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的速飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性受到廣泛的重視，而檔案管理的內(nèi)容和形式也發(fā)生了極大的變化，檔案管理的內(nèi)容不僅僅局限于紙質(zhì)文件，電子文件的大量產(chǎn)生，需要采取有效的方式提高檔案管理的質(zhì)量，在科學(xué)技術(shù)的推動下，現(xiàn)代化的技術(shù)被廣泛的應(yīng)用在檔案管理中，極大的提高了電子檔案的管理效率和水平，有利于實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理?，F(xiàn)本文就電子檔案與數(shù)字檔案管理進(jìn)行探究，僅供交流借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案；數(shù)字檔案管理；特征；優(yōu)勢；策略

檔案作為重要信息資料的載體，是社會發(fā)展和人們生活中一個重要的組成部分。隨著社會市場經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展和完善，電子檔案的數(shù)量逐漸的增多，而傳統(tǒng)檔案管理的方式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代社會發(fā)展對檔案的需求，因此需要應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量提升，極大的促進(jìn)了檔案利用效率的提高，促進(jìn)檔案的數(shù)字化管理，有利于促進(jìn)我國檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1 電子檔案與數(shù)字檔案管理的特征

1.1 電子檔案與數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢

1.1.1 便捷的共享特性在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中，檔案管理與檔案查詢均需在工作日內(nèi)進(jìn)行，并且需要檔案管理人員在場，親力親為，這就導(dǎo)致一些緊急與意外情況下檔案信息獲取的滯后性，并且查詢過程也需耗費較多時間。與此相比，電子檔案與數(shù)字檔案的顯著優(yōu)勢就在于其不受時間與空間限制，借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與云存儲技術(shù)，電子資料可以實現(xiàn)實時共享，即便相隔千里，也能在第一時間獲取所需信息，在獲得允許的情況下，無需檔案管理人員協(xié)助便可自行瀏覽檢索，真正體現(xiàn)了高新技術(shù)為人們工作生活帶來的便捷性。

1.1.2 高效性與關(guān)聯(lián)性對于檔案立卷部門來說，電子檔案將極大提升其工作效率，無需平日里零散地向檔案室遞交材料，只需將部門文件資料輸入計算機(jī)中，通過局域網(wǎng)檔案室便可方便地對部門文件進(jìn)行立卷與目錄編制工作，減少了周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，既可提高效率，又可避免零散資料的不慎遺失現(xiàn)象。而針對于檔案查閱者而言，電子檔案的關(guān)聯(lián)性也將方便其查閱工作的進(jìn)行，通過強大的系統(tǒng)索引功能，查閱者輸入某一主題便可調(diào)出相關(guān)資料，并呈現(xiàn)多種排列方式，這一特性在查閱者就某一問題進(jìn)行深層次研究的情況下顯得尤為重要。

1.2 電子檔案與數(shù)字檔案管理的缺陷

1.2.1 系統(tǒng)依賴性與非人工識別性

電子檔案是在計算機(jī)技術(shù)高度發(fā)展的前提下興起的，其建設(shè)過程有賴于先進(jìn)計算機(jī)硬件設(shè)備與高效軟件的配置，而現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日新月異，電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度持續(xù)加快，相應(yīng)的管理軟件也在不斷換代升級，由此引發(fā)的不兼容特性易造成檔案信息不可讀的狀況。此外，數(shù)字化檔案信息的存儲是以數(shù)字代碼，即計算機(jī)語言的形式進(jìn)行，若想進(jìn)行解讀，則需將程序恢復(fù)至原始狀態(tài)方可順利識別。

1.2.2 信息的易變性與壽命問題

由于數(shù)字化檔案資料不具有唯一的元件，其信息可復(fù)制性強，也易于刪除和修改，例如圖片資料可用Photoshop等軟件進(jìn)行處理，而他人很難發(fā)現(xiàn)事實真相。同時，由于電子檔案載體為硬盤、錄像帶等介質(zhì)，其存儲環(huán)境在溫度、濕度、磁性等方面均有較高要求，且壽命一般在20年內(nèi)，遠(yuǎn)少于紙質(zhì)檔案壽命，與檔案使用的長期性相矛盾。

2 數(shù)字檔案的收集

數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設(shè)的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎(chǔ)。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無紙化辦公的推進(jìn)，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質(zhì)量優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理等。

3 提高電子檔案與數(shù)字檔案管理水平的對策

3.1 加強立法，保證法令實施的效力

就我國檔案管理的實際情況而言，電子檔案是一種新生事物，主要原因是我國數(shù)字化檔案管理的起步比較晚，從而使電子檔案的數(shù)字化管理水平普遍不高，加之，各個檔案職能部門對數(shù)字化檔案管理缺乏認(rèn)認(rèn)知，因此沒有形成具有規(guī)范作用的相關(guān)法令條例。然而電子檔案具有極強的易變性和無源性特點，對于其法令的很效力并不具有健全的規(guī)定，因此，電子檔案管理工作的開展就會違章可循，沒有依據(jù)的檔案管理是神容易出現(xiàn)混亂的情況，嚴(yán)重的影響到檔案管理工作的質(zhì)量。因此，相關(guān)的檔案管理部門對于檔案數(shù)字化法律風(fēng)險問題規(guī)定需要事先確定，并明確檔案法令效力的界限，從而使檔案管理工作的開展具有一定的依據(jù)，促進(jìn)管理系統(tǒng)的正常高效運行。

3.2 加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，規(guī)范操作

數(shù)字化的檔案管理模式自身具有較強的易變性和刪改性，因此需要一套完善的規(guī)范制度對檔案管操作形成一定的約束，在管理電子檔案的過程中，集中管理的方式是十分可取的，將有效的管理措施貫穿在檔案管理的全過程，從而形成全方位的管理，從檔案資料的收集、整理和歸檔環(huán)節(jié)需要檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一的管理，檔案原始材料的遺漏和丟失現(xiàn)象能夠得到有效的避免。而檔案管理部門在管理電子檔案的過程中，應(yīng)該遵循一定的原則和順序，全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度需要認(rèn)真的貫徹和落實在，這樣的話，有利于避免由于工作人員的專業(yè)水平較低造成檔案管理水平的降低，同時還能夠加強歸檔文件和其他文件之間的關(guān)聯(lián)性，對電子檔案的日后使用的方便奠定了堅實的基礎(chǔ)。

3.3 加強檔案管理人員的片培訓(xùn)，提高其的業(yè)務(wù)能力

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，數(shù)字化的檔案管理模式對從事檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)具有較高的要求，不僅需要掌握全面的檔案管理理論知識，還需要具有較高水平的計算機(jī)設(shè)備操作能力。因此，檔案管理部門需要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，并且還要建立定期考核的機(jī)制，從從而實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的檢測，進(jìn)而采取有效的措施進(jìn)行改善和提高；另一方面，對于數(shù)字檔案管理的人才要加強引進(jìn)，從而激發(fā)檔案管理部門的活力，充分利用專業(yè)人才的榜樣作用帶動原有工作人員素質(zhì)的提升，從而促進(jìn)檔案管理部門整體素質(zhì)的提高。

結(jié)束語：

綜上所述，在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，電子檔案數(shù)量逐漸的增多，而傳統(tǒng)的檔案管理模式很難適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理，其具有嚴(yán)重的滯后性，嚴(yán)重的阻礙了檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，因此，為了實現(xiàn)對檔案資源的有效開發(fā)和合理利用，就要在管理的過程中廣泛的應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)，從而有效的促進(jìn)檔案管理水平的提高，滿足社會人們發(fā)展對檔案資源的使用，還需要加強對電子檔案的管理模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，實現(xiàn)電子檔案的數(shù)字化管理。

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