新時代背景下檔案管理存在的不足及創(chuàng)新

姬長進(jìn)

摘要：檔案作為記錄重大事件的重要手段，有著獨特的存在意義與價值。新時代背景下，信息技術(shù)以及管理觀念的革新，都為檔案管理提供了新的思路。本文以“新時代背景下檔案管理存在的不足及創(chuàng)新”為題目。旨在通過對于新時代背景下檔案管理存在的不足進(jìn)行分析，從而檔案管理提出創(chuàng)新性的建議。使得檔案管理得以高效化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息技術(shù)；理念創(chuàng)新；高效化

一、前言

（一）研究的背景及現(xiàn)狀

本課題的提出以新時代為背景的，新時代所強(qiáng)調(diào)的“新”，他即是指是信息技術(shù)的新，也指思維觀念的新。從二十世紀(jì)以來，第三次工業(yè)革命的到來，為高新技術(shù)的誕生與發(fā)展產(chǎn)生了重要的影響，而依靠于第三次工業(yè)革命產(chǎn)生的科學(xué)信息技術(shù)使得電子化的管理模式成為了可能，電子信息化管理作為當(dāng)前檔案管理之中一個有待開發(fā)與完善的項目，長期以來收到了相關(guān)工作人員的重視。

除此之外，檔案管理思維的創(chuàng)新，也是新時代背景下檔案管理創(chuàng)新的主要方向之一。思維創(chuàng)新是行為創(chuàng)新的先驅(qū)。這就要求了工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提高與專業(yè)技能的掌握。檔案管理創(chuàng)新這個課題雖然出現(xiàn)的事情并不長，但是在工作人員的共同努力下，已經(jīng)建立了相當(dāng)完備的習(xí)題，并對此開設(shè)了相應(yīng)的本科學(xué)科。

（二）研究的內(nèi)容及意義

檔案的重要性是不言而喻的，上的國家重大機(jī)密的記載，下到公司財務(wù)的匯報。檔案的存在使得資料有可查詢，史政有所記載。在長久的發(fā)展當(dāng)中，歲月沉淀之下的檔案已經(jīng)積累到了相當(dāng)繁多的地步。本文以“新時代背景下檔案管理存在的不足及創(chuàng)新”為題目，其主要內(nèi)容就是通過結(jié)合新時代具有的特點，對于檔案管理存在的不足進(jìn)行全面的分析，并根據(jù)這些存在的不足，對于檔案的管理提出創(chuàng)新性的建議。

本文的研究意義在于通過對于檔案管理的創(chuàng)新性研究，從而提高檔案管理的效率。使得檔案可以更好的服務(wù)于不同層次的人群。發(fā)揮更大的作用。

（三）研究的方法及步驟

對于“新時代背景下檔案管理存在的不足及創(chuàng)新”這個課題研究的過程中，筆者考慮到這個課題所存在的特點與及時性。采取了一手資料與二手資料共同輔助研究的方法。在保障研究的基礎(chǔ)質(zhì)量基礎(chǔ)下，盡可能的進(jìn)行一手資料的獲取。首先，筆者依靠多媒體網(wǎng)互聯(lián)的便捷，系統(tǒng)的查閱了檔案管理的一般模式，并仔細(xì)的對于這些案例進(jìn)行了系統(tǒng)的總結(jié)。除此之外，筆者以體驗者的身份，通過對于檔案管理的參與實踐，對于新時代下檔案管理處在的不足進(jìn)行親身的感受。并且在第一時間對經(jīng)驗以及資料進(jìn)行了總結(jié)與分析，以保證資料來源的及時性。最后，進(jìn)過對于所有資料的匯集與整理，結(jié)合新時代背景下檔案管理存在的不足進(jìn)行詳細(xì)的分析以后，最后提出自己對于新時代背景下檔案管理創(chuàng)新的合理建議，從而完成了本次課題的創(chuàng)作。

二、新時代背景下檔案管理存在的不足

（一）檔案管理人員理念的偏差

在檔案的管理之中，其經(jīng)常出現(xiàn)的問題是檔案在調(diào)用的時候需要花費很長的時間。其首要原因應(yīng)該追溯到管理人員的理念問題。在檔案管理的發(fā)展歷程中，長久積累下來的是“重藏輕用”的理念。因為檔案在儲存的時候，更多的是儲存以作留根。管理人員因為對于儲藏的重視從而忽略了再次翻閱的重要。將檔案管理邊緣化，沒有將其形成一個全面的系統(tǒng)，從而導(dǎo)致檔案查閱的時間大大加長，這對于平常工作的決策，資料的查詢都帶來了負(fù)面的影響。

（二）檔案管理中流程與制度的不明確

檔案管理因為其服務(wù)于不用的人群層次，具有較大的活力與可變性。因此在流程的制定上并沒有系統(tǒng)化的規(guī)范。這就導(dǎo)致了檔案管理的細(xì)節(jié)上出現(xiàn)了很多偏差。舉例來說，因為流程沒有統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案的日期標(biāo)注、歸檔方法、啟用查閱方式都有細(xì)微的差異。從而導(dǎo)致了檔案管理存在細(xì)枝末節(jié)的錯誤。

（三）檔案管理兩級分化嚴(yán)重

檔案管理中存在一個非常明顯的兩級分化問題，其一是對于檔案的過分保護(hù)，使其束之高閣，難以再次啟用提供參考的資料。其二是檔案的保護(hù)過于松散，導(dǎo)致資料被不法分子竊取，從而造成損失。這兩種情況都是檔案管理中經(jīng)常會遇到的情況，其主要的原因還是對于檔案資料的歸類的不清，對于其作用了解不清。這就要求我們建立合理的分類系統(tǒng)，以及對于檔案管理建立合理的分類標(biāo)準(zhǔn)。

（四）檔案管理的信息化程度較低

縱觀我國的檔案管理系統(tǒng)，很大一部分還停留著紙質(zhì)記錄的模式上，隨著新時代背景的到來，人工的信息化記錄早已不能滿足爆炸性信息的存儲。盡管很多單位已經(jīng)開始了檔案管理信息化的改革，但是在改革的過程中，缺少相關(guān)的技術(shù)工作人員，因此導(dǎo)致檔案管理的信息化改革得不到體現(xiàn)，從而為檔案管理造成了負(fù)面的影響。

（五）專業(yè)隊伍培養(yǎng)不足

檔案管理雖然在大學(xué)已經(jīng)開設(shè)了相應(yīng)的學(xué)科，但是其建設(shè)隊伍還存在一定的落后性。檔案管理人員大多沒有相應(yīng)的專業(yè)知識，對于檔案管理不具備專業(yè)的技能。檔案管理單位對于檔案管理工作人員的招聘條件，一般都是非常低的。這就導(dǎo)致了檔案管理中難免會發(fā)生一些原則性的錯誤，從而導(dǎo)致了檔案管理的低效化。

三、新時代背景下檔案管理的創(chuàng)新研究

（一）新時代下檔案管理思維

在新時代的檔案管理下，管理思維應(yīng)該與時代潮流相結(jié)合。首先要改正“重藏輕用”的檔案管理思維，實現(xiàn)“重藏重用”的全新思維。這就要求檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的重視，在檔案管理中可以投入更多的經(jīng)濟(jì)與精力。與此同時。檔案管理人員應(yīng)該加大自身素質(zhì)培養(yǎng)、學(xué)習(xí)信息化時代具有的優(yōu)勢。從而實現(xiàn)創(chuàng)新思維的轉(zhuǎn)變。

（二）定期進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)

檔案管理技能是一個普遍的技能，因為其服務(wù)的人群層次不同，所以具備更多的自主性與創(chuàng)新性。適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，對于管理人員進(jìn)行全方位的技能講解，并使得有經(jīng)驗的檔案管理員可以分享自己的經(jīng)驗。長久堅持下去，會為檔案管理帶來更多創(chuàng)新型的改革，從而提高檔案管理的效率。

（三）引起檔案管理高端人才

隨著時代與科技的發(fā)展，相關(guān)部分在檔案管理方面。不但需要先進(jìn)的設(shè)備，更為重要的是需要全方面高科技人才。人才是一個企業(yè)發(fā)展的源動力與基礎(chǔ)所在。對于員工的培養(yǎng)應(yīng)該是企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展應(yīng)該重點考慮的問題。無論是對于檔案管理專業(yè)技能的掌握，還是進(jìn)行高效率的管理，專業(yè)員工都在其中擔(dān)當(dāng)了非常重要的作用。關(guān)于專業(yè)員工的培養(yǎng)，不應(yīng)該只是技術(shù)上的培養(yǎng)，企業(yè)還應(yīng)加入文化、傳統(tǒng)與思想道德，從基礎(chǔ)的方向讓員工了解企業(yè)、調(diào)動起員工的主動性。

（四）檔案管理的信息化

依靠于信息化時代的便利，多媒體管理方式已經(jīng)成為了新時代下檔案管理的主流手段，相較于傳統(tǒng)的管理方式。多媒體管理更加精確、高校、便捷。具有大數(shù)據(jù)處理功能的多媒體設(shè)備，會在檔案的信息的查詢與館藏的檢索中起到非常重要的作用。而多媒體的管理方式，也將是我國、甚至是全世界將要普及的檔案管理方式。多媒體設(shè)備對于檔案存貨管理，雖然還存在成本高、難操作等等一系列問題，但是隨著信息化社會的進(jìn)一步發(fā)展。相信這些問題都會得到合適的解決。

（五）檔案管理的全面化

在檔案管理中，不但要注重檔案的儲藏與應(yīng)用問題是，還要全方位的考慮到有關(guān)檔案管理的內(nèi)容。例如檔案的安全問題、火患問題以及借閱問題以及備份問題。都是新時代下檔案管理者應(yīng)該考慮到的。對于檔案管理的全面化，不應(yīng)該局限于管理本身，還要考慮到應(yīng)用與高效其他相關(guān)的問題。

四、總結(jié)

檔案管理作為有關(guān)于信息記載的重要內(nèi)容，應(yīng)該受到每一個人的關(guān)注與了解。在歷史的發(fā)展之下，檔案管理的模式一次次被革新，檔案管理的思維也在隨著時代發(fā)生著轉(zhuǎn)變。而歷史也證實了檔案管理在人類發(fā)展中的重要作用。本文以“新時代背景下檔案管理存在的不足及創(chuàng)新”為題目。開篇課題研究的背景以及現(xiàn)狀說起、并介紹了本課題研究的內(nèi)容及意義，步驟及方法。并結(jié)合新時代背景，對于檔案管理的不足以及檔案管理的創(chuàng)新，分別進(jìn)行了詳細(xì)的介紹。希望通過本文的創(chuàng)作，可以為新時代下檔案管理的發(fā)展提出創(chuàng)新型的建議，從而為提高檔案管理效率做出自己的一份貢獻(xiàn)。endprint