對知識服務(wù)檔案管理模式的研究

戴虹

摘要：隨著人類經(jīng)濟的不斷發(fā)展，在經(jīng)濟全球化，人們知識的不斷增加的要求下，形成一個新的經(jīng)濟形態(tài)—知識經(jīng)濟。知識經(jīng)濟是社會經(jīng)濟發(fā)展的必然產(chǎn)物，經(jīng)濟的發(fā)展是時代前進的動力，那么在這個背景下，與知識經(jīng)濟相對應(yīng)的知識管理便驟然升溫，成為焦點。知識服務(wù)是信息管理適應(yīng)知識經(jīng)濟時代發(fā)展的必然產(chǎn)物。知識管理是信息管理的核心。也是檔案管理工作的新起點。

關(guān)鍵詞：知識服務(wù)；檔案管理；理論研究

一、引言

知識服務(wù)是檔案管理的新起點，是社會經(jīng)濟發(fā)展的必然結(jié)果，知識是企業(yè)發(fā)展，社會前進的驅(qū)動力，信息管理在知識管理時代的最主要的內(nèi)容就是圍繞知識服務(wù)這個核心去開展工作。

二、知識管理是檔案管理的新起點

檔案管理理論和實踐趨于同步發(fā)展，檔案管理理論與實踐的發(fā)展始終與時代同步，特里·庫克就提出了“后保管模式”思想。后保管模式的突出貢獻在于針對現(xiàn)代社會的特點和電子文件的特性，將檔案管理的焦點由實體檔案轉(zhuǎn)向檔案活動和檔案機構(gòu)職能，由原來的檔案存取服務(wù)轉(zhuǎn)為檔案實體背后的知識服務(wù)，通過對檔案信息與知識的管理和服務(wù)，增強社會的檔案意識，在更加廣泛的意義上發(fā)揮檔案的社會價值，而這恰恰是將檔案管理的理論與方法融入知識管理大背景下的具體體現(xiàn)。毫無疑問，關(guān)注知識服務(wù)，是檔案管理理論與實踐應(yīng)該探討的問題，它將是檔案事業(yè)職能定位的新起點。

三、知識管理與檔案管理的聯(lián)系

目前檔案管理已經(jīng)擺脫了低層次的管理狀態(tài)，但受自身工作性質(zhì)特點的局限，在管理對象、知識創(chuàng)造和知識共享等方面仍未達到知識管理的要求。

（一）文檔管理系統(tǒng)是知識管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)

知識管理技術(shù)體系包括開放的交互式平臺，通訊網(wǎng)絡(luò)，知識的分析工具，群件技術(shù)，推拉技術(shù)，多維度分析技術(shù)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，文檔管理技術(shù)，知識倉庫，中間件技術(shù)等等，知識管理的突出優(yōu)勢在于知識是組織中的戰(zhàn)略性資源，而一個共同的永久的保存組織知識的形式便是文檔，因此文檔管理技術(shù)是處理顯性知識的關(guān)鍵技術(shù)，是知識管理的重要基礎(chǔ)。

（二）檔案管理與知識管理終極目標具有平行性

檔案管理工作是一種對檔案信息的有序化，提供給利用者所需要的相關(guān)信息以支持決策，從而使組織價值最大化的管理活動。知識管理是在組織增長的非連續(xù)性變化的背景下，針對組織的適應(yīng)性、組織的生存及組織的能力等重要方面的基礎(chǔ)活動實現(xiàn)知識的更有效途徑，從而提高個人或組織創(chuàng)造價值能力。因此，兩者在終極目標的實現(xiàn)具有平行性。

（三）知識管理與檔案管理的運行方式具有并行性

傳統(tǒng)的信息管理模式是一個復雜的綜合體，也就是說知識管理在每一個管理環(huán)節(jié)都會有體現(xiàn)的可能，并且各個環(huán)節(jié)在運行時也有可能相互摻透。由于近年來網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生，也要催生出新的管理模式，這樣才能實現(xiàn)全程的管理和控制。各個環(huán)節(jié)的橫向聯(lián)系及融和表征明顯。在這點上，可以說，兩者的運行方式均存在交叉并行性。

（四）知識管理和檔案管理原則具有部分兼容性

知識管理強調(diào)以知識積累、共享、交流為基礎(chǔ)性原則，以網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展為戰(zhàn)略性原則；而檔案管理就是一個信息的積累工作，檔案信息利用由保管型向外向型的轉(zhuǎn)變，必然以信息的可共享和交流為發(fā)展方向；同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入給檔案工作注入了新的活力；此外，知識管理的創(chuàng)新和增值理論及知識庫技術(shù)，也為檔案管理工作的發(fā)展拓寬了思路和發(fā)展空間。

四、知識服務(wù)在檔案管理中的實現(xiàn)

（一）檔案知識服務(wù)觀念的確立

知識服務(wù)與傳統(tǒng)的信息服務(wù)相比，其目標不再是傳遞和獲取文獻，這種服務(wù)不在是以占有收藏，勞務(wù)勞動等形式來實現(xiàn)管理，而是一種組織和認識的理念，檔案管理人員通過自身素養(yǎng)的提高，和知識的不斷積累，以達到預(yù)期的管理目標，他們會通過對信息的搜集，認證，研究等程序，根據(jù)用戶的實際情況和要求，把舊的信息以新的形式重組，或者加入新的元素，從而實現(xiàn)的解決問題的目的，并提供對問題有效的增值信息服務(wù)。它是檔案工作者重新審視自己的立身之本。

（二）檔案信息服務(wù)機制的創(chuàng)新

檔案管理在市場經(jīng)濟化和信息量驟然增長的環(huán)境下，其宗旨就是滿足人們?nèi)找嬖鲩L的需求。舊的模式不能滿足新的市場需求，必然就會產(chǎn)生新的服務(wù)模式，于是咨詢機構(gòu)，檔案事務(wù)所等服務(wù)機構(gòu)應(yīng)運而生。這些機構(gòu)的出現(xiàn)更好的發(fā)揮了檔案信息管理的作用，使其從信息的簡單處理變成了可以利用辨別信息，從中取舍，以達到幫助組織和個人的目的，這是檔案信息服務(wù)更深度變革。

（三）檔案知識服務(wù)模式的新發(fā)展

首先，檔案知識服務(wù)將是基于專業(yè)化和個人化的服務(wù)，而不是“批發(fā)性”的服務(wù)，它需要檔案工作人員針對具體用戶的具體需要和過程提供服務(wù)，這種服務(wù)要求縱向上全程跟蹤。其次，應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，它要求我們不僅掌握有關(guān)的信息技術(shù)，更要研究用戶的信息需求，學習解決問題的方法，針對要求和特點來解決問題。這正是知識服務(wù)的要求，是檔案信息服務(wù)新的發(fā)展方向。

（四）融入新的事業(yè)合作圈

（1）部門將離不開信息技術(shù)專家的指導和幫助。檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、維護、使用甚至增值都離不開信息技術(shù)人員，只有將檔案人員的功能需求和技術(shù)人員的開發(fā)有機結(jié)合起來，才能達到系統(tǒng)的良性運轉(zhuǎn)。（2）部門將更需要與法律專家、安全專家的合作，事實上電子文件管理過程中的一些諸如知識產(chǎn)權(quán)問題、證據(jù)問題以及隱私權(quán)問題等等都遠非檔案部門一家所能擔當。（3）與信息服務(wù)商的合作，是檔案信息知識服務(wù)的又一生長點。檔案具有得天獨厚的信息資源優(yōu)勢，應(yīng)該借助ISP的技術(shù)優(yōu)勢，促進檔案信息服務(wù)市場化產(chǎn)業(yè)化，求共同發(fā)展之路。（4）部門與其它信息源的合作與融合。檔案館室之間需要信息資源的協(xié)調(diào)共享，而且檔案館、圖書館和其他信息資源中心為避免信息資源管理中的重復和浪費，也會連為一體，組成一種基于通信網(wǎng)絡(luò)之上的國家信息系統(tǒng)，這將使檔案信息在資源的整合中發(fā)揮更大的社會價值。

五、結(jié)束語

人類社會正在從物質(zhì)產(chǎn)品主導的工業(yè)社會向以知識信息為主導的知識社會和網(wǎng)絡(luò)社會轉(zhuǎn)變。這就要求檔案信息管理者去探求和創(chuàng)新出一個新的更能滿足社會需求的服務(wù)模式。于是知識管理迎合知識經(jīng)濟應(yīng)運而生。成為了現(xiàn)在檔案管理服務(wù)的核心和重要組成部分。服務(wù)人員應(yīng)該以此為新的起點，確立新的服務(wù)理念，更好，更全面的服務(wù)于社會。endprint