淺析民辦高校行政助理崗位的激勵措施

(云南經(jīng)濟管理學院 云南 昆明 650106)

淺析民辦高校行政助理崗位的激勵措施

劉玨金靈

(云南經(jīng)濟管理學院云南昆明650106)

如何激勵員工，獲得更高的效益一直是企業(yè)探討的問題，民辦高校作為企業(yè)的一種類型，具有一些獨特的方面，本文旨在就民辦高校崗位進行分析，根據(jù)高校行政助理崗位的薪酬制度及績效管理中的問題，結(jié)合人力資源管理中人性假設(shè)理論和激勵理論，淺析幾條該崗位的激勵措施，以激勵該崗位員工更好的完成相關(guān)工作。

民辦高校；行政助理；激勵；薪酬

一、民辦高校背景介紹

民辦高校指的是企業(yè)事業(yè)組織、社會團體及其他社會組織和公民個人利用非國家財政性教育經(jīng)費，面向社會舉辦的高等學校及其他教育機構(gòu)，其辦學層次分為?？坪捅究?。

《教育法》、《高等教育法》于2015年進行修訂，取消了“舉辦學校不得以營利為目的”的規(guī)定，使得民辦學校的發(fā)展有了更大空間，其中民辦學前教育和高等教育規(guī)模增長較為明顯。從2016年開始，全國各省市先后將高校招生錄取批次中本科二批、三批進行合并，此項舉措有利于消除社會對本三錄取的高校畢業(yè)生的偏見，推動民辦本科院校和獨立學院發(fā)展，有利于今后高校畢業(yè)生平等就業(yè)。

二、高校行政助理主要崗位職責

行政助理崗位職責較為繁瑣，不同公司企業(yè)的崗位職責略有不同，本文僅闡述高校行政助理的主要崗位職責。

(一)辦公物品的管理。辦公用品、辦公日用品、書籍等的采購、保管、發(fā)放及日常維護等工作；OA辦公系統(tǒng)中文件的收發(fā)、各項辦公流程的建立、跟蹤及工作完成；固定資產(chǎn)的采購申請、購置、系統(tǒng)錄入、管理等工作。

(二)考勤管理。處理OA辦公系統(tǒng)中員工加班、請假相關(guān)流程；記錄、整理每月員工考勤相關(guān)數(shù)據(jù)并統(tǒng)計匯總，按時上報。

(三)文件、文檔管理。負責校級文件的編制、審批、發(fā)放；外部門文件的接收與存檔；部門級文件的登記、分類、整理、編寫、存檔、保管等工作，確保及時、準確、完整地管理學校內(nèi)部文件及文檔；負責學校內(nèi)部通訊錄的及時更新工作。

(四)會議及活動管理。組織本部門的會議，做好會議記錄，并在會后及時整理成會議紀要，根據(jù)需要，部分會議需寫出新聞稿；協(xié)助學校及各部門重要會議的籌備及召開工作，重要活動的組織、籌備，負責一般人員的聯(lián)系及協(xié)調(diào)工作，通報會議決議，確保各項會議、活動的順利開展。

(五)報賬相關(guān)工作。協(xié)助部門領(lǐng)導，與財務(wù)部進行溝通，編制、修改及執(zhí)行本部門預算；完成本部門員工出差相關(guān)借款、報賬工作；完成本部門物品購置、活動舉辦等的借款、報賬工作。

三、高校行政助理崗位的激勵措施

(一)關(guān)于薪酬制度的激勵措施。本文所分析的行政助理崗位的薪酬主要實行崗級制度，想要獲得更高的薪酬只能通過提高崗級。雖然該薪酬體系的設(shè)計具有公平性的報酬體系，可以讓員工知道分配的標準，滿足了亞當斯的公平理論。但是不同部門的行政助理所需要管理的員工數(shù)量不同，工作范圍大小也不同，均采用相同的薪酬制度不利于員工的激勵。針對這一情況，可以采用對工作評級的激勵措施。

工作評級主要從部門員工數(shù)量及工作范圍兩個方面進行。由于各個部門的實際情況不同，因此每名行政助理所需要完成的工作范圍略有不同，除去基本的考勤管理、辦公物品管理及會議管理工作，其他相關(guān)工作約分為五部分：資產(chǎn)管理、報賬工作、檔案管理、教務(wù)工作及工會工作。采用工作評級方式可以激勵行政助理有更好的工作激情，而不只是干多干少都一樣，因此缺乏工作激情。具體方案如下圖：

工作等級分數(shù)部門員工數(shù)量工作范圍50分≥151人五部分工作40分101—150人四部分工作30分51人—100人三部分工作20分11人—50人兩部分工作10分≤10人一部分工作

工作評級工作評級分數(shù)工作評級崗位工資A級(81分-100分)1800元/月B級(61分-80分)1600元/月C級(41分-60分)1400元/月D級(21分-40分)1200元/月E級(0分-20分)1000元/月

(二)關(guān)于績效管理的激勵措施。根據(jù)斯金納的強化理論，得到以下啟示：應(yīng)建立完善的績效管理體系和獎懲制度；對員工的績效考核不僅注重目標，還要注意過程；及時發(fā)現(xiàn)員工的有效行為和不良行為并及時給予獎勵或懲罰，以達到引導和糾正員工行為的目的。

本學院行政崗的績效管理實行崗級制度，崗級越高，基本績效越高，想要獲得更高的績效只能通過提高崗級。只需績效考核分數(shù)達到80分，將獲得全額基本績效。行政助理均為同等崗級，故基本績效均相同。針對這一情況，可以采用考核具體任務(wù)的激勵措施。行政助理大部分工作是相同的，因此可以根據(jù)同一特殊工作進行考核，根據(jù)考核結(jié)果，發(fā)放其他績效。若采用此方式，當其他部門布置日常工作以外的其他工作時，行政助理們將不再抱怨，而是會努力盡快的完成好相應(yīng)工作。

(三)關(guān)于內(nèi)容型的激勵措施。通過分析馬斯洛的需求層次理論以及赫茨伯格的“雙因素理論”，可得赫茨伯格的“雙因素理論”中的保健因素與馬斯洛的需求層次理論中的生理需求、安全需求、社會需求相似，赫茨伯格的“雙因素理論”中的激勵因素與馬斯洛的需求層次理論中的尊重需求和自我實現(xiàn)需求相似。現(xiàn)今的企業(yè)在保健因素即三個低層次需求的完成度基本較好，因此需要注重激勵因素即兩個高層次需求。具體措施有：當眾稱贊員工，給員工更高的職稱和頭銜，為員工提供更好的工作環(huán)境，任命員工完成富有挑戰(zhàn)性的工作，賦予員工工作中的自主權(quán)和決策權(quán)。

(四)關(guān)于福利的激勵措施。薪酬及績效只是短期內(nèi)人力資源市場供求關(guān)系的體現(xiàn)，而福利則反映了企業(yè)對員工的長期承諾。深得人心的福利,比高薪還能有效地激勵員工。較常見的福利包括:住房福利、交通福利、飲食福利、教育培訓福利、醫(yī)療保健性福利、帶薪節(jié)假日、文化性福利、金融福利、保險福利。

(五)其他激勵措施。高校相較于其他企業(yè)，有其獨特的激勵措施，主要有以下兩個方面。一是，高校教師可以參與評職稱。作為行政助理，學校允許行政人員兼課，則評定職稱將是很好的激勵方式，不僅可以促進學校的發(fā)展，也能促使行政人員的進步。二是，高校教師更加注重科研。作為行政助理，也可積極參與論文撰寫、課題的申報及研究。教師進行科研不僅將在每年末進行科研評分，獲得相應(yīng)的獎金，對今后的升職有較好的幫助，并且能滿足自身的尊重需求。

[1]陳小平“論企業(yè)文化的塑造與變革”，《中國人力資源開發(fā)》，2001年第5期，第26-27頁

[2]劉志遠《現(xiàn)代企業(yè)激勵機制》,上海人民出版社,1997年

[3]任巍《中國教育概況——2015年全國教育事業(yè)發(fā)展情況》，中華人民共和國教育部，2016-12-19

[4]謝康《企業(yè)激勵機制與績效評估設(shè)計》,中山大學出版社,2001年9月

[5]楊東濤、朱武生“激勵性薪酬體系設(shè)計”，《中國人力資源開發(fā)》，2001年第7期，第9-12頁

劉玨(1989-)，女，漢族，云南昭通人，工商管理碩士研究生在讀，助教，云南經(jīng)濟管理學院；金靈，女，助教，云南經(jīng)濟管理學院。