芻議如何做好電子檔案文件資料的管理工作

龐燕

摘要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子文件為檔案管理工作提高了效率，同時(shí)也為電子檔案的真實(shí)性和長(zhǎng)期安全保存提出了新的課題。以如何做好電子檔案文件資料的管理工作為研究方向，并做了深入的探討，以期使傳統(tǒng)檔案盒電子文件檔案的優(yōu)點(diǎn)能夠得到最大化發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：電子檔案 文件資料 管理工作

一、電子文件資料的含義及其特點(diǎn)

所謂電子文件資料是指人們?cè)谏鐣?huì)生活中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子程序軟件、電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件資料有以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，電子文件資料不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代化設(shè)備才能閱讀利用；第二，電子文件背景資料可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；第三，電子文件的利用是共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；第四，電子文件的保存文件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件資料對(duì)檔案管理的影響

（一）對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性，一方面，表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上；另一方面，表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件資料是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與打印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣的文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)。這樣檔案概念就變得難理解。電子文件資料的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件資料能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案理論的一系列新課題，也賦予了檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

（二）對(duì)檔案來(lái)源原則的影響

來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外觀來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件資料的產(chǎn)生，后者愈發(fā)受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成的法律責(zé)任和行政管理的角度看問(wèn)題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件資料在形成過(guò)程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此，要確定檔案的來(lái)源，不可僅局限于要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系，在了解整個(gè)生命周期中文件組合的謀劃，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。

（三）對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1.傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2.由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件環(huán)境中，文件的形成特征和內(nèi)特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

3.由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的辦法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將地?cái)U(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策

（一）做好歸檔電子文件資料的技術(shù)處理工作

新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)作用。

（二）解決好電子文件的保存問(wèn)題

以化學(xué)碳性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)上的信息被密封在資料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，也不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水汽及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件的形成的時(shí)間短，缺乏貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

（三）使檔案管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

（四）檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫

我國(guó)檔案人員目前思維方式和工作方法還沉醉在紙質(zhì)檔案上，要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施，抓好知識(shí)更新，適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。endprint