加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用管控之我見

徐磊

摘 要：目前，我國各類企業(yè)在成本控制管理方面較為重視，大部分企業(yè)有著相對(duì)嚴(yán)格的成本管理制度，設(shè)立了專門的成本控制部門。但是對(duì)于繁雜的各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷管理，大部分企業(yè)卻重視程度不足；另外，有很多企業(yè)雖想嚴(yán)格控制費(fèi)用，但缺乏有效的管控措施，無法堵住亂報(bào)銷的漏洞。本文主要針對(duì)加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用管控之我見進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)費(fèi)用 管控

1 管理費(fèi)用的概述

所謂管理費(fèi)用就是由企業(yè)承擔(dān)其管理活動(dòng)過程中產(chǎn)生的支付費(fèi)用，包括行政管理部門人員工資費(fèi)用、辦公用品費(fèi)用、員工出差費(fèi)用、員工福利費(fèi)用、股東大會(huì)費(fèi)用、企業(yè)人力資源管理費(fèi)用等，這些管理費(fèi)用與企業(yè)經(jīng)營成本有著直接的關(guān)聯(lián)，伴隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)管理費(fèi)用需求也會(huì)越來越大，而要想確保企業(yè)管理費(fèi)用物盡其用，就必須做好管理費(fèi)用的核算及控制。

2 企業(yè)管理費(fèi)用核算及控制的重要性

企業(yè)管理費(fèi)用的核算是一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通過核算，可以確保企業(yè)管理費(fèi)用的合理、科學(xué)?，F(xiàn)行經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)愈來愈頻繁，企業(yè)管理費(fèi)用需求不斷增加，但是企業(yè)管理費(fèi)用的核算具有一定的特殊性，在管理費(fèi)用核算過程中，很容易造成核算結(jié)果與企業(yè)實(shí)際管理費(fèi)用不相符的情況，進(jìn)而影響到企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)的開展。因此，必須做好企業(yè)管理費(fèi)用的控制。管理費(fèi)用是影響企業(yè)利潤的一個(gè)重要因素，做好企業(yè)管理費(fèi)用的核算及控制，可以控制管理費(fèi)用，以最小的成本投入獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的又好又快發(fā)展。

3 企業(yè)費(fèi)用管控中存在的較普遍問題

3.1費(fèi)用管理制度不完善，缺乏細(xì)化可行的條款規(guī)定

企業(yè)在制訂各類管理制度方面，普遍對(duì)費(fèi)用管控類文件重視度不足，制度文件通常缺乏分類別、細(xì)化的、可行的條款規(guī)定，條款規(guī)定較為空乏，缺乏具體控制標(biāo)準(zhǔn)，使得很多員工趁機(jī)3.2費(fèi)用預(yù)算管控機(jī)制未建立，或雖建立但機(jī)制不完善目前大部分企業(yè)對(duì)于各部門各類費(fèi)用開支未建立預(yù)算管控機(jī)制，不利于各部門生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的過程控制以及績效考核管理等。很多企業(yè)甚至對(duì)大型活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，比如年會(huì)、大型會(huì)議、營銷活動(dòng)等經(jīng)費(fèi)開支，也未建立費(fèi)用預(yù)算管控機(jī)制，該類活動(dòng)經(jīng)費(fèi)金額通常較大，不實(shí)行預(yù)算管理，容易導(dǎo)致費(fèi)用失控。

部分企業(yè)雖然在活動(dòng)實(shí)施前，編制了費(fèi)用預(yù)算，但在活動(dòng)執(zhí)行階段，缺乏費(fèi)用管控的事中及事后控制，活動(dòng)實(shí)施與預(yù)算脫節(jié)，費(fèi)用報(bào)銷無額度控制，事后不對(duì)費(fèi)用實(shí)際使用情況匯總分析，經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理變成了形式主義，這對(duì)于事后分析費(fèi)用是否超標(biāo)、費(fèi)用使用的合理性以及下次預(yù)算的編制調(diào)整等均帶來不利影響。

3.3費(fèi)用審核管控薄弱

市場(chǎng)上各類企業(yè)在費(fèi)用審核方面，普遍將費(fèi)用報(bào)銷的審核權(quán)限及責(zé)任歸于報(bào)銷人的部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為一旦領(lǐng)導(dǎo)審批通過，即可流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部報(bào)銷，而財(cái)務(wù)人員僅審核費(fèi)用報(bào)銷單是否有領(lǐng)導(dǎo)審批簽字以及發(fā)票的合規(guī)性。

該種審核方式存在著較為嚴(yán)重的弊端：一是領(lǐng)導(dǎo)人與報(bào)銷人之間獨(dú)立性不夠，報(bào)銷時(shí)容易出現(xiàn)彼此袒護(hù)的現(xiàn)象；二是領(lǐng)導(dǎo)人在費(fèi)用審核方面專業(yè)度不足，難以審核出報(bào)銷中的舞弊行為；三是財(cái)務(wù)人員借機(jī)擺脫對(duì)報(bào)銷合理性的審核責(zé)任，僅審核發(fā)票的合規(guī)性，認(rèn)為既然領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)簽批通過了，就應(yīng)該給予報(bào)銷。上述原因?qū)е沦M(fèi)用報(bào)銷流程中內(nèi)部控制薄弱，大量虛假費(fèi)用得以報(bào)銷。

4 加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用管控的措施建議

4.1細(xì)化費(fèi)用管控的制度文件規(guī)定

梳理費(fèi)用報(bào)銷中常見的管控難點(diǎn)，完善相關(guān)費(fèi)用管理制度，將相關(guān)業(yè)務(wù)流程的細(xì)節(jié)規(guī)定補(bǔ)充列入管理制度，并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

4.2建立并完善費(fèi)用預(yù)算管理機(jī)制

各部門按費(fèi)用類別進(jìn)行預(yù)算管理，大型活動(dòng)費(fèi)用在活動(dòng)籌備前應(yīng)再編制細(xì)化的費(fèi)用預(yù)算；建立超預(yù)算費(fèi)用的特別審批機(jī)制，并予以更嚴(yán)格的控制；年終及活動(dòng)結(jié)束后進(jìn)行費(fèi)用決算，做好費(fèi)用的數(shù)據(jù)分析總結(jié)，以便為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的開展和及時(shí)調(diào)整提供指導(dǎo)依據(jù)，為部門績效管理、下次預(yù)算編制提供數(shù)據(jù)支持。

4.3設(shè)立專門的費(fèi)用審核部門或崗位

針對(duì)目前企業(yè)普遍存在的相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)與報(bào)銷人之間獨(dú)立性不強(qiáng)、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)費(fèi)用審核的專業(yè)能力不足、財(cái)務(wù)部對(duì)費(fèi)用的合理性基本不把關(guān)等內(nèi)控缺陷，可抽調(diào)財(cái)務(wù)人員或其他人員組成專門的費(fèi)用審核部門或崗位，在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批前，先進(jìn)行費(fèi)用的合理性審核，審核手段可靈活多樣，可通過與制度文件標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)比、查詢網(wǎng)絡(luò)相關(guān)信息、詢問部門相關(guān)人員、查看發(fā)票是否連號(hào)等多種方式進(jìn)行，以便幫助企業(yè)做好費(fèi)用報(bào)銷的事前和事中控制，減少損失浪費(fèi)，營造企業(yè)良好風(fēng)氣，促進(jìn)員工公平。

4.4費(fèi)用采購符合采購管理?xiàng)l件的，應(yīng)遵照采購管理制度執(zhí)行

費(fèi)用采購符合采購管理?xiàng)l件的，應(yīng)遵照采購管理制度執(zhí)行。采購前應(yīng)進(jìn)行采購申請(qǐng)、詢價(jià)比價(jià)，其中采購物資屬于電子類產(chǎn)品的，采購前須經(jīng)企業(yè)IT人員審核通過后，方可采購；超過一定金額采購的，應(yīng)簽訂書面合同；涉及物資采購的，采購后應(yīng)辦理入庫驗(yàn)收、領(lǐng)用等手續(xù)，采購物資應(yīng)建立收發(fā)存臺(tái)賬，相關(guān)資料應(yīng)注意保管留存，以備核查。

4.5建立健全替票報(bào)銷的內(nèi)部管控機(jī)制

在發(fā)生禮金贈(zèng)送或其他白條費(fèi)用支出前，應(yīng)先進(jìn)行書面申請(qǐng)，經(jīng)審批通過后，方可發(fā)生費(fèi)用支出，緊急情況下應(yīng)后補(bǔ)申請(qǐng)手續(xù)，申請(qǐng)審批單據(jù)應(yīng)進(jìn)行專門保管。相關(guān)費(fèi)用部門應(yīng)建立白條費(fèi)用臺(tái)賬，記錄費(fèi)用開支內(nèi)容及陪同人員等詳細(xì)信息。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)籌劃各類替票的內(nèi)容及金額，分解下達(dá)至各費(fèi)用部門開票，統(tǒng)一報(bào)銷。各費(fèi)用部門根據(jù)開具的替票內(nèi)容及金額，錄入對(duì)應(yīng)的白條費(fèi)用臺(tái)賬，做到替票與白條費(fèi)用的有序連接。替票臺(tái)賬及相關(guān)費(fèi)用申請(qǐng)審批資料需至少保留一個(gè)審計(jì)周期。

5結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)費(fèi)用管控是幫助企業(yè)降低損失浪費(fèi)，提高企業(yè)效益的重要方面，也是幫助企業(yè)樹立良好風(fēng)氣、促進(jìn)員工公平的重要一環(huán)。因此，重視費(fèi)用管控，想辦法加強(qiáng)費(fèi)用內(nèi)部控制，制訂細(xì)化的費(fèi)用管理制度，建立并完善預(yù)算管理機(jī)制，在領(lǐng)導(dǎo)審批前設(shè)立專門的費(fèi)用審核崗位，建立費(fèi)用臺(tái)賬及替票管控機(jī)制，加強(qiáng)備用金管控等，對(duì)企業(yè)來說非常必要。

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