檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題探討

張勝強(qiáng)

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會信息化建設(shè)的進(jìn)程不斷推進(jìn)，信息技術(shù)也在各個領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，在各企事業(yè)單位中，檔案管理信息化建設(shè)成為一項(xiàng)十分必要的工作。將檔案進(jìn)行信息化管理不僅有利于提高有關(guān)部門和企業(yè)的管理效率，也能夠更好的促進(jìn)企事業(yè)單位的不斷發(fā)展。本文對現(xiàn)階段信息化建設(shè)中存在的主要問題加以探討分析，并提出了與加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)相關(guān)的解決措施，希望能夠有效優(yōu)化我國檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理的有效性。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

1、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.1檔案管理制度不夠完善

目前我國大部分單位采用檔案管理制度都有一定的缺陷的弊端，并且這樣的問題至今沒有得到應(yīng)有的重視和改善。這是由于檔案信息化建設(shè)工作仍然沒有作為單位發(fā)展目標(biāo)中的重要事項(xiàng)得到應(yīng)有的重視和研究。然而，如何改良和完善各個單位檔案管理制度工作是擺在我們面前的一個亟待解決的問題。如果沒有從基層做起，把檔案管理工作做好，那么勢必會對企業(yè)未來長期的發(fā)展規(guī)劃產(chǎn)生不利影響。

1.2檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入不足

前面說到一個國家科學(xué)技術(shù)發(fā)展程度從某一程度上決定了該國家各個企業(yè)和單位的檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展程度。然而，我國目前對于該項(xiàng)目的投入，無論在在人力、物力、財力方面都還有明顯的不足。各個單位沒有對檔案管理工作加大建設(shè)力度，檔案管理工作的硬性條件也沒有被滿足。例如，很多單位的檔案管理室沒有設(shè)置專門的防煙防水防火系統(tǒng)，只是很簡陋的一間辦公室，甚至還有其他部門何用辦公室的情況存在，這必然是存在很大安全隱患的。

2、檔案管理的建議

2.1提高檔案人員業(yè)務(wù)水平

人為因素是保障檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序的展開的重要因素。面對現(xiàn)今的檔案管理領(lǐng)域始終存在著大量精通檔案方面的專業(yè)知識同時又了解軟件開發(fā)的復(fù)合型人才的缺口，所以如何提高檔案團(tuán)隊(duì)的工作水平，創(chuàng)造出適應(yīng)不同工作崗位的內(nèi)部管理機(jī)制已經(jīng)成為如今檔案領(lǐng)域的重中之重，在這方面我們可以通過建立競爭機(jī)制，充分調(diào)動人員的積極性，同時建立激勵機(jī)制，提高人員的主觀能動性，并且合理設(shè)置人員崗位。

2.2加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)

要想做好檔案管理信息化建設(shè)工作就需要在檔案信息建設(shè)的硬件、軟件具備的情況下進(jìn)行建設(shè)，并根據(jù)檔案館中檔案的資料類型使用對應(yīng)的多媒體信息技術(shù)與3D技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息以音頻的形式展現(xiàn)出來，并使人們在觀看過程中以一個全新的心態(tài)來了解檔案信息，從而促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。同時還需要利用視頻、網(wǎng)絡(luò)查詢的方式做好檔案管理信息化建設(shè)工作，讓人們了解檔案管理的重要性。

2.3建立信息網(wǎng)絡(luò)

實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，只有將政府管理下的檔案部門組織起來，在原有的機(jī)構(gòu)、人才、設(shè)施的基礎(chǔ)上，形成以各級各類檔案館為點(diǎn)，以各級檔案館室為面，以各級檔案管理事業(yè)管理機(jī)構(gòu)為中樞組成信息網(wǎng)絡(luò)體系，把檔案工作納入信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的規(guī)劃中去，才能真正使檔案工作走出目前封閉和困境，實(shí)現(xiàn)面向社會、面向市場，積極主動地為社會提供各種信息服務(wù)的目標(biāo)。

檔案部門要利用自身掌握信息庫的優(yōu)勢，有目的地收集經(jīng)濟(jì)、科技檔案信息進(jìn)行整理分類，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)體系優(yōu)勢和人才優(yōu)勢，開展編研工作，開發(fā)高附加信息產(chǎn)品，走檔案信息化道路。

2.4加強(qiáng)高科技投入

從深化科技體制改革，加大科技投入，完善科技發(fā)展體制入手，調(diào)動各行各業(yè)大范圍開發(fā)科技資源的積極性。21世紀(jì)是一個高科技發(fā)展的時代，也是世界進(jìn)入高科技競爭的時代。檔案工作者應(yīng)當(dāng)應(yīng)該多渠道開發(fā)檔案信息，適度建立電子檔案管理，從而能提高檔案質(zhì)量，保證發(fā)揮全方位檔案信息作用。隨著電子計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，最初主要作為計算工具的計算機(jī)功能越來越強(qiáng)，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來越廣，已經(jīng)大量應(yīng)用到工業(yè)自動化控制、信息收集和分析處理、圖像識別、文字翻譯等方面。當(dāng)計算機(jī)與遠(yuǎn)程通訊日益緊密結(jié)合，將構(gòu)成把圖像、聲音和記憶都結(jié)合在一起的信息處理傳播網(wǎng)，工具是計算機(jī)，內(nèi)容是信息，這些都為建立電子檔案奠定了基礎(chǔ)。

社會信息化是人類社會的發(fā)展趨勢。檔案工作也與時俱進(jìn)，步入現(xiàn)代化，主要表現(xiàn)在計算機(jī)技術(shù)的推廣、開發(fā)、應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息綜合開發(fā)，檔案管理科學(xué)化。當(dāng)前，許多檔案部門引進(jìn)、研制計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，在程序開發(fā)、設(shè)計、編制上實(shí)現(xiàn)了科學(xué)著錄、準(zhǔn)確檢索、專題匯編、自動校對、管理借閱、統(tǒng)計、一次輸入、多次輸入等功能，提高了檔案利用率和檔案管理科學(xué)化程度。

2.5保障檔案信息系統(tǒng)的安全、有效

為了保障系統(tǒng)安全、有效，首先要加強(qiáng)質(zhì)量控制，質(zhì)量控制主要包括新增內(nèi)容管理、原有內(nèi)容更新和內(nèi)容有效期管理等。其次，要加強(qiáng)對資料庫的管理與維護(hù)。電子檔案安全可靠的運(yùn)行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。再次，要提高電子檔案管理人員的安全意識。在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機(jī)軟硬件方面的漏洞，而是計算機(jī)使用人員的安全意識。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要嚴(yán)格遵守計算機(jī)安全保密“六條規(guī)定”，提高信息安全意識；通過系統(tǒng)的技術(shù)防御措施和非技術(shù)防御措施，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離；要有數(shù)據(jù)異地備份，建立安全保障體系等，為電子檔案管理系統(tǒng)提供一個安全環(huán)境。

3、結(jié)束語

電子檔案信息化是一項(xiàng)長期而又繁雜的工作，它需要機(jī)關(guān)單位所有檔案人員的積極參與，加入到這項(xiàng)巨大的工作當(dāng)中。因此，電子檔案建設(shè)隊(duì)伍的提高是目前所有想要建設(shè)電子檔案系統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位的重中之重。

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