現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)探析

李暢

摘 要：信息化建設(shè)已成為企業(yè)發(fā)展的必然要求，檔案管理工作也不例外。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高檔案管理和服務(wù)水平，使檔案管理工作更高效、更快，為企業(yè)提供更順暢、更準(zhǔn)確的信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化；企業(yè)檔案管理；對(duì)策

1現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化概述

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化主要是指在企業(yè)日常檔案管理過(guò)程中，利用信息化的媒體對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行智能化數(shù)字化，通過(guò)企業(yè)檔案管理信息化對(duì)企業(yè)檔案資源進(jìn)行科學(xué)管理，為提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力水平提供必要的依據(jù)。

2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題

2.1企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，總體結(jié)構(gòu)不科學(xué)

首先，將計(jì)算機(jī)設(shè)備引入企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，利用和發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使其具有更多的資金和技術(shù)。目前，很多企業(yè)特別是中小企業(yè)技術(shù)水平不高，設(shè)備和資金不足，阻礙了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。其次，它受到資源的影響，大部分規(guī)模小、效益差的中小企業(yè)更難以將信息化融入到檔案管理中，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)更是無(wú)從涉及。大而有效的大企業(yè)可以完成檔案管理的信息化建設(shè)，在資源有效利用的條件下不斷擴(kuò)大規(guī)模，提高效益。這種結(jié)構(gòu)的不正確阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

2.2觀念薄弱、關(guān)注缺乏

在企業(yè)檔案管理工作過(guò)程中，由于一些企業(yè)負(fù)責(zé)人并沒(méi)有從思想層面認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義與價(jià)值，對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)缺乏必要的重視。尤其是在一些中小企業(yè)中，不僅缺乏必要的檔案管理部門，在相關(guān)的檔案管理制度方面也存在著一定的不足。這在一定層面上影響了企業(yè)檔案管理信息化水平的提升。

2.3企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

目前，在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的過(guò)程中，由于企業(yè)發(fā)展水平的差異，企業(yè)檔案管理信息化的硬件管理和軟件管理存在一定的差異，這種信息化建設(shè)的發(fā)展不平衡。在一定程度上影響著企業(yè)檔案管理信息化的實(shí)際效果。一些企業(yè)只關(guān)注相應(yīng)的硬件建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)必要的檔案管理軟件缺乏與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，在一定層面上影響企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)展和效果。

2.4基礎(chǔ)條件薄弱技術(shù)資金不足人才建設(shè)不到位

在企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，需要借助相關(guān)的專業(yè)人員以及必要的資金技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)綜合發(fā)展，目前我國(guó)一些企業(yè)由于基礎(chǔ)條件比較薄弱，在相關(guān)的人力資源儲(chǔ)備、資金投入方面存在著一定的短板，這在現(xiàn)實(shí)上影響了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)水平。目前，從整體上來(lái)看，我國(guó)在檔案管理人才的培養(yǎng)質(zhì)量與數(shù)量層面還存在著一定的不足，在一定層面上也制約了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展

3現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

3.1樹(shù)立企業(yè)檔案信息化觀念

企業(yè)檔案管理工作不僅有助于保存企業(yè)的重要文件和資料，而且對(duì)于完善企業(yè)知識(shí)資源的總體統(tǒng)籌和規(guī)劃，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)和管理過(guò)程中，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)在思想層面，樹(shù)立企業(yè)檔案信息化的觀念，不斷增加企業(yè)檔案信息化建設(shè)所需的投入力度，營(yíng)造良好的企業(yè)檔案信息化建設(shè)氛圍。例如煙臺(tái)南山集團(tuán)將企業(yè)檔案信息管理納入企業(yè)重要發(fā)展戰(zhàn)略，通過(guò)檔案信息管理組織建設(shè)和支撐體系的不斷完善，改企業(yè)檔案管理工作取得了豐碩成果，為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定和整體經(jīng)營(yíng)水平的提高做出了許多貢獻(xiàn)。

3.2建立健全企業(yè)檔案信息化法律規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)檔案信息化管理是一個(gè)科學(xué)系統(tǒng)的過(guò)程，需要建立在相關(guān)的規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，一方面，企業(yè)應(yīng)該從信息化時(shí)代的要求出發(fā)，不斷地按照現(xiàn)代檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提高企業(yè)檔案管理的安全性完整性效果性，另一方面，企業(yè)應(yīng)該完善相關(guān)的檔案管理監(jiān)管制度，明確崗位負(fù)責(zé)制度，對(duì)于檔案管理中存在的問(wèn)題第一時(shí)間進(jìn)行解決，降低其在問(wèn)題中造成的不良影響。例如，中石油集團(tuán)在企業(yè)檔案信息化規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)的制定方面取得了不錯(cuò)的成績(jī)。該公司嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家制定的相關(guān)檔案保密制度，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合公司自身的檔案管理需要，對(duì)檔案的登記制度、查閱制度等方面都進(jìn)行了更加明確的制定，除此之外，還對(duì)電子檔案的相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)與完善，最大限度的提升檔案管理的安全性，該公司在檔案信息化規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)層面的有益經(jīng)驗(yàn)值得推廣與借鑒。

3.3推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享

要充分認(rèn)識(shí)到資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中最重要的工作。在當(dāng)前形勢(shì)下，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在以下兩個(gè)方面：一是推進(jìn)檔案數(shù)字化。首先，我們必須尊重?cái)?shù)字建設(shè)的規(guī)律，要制定合理的建設(shè)方案，做好監(jiān)督工作，使數(shù)字化建設(shè)有序進(jìn)行。同時(shí)，要建立完整的數(shù)字化目錄，為數(shù)字建設(shè)提供充足的資金、技術(shù)和人員支持，促進(jìn)各部門的團(tuán)結(jié)，齊心協(xié)力；第二，實(shí)現(xiàn)資源共享。特別是在國(guó)家相關(guān)法律的指導(dǎo)下，建立綜合檔案信息系統(tǒng)，與辦公系統(tǒng)相結(jié)合。各單位和部門可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)內(nèi)部產(chǎn)生的文件和信息進(jìn)行處理和歸檔。以時(shí)間為排序標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息目錄，以此促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

3.4重視企業(yè)檔案信息化人才建設(shè)

目前，在我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，影響其建設(shè)效果與水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企業(yè)應(yīng)該從檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)，不斷地加大對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)人才的引進(jìn)力度，一方面，通過(guò)提供優(yōu)良的條件來(lái)吸引檔案管理信息化專業(yè)人才的加入。企業(yè)可以積極的與高校進(jìn)行戰(zhàn)略合作，根據(jù)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的需要實(shí)施“訂單式”人才培養(yǎng)策略，為企業(yè)今后檔案管理信息化水平的提升提供必要的人力資源支持。另一方面，通過(guò)搭建良好的信息化人才管理平臺(tái)，引導(dǎo)廣大企業(yè)檔案信息化人才，發(fā)揮出自己的聰明才智，為企業(yè)檔案管理信息化水平的提高貢獻(xiàn)出更大的力量。

4結(jié)語(yǔ)

檔案管理信息化建設(shè)是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)，是有效促進(jìn)時(shí)代發(fā)展的客觀要求，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的研究具有非常重要的意義。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)該跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，積極探索新型的檔案管理方式，并且將其應(yīng)用到實(shí)際管理的過(guò)程當(dāng)中，有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。在具體的實(shí)踐過(guò)程當(dāng)中，需要加強(qiáng)對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，有效地借鑒外國(guó)或者是其他地區(qū)的先進(jìn)做法，使檔案管理工作更加信息化，有效的促進(jìn)我國(guó)社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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