信息化背景下檔案管理改革初探

李寧

摘 要：隨著網(wǎng)絡技術和信息化技術的普及，人們獲取信息的形式變得更加方便快捷。與此同時，人們也更加渴求在獲取檔案信息和資料的時候能夠獲得更加快捷方便的有效途徑。因此，采取何種措施使檔案管理更加科學規(guī)范，以更加更加簡便、安全的方式實現(xiàn)檔案信息傳遞，已經(jīng)成為檔案管理和服務較為關注的課題。

關鍵詞：信息化背景；檔案管理；改革措施

1企業(yè)檔案管理信息化建設的重要性

企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一個有效手段。企業(yè)檔案管理不僅是維護企業(yè)利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據(jù)，也是反映企業(yè)發(fā)展、技術、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質的服務。其次，決策的及時正確，管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業(yè)檔案真實系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營管理中的經(jīng)驗和失誤，有利于促進企業(yè)組織管理、經(jīng)營決策的創(chuàng)新。再次，檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。企業(yè)檔案存儲和記憶了企業(yè)的各項活動，是企業(yè)文化、知識的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，并提供豐富的具有企業(yè)特色的知識，提升企業(yè)文化。

2我國檔案管理信息化建設存在的諸多問題

雖然檔案管理信息化給檔案管理工作提供了便捷的通道，并取得了一定的成績，但是，運用信息技術進行檔案管理工作也存在一些問題。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1信息開發(fā)觀念墨守成規(guī)，企業(yè)檔案所記載的內(nèi)容是企業(yè)在經(jīng)營活動當中所產(chǎn)生的核心資料以及其他重要資源，而對企業(yè)檔案的管理和整合，都是依靠企業(yè)檔案部門這個資源管理中心來完成的。在實際的經(jīng)營過程當中，企業(yè)檔案信息管理部門規(guī)模逐漸縮小，檔案管理人員不足大幅度的提升了企業(yè)檔案管理的難度。在處于信息快速、多元化發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)檔案管理部門只有轉變檔案管理觀念，增強信息化檔案管理設備和技術的引進，保證企業(yè)檔案部門的可持續(xù)發(fā)展。

2.2更新意識太淺，創(chuàng)新意識更是淡泊，在工作中得過且過，普遍存在“為了保管而保管”，人員對電子文件的歸檔觀念較弱，安全保密意識也仍需增強。

2.3管理人員素質良莠不齊，無論是傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理還是信息化的檔案管理，都需要依靠檔案管理工作人員來完成相關操作，因此，想要提升企業(yè)檔案管理的質量，就必須全面提升企業(yè)檔案管理工作人的綜合素質，強化企業(yè)檔案管理人員的服務水平。目前，企業(yè)檔案管理部門的工作人員整體素質較低，具備專業(yè)化的檔案管理開發(fā)知識和較高的計算機操作水平檔案管理工作人員相對較少。管理人員的素質良莠不齊阻礙了企業(yè)的市場調(diào)研、信息分析、網(wǎng)絡檢索、信息咨詢等工作的順利進行，使企業(yè)檔案的信息化管理出現(xiàn)瓶頸。

2.4檔案管理信息化的基礎設施相對薄弱，可以說落后了，有的甚至被淘汰了。這里所說的基礎設施建設主要指的是檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)與檔案管理數(shù)字化設備，這是檔案管理的硬件。同時也是現(xiàn)代檔案管理信息數(shù)據(jù)傳輸、替換與資源共享的基礎條件?，F(xiàn)在多數(shù)單位依然停留并運作在維持本單位檔案日常的簡單管理方面。

3信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革策略

3.1創(chuàng)新管理理念、改變傳統(tǒng)的檔案管理方式

任何一種實踐活動都需要先進的思想理念作為指引，無一例外，檔案管理工作也必須要有先進的管理理念作為支撐。在信息化時代背景下，傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不能完全適應信息化時代下的檔案管理工作。因此，就必須創(chuàng)新管理理念，要在更加充分認識檔案管理的基礎上，堅持創(chuàng)新信息化管理理念，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念。我們要充分認識到，傳統(tǒng)的檔案管理方式已存在著弊端，不能只是單純地局限于紙張的形式等，要認識到檔案管理信息化的重要性。只有這樣，才能最大限度地保護檔案，延長檔案的壽命，最大限度地是實現(xiàn)檔案資源為社會各個領域所共享。

3.2加強檔案管理信息開發(fā)力度

信息化技術的快速發(fā)展加劇了高科技設備的更新?lián)Q代速度，硬件的更新為更多的檔案管理信息系統(tǒng)創(chuàng)造發(fā)展環(huán)境。企業(yè)為了更好的適應當下的信息化發(fā)展潮流，就必須要對企業(yè)檔案管理設備進行更新，然后引進先進的檔案管理技術和管理系統(tǒng)，支持企業(yè)檔案管理工作。而企業(yè)在運營都是以項目為主要依據(jù)進行的，這就造成了企業(yè)開發(fā)項目是按照發(fā)展先后的順序形成的現(xiàn)象。通過使用先進的檔案管理設備對企業(yè)的發(fā)展活動進行系統(tǒng)化和科學化的分類，然后按照項目的原則對企業(yè)檔案資源優(yōu)化和整合，以的滿足企業(yè)對檔案的儲存、拷貝、管理、檢索等要求。

3.3提升檔案工作者的信息技術應用水平

隨著科學研究發(fā)展進程的不斷加快，新興技術也不斷涌現(xiàn)。為了適應社會發(fā)展的需要，要不斷提高檔案信息工作者的信息技術應用水平。這不僅要求檔案工作者掌握必備的檔案學專業(yè)知識，還需要他們有一定的計算機應用技術、信息管理技術以及其它信息化專業(yè)知識。特別是一些電子文件的整理工作，要求檔案工作者不僅具備一定的數(shù)據(jù)庫管理知識，還要掌握具體電腦操作的應用技術。因此，不斷提高檔案工作從業(yè)人員的數(shù)字信息采集、數(shù)據(jù)庫管理、計算機操作等水平，使檔案管理者成為不僅具備檔案專業(yè)知識，而且精通信息技術應用的高素質人才，是不斷適應社會發(fā)展的需要，使檔案工作實現(xiàn)健康有序發(fā)展的必由之路。

4結束語

當下為信息技術高速發(fā)展展的時代，企業(yè)代利用信息化技術完成檔案的管理工作，全面地構建具有信息化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)能最大限度地提升企業(yè)檔案管理的效率，增強企業(yè)檔案的實效性和科學性。企業(yè)通過及時地引導檔案管理人員轉變觀念適應企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展，加強對企業(yè)檔案管理人員信息化知識和技術的培訓，有助于全面的提升企業(yè)檔案管理的工作效率和管理水平。為加快企業(yè)檔案的信息化管理，推動企業(yè)信息化進程提供保障。

參考文獻

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（作者單位：保定市建筑設計院有限公司）