淺談醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

韓建

摘 要：檔案是一種具有不可再生性與原始性的信息資源，在新醫(yī)改不斷深化的背景下，對(duì)醫(yī)院管理工作提出了更嚴(yán)格的要求。醫(yī)院檔案是對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作形成的歷史記錄，是一種特殊的信息資源，為臨床醫(yī)學(xué)提供相應(yīng)的依據(jù)。在整個(gè)醫(yī)院管理中醫(yī)院檔案管理是最重要的部分，建立檔案的信息化管理，使其管理更加科學(xué)化與方便化，完善傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的弊端，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案的連續(xù)性與完整性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；應(yīng)對(duì)途徑

目前，醫(yī)院發(fā)展已離不開(kāi)信息化技術(shù)。在醫(yī)院信息化建設(shè)過(guò)程中，需對(duì)醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，確保醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)能正常穩(wěn)定的運(yùn)行，這對(duì)降低醫(yī)院醫(yī)療糾紛起著重要作用。

一，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能夠提升醫(yī)院管理水平，滿足社會(huì)發(fā)展的客觀需求，提升醫(yī)院檔案管理的工作效率等，可以說(shuō)，其信息化建設(shè)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。具體如下：

（1）提升醫(yī)院管理水平。檔案管理信息化建設(shè)可全面提升醫(yī)院檔案管理人員的整體工作效率和服務(wù)質(zhì)量。在信息化檔案建設(shè)過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)為其提供了技術(shù)上的支持，也為醫(yī)院各個(gè)部門(mén)提供了便利的溝通渠道。在信息化環(huán)境下，醫(yī)院各個(gè)部門(mén)獲取信息也變得越來(lái)越便捷，這樣能更加完整地反映出醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中存在的一系列問(wèn)題，為醫(yī)院的管理者進(jìn)行決策提供了有效的信息參考。

（2）滿足社會(huì)發(fā)展的客觀需求。醫(yī)院的現(xiàn)代化水平代表了當(dāng)今社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平。醫(yī)院的信息化建設(shè)會(huì)受到當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的影響，同時(shí)，當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)也會(huì)促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)的進(jìn)程。由此可以看出，二者是相互促進(jìn)的關(guān)系。醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，均是采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，改變了傳統(tǒng)的工作流程，有效實(shí)現(xiàn)了各個(gè)部門(mén)間無(wú)縫對(duì)接。

（3）提升醫(yī)院檔案管理的工作效率。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在醫(yī)院管理中的開(kāi)展，能使醫(yī)院各部門(mén)工作人員的自身工作理念發(fā)生變化。醫(yī)院檔案的信息化管理可方便各部門(mén)及時(shí)獲取數(shù)據(jù)信息。此外，醫(yī)院各部門(mén)還可借助互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)資源信息共享，可避免信息出現(xiàn)重復(fù)的情況。最重要的是降低了信息傳遞中對(duì)時(shí)間、人力、物力的消耗，有效促進(jìn)了醫(yī)院整體管理效率的提升。

二，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（1）檔案管理格局。醫(yī)院只管理文書(shū)、會(huì)計(jì)以及科研檔案等，對(duì)于人事檔案、影像圖文檔案以及病歷檔案的管理并沒(méi)有統(tǒng)一的管理原則與標(biāo)準(zhǔn)。這些不同部門(mén)的管理不利于檔案的保存，同時(shí)也給使用者帶來(lái)極大的不便，進(jìn)而增加了醫(yī)院的管理成本。

（2）檔案保管。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，記錄醫(yī)院發(fā)展史的資料在不斷增加，要完整、全面地保存這些資料，就需要一個(gè)大型的庫(kù)房，而且檔案資料很容易發(fā)生霉變、氧化以及鼠類(lèi)的破壞，這些都是不可避免的。

（3）檔案檢索工具。建立檔案檢索工具，需要人工進(jìn)行制作，花費(fèi)大量的人力與時(shí)間。在利用的時(shí)候還需要人工查找，流程十分繁瑣，而且效率低下。檔案工作服務(wù)模式還是局限于使用者上門(mén)，傳統(tǒng)、封閉式的工作模式不能有效地被廣大醫(yī)護(hù)人員所利用，也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源服務(wù)臨床的作用了。

（4）檔案管理程度低。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化在一定程度上決定著歸檔信息是否可以被有效利用，標(biāo)準(zhǔn)化程度低直接影響著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展，導(dǎo)致循環(huán)往復(fù)的低水平建設(shè)。目前，醫(yī)院的收費(fèi)系統(tǒng)、檢驗(yàn)系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)等各個(gè)部門(mén)并沒(méi)有統(tǒng)一的系統(tǒng)，規(guī)格不同，不可以通用，這就導(dǎo)致了檔案管理系統(tǒng)存在著存儲(chǔ)檔案資料方式、接口不同以及無(wú)法交換等問(wèn)題，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。在信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)當(dāng)中，檔案信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)層次不一，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)不到高效的服務(wù)與規(guī)范模式。醫(yī)院內(nèi)部的數(shù)據(jù)分析因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，不能實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的需求，當(dāng)然無(wú)法進(jìn)行檔案的信息化管理。

三，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)途徑

（1）完善醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息一體化管理。醫(yī)院應(yīng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷創(chuàng)新以適應(yīng)地方發(fā)展。同時(shí)，在創(chuàng)新過(guò)程中對(duì)醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃和整理，協(xié)調(diào)好醫(yī)院各部門(mén)的工作內(nèi)容，進(jìn)而達(dá)到提升醫(yī)院檔案管理水平的目的。在完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)采用雙軌制來(lái)對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。技術(shù)人員必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的原則，從而保證醫(yī)院數(shù)據(jù)材料的完整性和安全性。醫(yī)院在運(yùn)行與管理的過(guò)程中可以大量獲得信息、利用信息以及處理信息，在醫(yī)院綜合管理體系中，檔案管理系統(tǒng)其實(shí)就是一個(gè)信息資源的子系統(tǒng)。但是現(xiàn)在的醫(yī)院信息管理體系主要是檔案和其他信息分開(kāi)管理，并不是統(tǒng)一進(jìn)行管理，相互之間缺乏一定的聯(lián)系與協(xié)調(diào)關(guān)系。所以，需要將檔案管理子信息資源融入到醫(yī)院整體信息化管理當(dāng)中，這樣就可以節(jié)省大量的人力、財(cái)力與物力，減少醫(yī)院在管理方面的成本投入，還可以提供更多的信息資源，形成具有綜合效益的資源數(shù)據(jù)庫(kù)。醫(yī)院實(shí)行檔案、信息管理一體化，建立高效、功能完備、機(jī)構(gòu)合理的信息中心，就可以滿足當(dāng)下醫(yī)院建設(shè)信息現(xiàn)代化的需求。

（2）加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化人才培養(yǎng)，建立一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍。信息化是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的主要核心，而這一點(diǎn)對(duì)傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理來(lái)說(shuō)，挑戰(zhàn)性極大。在信息化建設(shè)過(guò)程中，醫(yī)院工作人員必須具備較高的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。此外，醫(yī)院管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)其信息化檔案管理能力。在學(xué)習(xí)檔案管理信息化的專業(yè)技能時(shí)，可在學(xué)習(xí)過(guò)程中適當(dāng)增加一些獎(jiǎng)罰政策，以促進(jìn)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)積極性，保證醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)能穩(wěn)固發(fā)展。醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化人才隊(duì)伍時(shí)，可通過(guò)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人才進(jìn)行信息化培養(yǎng)來(lái)達(dá)到提升醫(yī)院檔案管理人才的目的。檔案管理人員不僅是資料的保管者也是信息的傳播者與利用者。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)建立分工明確、權(quán)責(zé)統(tǒng)一的管理制度，制定嚴(yán)密的規(guī)章，保證各個(gè)管理人員可以各盡其職，對(duì)于管理中出現(xiàn)的問(wèn)題可以及時(shí)、有效的解決，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作順利進(jìn)行。以此保證電子檔案的質(zhì)量與安全。在明確職能分工前，需要對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)的評(píng)定，對(duì)于管理水平較差的人員需要進(jìn)行一定的培訓(xùn)，掌握信息知識(shí)與醫(yī)療工作的流程，提高檔案管理能力與分析能力。同時(shí)，檔案管理人員的素質(zhì)也影響著電子檔案的真實(shí)性與可靠性，注重其品德與業(yè)務(wù)水平，使得檔案管理人員符合新形勢(shì)的要求，而且還需要對(duì)檔案管理進(jìn)行定期的考核，促進(jìn)其不斷完善自己。

此外，全面維護(hù)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)。在醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用對(duì)其起到了巨大的促進(jìn)作用。及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)備及軟件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)可保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。全面加強(qiáng)維護(hù)力度，控制好安全權(quán)限，可以確保醫(yī)院檔案信息的安全性不受影響。醫(yī)院除了要保證檔案管理信息化設(shè)備正常使用，還應(yīng)不斷更新醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度。

結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理在新形勢(shì)下變得更加重要，是信息時(shí)代背景下每個(gè)醫(yī)院必須面對(duì)的課題，新的醫(yī)療改革為醫(yī)院的發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，創(chuàng)新管理方法，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)，以醫(yī)院的實(shí)際情況出發(fā)，認(rèn)真探究醫(yī)院檔案管理的新方法以及管理手段，尊重我國(guó)的基本醫(yī)療國(guó)情。不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，院領(lǐng)導(dǎo)要充分重視醫(yī)院檔案管理工作，利用好醫(yī)院檔案信息資源，提高服務(wù)質(zhì)量，為我國(guó)衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)大的推動(dòng)力。

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[2]趙麗佳.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].中國(guó)培訓(xùn)，2016（08）

（作者單位：山東省金鄉(xiāng)縣人民醫(yī)院）