淺談圖書資料員所應具備的素質及職責

李冬麗

摘 要：圖書資料員是各個學校圖書館的重要組成部分，肩負著組織、開發(fā)、傳遞知識的責任。資料員工作具有很強的知識性、服務性和實踐性。資料室的作用并不是由它所擁有的藏書量決定的，而是由資料員的業(yè)務水平、綜合素質決定的。

關鍵詞：業(yè)務水平；綜合素質；職責

圖書資料員是各個學校圖書館的重要組成部分，肩負著組織、開發(fā)、傳遞知識的責任。資料員的資料管理工作主要包括圖書資料的征訂、登記、統(tǒng)計、排架、借閱、咨詢及剔舊以等工作。資料員工作具有很強的知識性、服務性和實踐性。資料室的作用并不是由它所擁有的藏書量決定的，而是由資料員的業(yè)務水平、綜合素質決定的。資料員要與時俱進，發(fā)揮個人主觀能動性，從工作需求出發(fā)，拓展知識范圍，開闊視野，提高服務能力，以滿足他人對資料的需求。

一、圖書資料員應具有的素質

資料室作用發(fā)揮得如何取決于資料員綜合素質的高低。因此，資料員要不斷提高自身專業(yè)技術的素質，這也是新時代發(fā)展的客觀要求。一個有經(jīng)驗的資料員要具備專業(yè)的技術素質，例如要求做到會網(wǎng)絡信息工具的操作，掌握圖書館學、情報學等理論知識和技術，掌握信息情報、分類、目錄等理論知識和方法，能獨立地進行文獻信息的采集、加工、整理、保管、流通等業(yè)務工作。要對自己有嚴格的要求，對資料員的職責也要有深刻的了解，根據(jù)學院的性質和任務，收集有關文獻（圖書、期刊、光盤、磁帶）資料，形成具有本學院特色的藏書體系。如下：①收集整理齊全的各種資料。拿我學院為例，學院涉及的專業(yè)資料是比較豐富的，有數(shù)學、力學、物理學、一般工業(yè)技術、金屬學與金屬工藝、機械、儀表工業(yè)、電工技術、無線電電子學、電信技術、自動化技術、計算機技術、化學工業(yè)、經(jīng)濟、社會科學、歷史地理、自然科學、天文地球、文化科教、政治等。對這些專業(yè)要做好圖書的分類，用科學的方法把圖書資料進行分類、編目與管理。要參照《中國圖書館分類法》對圖書進行詳細分類，做好索書簿。②收集保存好書籍，按資料室相關管理要求把圖示資料分門別類放入書架，為他人閱讀與借閱提供便利。③妥善安排各類書籍、期刊的傳閱及傳遞工作。做好資料借閱登記工作，督促借用人及時將借閱的書籍在規(guī)定時間內還回圖書室。④保管資料。確保資料完好無損，對不完整的文件進行整理。依據(jù)內容主題特點對文件資料進行整理分類，同一卷宗的資料要用檔案盒集中裝訂。定期核查，如有丟失，必須查明文件丟失的原因。⑤資料填寫字跡要工整，裝訂要整齊，為今后的日常工作打下堅實的基礎。⑥整理保存好項目部各種資料。⑦很好地完成資料審查備案工作。為了使資料管理工作得到進一步完善規(guī)范，我今后會高標準高要求，努力把工作做得更好。在做好本職工作的同時，還會積極協(xié)助其他同事的工作。⑧根據(jù)教師、科研人員和學生的閱覽需要，妥善保管文獻資料，加速書刊流通，不斷提高服務質量。⑨搜集、提供教學、科研信息，積極開展參與咨詢和情報服務工作。⑩嚴格掌握和合理使用圖書資料經(jīng)費，注重資金效益。由專門書刊采購人員，在年度經(jīng)費指標內進行批量或零星采訂，由有關人員驗收登帳后，經(jīng)學院主管領導簽字，方可到財務報銷。

二、圖書資料員應具備的能力

1.職業(yè)道德素質。資料員雖是學校的教輔人員，但發(fā)揮的作用不容忽視，每個資料員都要正確認識自己工作的重要性，增強為借閱者服務的意識，提高服務質量，保持良好的工作態(tài)度，增強責任感，確保資料管理工作有序進行。

2.相關學科的專業(yè)知識。資料員想要更好地開展工作，就要掌握好圖書專業(yè)的基本知識和技能，既要更好地為學校的師生提供信息服務，還要不斷提高自身專業(yè)能力，除此之外，還要對邊緣學科有一定的了解，對前沿及新興學科的發(fā)展動向有所掌握，從而能夠很好地提供資料，促進專業(yè)的發(fā)展以及學科及課程建設。資料員要掌握相關學科的專業(yè)知識，就要在日常生活中努力學習并注重積累，從而提高自身的服務效率、服務質量和服務層次。

3.信息素質。在對信息資源資源的管理上，要實現(xiàn)信息處理標準化，信息檢索自動化，信息評價客觀化，信息傳遞網(wǎng)絡化，信息服務多元化，服務手段現(xiàn)代化，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。現(xiàn)今，人們?yōu)榱诉m應知識經(jīng)濟時代的需要，正以不同的途徑進行知識的儲備和更新。資料員是信息的傳遞者，應具有敏銳的信息意識和較強的信息開發(fā)、服務和管理水平。在對信息資源的開發(fā)上，要能對其進行深加工，形成情報信息產(chǎn)品，在對信息資源的服務上，要有較高的服務水平，突破服務的時空，提供多功能、全方位、開放性的信息服務。

4.科研能力。資料員的科研能力，應該從兩方面考慮。第一，資料員要做好圖書專業(yè)的學術研究，因為資料員是圖書專業(yè)的技術人員，集中在圖書的資料管理、開發(fā)及利用這方面。因此，平時要多留心觀察、收集、學習他人的經(jīng)驗，掌握各方面的學術動態(tài)，及時總結自己的工作經(jīng)驗，即結合自己在工作中遇到的實際問題，運用圖情學知識，把理論與自己的實踐相結合，并總結出自己的一套方案，再把實踐經(jīng)驗上升到理論高度，擬好題目，寫成論文發(fā)表，并通過這種形式與其他圖書資料管理人員相互交流，從而提高自己的業(yè)務水平和科研能力。第二，資料員是信息資料的傳遞者，既是信息服務員，又是信息調研員，可帶著對資料室的藏書、中外文期刊熟悉的優(yōu)勢直接參與學校教師的科研課題組，這樣就升華了資料員的信息服務工作，特別是定題服務與跟蹤服務目的性有所加強了，效果也好了，加快了提供的信息資料、更貼合研究課題，為課題組教師查閱資料節(jié)省了時間。與此同時，資料員在收集、整理這些信息資料時，要提高對文獻的檢索能力和獨立獲取信息的能力，資料員對檢索到的大量信息進行加工，編寫成索引、專題目錄、信息研究報告、綜述等二、三次文獻，可以認為是科研的最基礎工作，通過這些基礎工作，資料員可以把本職工作與研究工作緊密結合起來，從而提高自己的科研能力。

5.文字駕馭能力。在日常工作中，資料員需要完成大量信息的整合工作，此項工作主要以文字表達為主，這就要求資料員的語言表達能力和文字駕馭能力強，只有這樣才能很好地完成各種報告、綜述、信息報道、工作總結以及較高水平的研究論文。

6.信息宣傳能力。資料室的資料具有較強的專業(yè)性，它主要是為本學校的教師和學生提供服務，資料員與他們的接觸機會和時間較多，對教師所教課程、科研情況都比較了解，同時，資料員對學科建設、課程建設也比較熟悉，經(jīng)過與他們的日常溝通，關注他們對資料的需求，可以向他們及時快速地宣傳、推廣最新資料。資料室一般采用開架借閱方式，可以提高資料的利用率，在方便讀者查閱的同時，又可以減輕資料員的工作壓力，讓他們有更多的精力與時間去做好咨詢、導讀、宣傳工作。

7.計算機使用能力。如今資料員工作要單純地依靠手工作業(yè)，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的工作需求。對于一個資料員來說，必須要快速掌握并使用計算機應用技術，不僅要學會基本的文字編輯與處理，而且要會編寫簡單的程序。將計算機應用技術運用到資料員工作中的三大好處：①節(jié)省時間，提高工作效率。例如可以通過計算機來完成論文目錄索引的編制及學術信息的撰寫，在計算機上增添和修改，節(jié)省了大量的手工抄寫時間。②為查找提供便利，加快查找速度。如果讀者想查找某一主題的信息，直接從計算機上搜索即可。③擴大資料范圍，增加信息量。計算機聯(lián)網(wǎng)后，我們可以在互聯(lián)網(wǎng)上查找資料室里沒有的信息資料，為讀者的科研、教學提供大量信息。因此，掌握計算機應用技術對資料員而言是不可或缺的能力之一。

可見，資料員要不斷提高專業(yè)素質和服務能力，改變服務觀念，從而適應時代要求。圖書館學、目錄學、情報學是資料員必備的專業(yè)知識，文獻信息管理是資料員必備的專業(yè)能力。網(wǎng)絡時代的今天，資料員必須熟練掌握計算機應用技術知識，學會相關軟件工具的操作方法，以適應工作要求。資料員應該掌握現(xiàn)代化的資料管理方法，吸取豐富的管理經(jīng)驗，促進院系所資料室的發(fā)展，更好地服務于讀者，做一名具有時代特色的資料員。

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（作者單位：黑龍江省肇東市東發(fā)辦事處）