人事檔案管理在人力資源管理中的作用探究

唐文慧

摘要：人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，利用現(xiàn)代化科技實現(xiàn)人事檔案的智能化、信息化管理，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理模式，對員工的基本動態(tài)予以全方位掌握，能夠大大提升企業(yè)內(nèi)部運營效率，為企業(yè)走上長遠發(fā)展道路提供最大助力。本文深入分析了人力資源管理中存在的問題，并總結(jié)出幾點針對性的解決措施，探究人事檔案管理優(yōu)化人力資源管理的重要作用，從而促使企業(yè)能夠快速實現(xiàn)又好又快發(fā)展目標。

關鍵詞：人力資源；人事檔案；作用；分析

引言：

社會經(jīng)濟的不斷進步和科學技術的不斷創(chuàng)新，為各行各業(yè)打造了新的發(fā)展局面，構(gòu)建現(xiàn)代化、信息化的運營管理模式，是各大企業(yè)爭相改革的重要目標。人力資源管理是企業(yè)得以長遠發(fā)展的基礎保障，在提升人力資源管理質(zhì)量的同時，做好人事檔案管理工作，可以為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展進程的加快提供積極的推動作用。筆者憑借自身多年的工作經(jīng)驗，結(jié)合市場經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律，對企業(yè)人力資源管理及人事檔案管理工作提出了幾點建設性意見。

一、人事檔案管理對人力資源管理的重要作用

（一）科學化管理模式的改革

在人事檔案管理過程中，結(jié)合時代創(chuàng)新發(fā)展理念，構(gòu)建出科學化、現(xiàn)代化的管理體系，制定出合理的管理制度，有助于進一步提升人事檔案管理效率和管理質(zhì)量。做好基礎的人事檔案整理工作，能夠優(yōu)化配置企業(yè)人力資源管理方案，促使人力資源管理模式呈現(xiàn)出改革與創(chuàng)新的新局面。人事檔案管理工作的開展，需要依靠科學化管理制度的支持，以企業(yè)員工為主體，了解員工詳細的動態(tài)化信息，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部運營的實際情況及時調(diào)整管理方案，有利于人力資源管理工作的順利實施。人力資源管理工作需要以人事檔案為參考依據(jù)，對企業(yè)員工的基本信息和未來的發(fā)展方向進行明確，合理配置員工的工作領域，從而調(diào)整企業(yè)內(nèi)部人力資源分配結(jié)構(gòu)，激發(fā)員工的工作熱情，提升員工的工作效率。利用人事檔案科學化管理實現(xiàn)人力資源管理模式的改革與創(chuàng)新，可以進一步加快企業(yè)的長遠發(fā)展進程。

（二）規(guī)范化管理需求的預測

人力資源管理質(zhì)量和管理效果直接影響到企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展目標的樹立。想要進一步提升企業(yè)內(nèi)部運營效率，必須對人事檔案管理方案進行優(yōu)化，保證人力資源管理工作的順利開展，明確企業(yè)未來的發(fā)展方向，促使企業(yè)市場核心競爭力得以全面提升。在此基礎上，可以對人力資源管理進行統(tǒng)一、全面的規(guī)劃，制定企業(yè)人力資源體系。企業(yè)的人力資源管理離不開人事檔案的科學化管理，沒有人事檔案管理的企業(yè)人力資源的管理也一定不會很全面、規(guī)范[1]。

二、人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理缺乏意識

人事管理部門對人事檔案管理工作的重視度不夠，沒有將人事檔案的作用利用起來。由于人事管理部門對人事檔案的重視度不夠產(chǎn)生的不利影響主要表現(xiàn)在兩個方面：一是人事檔案管理工作缺少資金和人力的支持，許多企業(yè)沒有做好人事檔案管理工作，導致人事檔案信息不完善、內(nèi)容卻是甚至內(nèi)容混亂，從而不能充分發(fā)揮人事檔案的作用。二是盡管有的用人企業(yè)設立了人事檔案，但人事檔案的利用度不夠，有的人事檔案管理還出現(xiàn)了重保密、輕利用的問題。對人事檔案的管理缺乏統(tǒng)一的管理計劃，管理人員對于如何管理人事檔案以及如何充分利用利用人事檔案對人力資源進行高效管理的認識度不夠。要提高人事檔案服務開發(fā)意識，同意對檔案進行收集、整理、保管，將人事檔案科學化管理對人力資源管理的作用發(fā)揮到最大。

（二）檔案管理方法落后

隨著科學技術的進步，人事檔案管理的方法也有了很大程度的改進。然而一些小規(guī)?；虿徽?guī)的企業(yè)由于資金不足、管理水平落后，對人事檔案管理方面的資金投入較少，檔案管理的方法也較落后。甚至還有一些企業(yè)的人事檔案管理手段還是傳統(tǒng)的手工管理和經(jīng)驗管理層次，但是國際統(tǒng)一的檔案管理方法標準已有了很大程度的提升。所以，隨著人事檔案的日益增多、檔案管理事項的工序復雜程度提高，這些落后的檔案管理方法已不能滿足當今社會對企業(yè)人事檔案管理工效率的要求。并且，手工管理和經(jīng)驗管理要耗費大量的時間和精力，不僅工作效率達不到規(guī)定的標準，而且對人力資源和財力資源也是一種浪費。

三、人事檔案管理的可行性策略

（一）動態(tài)管理人事檔案

要及時更新、不斷充實人事檔案內(nèi)容，實現(xiàn)動態(tài)管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理管理內(nèi)容一成不變，沒有及時根據(jù)相應的變動將人事檔案管理更新，落后的人事檔案管理使得人力資源管理工作不能達到預想的效果。所以，要及時將人事檔案更新，定期對人事檔案中不完善的內(nèi)容進行補充[2]。再經(jīng)過信息核對，更改錯誤信息、剔除多余的內(nèi)容，及時更新、補充人事檔案信息。同時人事檔案不僅要全方位記錄、更新工作人員的個人信息，還要多方面補充員工的現(xiàn)實情況，比如員工的興趣愛好、特長、身體狀況。

（二）提高管理人員專業(yè)水平

人事檔案管理工作對技術要求很高，不只是簡單地對信息進行整理、統(tǒng)計。隨著當今社會數(shù)字化的進步，企業(yè)人事單位對檔案管理的需求越來越高，人事檔案管理工作不僅要求工作人員掌握檔案管理和人力資源方面的專業(yè)技術，還要熟悉計算機及網(wǎng)絡技術方面的知識。所以在選拔該方面崗位的人才時，對應聘者的專業(yè)知識、專業(yè)技能的要求較苛刻。只有當人事檔案管理人員的專業(yè)水平較高時，才能保證人事檔案管理工作的質(zhì)量，提高管理效率[3]。

（三）更新檔案管理方法

人事檔案管理的發(fā)展應結(jié)合先進的科學技術，引進國內(nèi)外優(yōu)秀的檔案管理方法。因為當今社會的發(fā)展方向是信息化、數(shù)字化，所以檔案管理的發(fā)展趨勢必定會朝著那個方向發(fā)展。隨著信息化的建設，檔案管理要朝著自動化、數(shù)字化發(fā)展，人事檔案管理拜托了之前的人工手工操作而是借助網(wǎng)絡信息技術實行快速高效管理，從而提高人事檔案工作的效率。實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立電子人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案查詢的快捷性。

結(jié)語

人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理有著很大的影響，完善的人事檔案管理有利于提高人力資源管理效率，不合理的人事檔案管理會阻礙企業(yè)人力資源管理。企業(yè)應改善人事檔案管理中存在的問題，建立好的人事檔案管理體制，為人力資源管理奠定基礎。

參考文獻：

[1]錢鵬，李婷.人事檔案管理在人力資源管理中的地位與發(fā)展對策[J].辦公室業(yè)務2016（15）：774-775.

[2]顧麗麗，范利.人事檔案管理在人力資源管理中的重要性探究[J].經(jīng)營管理者，2016（20）：33-34.

[3]姚勇.基于現(xiàn)代人力資源管理的人事檔案管理淺析[J].管理與財富，2017（22）：180-181.endprint