淺議如何加強(qiáng)科技檔案管理的幾點(diǎn)措施

張建平

前言

科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用，概括起來就是科技檔案的管理和利用。做好科技檔案的管理工作，是開展利用工作必須具備的前提條件。做好基礎(chǔ)工作，充分發(fā)揮科技檔案的作用，主要包括以下幾點(diǎn)：

一、準(zhǔn)確性、完整性要求是科技檔案真實(shí)性的保證

對科技檔案而言，“科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍忌a(chǎn)活動(dòng)的科技文件”是科技生產(chǎn)活動(dòng)的直接記錄，客觀反映了科技生產(chǎn)活動(dòng)的歷史過程和科技對象的實(shí)際面貌。準(zhǔn)確、完整是科技檔案質(zhì)量的保證。

科技檔案的準(zhǔn)確性就是要保證“兩個(gè)一致”?！笆紫缺憩F(xiàn)在相關(guān)科技檔案材料之間，互相對應(yīng)，彼此協(xié)調(diào)，內(nèi)容一致；其次，還要能夠如實(shí)地記載和反映科技對象的變化，同科技對象的實(shí)際面貌保持一致?！笨萍忌a(chǎn)活動(dòng)的不斷發(fā)展和科技對象自身的變化，對科技檔案的準(zhǔn)確性和完整性產(chǎn)生很大影響。一方面，靜態(tài)的科技檔案內(nèi)容難以反映科技活動(dòng)的動(dòng)態(tài)變化；另一方面，相關(guān)的科技檔案總是在不斷地形成，致使原來有的科技檔案從相對的完整、準(zhǔn)確到不夠完整、準(zhǔn)確。

就完整性而言，就是要保證科技檔案齊全、成套，不能殘缺不全。一是應(yīng)建立的科技檔案種類，項(xiàng)目必須齊全；二是每個(gè)科技項(xiàng)目的檔案材料保持成套性，即一個(gè)科技項(xiàng)目所形成的全部科技檔案，客觀地記述了這一科技項(xiàng)目的進(jìn)展過程及成果，是一個(gè)有機(jī)的整體，不可任意割裂分散。

為了保證科技檔案的準(zhǔn)確性、完整性，在科技檔案工作實(shí)踐中人們建立了靈活的歸檔制度和科技檔案更改、補(bǔ)充制度，

以最終維護(hù)科技檔案的真實(shí)性。

二、更改補(bǔ)充是科技檔案準(zhǔn)確性、完整性的保證

檔案作為原始憑證材料，是不允許更改和補(bǔ)充的，肆意更改或是添加補(bǔ)充違背檔案的形成規(guī)律。造成檔案記載內(nèi)容與事實(shí)不符。《檔案法》第 24 條規(guī)定，對有涂改、偽造檔案行為的要依法追究行政刑事責(zé)任，可見國家對檔案的真實(shí)性已從法律角度上加以保證。任何檔案一經(jīng)形成，是不允許更改的，此為法律所規(guī)定。科技檔案也不應(yīng)當(dāng)例外。

在日常的科技檔案歸檔工作中，關(guān)于歸檔時(shí)間的規(guī)定靈活而實(shí)用，可按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間、按工作階段、按子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間、按年度，隨時(shí)歸檔。在歸檔時(shí)，還考慮到科技檔案的現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)，即科技檔案必須同它所記述和反映的科技對象一致，避免因科技檔案內(nèi)容的相對靜止與科技對象的動(dòng)態(tài)變化之間的矛盾，導(dǎo)致失真失準(zhǔn)的科技檔案無法滿足它的現(xiàn)行使用功能。歸檔時(shí)間的靈活多樣與科技檔案現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)，使得我們在科技檔案工作實(shí)際中，建立、健全了更改、補(bǔ)充制度，對歸檔保存的科技檔案適時(shí)地進(jìn)行更改和補(bǔ)充，這已成為行之有效的科技檔案管理方法。

其次，科技檔案完整性要求補(bǔ)充科技檔案材料，以保證成套性。任何科技生產(chǎn)活動(dòng)總是圍繞一個(gè)項(xiàng)目或某一特有現(xiàn)象進(jìn)行。規(guī)律性地形成了一系列文件，他們既以不同的工作階段相區(qū)別，又在內(nèi)容上緊密銜接，構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)整體。一個(gè)項(xiàng)目，一項(xiàng)科研活動(dòng)的設(shè)計(jì)完成，在時(shí)間上是需要相當(dāng)?shù)目缍?，一般在子?xiàng)結(jié)束或某一階段完成時(shí)，其形成的科技文件即可歸檔保存。但單個(gè)子項(xiàng)的完成并非代表整個(gè)項(xiàng)目的結(jié)束，后面子項(xiàng)形成的科技文件會(huì)依次補(bǔ)充進(jìn)來。

除了科技生產(chǎn)活動(dòng)的延續(xù)性，客觀存在的合作性也要求補(bǔ)充科技檔案以滿足成套性。同一項(xiàng)目往往需要幾個(gè)單位的通力合作，共同完成。由于各個(gè)單位歸檔的角度不同，要達(dá)到成套，需要各個(gè)單位的互相補(bǔ)充，達(dá)到數(shù)量與質(zhì)量完整的辯證統(tǒng)一。

在此，我們需要弄清“科技檔案的更改補(bǔ)充”只不過是由于人們受認(rèn)識水平限制而沿襲下來的一種習(xí)慣表達(dá)。理論意義上的“科技檔案更改”除了“包括對已歸檔科技檔案材料的更改，更大程度上包括的是應(yīng)該歸檔但尚未歸檔披稱作為科技文件或科技檔案原件、復(fù)制件的更改。還包括另行制作科技文件對科技檔案的修正更改?？梢姟翱萍紮n案更改”這一提法，具有特定意義。

三、對科技檔案真實(shí)性的進(jìn)一步分析

（一）檔案的真實(shí)性包括內(nèi)容的真實(shí)和形式（載體）的真實(shí)檔案的真實(shí)性，“指的是檔案文獻(xiàn)本身是真品，另一方面，指的是檔案文獻(xiàn)所記述的內(nèi)容是真實(shí)可靠的。由于檔案是歷史的憑證和原始的情況材料，所以人門把它稱作真實(shí)的歷史記錄，這是從大量的實(shí)踐中得出的理性認(rèn)識。同時(shí)應(yīng)該指出的是，對檔案的真實(shí)性，需要辯證地理解。

并且，我們不應(yīng)將內(nèi)容的真實(shí)性與正確性混為一談?？陀^事物在不斷發(fā)展變化，人們的認(rèn)識也隨之發(fā)生變化。在一定時(shí)期內(nèi)認(rèn)識不可避免存在一定局限，加之社會(huì)生活的復(fù)雜性，以致有些文件內(nèi)容所描述的某些事件的現(xiàn)象，不符合或不完全符合客觀實(shí)際，從而削弱了內(nèi)容的正確性，可這不能說明其內(nèi)容的不真實(shí)。正如人們不會(huì)因科學(xué)發(fā)展，越來越顯示出“日心說”的局限性和錯(cuò)誤性，而將哥白尼進(jìn)行長期研究所形成的一切檔案材料都認(rèn)為是虛假的而加以剔除銷毀。推而廣之，由于主客觀原因造成的檔案內(nèi)容的不正確，不可等同于檔案內(nèi)容的不真實(shí)。只把檔案形式或檔案內(nèi)容的真實(shí)與否作為衡量檔案真實(shí)性的唯一標(biāo)準(zhǔn)，各執(zhí)其理，不僅對檔案理論發(fā)展無益，而且其偏頗的作法也無法運(yùn)用于工作實(shí)踐。對于科技檔案也是如此?？梢哉f，只有形式和內(nèi)容都是真實(shí)的，才能構(gòu)成檔案的真實(shí)性。

（二）更改補(bǔ)充保證了科技檔案內(nèi)容的真實(shí)和形式（載體）的真實(shí)

科技檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，它猶如物體運(yùn)動(dòng)留下的軌跡，客觀地體現(xiàn)和反映物體運(yùn)動(dòng)。它是與科技活動(dòng)的進(jìn)行同步產(chǎn)生的。這是科技檔案區(qū)別于其他相鄰事物的突出特點(diǎn)。

原始記錄性實(shí)質(zhì)上是形成過程的原始性、真實(shí)性，即保證是第一手材料，是原件?？萍紮n案的備查考性充分說明它的形成是有意識的，科技人員在完成現(xiàn)實(shí)任務(wù)的同時(shí)，必須有意識地形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范化的科技檔案材料，以供查考，這種“有意識性”保證了科技檔案的本質(zhì)屬性。

四、結(jié)束語

總之，科技檔案內(nèi)容的真實(shí)與形式（載體）的真實(shí)是一致的，它們共同構(gòu)成了科技檔案的真實(shí)性。對科技文件的更改及對原有科技檔案的補(bǔ)充這一行為既從準(zhǔn)確性和完整性上保證了科技檔案內(nèi)容的真實(shí)性，又保證了科技檔案形式（載體）上的原始性、真實(shí)性。所以說，更改補(bǔ)充后所形成的科技檔案是更為真實(shí)的檔案。

參考文獻(xiàn)：

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