信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展方向

張勇

摘要：當(dāng)前隨著我國(guó)信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息工程技術(shù)在社會(huì)各行業(yè)中都得到了廣泛的應(yīng)用，極大地提升了工作實(shí)施質(zhì)量，并進(jìn)一步提高了社會(huì)生產(chǎn)效率。作為企業(yè)日常管理中的重要內(nèi)容，檔案管理的效率和質(zhì)量在很大程度上決定著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量，成為企業(yè)實(shí)際管理者考慮的重點(diǎn)內(nèi)容之一。本文系統(tǒng)的介紹了企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題，并提出了建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的有效策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；企業(yè)檔案管理；應(yīng)用；發(fā)展方向

信息技術(shù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)的統(tǒng)稱，其包括語(yǔ)言、文字、圖形、圖畫、聲音、視頻等等能夠?qū)崿F(xiàn)與他人交流的多種形式的信息。例如古代沒(méi)有電話沒(méi)有手機(jī)，只有通過(guò)點(diǎn)燃烽火傳遞信號(hào)的技術(shù)，也可以看作是信息技術(shù)。在企業(yè)檔案管理上，應(yīng)用信息技術(shù)，即應(yīng)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，處理檔案信息，能夠促進(jìn)檔案管理工作的大力開展。并實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，由傳統(tǒng)的手段向現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展，由電子檔案處理系統(tǒng)代替了紙質(zhì)檔案管理模式，這是信息技術(shù)帶來(lái)的轉(zhuǎn)變，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)材料的及時(shí)更新，為企業(yè)管理提供較為準(zhǔn)確及時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)發(fā)展提供前提條件。

一、企業(yè)檔案管理電子信息化的重要性

企業(yè)檔案管理中采用電子信息化模式極為重要，首先可將企業(yè)檔案依照專業(yè)技術(shù)、科技員工、財(cái)務(wù)工作、生產(chǎn)報(bào)表等類別做細(xì)化分配，進(jìn)而完成不同載體的集成化管控。另外，采用電子信息化技術(shù)管理企業(yè)檔案可全面提升工作效率，滿足企業(yè)各部門、相關(guān)工作人員快速高效查詢檔案信息的豐富需要，同時(shí)還可明顯降低檔案工作人員的任務(wù)量，令查閱檔案的質(zhì)量與效率均有所提升。再者，利用電子化技術(shù)模式可完全將企業(yè)重要檔案的原貌保存下來(lái)，大大提升了企業(yè)檔案信息的可用性、可信性以及精準(zhǔn)性。通過(guò)電子信息化管理，員工在查詢檔案過(guò)程中便可不接觸原件，進(jìn)而大大提升了對(duì)企業(yè)檔案信息原件的完好保存度。利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子信息技術(shù)管理企業(yè)檔案還可突破由于地域限制而造成的查詢應(yīng)用障礙，真正達(dá)到異地、跨時(shí)空查詢檔案的目標(biāo)。通過(guò)電子信息化檔案管理，企業(yè)可加快自主創(chuàng)新步伐，由基礎(chǔ)檔案、行業(yè)信息、全面分析、系統(tǒng)應(yīng)用等不同層面為企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展提供完善保障。利用數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，還可完成對(duì)企業(yè)不同指標(biāo)信息波動(dòng)變化以及具體形式的動(dòng)態(tài)跟蹤監(jiān)督與實(shí)時(shí)分析，這將對(duì)企業(yè)全面宏觀決策管理發(fā)揮積極有效的作用。

另外，通過(guò)企業(yè)檔案電子信息化管理，可真正完成硬件與軟件的綜合匹配。首先為提升電子信息化管理水平，企業(yè)需要配備完整的設(shè)施系統(tǒng)，創(chuàng)建綜合全面的檔案室、閱覽室、資料庫(kù)，同時(shí)配備專項(xiàng)工作人員，負(fù)責(zé)對(duì)不同業(yè)務(wù)部門檔案資料的協(xié)調(diào)控制、歸檔管理以及應(yīng)用。再者，企業(yè)還要配備密集架、采購(gòu)專業(yè)管理檔案、存儲(chǔ)信息的計(jì)算機(jī)、觸摸屏、環(huán)境溫度調(diào)節(jié)裝置、記錄溫度裝置、安全防火設(shè)備等。

二、信息技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

（一）檔案管理自動(dòng)化

在現(xiàn)階段，基本上全部的信息技術(shù)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)體現(xiàn)出來(lái)的，而且計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展非?？?，相關(guān)的技術(shù)領(lǐng)域不斷創(chuàng)新。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠針對(duì)大量的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行高效的處理和收集，同時(shí)也能夠針對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查找和辨別。其在檔案管理工作中的有效運(yùn)用可以提高工作水平和效率，加快檔案信息的收集、記錄、查找、修改、傳送等具體工作的效率，從而使檔案管理工作的整體質(zhì)量都得到大幅的提升。

（二）實(shí)現(xiàn)信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

在檔案管理工作中，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息資料搜索的時(shí)候，能夠改變過(guò)去的聯(lián)機(jī)搜索和脫機(jī)搜索的方式，使其成為智能搜索和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搜索，從而提高了檔案資料的信息化程度，同時(shí)也可以對(duì)大量的檔案信息進(jìn)行共享。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案信息資料的搜索是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效應(yīng)用，從目前來(lái)看，社會(huì)中的信息量逐漸增多，而且信息的完整性和全面性也更加重要，人們的主要需求就是非常準(zhǔn)確的信息。而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理工作就能夠滿足人們的實(shí)際需求。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)軟硬件設(shè)備進(jìn)行加工、研制并創(chuàng)造出新的信息產(chǎn)品。與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速傳遞。檔案存儲(chǔ)數(shù)字化提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本，并可超越時(shí)間、空間、機(jī)構(gòu)等因素，滿足社會(huì)各界利用者的需求。

三、企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展方向

（一）信息技術(shù)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

檔案信息化管理，對(duì)企業(yè)創(chuàng)新管理有著推動(dòng)作用。檔案為企業(yè)決策提供依據(jù)，計(jì)算機(jī)有快速處理信息的能力，能夠依據(jù)檔案材料提供的數(shù)據(jù)資料，快速對(duì)企業(yè)做出決策，是企業(yè)創(chuàng)新管理的需要，是企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

（二）促進(jìn)企業(yè)資金核算與管理

企業(yè)通過(guò)信息化管理，可以準(zhǔn)確掌握銷售與存貨變動(dòng)情況，能夠快速核算出貨物、賬目之間問(wèn)題，從而及時(shí)預(yù)防應(yīng)收賬款數(shù)額過(guò)大，及時(shí)縮小壞賬風(fēng)險(xiǎn)。而企業(yè)檔案管理對(duì)賬目之間的借貸記載，可以快速體現(xiàn)出來(lái)，為企業(yè)庫(kù)存、銷售、損失等提供較為準(zhǔn)確快捷的數(shù)據(jù)依據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)的資金核算與資金管理。

（三）提高企業(yè)管理

企業(yè)管理基礎(chǔ)薄弱，通過(guò)信息技術(shù)手段，及時(shí)更新企業(yè)檔案材料，并掌握和了解企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)材料，及工時(shí)消耗等情況，能夠及時(shí)提供對(duì)企業(yè)管理與決策的判斷依據(jù)。尤其是財(cái)務(wù)檔案信息對(duì)企業(yè)的發(fā)展尤為重要，銷售采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)等部門檔案材料的準(zhǔn)確性，是及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化的重要依據(jù)，使企業(yè)在做出決策時(shí)有章可循，有據(jù)可依，有利于企業(yè)對(duì)市場(chǎng)變化及時(shí)做出判斷。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案管理，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)檔案管理提出了更高的要求，電子檔案的建立，使檔案管理更加高效與靈活。企業(yè)檔案管理的信息化，是加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的有效途徑，對(duì)提高企業(yè)管理水平有著重要的促進(jìn)作用，是企業(yè)在未來(lái)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地的重要管理手段。企業(yè)檔案管理也隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷發(fā)展變化。企業(yè)檔案信息化管理能夠完善檔案管理系統(tǒng)、為企業(yè)決策提供依據(jù)、提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力、快速掌握市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)態(tài)。

參考文獻(xiàn)：

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