淺談機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的創(chuàng)新與管理

馬家強(qiáng)

摘 要：事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要分支，人事檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分。本文主要就機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行分析，深入挖掘其中存在的問(wèn)題，尋求合理的創(chuàng)新對(duì)策。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；人事檔案；創(chuàng)新管理

當(dāng)今，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的廣泛使用，促使了檔案管理由紙質(zhì)管理向電子管理的轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)的普遍應(yīng)用也為檔案創(chuàng)新管理提供了很好的發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理手段已經(jīng)不能滿足當(dāng)今信息社會(huì)的要求，創(chuàng)新檔案管理方式，提高檔案使用效率已成為檔案管理的必然要求。

1信息技術(shù)在人事檔案創(chuàng)新管理中的作用。

人事檔案是個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，是單位人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，對(duì)單位考察和識(shí)別干部選拔優(yōu)秀人才， 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)生產(chǎn)、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。利用計(jì)算機(jī)管理檔案，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞，提高了檔案工作的效益。

2人事檔案管理工作中的現(xiàn)狀

1、檔案管理水平不高。近幾年來(lái)，隨著人事干部制度改革，越來(lái)越多的事業(yè)單位實(shí)行崗位競(jìng)聘，一批年輕的有文化的干部充實(shí)到檔案管理崗位上來(lái)，這些人有理想、有抱負(fù)。但是他們中大部分人沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格系統(tǒng)的人事檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，因此對(duì)檔案知識(shí)的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)，工作積極性不高。

2、檔案管理重視不夠。檔案管理工作雖然是很重要的工作，但卻不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，正因如此，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理無(wú)非就是一項(xiàng)抄寫好、保管好檔案的瑣碎的工作，因此沒(méi)有將其提到重要的意識(shí)議程，在實(shí)際工作中不按檔案管理的要求去做，沒(méi)有配備符合現(xiàn)代信息化要求的軟硬件設(shè)施，更沒(méi)有配備符合檔案管理的優(yōu)秀人才，兼職管理檔案的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)。

3、管理手段陳舊。有的單位領(lǐng)導(dǎo)往往在檔案管理上投入不足，根本不按檔案管理的要求去做，檔案室既用來(lái)辦公、閱檔，又用來(lái)當(dāng)倉(cāng)庫(kù)使用，既無(wú)鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無(wú)其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。

4、人事檔案漏洞較多。真實(shí)的檔案材料有利用的價(jià)值，而虛假的檔案材料非但毫無(wú)利用價(jià)值可言，反而會(huì)給人事檔案的利用造成困難。虛假檔案中的考核鑒定材料有雷同現(xiàn)象，大多只有優(yōu)點(diǎn)和成績(jī)，沒(méi)有缺點(diǎn)和差錯(cuò)。這些隨意性很強(qiáng)的檔案性材料一方面反映了有些干部急功近利，另一方面也反映了我們的人事檔案部門沒(méi)有對(duì)檔案管理引起足夠重視，在檔案管理工作中往往是睜一只眼閉一只眼，得過(guò)且過(guò)，好人主義思想嚴(yán)重。

5、人檔分離、棄檔不用問(wèn)題增加。改革開放以來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，人才流動(dòng)日益頻繁，人才再不像以前那樣從參加工作之日起就固定在一個(gè)單位上班直至在這個(gè)單位退休，面對(duì)更多適合自己特長(zhǎng)的單位，越來(lái)越多的人才選擇了“跳槽”。為了得到自己滿意的工作，好多人不顧單位的再三挽留，毅然決然地選擇棄檔，還有一些“能人”經(jīng)不住外界誘惑，直接選擇“下?！保率谷藱n分離，棄檔不用的人員越來(lái)越多。

6、人事檔案的信息化管理有待提高。一些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有得到真正運(yùn)用，利用計(jì)算機(jī)管理人事檔案還處在起步階段，有些事業(yè)單位還習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法，調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。

3實(shí)現(xiàn)人事檔案創(chuàng)新管理的措施

1、提高檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)。人事檔案工作者應(yīng)不斷更新觀念，主動(dòng)出擊，提高創(chuàng)新意識(shí)，在檔案的收集、管理、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)注入創(chuàng)新意識(shí)，不斷挖掘檔案管理的新舉措、新方法。強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)，網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案的意識(shí)，加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的轉(zhuǎn)變。提高檔案人員計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用能力，在現(xiàn)代社會(huì)，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案的創(chuàng)新管理提供了廣闊的空間。

2、增強(qiáng)檔案創(chuàng)新管理中的安全意識(shí)。檔案的創(chuàng)新管理中雖然提高了檔案的管理手段和方法，尤其是信息化的應(yīng)用為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但這也給檔案管理帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)，檔案人員必須提高安全意識(shí)。比如在檔案信息化建設(shè)時(shí)，有些管理人員由于安全意識(shí)往往不夠，往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來(lái)巨大的損失。在管理中，一定要對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)通用數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險(xiǎn)、不思進(jìn)取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，由于電子檔案在耐久性和安全性等方面的問(wèn)題目前沒(méi)有解決，它在一定的時(shí)間范圍內(nèi)還不能脫離紙質(zhì)檔案而獨(dú)立存在，紙質(zhì)檔案正好彌補(bǔ)了電子檔案的不足，因此，只有把這兩種管理方式相結(jié)合起來(lái)，才能夠提高檔案管理和利用現(xiàn)代化水平。

3、提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì) 。提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)是提高人事檔案的創(chuàng)新管理的關(guān)鍵所在。在當(dāng)今的信息時(shí)代里，每位檔案人員應(yīng)不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面。二是要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、人事檔案管理軟件等相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，達(dá)到掌握利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)創(chuàng)新管理檔案的能力。另外，要不斷加強(qiáng)檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，以使他們的具備較高政治覺(jué)悟，責(zé)任意識(shí)。提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，首先要提高對(duì)他們工作的重視，檔案的管理部門要為他們創(chuàng)造條件提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的條件，如組織有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)交流等活動(dòng)。其次提高相應(yīng)的待遇。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的枯燥乏味的工作，這就需要提高他們的待遇，調(diào)動(dòng)他們創(chuàng)新檔案管理的主體意識(shí)，發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性。

4、完善檔案創(chuàng)新管理的制度建設(shè)。國(guó)家《檔案法》等一系列法規(guī)文件對(duì)檔案的形成、收集、管理和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的規(guī)定，但法律法規(guī)都具有一定滯后性，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，有些條款已不適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求。這就需要檔案管理部門要根據(jù)實(shí)際工作需要，在符合國(guó)家法律法規(guī)的原則規(guī)定情況下，及時(shí)制定符合本單位檔案實(shí)際工制度措施?，F(xiàn)代的信息技術(shù)已經(jīng)成為管理檔案的一種發(fā)展趨勢(shì)，完善這方面的制度措施可以促進(jìn)檔案管理更加的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化，可以很好的保護(hù)檔案管理工作。檔案管理的上級(jí)各組織、部門領(lǐng)導(dǎo)，要重視、熟悉、研究人事檔案工作，強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)，要根據(jù)本單位的發(fā)展對(duì)人事檔案工作的需求，及時(shí)研究、制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。

總之，人事檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，具有創(chuàng)新性。將現(xiàn)代信息管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理建設(shè)中是時(shí)代的要求，各檔案管理部門應(yīng)具有現(xiàn)代化管理意識(shí)，在注重安全的前提下實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，制度化。讓檔案管理工作更好的服務(wù)于社會(huì)的現(xiàn)代化建設(shè)。

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