醫(yī)院文書(shū)檔案管理流程優(yōu)化與信息化探索

朱燕虹+曹秀琴+顧靜+曹峰

摘 要：醫(yī)院文書(shū)檔案，是反映醫(yī)院行政管理、黨務(wù)等活動(dòng)的檔案。在信息化技術(shù)的支撐下，通過(guò)文書(shū)檔案管理流程再造，優(yōu)化檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)文檔存儲(chǔ)、應(yīng)用一體化管理，支持多用戶(hù)同時(shí)使用，大大提高工作效率。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書(shū)檔案；流程優(yōu)化；信息化探索

醫(yī)院文書(shū)檔案，是由醫(yī)院辦理完畢的具有一定價(jià)值的文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是反映醫(yī)院行政管理、黨務(wù)等活動(dòng)的檔案。各醫(yī)院都建立起了統(tǒng)一的數(shù)字檔案系統(tǒng)管理平臺(tái)，使檔案管理工作基本實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)存檔向電子化存檔的轉(zhuǎn)變，如筆者所在的單位使用《華威文檔一體化管理系統(tǒng)》。但歸檔流程仍大多沿用傳統(tǒng)模式，無(wú)法將幾個(gè)部門(mén)的電腦數(shù)據(jù)快速、準(zhǔn)確的合并及分類(lèi)存儲(chǔ)，且無(wú)法供其他部門(mén)在其電腦上查閱使用。這大大降低了數(shù)字檔案系統(tǒng)的運(yùn)行效率，已不適應(yīng)醫(yī)院的需求，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理流程的優(yōu)化勢(shì)在必行。

1 醫(yī)院文書(shū)檔案?jìng)鹘y(tǒng)歸檔流程的現(xiàn)狀分析

傳統(tǒng)歸檔流程對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的影響表現(xiàn)在以下方面：

1、管理基礎(chǔ)差。醫(yī)院鮮文書(shū)檔案管理人員一般是由醫(yī)院辦公室主任、科員兼任，他們沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，造成了大量利用價(jià)值不高的普發(fā)性文件的不必要?dú)w檔；每年不同時(shí)期由不同的人員整理檔案，所使用的分類(lèi)方案、規(guī)則等都有所差別。

2、效率受制約。醫(yī)院大都存在專(zhuān)職檔案人員流動(dòng)大、兼職多的情況，目前紙質(zhì)檔案與電子文檔一一對(duì)應(yīng)的管理方式，又加大了檔案管理的工作量，影響了歸檔工作的效率。

3、利用效率低。醫(yī)院通過(guò)信息化手段建立OA辦公系統(tǒng)、電子病歷管理等，有效提高醫(yī)院的工作效率。然而，檔案部門(mén)被排除在信息化管理平臺(tái)外，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的電子化及數(shù)字化管理，造成查找不便、耗時(shí)、信息溝通障礙等。

2 文書(shū)檔案管理流程優(yōu)化的目標(biāo)

業(yè)務(wù)流程再造（Business Process Re.engineering，簡(jiǎn)稱(chēng)BPR），是20世紀(jì)90年代初發(fā)展起來(lái)的一種全新的管理理論。隨后流程再造被引入醫(yī)院，運(yùn)用現(xiàn)代人文手段，通過(guò)建立流暢的服務(wù)鏈，對(duì)醫(yī)院內(nèi)所有的工作流程及醫(yī)院外的溝通流程加以改造。

通過(guò)借鑒業(yè)務(wù)流程再造的理念和方法，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的流程進(jìn)行再造和優(yōu)化，建立符合醫(yī)院管理規(guī)律、適應(yīng)檔案管理要求及人性化的流程。

1、電子文件和數(shù)字化文件相掛接。計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，帶來(lái)了電子文件的出現(xiàn)。電子文件是存儲(chǔ)于磁盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?shù)字化文件是利用掃描儀等設(shè)備將文件進(jìn)行掃描，并以TIF、JPG等圖片格式存儲(chǔ)于電腦之中而形成的。醫(yī)院文書(shū)檔案整理的最終目的是為了便于今后的查找、應(yīng)用，那么與數(shù)字化文件內(nèi)容一致的初始電子文件也可以與文書(shū)檔案的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)掛接，這樣，就可以簡(jiǎn)化醫(yī)院文書(shū)檔案的管理流程，提高醫(yī)院文書(shū)檔案的整理效率。

2、實(shí)現(xiàn)文檔存儲(chǔ)、應(yīng)用一體化管理。對(duì)部門(mén)進(jìn)行文檔一體化管理，采取隨辦隨歸方式，檔案部門(mén)加強(qiáng)電子文件的歸檔工作，保證數(shù)字檔案系統(tǒng)完整、高效、規(guī)范運(yùn)作。支持多用戶(hù)同時(shí)使用，方便多人同時(shí)查閱文書(shū)檔案，提高醫(yī)院文書(shū)檔案的利用效率。

3、輔以信息化技術(shù)的支撐，逐步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的數(shù)字化管理。提高醫(yī)院文書(shū)檔案的管理性及使用性，減輕醫(yī)院人力資源成本和存儲(chǔ)成本，減少重復(fù)勞動(dòng)，降低手工錄入的差錯(cuò)性，產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

3 文書(shū)檔案管理流程優(yōu)化的設(shè)計(jì)

1、定義歸檔流程執(zhí)行角色。在數(shù)字檔案系統(tǒng)管理平臺(tái)中，歸檔流程執(zhí)行角色為醫(yī)院檔案部門(mén)。

2、確定核心業(yè)務(wù)流程。文書(shū)檔案管理的核心業(yè)務(wù)是歸檔業(yè)務(wù)，即從收文到歸檔完畢這一核心過(guò)程。針對(duì)醫(yī)院數(shù)字檔案系統(tǒng)要求，設(shè)計(jì)思路為：一、將收到的文件生成電子傳閱單與歸檔索引單、數(shù)字化處理文檔；二、提交領(lǐng)導(dǎo)批示；三、由領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)相關(guān)人員傳閱、處理；四、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人傳閱、處理后提交；五、檔案部門(mén)完善索引條目、標(biāo)識(shí)作廢文檔、備份、歸檔。簡(jiǎn)單地說(shuō)即：收文—生成傳閱單—領(lǐng)導(dǎo)批示—相關(guān)人員傳閱—?dú)w檔。

3、健全、支撐業(yè)務(wù)流程。為確保核心業(yè)務(wù)流程高效運(yùn)行，還需界定檔案管理部門(mén)的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)職能。負(fù)責(zé)檢查歸檔文件是否組卷規(guī)范、合理，符合標(biāo)準(zhǔn)要求，考核檔案歸檔率、完整率與準(zhǔn)確率。

4 文書(shū)檔案管理流程優(yōu)化的執(zhí)行

新舊流程的轉(zhuǎn)換，必將涉及組織、人力等變化，檔案部門(mén)要加強(qiáng)與各部門(mén)、各角色的有效溝通，通過(guò)培訓(xùn)指導(dǎo)，保證文書(shū)檔案管理流程優(yōu)化的順暢運(yùn)作。

1、首先，要與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)。一是要提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)流程優(yōu)化的意識(shí)和認(rèn)同；二是讓院領(lǐng)導(dǎo)參與到流程優(yōu)化和管理中，賦予其流程責(zé)任人職責(zé)。與此同時(shí)，檔案部門(mén)要通過(guò)文書(shū)檔案管理流程的優(yōu)化，將檔案管理工作完全放在各部門(mén)的直接監(jiān)督下進(jìn)行，在入庫(kù)管理、查詢(xún)利用、原文電子化等方面提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，提升檔案工作水平。

2、其次，部門(mén)需要積極參與。文書(shū)檔案管理流程的優(yōu)化無(wú)疑是對(duì)幾十年來(lái)傳統(tǒng)歸檔意識(shí)和思維方式的挑戰(zhàn)。在執(zhí)行過(guò)程中，可把目標(biāo)、責(zé)任落實(shí)到流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，強(qiáng)調(diào)各部門(mén)的連帶責(zé)任，從而形成對(duì)事負(fù)責(zé)的全流程意識(shí)，讓檔案資源在內(nèi)部轉(zhuǎn)移過(guò)程中實(shí)現(xiàn)良好控制。

3、最后，檔案管理員要及時(shí)指導(dǎo)協(xié)調(diào)。作為文書(shū)檔案管理流程優(yōu)化的主要執(zhí)行者，檔案管理員需要做到：對(duì)相關(guān)部門(mén)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保部門(mén)執(zhí)行人員能夠理解流程設(shè)計(jì)的目的、各環(huán)節(jié)如何操作；執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)不暢環(huán)節(jié)，要及時(shí)協(xié)調(diào)解決；及時(shí)收集流程優(yōu)化過(guò)程中存在的問(wèn)題，尋找解決方法；加快工作節(jié)奏，掌握歸檔進(jìn)度，及時(shí)適應(yīng)新變化。endprint