淺談檔案信息管理的創(chuàng)新

考玉波

摘 要：伴著信息技術(shù)的不斷更新和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的迅猛成長，檔案管理面對著越來越多的新需求。在傳統(tǒng)向現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)變中，人們越來越重視檔案信息管理。檔案信息管理的創(chuàng)新已成為檔案信息管理工作者的必要選擇。

關(guān)鍵詞：檔案；信息管理；創(chuàng)新

檔案管理是對信息進(jìn)行的有效處理。而如何做好這一工作，則有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決發(fā)展過程中的問題，并且還可以加快經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的步伐。通過推進(jìn)檔案管理的改革和創(chuàng)新，從而提升檔案管理的水平。隨著科技時(shí)代的發(fā)展，信息時(shí)代的到來，社會對檔案管理也提出了更高的要求，對檔案管理的關(guān)注也變得越來越多。但是，現(xiàn)在我國檔案管理的實(shí)際情況仍屬于傳統(tǒng)的管理方式，傳統(tǒng)的檔案管理由于其落后的管理方法，已經(jīng)越來越不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要，在很大程度上，限制了社會的發(fā)展。因此，加快信息時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新是當(dāng)務(wù)之急。本文在對當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，從創(chuàng)新與發(fā)展的角度，闡述了在信息化環(huán)境中，如何有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，以加快檔案管理改革的進(jìn)程，完善檔案管理制度。

1 檔案管理信息化概述

1.1 概念

按照檔案行政管理部門的工作領(lǐng)域指令，我們以往所指的檔案管理信息化，是在相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的同一組織和計(jì)劃下的，應(yīng)用在檔案處理的整個(gè)過程中的當(dāng)代信息技術(shù)，對檔案信息資料的收集、檔案信息資料的收集、保留和使用服務(wù)。換句話說，檔案管理信息化的本質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案管理模式從傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化和數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。

1.2 特點(diǎn)

第一，檔案管理信息化工作中所遵循的規(guī)章制度和政策，由檔案行政管理部門擬定。第二，檔案管理信息化作為非常重要的電子檔案信息的社會實(shí)踐信息化的表示方式，是企業(yè)和其他相關(guān)部門成為信息化管理的主要標(biāo)識。第三，檔案管理信息化成功地體現(xiàn)了現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源管理中的優(yōu)點(diǎn)，達(dá)成了檔案資料管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對于提升檔案管理的高效性起到了至關(guān)重要的作用。

2 檔案信息管理工作需要創(chuàng)新技術(shù)

2.1 創(chuàng)新檔案信息管理工作的管理體制

現(xiàn)在檔案信息自動化管理系統(tǒng)不能夠滿足所要求的同一管理，例如難以使用和處理問題，如強(qiáng)度不夠，不能達(dá)成對檔案信息管理工作的同步處理。檔案信息管理系統(tǒng)在中國的發(fā)展源有很多而且尤為分散，所以必須從統(tǒng)一的文件管理系統(tǒng)中，規(guī)范檔案信息管理技術(shù)和設(shè)備的使用，對不一樣等級不一樣類別的檔案信息部門必需進(jìn)行管統(tǒng)一處理，以更變當(dāng)前的單位或者國務(wù)院的其中一些部分不能完成資料分享，導(dǎo)致信息資源部門的重復(fù)儲存和資源消耗等現(xiàn)狀。偏重構(gòu)建專門辦理和地區(qū)服務(wù)檔案信息管理的管理體系，加速我國檔案信息管理一體化的新管理模式的實(shí)現(xiàn)。

2.2 規(guī)范檔案信息管理工作以加快資源共享

因?yàn)槿狈σ恢碌囊?guī)章，我國檔案信息的處理軟件十分混亂，這限制了我國檔案信息工作的同一管理。當(dāng)前的重要原因并不是信息化檔案信息工作在我國缺乏硬件設(shè)備，而是不能讓先進(jìn)的硬件設(shè)備發(fā)揮最大的功能。對于各個(gè)類別層次之間的檔案，檔案信息不能有效循環(huán)，而是會并分為幾個(gè)信息島。對于上面所談到的問題，我們必需改進(jìn)檔案信息管理的工作過程，提升檔案信息工作的工作標(biāo)準(zhǔn)，全面達(dá)成檔案信息工作的實(shí)施要求。

2.3 提高檔案信息管理工作技術(shù)的應(yīng)用程度以保證資源的充分使用

檔案信息管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，各種存儲媒體，文件和電子文件，都有自己的工作技能，一旦找到合適的方法，伴隨著很強(qiáng)的技術(shù)，往往能得到雙倍的成果。伴著信息技術(shù)的飛速成長，目前的檔案信息管理現(xiàn)代化主要依靠計(jì)算機(jī)的應(yīng)用、服務(wù)器的性能信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)來提升軟件創(chuàng)新與信息技術(shù)。所以，檔案信息管理工作者急需學(xué)習(xí)和更新知識和技能，以達(dá)到檔案信息的需求，充分開發(fā)和利用檔案信息。

3 拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域

3.1 信息服務(wù)社會化

信息化的進(jìn)步推動了社會的發(fā)展，在此過程中，存檔管理服務(wù)也慢慢由從前的單個(gè)目標(biāo)不斷擴(kuò)展。這個(gè)行業(yè)正變得越來越社會化。這種轉(zhuǎn)變發(fā)生在社會化的過程中，在這個(gè)過程中，特別是在信息社會化的過程中，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也使信息變得越來越復(fù)雜，人們對不同的信息需求也在不斷增長。而如果還使用之前傳統(tǒng)的系統(tǒng)管理模式，信息處理會是不及時(shí)和低效的，因此，電子信息服務(wù)已經(jīng)成為一種現(xiàn)代社會文件案例管理的必然趨勢，信息服務(wù)社會將進(jìn)一步加強(qiáng)和擴(kuò)展。

3.2 檔案管理產(chǎn)業(yè)化

隨著信息社會的不斷發(fā)展，檔案信息不再是一個(gè)簡單的信息，人事檔案管理也不再是一個(gè)單純的管理者，信息化的進(jìn)步已成為一種財(cái)富，相應(yīng)的檔案人員已成為檔案信息財(cái)富的所有者。隨著信息資源不斷發(fā)展，檔案管理的財(cái)富在增值，從這個(gè)角度看，檔案（室）不再是一個(gè)簡單的信息存儲，而逐漸演變成一套信息收集、管理、共享和交換的綜合中心，一個(gè)不斷擴(kuò)大的財(cái)富網(wǎng)絡(luò)。在信息時(shí)代，檔案管理改革與創(chuàng)新的一般控制應(yīng)是信息化道路，信息化也需要工業(yè)化、檔案信息收集、加工、存儲、檢索和服務(wù)的檔案管理信息服務(wù)，形成一條工業(yè)實(shí)體道路。對于檔案信息的發(fā)展，我們應(yīng)該建立服務(wù)和產(chǎn)業(yè)，為產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)提供新的理論支持。例如：開發(fā)新的市場信息，為企業(yè)提供更多的市場營銷機(jī)會，幫助企業(yè)從不同角度實(shí)現(xiàn)工業(yè)化。

4 結(jié)束語

創(chuàng)新是信息時(shí)代檔案管理發(fā)展的必要要求。在新的形勢下，對檔案管理必需提出更高的需求，而且檔案管理工作要滿足這一需求，跟上時(shí)代的步伐，不停創(chuàng)新，不斷成長。在文件管理創(chuàng)新中，要維護(hù)公眾權(quán)益，滿足所有類型的用戶檔案信息資源的工作順利，解決復(fù)雜綜合檔案資源信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的安全問題，并實(shí)現(xiàn)在信息時(shí)代中對檔案管理工作的創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1]劉振華.事業(yè)單位基建會計(jì)與事業(yè)會計(jì)合并核算的思考[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)（理論版），2006（S2）.

[2]李國慶.論現(xiàn)代檔案事業(yè)的三大特征[J].檔案學(xué)通訊，2016（04）：8-11.

[3]梁麗婷.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)創(chuàng)新研究[D].安徽大學(xué)，2013.

[4]李健.信息理論與技術(shù)對檔案學(xué)的影響研究[D].天津師范大學(xué)，2012.

[5]李巍.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新與安全防護(hù)[J].湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào)，2013（03）：78-79.

[6]趙躍，周耀林.知識管理視閾下的檔案信息資源合作開發(fā)模式探析[J].檔案學(xué)研究，2015（05）：48-49.endprint