淺談高等學(xué)校的檔案收集管理工作

劉偉

摘 要：高等學(xué)校的檔案收集管理，是學(xué)校功在當(dāng)代、利在千秋的一項(xiàng)工作，它對(duì)學(xué)校的建設(shè)發(fā)展具有重要影響。但目前這項(xiàng)工作還存在諸多問(wèn)題，我們必須對(duì)此引起足夠的重視，加大投入、完善制度、創(chuàng)新思路、改進(jìn)方法，把這項(xiàng)工作做實(shí)做好，使之更好地為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校檔案；收集管理；意義；問(wèn)題；對(duì)策

高等學(xué)校的檔案收集管理工作，就是把學(xué)校在教學(xué)科研以及日常管理活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有一定保存價(jià)值的各種圖文、音像等不同載體的文件資料收集起來(lái)，并進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)一管理的檔案工作。它是學(xué)校檔案工作的源頭，在學(xué)校檔案管理中具有重要作用，處于特殊地位。因此，通過(guò)檔案收集管理工作實(shí)踐，摸索出一套既符合我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要，又與高校改革發(fā)展相適應(yīng)的檔案收集管理辦法，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

一、高等學(xué)校檔案收集管理工作的重要性

（一）檔案收集管理工作可為學(xué)校積累原始辦學(xué)史料

高等學(xué)校在辦學(xué)過(guò)程中，文件材料的處理和流轉(zhuǎn)真實(shí)地記錄了學(xué)校管理建設(shè)過(guò)程，反映了工作成果，蘊(yùn)藏著豐富的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和管理信息，有珍貴的保存和利用價(jià)值。高校檔案工作者就要隨時(shí)隨地精心收集整理這些文件，使之客觀真實(shí)、完整有序地反映學(xué)校的辦學(xué)歷史。

（二）檔案收集管理工作能為檔案管理提供管理對(duì)象

高等學(xué)校的檔案收集管理工作可為學(xué)校檔案管理提供內(nèi)容豐富的圖文、音像資料。沒(méi)有檔案資料的收集工作，就沒(méi)有學(xué)校檔案的管理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管與利用，檔案管理工作就沒(méi)有了管理對(duì)象，也就無(wú)從談起檔案工作。

（三）檔案收集管理工作的質(zhì)量直接影響學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量

高校的檔案資料是高校發(fā)展的歷史記錄 ，是高校日常管理工作的查考憑證，是教學(xué)改革和科學(xué)研究工作的參考依據(jù)，是教學(xué)評(píng)估工作的基礎(chǔ)和前提，是辦學(xué)宣傳的生動(dòng)素材，是編史修志的資料來(lái)源；總之，是保持高校管理建設(shè)工作連續(xù)性的參考資料。所以，檔案資料的收集管理對(duì)高校教育事業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，至關(guān)重要，檔案收集管理工作的質(zhì)量直接影響學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量。

二、高等學(xué)校檔案收集管理工作中的存在問(wèn)題

（一）學(xué)校對(duì)檔案工作的重要性大多認(rèn)識(shí)不夠

由于我國(guó)基層檔案收集管理的法制還不健全，學(xué)校管理層并不十分重視學(xué)校檔案工作，并沒(méi)有從思想上認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性和從行動(dòng)中時(shí)時(shí)關(guān)心、支持檔案工作。往往是重招生而輕學(xué)生資料的建立與完善，重教學(xué)而輕教學(xué)資料的收集與整理。大多不會(huì)把檔案工作納入學(xué)校議事日程，對(duì)檔案工作的人力、物力與財(cái)力的投入往往不主動(dòng)、不到位。

（二）學(xué)校檔案收集管理制度大多不很健全

從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍存在著管理制度不健全的問(wèn)題，其具體表現(xiàn)為：一是制度缺乏，對(duì)有關(guān)文件資料的收集，沒(méi)有明確的制度要求，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)；二是臨時(shí)工作，沒(méi)有指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件資料的收集歸檔工作，每到年度歸檔立卷時(shí)臨時(shí)安排人員搞突擊；三是管理不善，文件資料保管不嚴(yán)，需要時(shí)亂翻亂取，借閱、傳閱不認(rèn)真登記，極易造成重要文件的損毀與流失。

（三）學(xué)校檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)大多不很高

目前，高校檔案管理員尤其是各院系和部門(mén)的檔案管理員，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍偏低，具體表現(xiàn)在：一是“非專(zhuān)業(yè)”，大多數(shù)檔案管理員不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，對(duì)歸檔文件及檔案價(jià)值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性；二是“非專(zhuān)人”，有些院系的檔案工作是由老師兼任，這些兼職人員由于平時(shí)忙于教學(xué)、科研與管理等事務(wù)性工作，應(yīng)收集的一些重要文件、重要事件依據(jù)往往會(huì)被忽視；三是“非專(zhuān)職”，管檔人員在管理上流于形式，僅僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，對(duì)檔案資料的收集管理不經(jīng)常、不主動(dòng)，導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題的發(fā)生。

（四）學(xué)校檔案收集管理工作效率大多不是很高效

目前，許多高校中存在信息開(kāi)發(fā)不夠的問(wèn)題。各系部之間的檔案收集管理互相封閉，不能相互借鑒和交流。不少單位往往只注重設(shè)施、設(shè)備、技術(shù)的投入，而不注重其效益的產(chǎn)出。21世紀(jì)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代，這對(duì)我們的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。而現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)雖然被普遍應(yīng)用，但檔案的收集管理還未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化，導(dǎo)致檔案資料的收集管理效率低下。

三、高等學(xué)校檔案收集管理工作的改進(jìn)措施

（一）進(jìn)一步規(guī)范和完善檔案收集管理制度

一方面，要進(jìn)一步健全和完善檔案收集管理的規(guī)章制度。要按照國(guó)家和上級(jí)檔案管理部門(mén)的有關(guān)法律與規(guī)定，制定合乎本單位實(shí)際的《歸檔制度》、《歸檔實(shí)施辦法》等。另一方面，要確定各部門(mén)的檔案收集管理人員及其職責(zé)要求。通過(guò)推行崗位責(zé)任制，使檔案收集管理人員樹(shù)立起強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)其工作積極性，對(duì)于不能很好地完成收集歸檔任務(wù)的部門(mén)、人員，要及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督、批評(píng)，并責(zé)令其按要求改進(jìn)工作，達(dá)不到要求的，及時(shí)挑選合適人員替換。

（二）努力提高檔案收集管理人員的綜合素質(zhì)

首先，要提高檔案收集管理人員的思想素質(zhì)。通過(guò)有效的思想政治工作，使其對(duì)本職工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，有強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，能愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)。其次，要提高檔案收集管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)?？梢酝ㄟ^(guò)送出去進(jìn)修，或組織在職自學(xué)和工作經(jīng)驗(yàn)交流等形式，不斷提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使之不僅具備傳統(tǒng)技能，還具有現(xiàn)代技術(shù)，特別是要提高他們的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，使其能為檔案資料的收集與管理提供精準(zhǔn)快捷的服務(wù)。再者，要提高檔案收集管理人員的政策法規(guī)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。由于檔案資料涉及材料多、內(nèi)容廣，有的還具有一定的機(jī)密性，這就需要我們的檔案收集管理人員從學(xué)校利益出發(fā)，做好安全保密工作，并使檔案工作主動(dòng)服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展與建設(shè)。

（三）積極改進(jìn)檔案資料的收集管理方法

第一，要搞好全面收集整理。為了保證學(xué)校檔案系統(tǒng)、完整，必須搞好檔案資料的全面收集整理工作，要堅(jiān)決杜絕文件資料丟失和遺漏現(xiàn)象的發(fā)生。第二，要搞好重點(diǎn)收集管理。在全面收集整理的基礎(chǔ)上，要通過(guò)分析，確定重點(diǎn)人員與重點(diǎn)事項(xiàng)，進(jìn)行重點(diǎn)收集管理。如教師個(gè)人的論文、專(zhuān)著手稿，科研人員的科研記錄、草稿等；再如對(duì)科技成果和新產(chǎn)品鑒定、報(bào)獎(jiǎng)、基建工程的驗(yàn)收等，這些都是要及時(shí)跟蹤、重點(diǎn)收集整理的。

（四）大力加強(qiáng)檔案收集管理的現(xiàn)代化建設(shè)

要加大檔案收集管理的投入。為了對(duì)學(xué)校和社會(huì)的歷史、當(dāng)前與將來(lái)負(fù)責(zé)，學(xué)校要適當(dāng)加大對(duì)檔案收集管理的投入，要建立綜合檔案室（館），確定專(zhuān)人、專(zhuān)班定時(shí)做檔案資料的收集與管理工作；要投入專(zhuān)門(mén)經(jīng)費(fèi)，完善綜合檔案室（館）的設(shè)施與設(shè)備，確保檔案工作的正常工作經(jīng)費(fèi)。要?jiǎng)?chuàng)新檔案收集管理的模式。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案收集管理工作也要從硬件到軟件方面有創(chuàng)新發(fā)展，要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案收集管理工作中的應(yīng)用，建立一個(gè)以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化為主，以紙質(zhì)檔案為輔的、各類(lèi)檔案資料齊全豐富的新型檔案管理模式，不斷提高檔案收集管理的效率和質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

實(shí)踐證明，高等學(xué)校檔案收集管理水平的提高，需要我們不斷的從思想上和行動(dòng)上去追求、去創(chuàng)新。這是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作，但只要我們能清醒的認(rèn)識(shí)到存在的問(wèn)題，并堅(jiān)持不懈地去改進(jìn)工作、創(chuàng)新思路，我們高校的檔案收集管理工作一定會(huì)越做越好。

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