淺談新形式下檔案觀念變革與檔案工作創(chuàng)新

劉應(yīng)新

摘 要：隨著檔案利用工作的充分開展，社會效益更加普遍，必然會使社會的檔案意識空前提高，促進和提升檔案觀念的變革。檔案事業(yè)不僅要與國際檔案界交流信息，而且要與國內(nèi)外包括自然科學(xué)在內(nèi)的各種領(lǐng)域交流信息，只有這樣，檔案事業(yè)才能走出封閉，才能不斷吸取有利于自身發(fā)展的信息資源，才能步入充滿生機與活力的可持續(xù)發(fā)展之路。

關(guān)鍵詞：觀念變革；教育；管理；服務(wù)創(chuàng)新

一、檔案觀念變革

檔案一詞對人們來說應(yīng)該是既熟悉又陌生的，目前國內(nèi)外已有的具體的對檔案的定義有數(shù)百種之多，簡單地說，“檔案是清晰、確定的原始記錄性信息?！碑斍拔覈蟊妼n案的關(guān)注度普遍不高，檔案意識非常薄弱，人們對檔案資源并不了解，對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認識也不夠。

（一）社會大眾的檔案觀念

中國傳統(tǒng)的檔案文化是經(jīng)濟、政治的反映，具有封閉性的特點，這一封閉性的特點已越來越受到時代發(fā)展的沖擊。人們對檔案的認知、評價與態(tài)度 ，以及運用檔案的意識、能力存在著許多不足。在過去人們的觀念里，檔案就是封閉的，是機密的，在今天，部分檔案資料已向公眾開放，經(jīng)濟、科技尤其是信息技術(shù)的發(fā)展使得記錄檔案的載體極大擴展了，由紙質(zhì)檔案到聲像檔案到電子檔案，與此同時，檔案已逐漸走進了人們的生活，社會大眾對檔案的利用需求越來越高。

（二）檔案人員的檔案觀念

長期以來，檔案工作人員過分強調(diào)檔案的保密性，重藏輕用，檔案部門都是為保管而保管，重保管輕利用，即以檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)為核心，以為對檔案不進行開放，就不會有丟失或泄密的風險，也就不會因此而承擔責任。這樣導(dǎo)致了大量珍貴的檔案一直在檔案室內(nèi)沉睡，沒有使其價值得到利用，造成社會資源的嚴重浪費。有些檔案人員封閉自我，安于現(xiàn)狀，關(guān)起門來管檔案，導(dǎo)致檔案部門“與世隔絕”；有些檔案人員觀念陳舊，知識老化，工作無長遠規(guī)劃也不認真；還有些檔案人員被動性強，缺乏主動創(chuàng)新意識，缺乏積極工作、創(chuàng)造成績的激情。這些都嚴重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。當然，現(xiàn)代社會也涌現(xiàn)出了很多檔案 工作者先進楷模，出色地完成了時代賦予一名檔案工作者的各項工作任務(wù)。

（三）高校的檔案觀念

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案專業(yè)逐漸形成一門獨立的學(xué)科，許多大學(xué)也擁有了獨立的檔案專業(yè)、檔案系。從社會對檔案的需求來看，檔案具有了非常重要的社會性。因此高校要提高檔案的知識和科技含量，現(xiàn)代社會的第一資源是智力資源，誰擁有了高素質(zhì)的人才，誰就會在未來社會激烈的競爭中立于不敗之地。培養(yǎng)大批高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，適應(yīng)時代發(fā)展的需要，是高校的一個任重而道遠的任務(wù)。

二、檔案工作創(chuàng)新

（一）檔案教育創(chuàng)新

檔案教育是一個不斷發(fā)展和變化的領(lǐng)域，檔案事業(yè)的發(fā)展需要決定了國家必須培養(yǎng)大批高層次的專業(yè)人才。所以要重視對檔案工作者的定期教育，舉辦各種培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要更加現(xiàn)代化、專門化，讓他們不斷學(xué)習新知識、新技能。對一個檔案工作者來說，要樹立終身學(xué)習的觀念，除了要堅持學(xué)習檔案理論和各種專業(yè)知識外，更要增強現(xiàn)代科技知識、新型檔案管理知識以及其他相關(guān)領(lǐng)域的知識。檔案學(xué)是一門現(xiàn)實性和實踐性很強的學(xué)科，各高校在課程設(shè)置上要突出理論和實踐相結(jié)合的特點，既要有專業(yè)課程，又有試驗和實習課程。檔案教育課程的設(shè)置應(yīng)更注重理論和實踐課程的相互滲透，使學(xué)生兼?zhèn)湓鷮嵉睦碚摶A(chǔ)和過硬的操作技能，這樣才能滿足未來檔案工作發(fā)展的需要。

（二）檔案管理創(chuàng)新

20世紀以來，檔案數(shù)量飛速增長，檔案的類型也更加豐富多樣，從載體上看，有照片、影片、縮微膠片、磁帶、磁盤、光盤等各種新型載體。長期以來，檔案管理更多的是依賴經(jīng)驗管理，以傳統(tǒng)手工操作為主的檔案管理模式在對檔案的保存、整理、利用等方面已遠遠不能滿足客觀需求，因而管理創(chuàng)新是檔案工作贏得競爭優(yōu)勢的重要手段，檔案工作者要積極引進現(xiàn)代思想和理念，對傳統(tǒng)檔案思想加以改革和創(chuàng)新，檔案部門要充分利用現(xiàn)代化新技術(shù)、新設(shè)備，將電子計算機技術(shù)、縮微技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中。

（三）檔案服務(wù)創(chuàng)新

為社會服務(wù)是檔案工作的出發(fā)點，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作方式單一，信息傳遞效率低，資源共享率低，這種服務(wù)的被動、封閉難以適應(yīng)社會發(fā)展的需要，所以要加快檔案服務(wù)創(chuàng)新的步伐，把服務(wù)對象從機關(guān)、團體擴大到社會各個層面，把服務(wù)方向由單純?yōu)檎畏?wù)轉(zhuǎn)向為社會經(jīng)濟、科技、文化教育等方面服務(wù)這樣，檔案工作才能充滿活力和創(chuàng)造力。檔案利用是其價值的重要體現(xiàn)，利用效果是最能體現(xiàn)檔案館服務(wù)質(zhì)量與水平的，所以要樹立明確的利用服務(wù)思想，開展檔案外借服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、展覽服務(wù)、信息服務(wù)等都是很好的服務(wù)形式。服務(wù)創(chuàng)新檔案機構(gòu)和檔案工作者必須轉(zhuǎn)變觀念，以開放的心態(tài)，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。

三、檔案創(chuàng)新理念的具體實踐

（一）建立檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上服務(wù)

利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案部門與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

（二）建立檔案數(shù)據(jù)管理中心

檔案部門與單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在單位檔案館（室），是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

（三）形成電子文件的自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的重要工作。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案部門的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，開發(fā)“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”?？梢岳蒙磉吢?lián)入網(wǎng)站的計算機，將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

（四）開展在線服務(wù)

社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案部門利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

參考文獻：

[1]沈偉光.檔案有話說[M].新華出版社.2010.

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