事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理探討

吳麗媛

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位管理工作體系當(dāng)中的重要部分，在開展以及落實(shí)各項(xiàng)工作的過程當(dāng)中需要將檔案信息作為有效的依據(jù)和參考，和事業(yè)單位的戰(zhàn)略性發(fā)展以及可持續(xù)性進(jìn)步有著密切的關(guān)聯(lián)。當(dāng)前信息和通信技術(shù)正在不斷的發(fā)展和進(jìn)步，數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用更加的廣泛，同時(shí)更是取得了顯著效果。事業(yè)單位的檔案管理要想真正步入現(xiàn)代化發(fā)展的新階段就需要和數(shù)字信息時(shí)代相適應(yīng)，實(shí)施檔案數(shù)字化管理。而本文將對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；衛(wèi)生局；檔案；數(shù)字化管理

事業(yè)單位檔案工作是單位保存各項(xiàng)信息資料和為各項(xiàng)工作開展提供信息依據(jù)的關(guān)鍵所在?？梢哉f，事業(yè)單位的發(fā)展和檔案管理有著密不可分的關(guān)系，而衛(wèi)生局作為推動(dòng)我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要的事業(yè)單位，更是需要對(duì)檔案管理工作提起高度重視，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代背景來積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用來提升檔案管理的科學(xué)性和現(xiàn)代化，使得衛(wèi)生檔案信息資料可以得到良好的保存以及充分的利用，確保衛(wèi)生局各項(xiàng)管理工作的穩(wěn)定實(shí)施，提升衛(wèi)生檔案的數(shù)字化管理水平。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

檔案在衛(wèi)生局管理工作當(dāng)中占有重要的位置，更是各項(xiàng)管理工作開展的基礎(chǔ)和依據(jù)，而以往的檔案管理主要選用的是人工操作處理的方法，但是衛(wèi)生檔案信息的內(nèi)容以及工作量十分的龐大，如果選用主動(dòng)管理的辦法，不單單不能夠確保準(zhǔn)確性，還會(huì)降低工作效率和質(zhì)量，長時(shí)間的紙質(zhì)文件堆積讓檔案信息的查找、維護(hù)以及更新面臨著極大的難題，要想實(shí)現(xiàn)長久的保存和靈活的應(yīng)用，更是有著極大的困難。數(shù)字化技術(shù)則是先進(jìn)信息技術(shù)、通信技術(shù)等的有效整合在衛(wèi)生局檔案的數(shù)字化管理當(dāng)中更是有著極大的應(yīng)用價(jià)值，特別是在逐步的推廣應(yīng)用當(dāng)中顯示出了巨大的優(yōu)勢(shì)，技術(shù)應(yīng)用開始趨于成熟，數(shù)字化信息檔案管理的作用更加凸顯。具體而言，主要體現(xiàn)在：第一，工作效率大幅提高。數(shù)字化的檔案管理使得檔案的歸檔查詢等的實(shí)效性得到了切實(shí)的保障和提升，對(duì)于各種衛(wèi)生檔案信息都可以準(zhǔn)確的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，使得檔案管理工作可以有序穩(wěn)定的開展。第二，經(jīng)濟(jì)效益大幅提升。對(duì)于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展而言，時(shí)間是效益，更是生命。管理會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力以及資金，在很大程度上降低了經(jīng)濟(jì)效益。但是，數(shù)字化的檔案管理則節(jié)省了各方面的投入和成本支出，使得檔案管理費(fèi)用大幅降低。第三，檔案利用效率顯著增強(qiáng)。檔案管理的終極目的在于檔案的利用，數(shù)字化的檔案利用可以突破時(shí)空限制，使得檔案需求者可以方便快捷的查詢信息，使得檔案利用率得到了提高。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理實(shí)施策略

2.1 積極構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

衛(wèi)生局檔案管理工作涉及到數(shù)量龐大的衛(wèi)生檔案，這些檔案信息對(duì)于衛(wèi)生局的管理發(fā)展來說是極其關(guān)鍵和重要的，同時(shí)更是推動(dòng)我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，關(guān)系到我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展質(zhì)量以及能否與國際接軌。面對(duì)這樣的嚴(yán)峻形勢(shì)和時(shí)代條件，數(shù)字化的檔案管理成為了必然選擇。所謂數(shù)字化的檔案管理就是借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來管理事業(yè)單位檔案，將原有紙質(zhì)化的信息資料進(jìn)行數(shù)字化形式的轉(zhuǎn)變，并且將起在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中進(jìn)行存儲(chǔ)，按照一定的類別將檔案進(jìn)行歸類，方便管理以及查找利用。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理數(shù)量眾多的檔案信息有著極大的便利性，而且在信息調(diào)用和檢索時(shí)更是十分方便，在信息更新當(dāng)中也不會(huì)面臨較大的失誤和問題。但是需要特別注意的是，事業(yè)單位在構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要和單位實(shí)際進(jìn)行緊密整合，而對(duì)于衛(wèi)生局來說需要綜合衛(wèi)生檔案信息管理的需要來恰當(dāng)?shù)倪x用數(shù)字化系統(tǒng)和設(shè)備，構(gòu)建完善的局域網(wǎng)，并通過信息聯(lián)網(wǎng)的方式來把檔案存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中完成統(tǒng)一保管，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性以及便捷性。

2.2 明確檔案數(shù)字化管理責(zé)任劃分

就傳統(tǒng)的檔案管理而言，衛(wèi)生局把大量的衛(wèi)生檔案信息資料運(yùn)用紙質(zhì)資料保存的方式進(jìn)行管理。這樣的管理方式需要大量的存儲(chǔ)空間，而且紙質(zhì)資料在長時(shí)間積累當(dāng)中，在查找上會(huì)十分的困難，資料受損問題十分明顯。為了有效的改變這一工作現(xiàn)狀為了有效的改變這一工作現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化整理和歸檔。但是把紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息資料是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，更是需要耗費(fèi)一定的時(shí)間。但與此同時(shí)，檔案管理工作還在持續(xù)的推進(jìn)當(dāng)中，檔案信息會(huì)不斷的增多。這就需要在推進(jìn)衛(wèi)生局檔案數(shù)字化管理的過程當(dāng)中，要明確好各個(gè)部門的責(zé)任，使得各工作人員能夠密切的配合和做好協(xié)調(diào)工作，從而提高工作的效率和質(zhì)量。例如，在進(jìn)行衛(wèi)生檔案收集的過程當(dāng)中，衛(wèi)生局可以選派兩名專門的檔案管理人員來負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。在這一崗位上的檔案管理人員需要做好檔案的分類編輯需要做好檔案的分類編輯必須要協(xié)助其他部門進(jìn)行檔案的整理，這樣最終完成的檔案信息才能夠更加的規(guī)范整齊，在管理上的難度也大幅降低。

2.3 健全檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度

毫無疑問，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作的實(shí)現(xiàn)需要經(jīng)歷較長的時(shí)間，在這一過程當(dāng)中，各項(xiàng)工作的處理更是十分的復(fù)雜。比方說，對(duì)于現(xiàn)有的檔案信息需要掃描錄入，同時(shí)還需要制作出不同類型的分類表格，單位當(dāng)中的會(huì)計(jì)部門需要做好檔案的記錄，員工檔案信息、會(huì)議組織記錄以及單位的規(guī)劃和戰(zhàn)略性發(fā)展都需要在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中進(jìn)行輸入和保存。另外，事業(yè)單位還需要結(jié)合檔案應(yīng)用的實(shí)際需求來做好檔案類型劃分，提高格式的規(guī)范性和合理性。在完成這樣復(fù)雜和高難度的工作時(shí)，必須要做到科學(xué)規(guī)范，也就是需要嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度來為各項(xiàng)工作提供切實(shí)保障和約束。衛(wèi)生局管理人員需要結(jié)合單位發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要和檔案管理工作的進(jìn)程來制定數(shù)字化檔案管理的規(guī)章制度和規(guī)范性措施，確保單位當(dāng)中的每一個(gè)部門和工作人員都能夠切實(shí)意識(shí)到檔案管理的重要性，并且可以依照規(guī)章制度當(dāng)中嚴(yán)格的格式規(guī)定來做好檔案的管理以及應(yīng)用，制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲措施。

2.4 全面增強(qiáng)數(shù)字化檔案安全管理

檔案管理的數(shù)字化以及信息化為檔案管理工作帶來了很大的優(yōu)勢(shì)，不僅僅提高了工作效率和檔案的利用率，還使得單位的效益水平得到了顯著提升。在看到其優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，還需要了解到數(shù)字化的檔案管理工作對(duì)于信息安全性有著很高的要求，一旦出現(xiàn)信息泄露將會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來致命的威脅，如果檔案管理的安全性得不到保障，那么數(shù)字化檔案管理工作的意義也將不復(fù)存在。因此，衛(wèi)生局必須要切實(shí)提高對(duì)數(shù)字化檔案安全管理的重視程度，并且將其作為檔案管理當(dāng)中的重中之重，從源頭以及整個(gè)管理過程當(dāng)中做好全方位的安全管理。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫時(shí)需要做好廠家以及供應(yīng)商的嚴(yán)格把關(guān)，便能夠確保設(shè)備的安全性，嚴(yán)格依照設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)來做好設(shè)備的選用和調(diào)試。在具體的檔案管理應(yīng)用當(dāng)中，還需要對(duì)其中的設(shè)備和軟件做好升級(jí)和技術(shù)方面的安全防護(hù)。在這一過程當(dāng)中，尤其要考慮到檔案資料的重要程度，并結(jié)合其實(shí)際特征來做好不同級(jí)別的安全保護(hù)，優(yōu)化檔案服務(wù)和安全。

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展以及科技進(jìn)步的所帶來的突出的成果，為事業(yè)單位的檔案管理帶來了巨大的便利。事業(yè)單位在今后的發(fā)展當(dāng)中需要繼續(xù)推進(jìn)檔案數(shù)字化管理并且要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的需求和各項(xiàng)管理工作實(shí)施的需要來及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)字化管理過程中存在的問題和不足，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的效果，顯著改善檔案服務(wù)質(zhì)量，使得事業(yè)單位可以真正迎來高速發(fā)展的新時(shí)期。

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