檔案信息利用的效益與評(píng)價(jià)

劉丹

摘 要：就檔案信息利用效益為出發(fā)點(diǎn)，分析研究了檔案信息利用的效益、對(duì)其信息利用效益的分析以及對(duì)檔案信息利用的評(píng)價(jià)。

關(guān)鍵詞：檔案信息；利用效益；評(píng)價(jià)分析

盡管檔案的利用效益無(wú)法精確測(cè)算，但是檔案信息利用效益卻是不可否認(rèn)的，它具有一些特點(diǎn)：一是多維性。檔案信息資源的可共享性是導(dǎo)致檔案信息效果多維性的根本原因，這種共享性使得檔案利用效益的多維性和物質(zhì)產(chǎn)品的多用途不同，物質(zhì)產(chǎn)品雖然可能具有多種用途，但這些用途之間是難以并存的，而檔案信息在多方面的效益是可以并存的，可以同時(shí)實(shí)現(xiàn)的。二是間接性。檔案信息資源是社會(huì)各方面進(jìn)行價(jià)值創(chuàng)造過(guò)程中的一種作用因素，因而其效益具有間接性。三是長(zhǎng)效性。保存檔案的目的是為了應(yīng)用，因而，只要檔案在館、室內(nèi)保存期，它就可以不斷的、長(zhǎng)期的發(fā)揮作用，給社會(huì)帶來(lái)長(zhǎng)久效益。

1 相關(guān)概念

檔案信息，廣義上，是指來(lái)源于檔案的能消除人們不確定性的，反映已經(jīng)發(fā)生的各種事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)、方式及其規(guī)律的象征或知識(shí)。檔案信息包括兩層含義：一是指來(lái)源于檔案的信息，二是關(guān)于檔案的信息。多數(shù)情況下，我們所說(shuō)的檔案信息便是指前者，其實(shí)，這就是狹義的檔案信息，依托于載體但不包括載體的知識(shí)內(nèi)容。廣義的檔案信息既包括檔案內(nèi)容，也包括檔案加工整理產(chǎn)品，如，檔案目錄、索引等。因此，檔案信息含義要比檔案內(nèi)容更加廣泛。檔案信息是一種人類思維的結(jié)晶，是檔案實(shí)體中所包含的一切知識(shí)內(nèi)容及相關(guān)智慧的集合。

2 檔案信息利用效益分析

檔案信息利用效益分析包括社會(huì)效益分析和經(jīng)濟(jì)效益的測(cè)算。檔案利用工作的社會(huì)效益是相對(duì)于經(jīng)濟(jì)效益而言的，它包括政治效益、思想文化效益等。例如，利用檔案維護(hù)黨和國(guó)家的根本利益，維護(hù)國(guó)家統(tǒng)一、領(lǐng)土完整、民族團(tuán)結(jié)，為黨和國(guó)家的重大決策，為改革開(kāi)放，建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制服務(wù)；利用檔案維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，落實(shí)黨的各項(xiàng)政策，為解決土地、房屋等產(chǎn)權(quán)糾紛以及劃定地界等提供憑證；利用檔案維護(hù)公民和法人單位的合法權(quán)益，利用檔案為公民提供個(gè)人出生、婚姻、財(cái)產(chǎn)、學(xué)歷、工齡等方面的公證材料，為監(jiān)督合同、契約、協(xié)議的執(zhí)行提供依據(jù)；利用檔案為社會(huì)主義精神文明服務(wù)，利用檔案出版物、檔案展覽等形式向各界群眾，尤其是青少年進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義、革命傳統(tǒng)教育，為歷史研究、學(xué)術(shù)研究和發(fā)展科學(xué)文化事業(yè)提供檔案信息服務(wù)等。檔案利用工作的經(jīng)濟(jì)效益包含三重意義：一是由于利用了檔案信息，節(jié)約了利用者的成本投人；二是由于利用了檔案信息，使利用者不僅節(jié)約了投入，而且增加了產(chǎn)出；三是由于利用了檔案信息，利用者生產(chǎn)出的產(chǎn)品滿足了市場(chǎng)需要，或開(kāi)辟了新的市場(chǎng)等。檔案利用的經(jīng)濟(jì)效益的測(cè)算有兩種方式：

計(jì)算方式一：1994年國(guó)家檔案局發(fā)布的利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益的計(jì)算方法。

J = aS-C

式中：J—檔案利用經(jīng)濟(jì)效益

a—檔案利用作用系數(shù)

S—某項(xiàng)活動(dòng)獲得的全部經(jīng)濟(jì)效益

C—提供檔案利用服務(wù)過(guò)程中的勞動(dòng)消耗（即成本費(fèi)用）

通用公式一般不直接使用，不同行業(yè)檔案利用所創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益的計(jì)算須依據(jù)其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)和特點(diǎn)加以轉(zhuǎn)換。上述規(guī)定中列出了幾個(gè)具體的計(jì)算公式，此外，還介紹了確定作用系數(shù)a值的三種方法，并給出了a值的取值范圍表。

計(jì)算方式二：

（1） 比率評(píng)價(jià)法

DX = LC/LX

式中：DX—檔案工作的效益

LC—?jiǎng)趧?dòng)成果

LX—?jiǎng)趧?dòng)消耗

（2） 差額評(píng)價(jià)法

DX = LC-LX

以上這兩個(gè)公式，都是難以精確量化的評(píng)測(cè)出檔案利用工作所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，除了難以全面收集到相關(guān)數(shù)據(jù)外，更重要的是以上許多指標(biāo)本身就難以準(zhǔn)確量化，更難以“錢(qián)幣”化。應(yīng)該指出，利用檔案信息資源所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益是相互關(guān)聯(lián)的，即存在交叉與包含關(guān)系，如社會(huì)效益包含著經(jīng)濟(jì)效益。因?yàn)椋瑢?duì)檔案利用所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益的評(píng)價(jià)，我們強(qiáng)調(diào)的是從社會(huì)需要出發(fā)對(duì)其活動(dòng)實(shí)效進(jìn)行評(píng)價(jià)，因而社會(huì)對(duì)檔案利用工作的滿意程度是檔案利用工作所產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益內(nèi)涵的核心，這使得檔案利用工作的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)上其他工作的經(jīng)濟(jì)效益有所不同。

3 檔案信息利用評(píng)價(jià)

檔案信息利用評(píng)價(jià)是檔案工作的重要產(chǎn)出，也是檔案工作的最終目的，它在整個(gè)檔案工作中占有極其重要的地位。檔案利用信息評(píng)價(jià)主要是通過(guò)檔案信息利用活動(dòng)中的種種數(shù)據(jù)，對(duì)檔案信息利用狀況進(jìn)行判斷，以提高檔案信息利用工作的水平，它有利于掌握檔案信息利用活動(dòng)的方向，使得檔案信息利用工作管理科學(xué)化更易得到實(shí)現(xiàn)，有利于檔案信息利用工作的改革，能全面提高檔案信息利用活動(dòng)的質(zhì)量。檔案信息利用評(píng)價(jià)制度的核心，是建立科學(xué)的。全面的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。檔案信息利用評(píng)級(jí)方法，可分為定性評(píng)價(jià)和定量評(píng)價(jià)兩種。對(duì)可測(cè)量的定量指標(biāo)進(jìn)行定量分析，對(duì)不能直接測(cè)量而只能定性的指標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)于定量評(píng)價(jià)，只需根據(jù)具體公式，代人相應(yīng)數(shù)據(jù)計(jì)算即可；對(duì)于定性評(píng)價(jià)要進(jìn)行精確的評(píng)價(jià)，一般采用二次量化法，即先定性再定量，使評(píng)價(jià)定性指標(biāo)有量的概念，再以量為基礎(chǔ)，在量化的基礎(chǔ)上做定性描述。

效益是一切行政管理、事業(yè)管理與科技、生產(chǎn)、生活的總目標(biāo)。開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源就是為實(shí)現(xiàn)這一總目標(biāo)而建造的一個(gè)系統(tǒng)工程。國(guó)家和企業(yè)、事業(yè)單位所獲得的各種社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，都包含有各級(jí)各類檔案信息機(jī)構(gòu)開(kāi)發(fā)檔案信息資源所產(chǎn)生的效益，這種效益是靠檔案信息機(jī)構(gòu)為其提供檔案信息保證所實(shí)現(xiàn)的，同時(shí)這種效益被包含在國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的總效益之中。許多事實(shí)證明，各級(jí)各類檔案信息機(jī)構(gòu)開(kāi)發(fā)檔案信息資源也可明顯看到其本身所直接產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益，且通過(guò)各個(gè)單位的圍觀預(yù)算，可以為客觀效益的統(tǒng)計(jì)測(cè)算奠定基礎(chǔ)。

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