檔案工作的基本原則與內(nèi)容

呂華

摘 要：檔案管理工作涉及到黨政機關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)單位的各個部門，不同的檔案對于不同的部門有著重要的意義，在檔案工作中應按照一定的原則進行工作，同時還要明確檔案工作的具體內(nèi)容。本文對于檔案工作的基本原則進行分析，并論述檔案工作的具體內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案工作；基本原則；內(nèi)容

1 檔案工作的基本原則

檔案管理工作涉及到黨政機關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)單位的各個部門，不同的檔案對于不同的部門有著重要的意義，在檔案工作中應按照一定的原則進行工作，其中涉及到國家秘密、商業(yè)機密和個人隱私，因此在工作實踐中應按照一定的工作原則開展工作，具體而言包括以下幾項基本原則：一是統(tǒng)籌管理，按部門分工管理原則，在檔案管理工作中，對于一個單位而言是一個整體，在檔案管理的工作中應有統(tǒng)一組織和領(lǐng)導，對于檔案管理的制度、規(guī)范和具體標準應有統(tǒng)一的規(guī)劃、計劃和指導意見，在具體到各個部門的檔案管理中應根據(jù)各個部門的實際情況進行區(qū)別化管理，從而達到檔案保存、使用、開發(fā)利用的效果最大化。二是檔案工作中的完整性、安全性原則，對于檔案管理工作而言，檔案的內(nèi)容應保存完整，在保存的過程中檔案的內(nèi)容要形成體系、形成系統(tǒng)性的保存，從而達到真正的檔案的完整性，實現(xiàn)檔案的有價值保存。同時，在檔案保存的空間、環(huán)境方面應注意保護好檔案，使檔案在安全的環(huán)境中保存。三是檔案工作的公開性與保密性原則，檔案工作是一項紀律性極強的工作，檔案內(nèi)容涉及各個方面內(nèi)容，其中一部分是可以為公眾開發(fā)利用的信息資源內(nèi)容，這一部分是可以公開的檔案內(nèi)容，對于這部分內(nèi)容在使用過程中應做好原始檔案的借閱登記、檔案文本保護等工作，使之能夠為更多的需求者使用，對于另一部分不能公開或者涉密的檔案內(nèi)容，則應當嚴格按照檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章制度進行管理和保存，不得隨意借出、泄露其中的內(nèi)容。四是綜合開發(fā)利用原則，現(xiàn)代檔案工作中一項重要的工作內(nèi)容就是檔案的綜合開發(fā)利用，對于檔案的綜合開發(fā)利用工作而言，要在遵循檔案的組織管理原則、保存原則、公開與保密原則的基礎(chǔ)上合理有效的利用，達到真正的開發(fā)利用。

2 檔案工作的內(nèi)容

檔案工作是一項系統(tǒng)性工作，其中包括了檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的編研、檔案的開發(fā)利用、檔案的統(tǒng)計等內(nèi)容。檔案的收集，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，通過主動收取、個人提交、相關(guān)部門調(diào)取等方式，從而形成系統(tǒng)性的檔案內(nèi)容，為相關(guān)部門在人力資源管理、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)濟預測分析等方面提供一定的決策參考依據(jù)。檔案的鑒定，是對于檔案中內(nèi)容進行甄別和分析的過程，對于檔案中的內(nèi)容不是所有的都適用，因此需要進行分析和甄別工作，對于檔案工作中需要的內(nèi)容應予以保存，對于不需要的內(nèi)容應向當事人或者相關(guān)部門說明情況，并妥善進行退回工作，防止不需要的檔案資料遺失、遺棄，從而產(chǎn)生不必要的后果。檔案的保管，檔案的保管是對于進行收集和鑒別后的檔案內(nèi)容，通過規(guī)范、標準的檔案保存技術(shù)手段和操作規(guī)范進行統(tǒng)一、科學、安全的保存，并且根據(jù)檔案的內(nèi)容確定檔案的保存時間，對于檔案保存的環(huán)境應達到檔案保存規(guī)范中的要求，確保檔案保存的安全性。檔案的檢索，檔案的檢索是根據(jù)檔案工作管理規(guī)范和檔案保存的標準，將相關(guān)檔案按照一定的時間順序、內(nèi)容區(qū)別進行保存，檔案需求者根據(jù)一定的檢索標準進行查找和查閱的過程，對于檔案的檢索而言，前提是要在檔案的保存過程中將檔案嚴格按照檔案保存的標準進行保存，這樣才能夠確保檔案檢索的快速、準確、高效。檔案的編研，檔案的編研工作，是檔案管理人員以及相關(guān)領(lǐng)域的研究人員根據(jù)工作需求及特定的選題，對于檔案內(nèi)容進行編輯、整理、形成系統(tǒng)性檔案匯編、檔案集冊等內(nèi)容，供學習、研究使用的過程。檔案的開發(fā)利用，檔案的開發(fā)利用是在檔案的編研工作基礎(chǔ)上，進行特定的研究和分析，從檔案的內(nèi)容中分析出所需要的課題、研究對象相關(guān)數(shù)據(jù)、文獻內(nèi)容等，從而形成相關(guān)的信息產(chǎn)品，為相關(guān)部門進行決策提供信息參考。與檔案的編研工作區(qū)別在于，檔案的編研是基礎(chǔ)檔案的客觀內(nèi)容進行的編輯和研究工作，而檔案的開發(fā)利用則是依托于檔案中呈現(xiàn)出的文本、數(shù)據(jù)等方面內(nèi)容，形成新的研究報告、分析報告及數(shù)據(jù)分析等內(nèi)容，形成的信息產(chǎn)品不在是檔案中所體現(xiàn)的固定內(nèi)容。檔案的統(tǒng)計，檔案的統(tǒng)計是檔案規(guī)范化管理中的重要內(nèi)容，通過檔案的統(tǒng)計能夠清晰明確的掌握保存檔案的數(shù)量、內(nèi)容等工作內(nèi)容，通過統(tǒng)計能夠較為清晰的了解檔案工作過程中存在的問題和需要改進的內(nèi)容，能夠有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3 結(jié)束語

檔案管理工作具有自身的特性，在檔案管理工作的實踐中應按照檔案管理工作的基本原則進行工作，同時在檔案管理工作過程中還應該充分、系統(tǒng)的了解檔案工作的環(huán)節(jié)、步驟及具體的崗位職責，只有這樣才能夠更好的開展檔案工作，為相關(guān)部門服務好，從而使檔案的綜合開發(fā)利用工作產(chǎn)生良好的經(jīng)濟和社會效益。

參考文獻

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