分析信息時代如何做好檔案管理工作

摘 要：對信息時代如何做好檔案管理工作進行分析。具體是在闡述信息時代下檔案管理的工作模式以及主要特征的基礎(chǔ)上，解析信息技術(shù)應(yīng)用給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的影響，具體體現(xiàn)在增加檔案儲存量，強化檔案整理和分類科學(xué)性以及為檔案檢索、利用提供便利等方面上，在此基礎(chǔ)上提出了幾點強化信息時代中檔案管理工作質(zhì)量的對策。

關(guān)鍵詞：信息時代；信息技術(shù)；檔案管理工作；促進措施

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為信息時代的到來提供了助力，社會上眾多行業(yè)與工作方式做出一定的調(diào)整，檔案管理工作也亦如此。目前，檔案管理工作被整合進重點發(fā)展行業(yè)中，在信息時代中，各級檔案部門構(gòu)建信息化檔案管理工作模式是極為必要的，這是確保與強化檔案管理工作運行科學(xué)化與精確化的有效辦法。如何將檔案資料的實用價值在政府機關(guān)中發(fā)揮出來，一直是檔案管理者重點研究的問題?；诖?，本文以信息時代中提升檔案管理工作效率為論點，做出如下論述內(nèi)容。

1 信息時代下檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容

1.1 信息時代下檔案管理的工作模式

在信息時代下，檔案管理工作最大的特征體現(xiàn)在數(shù)字化與現(xiàn)代化方面上，實物保管方式幾乎不復(fù)存在。信息時代中檔案管理工作模式與傳統(tǒng)檔案管理工作之間存懸殊性是極為顯著化的，信息時代下的檔案管理通常由檔案管理專職機構(gòu)與檔案管理組織進行，檔案管理人員科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)收集。梳理與保管檔案信息資料，與此同時以信息技術(shù)手段為依托，為檔案應(yīng)用者提供信息服務(wù)。

1.2 信息時代下檔案管理的主要特征

信息時代下檔案管理特征通常在以下幾方面體現(xiàn)出來：一是嚴(yán)格遵守有關(guān)檔案管理部門編制的的法律、法規(guī)與政策；二是和以往的紙媒檔案管理相比較，信息時代下檔案管理工作最大的不同為采用電子文件管理模式；三是以信息技術(shù)手段為依托，達到檔案管理網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的目標(biāo)。

2 信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的影響

2.1 增加檔案儲存量

這是采集多樣化檔案信息的基礎(chǔ)條件。在過去檔案資料多數(shù)是文字、圖表與聲像資料構(gòu)成的[1]。信息技術(shù)融合進檔案管理進程以后，檔案的載體演變成電子信息載體，這樣信息的存儲量變化程度是嘆為觀止的，例如一張光盤中可以容納3. 4億個字詞，等同于1700本20萬字的圖書，可以被視為一個小型圖書資料室。

2.2 強化檔案整理和分類科學(xué)性

在數(shù)字化技術(shù)輔助下對檔案進行編碼以后，檔案管理人員可以快捷的參照不同標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定對電子檔案進行梳理與分類，或者對其進行二次調(diào)整，上述工作的運行不需要打亂原有紙質(zhì)檔案編排的次序下，保持紙質(zhì)檔案與電子檔案的對應(yīng)。

2.3 為檔案檢索、利用工作提供便利

應(yīng)用信息技術(shù)手段，從根本上處理了檔案資料應(yīng)用與搜尋的困難，具體是簡化了過程的繁瑣性，節(jié)省了人力資源消耗量，同時體現(xiàn)出快捷性與安全性特征，此時檔案工作人員工作壓力顯著降低。檔案資料使用者以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，整體或部分下載所需信息，并且不受空間的限制。從理論上分析，世界上所有的檔案都可以在任何一個連有互聯(lián)網(wǎng)的地方搜尋出來，并被用戶安全使用。

3 信息時代做好檔案管理工作的辦法

3.1 樹立檔案工作的新興理念

首先，檔案信息資源觀和檔案信息化建設(shè)質(zhì)量存在直接的關(guān)系。傳統(tǒng)檔案管理進程中，多數(shù)情況下會把檔案信息看作一種文化資源，主要具備檔案信息的憑據(jù)價值，但是在信息時代中，檔案信息被視為一種經(jīng)濟資源，與此同時將特有的情報價值發(fā)揮出來[2]。其次，新時期的檔案管理人員應(yīng)該積極樹立檔案的公開與開放思想觀念，以前檔案管理進程中，側(cè)重點在于檔案資源的利用的開放性與開發(fā)的深度性方面上，但是面對那些處于現(xiàn)行或半現(xiàn)行時段的文件通常采取密封的措施。故此，在檔案信息化構(gòu)建進程中，管理人員應(yīng)該將工作重點放置在強化現(xiàn)行與半現(xiàn)行文件的開放性方面上，可以借助表編制與現(xiàn)行文件相關(guān)的開放政策和法律去實現(xiàn)上述目標(biāo)[3]。最后，為樹立終身學(xué)習(xí)觀念。當(dāng)下，部分管理者沒有認識到檔案管理工作中所應(yīng)用理論的多樣性，以及對業(yè)務(wù)技能提出標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格性，所以及時自己沒有接受正規(guī)教育與培訓(xùn)也能夠游刃有余的勝任檔案管理工作。但是在信息時代中，伴隨著檔案信息化建設(shè)進程，新技術(shù)、新理論不斷融入進檔案管理工作體系中，此時檔案人員面對很多新興問題，部分問題即使檔案專家在處理上也存在較大難度。故此信息時代下的檔案管理人員應(yīng)樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，從而為檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)做出一定貢獻。

3.2 落實檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作

檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化通常涵蓋以下幾項內(nèi)容：一是檔案信息收集標(biāo)準(zhǔn)化；二是檔案信息存儲標(biāo)準(zhǔn)化；三是檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化；四是檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化；五是檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等。檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化可以被視為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性保障，檔案信息化程度越高，那么對檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化提出的要求也就相應(yīng)提高，在其引導(dǎo)與約束下，檔案信息化建設(shè)工作運行的健康性與有效性才會得到切實保障。所以檔案行政與管理部門務(wù)必編制相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范與管理辦法，編制相關(guān)通用型檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，常見的有檔案日錄數(shù)據(jù)交換格式、檔案通用文件格式、檔案著錄規(guī)定、電子檔案管理辦法、檔案管理軟件功能規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)管理安全規(guī)定等。在這樣的工作模式中，檔案數(shù)據(jù)信息通用、共享與交互目標(biāo)才會順利達成，并且在軟、硬件環(huán)境出現(xiàn)變動過程中檔案數(shù)據(jù)的完整性、安全性也不會受到威脅，高效利用目標(biāo)的達成也不存在較大難題，此時檔案信息化建設(shè)處于優(yōu)良的態(tài)勢中。

3.3 積極學(xué)習(xí)新興檔案管理方式

信息時代中，新技術(shù)與新方法整合進檔案事業(yè)發(fā)展進程中是是必然的事實，也是優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量的最佳措施。檔案信息化建設(shè)可以被理解為將散落在多樣化載體上、存在于不同地理方位上的數(shù)據(jù)資源，以數(shù)字化為依托存儲下來，繼而在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的協(xié)助下把多樣化信息資源銜接在一起，資源利用體現(xiàn)出時效性與共享性特征[4]。新技術(shù)被應(yīng)用到每一個檔案館中，把館藏檔案進行數(shù)字化處理，在不斷的發(fā)展中構(gòu)建一套完善的數(shù)字化檔案管理工作體系。上述目標(biāo)的實現(xiàn)絕非是一蹴而就的，需要檔案管理人員在實踐中積極挖掘潛在信息資源，有效應(yīng)用計算機、光盤等高端和設(shè)施，摸索信息時代中檔案管理的新渠道與新辦法，推動檔案信息化建設(shè)進程。

3.4 進行深層次檔案信息服務(wù)工作

信息時代中，檔案部門應(yīng)積極整改以往“單干”的工作模式，借用自體學(xué)科優(yōu)勢特征，主動參與進網(wǎng)絡(luò)信息資源構(gòu)建、開發(fā)與利用進程中，把握與利用網(wǎng)絡(luò)化有利機遇，和圖書部門、情報部門、博物館及他類部門構(gòu)建長效型合作伙伴關(guān)系，協(xié)同合作、深度挖掘與利用檔案信息資源，其宗旨在于提升檔案信息編研與深層開發(fā)效率。

4 結(jié)束語

綜合全文論述的內(nèi)容，認識到當(dāng)下檔案信息化建設(shè)的意義，同時掌握了幾種做好檔案管理工作的辦法，一是樹立檔案工作的新興理念，二是落實檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，三是積極學(xué)習(xí)新興檔案管理方式，四是進行深層次檔案信息服務(wù)工作。當(dāng)然，檔案管理者在實踐中，也應(yīng)該樹立安全與法制意識，提高整合信息的能力，從而進一步強化檔案信息管理工作運行的規(guī)范性。

參考文獻

[1]季軒.試論在網(wǎng)絡(luò)信息化時代做好高校外事檔案管理工作[J].山東工業(yè)技術(shù)，2017，02：161-162.

[2]王靜.淺析信息時代下如何做好圖書檔案管理工作[J].民營科技，2016，02：99.

[3]張師師.互聯(lián)網(wǎng)時代如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016，04：69.

[4]唐姣麗.信息化時代如何做好醫(yī)院檔案管理工作[J].經(jīng)營管理者，2015，29：289.

作者簡介

王琪峰（1989-），男，黑龍江省哈爾濱人，漢族，初級助理館員，本科，研究方向：文博圖書檔案。endprint