新形勢(shì)下淺談檔案工作的創(chuàng)新

馮旻

摘 要：檔案資料是人類發(fā)展歷史記錄的最好證據(jù)，但是隨著時(shí)代發(fā)展網(wǎng)絡(luò)廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用越來越廣泛，在一定程度上解決了檔案工作資料不易保存、所占空間大的問題。但是，日益發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案工作和檔案資料的保存需要進(jìn)一步創(chuàng)新，這也是推進(jìn)檔案工作文明發(fā)展的前提條件。因此，要結(jié)合檔案工作者人才培養(yǎng)、創(chuàng)新意識(shí)培養(yǎng)和檔案管理庫、信息資源庫的建設(shè)推進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案工作；創(chuàng)新

檔案工作關(guān)乎著服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，但是就目前檔案工作來看，還存在著許多問題。一方面，檔案工作未得到相應(yīng)的重視和關(guān)注，職工檔案意識(shí)淡薄與檔案管理制度缺位問題大大降低了檔案服務(wù)的質(zhì)量，重要檔案無法按期歸檔或收集不齊全的現(xiàn)象普遍存在。另一方面，檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)與現(xiàn)有的檔案法規(guī)體系難以滿足檔案工作的實(shí)際需要。網(wǎng)絡(luò)背景下不僅需要建立網(wǎng)絡(luò)檔案庫，也需要相應(yīng)的文字檔案資料作為支撐。但是，現(xiàn)階段原有的檔案資料庫存累積如山，分散在各科室管理、雜亂無序，再加上檔案法規(guī)體系不健全，缺乏一定的系統(tǒng)性和可操作性，大大增加了檔案執(zhí)法活動(dòng)的難度和力度。因此，要立足于檔案工作的現(xiàn)狀，創(chuàng)新檔案工作以更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展建設(shè)。

1 強(qiáng)化檔案工作者學(xué)習(xí)培訓(xùn)

1、推進(jìn)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)。信息技術(shù)日益更新，檔案工作者要結(jié)合高速發(fā)展的信息產(chǎn)業(yè)優(yōu)化檔案管理理論知識(shí)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新檔案工作模式和方法，立足于信息化建設(shè)下檔案工作所面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，以服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與企業(yè)發(fā)展為目標(biāo)，創(chuàng)新檔案工作者主體。因此，要把握好企業(yè)發(fā)展與社會(huì)發(fā)展的基本要求，立足于現(xiàn)有的檔案事業(yè)發(fā)展要求強(qiáng)化檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，力爭培養(yǎng)出具有中國特色的檔案工作者。一方面，強(qiáng)化檔案工作者檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，掌握相關(guān)的文化知識(shí)和法律知識(shí)。另一方面，強(qiáng)化檔案工作者現(xiàn)代化信息技術(shù)的培訓(xùn)，提升檔案工作者的基本技能，強(qiáng)化檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置，結(jié)合信息部門的基礎(chǔ)條件來優(yōu)化檔案工作者的服務(wù)，力爭培養(yǎng)出具有檔案工作管理知識(shí)與信息技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型的新型人才。

2、改進(jìn)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)環(huán)境。要為檔案工作者深入學(xué)習(xí)提供機(jī)會(huì)和平臺(tái)，明確檔案專業(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃和目標(biāo)，有針對(duì)性地選送優(yōu)秀的檔案工作者外派培訓(xùn)和深造學(xué)習(xí)。這就要求檔案管理部門要優(yōu)化檔案專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)體系，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的新定位，從整體隊(duì)伍出發(fā)優(yōu)化檔案專業(yè)人才培養(yǎng)模式。一方面，要強(qiáng)化對(duì)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)教育，以提高檔案專業(yè)人才知識(shí)和能力層次為目標(biāo)，改進(jìn)和完善檔案專業(yè)人才培養(yǎng)環(huán)境。另一方面，要結(jié)合各個(gè)企業(yè)、事業(yè)單位等對(duì)檔案工作的實(shí)際要求，組織和開設(shè)相關(guān)的檔案工作者培訓(xùn)班，以檔案工作者層次和規(guī)格提高為目標(biāo)強(qiáng)化對(duì)企業(yè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的服務(wù)。

2 推進(jìn)檔案工作者創(chuàng)新意識(shí)的提升

1、推進(jìn)檔案工作者意識(shí)、知識(shí)和能力創(chuàng)新。其一，推進(jìn)檔案工作者檔案服務(wù)意識(shí)創(chuàng)新。要結(jié)合工作實(shí)際激發(fā)檔案工作者的創(chuàng)新意識(shí)，把握住網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代所提供的機(jī)遇和調(diào)整，在全新的形勢(shì)下激發(fā)檔案工作的創(chuàng)新靈魂，推進(jìn)檔案工作向網(wǎng)絡(luò)化、電子化方向發(fā)展的同時(shí)，在檔案工作方面積極滲透創(chuàng)新思想、理念。要全面推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新實(shí)踐，結(jié)合檔案專業(yè)知識(shí)的需要完善檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)。其二，推進(jìn)檔案工作者知識(shí)創(chuàng)新。要把握好檔案工作的本質(zhì)特點(diǎn)，積極采集、存儲(chǔ)有效的檔案信息資源的同時(shí)，要優(yōu)化檔案信息資源傳遞的程序，進(jìn)一步開發(fā)和利用更多的檔案信息資源，借用管理科學(xué)和信息科學(xué)理論知識(shí)，推進(jìn)檔案工作形成規(guī)律，充分發(fā)揮檔案工作者的潛力，更好地應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下檔案工作的調(diào)整。其三，推進(jìn)檔案工作者能力創(chuàng)新。要把握好電子文件的特點(diǎn)，優(yōu)化檔案資料傳遞過程，強(qiáng)化對(duì)網(wǎng)絡(luò)的利用，積極應(yīng)用和開發(fā)新的檔案信息，補(bǔ)充和改善自身的檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)，把檔案專業(yè)知識(shí)積極轉(zhuǎn)化為為經(jīng)濟(jì)服務(wù)建設(shè)的有效服務(wù)能力。

2、加強(qiáng)企業(yè)檔案中心工作與人才培養(yǎng)的結(jié)合。要提高檔案工作者的整體素質(zhì)，更好地做好檔案工作，還需要培養(yǎng)和鍛煉檔案工作者理論知識(shí)與檔案中心工作的聯(lián)系能力和應(yīng)用能力，從根本上提高檔案工作者的整體素質(zhì)。一方面，要把握好企業(yè)機(jī)構(gòu)改革的核心要求，結(jié)合實(shí)際工作崗位要求來適當(dāng)精簡檔案工作人員，實(shí)施一崗一人、專職專責(zé)的崗位任用制度。另一方面，結(jié)合新形勢(shì)的要求推進(jìn)檔案工作者辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，學(xué)會(huì)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)文件的傳輸和保存，優(yōu)化電子政務(wù)傳輸系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，積極改變和簡化檔案業(yè)務(wù)流程，從轉(zhuǎn)變工作方式出發(fā)提高檔案工作者的工作效率。檔案資料承擔(dān)著企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)全過程的記錄任務(wù)，相關(guān)的文件、資料與檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有積極的作用，要立足于檔案工作內(nèi)容、載體與形式、程序等積極轉(zhuǎn)變檔案工作模式。

3 豐富檔案信息資源

1、強(qiáng)化檔案硬件設(shè)施配備。要推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)積極開發(fā)和拓寬信息資源，延伸檔案信息載體，從檔案管理對(duì)象、工作方式、服務(wù)方式等方面出發(fā)推進(jìn)檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化和具體化的方向發(fā)展。其一，推進(jìn)檔案館庫建設(shè)。要立足于實(shí)際情況強(qiáng)化館藏檔案庫的建設(shè)，推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、制度化，從檔案館庫面積、功能與設(shè)施等方面出發(fā)構(gòu)建現(xiàn)代新型檔案館庫，不斷豐富檔案館庫建設(shè)的內(nèi)容和檔案工作者的思想內(nèi)涵，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作管理體制、載體形式與檢索手段的創(chuàng)新。其二，推進(jìn)檔案館庫業(yè)務(wù)創(chuàng)新與重組。應(yīng)以檔案信息收集與開發(fā)為導(dǎo)向，推進(jìn)檔案信息服務(wù)提升，以提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量為宗旨，改善傳統(tǒng)檔案庫的功能，立足于檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的采集、開發(fā)，整合檔案資源，進(jìn)一步形成文書、科技與聲像等檔案，引導(dǎo)電子檔案與紙質(zhì)檔案兩種方式共同管理。

2、推進(jìn)檔案信息化設(shè)備建設(shè)。要把握好計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案工作發(fā)展帶來的機(jī)遇和調(diào)整，建立高效方便的檔案信息系統(tǒng)，促進(jìn)電子政務(wù)與文檔實(shí)現(xiàn)一體化管理。其一，推進(jìn)檔案電子政務(wù)管理，優(yōu)化傳統(tǒng)的歸檔環(huán)節(jié)內(nèi)容，強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)行文件開發(fā)設(shè)計(jì)的延伸，拓寬檔案信息化平臺(tái)的功能需求，強(qiáng)化檔案管理軟件的開發(fā)，積極安裝和使用，切實(shí)利用計(jì)算機(jī)來輔助檔案工作者的管理，從根本上提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平，為安全和有效利用檔案資料和資源提供機(jī)會(huì)。其二，推進(jìn)文件、資料等在檔案工作中的融合，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息融入到檔案工作業(yè)務(wù)流程中，充分發(fā)揮檔案工作管理部門的作用，推進(jìn)政務(wù)信息公開，引導(dǎo)各個(gè)部門和組織來共享檔案資料和信息，從而利用電子政務(wù)改變傳統(tǒng)檔案工作的組織結(jié)構(gòu)，推進(jìn)檔案信息資源向更加科學(xué)合理的方向配置管理，從而從根本上推進(jìn)檔案工作的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化發(fā)展。

4 完善檔案現(xiàn)代化工作管理機(jī)制

1、創(chuàng)新檔案工作管理模式。要把握好檔案工作管理的專業(yè)性、先進(jìn)性和保密性等特點(diǎn)，構(gòu)建與文檔資料管理和網(wǎng)上系統(tǒng)檔案資料管理模式。一方面，要推進(jìn)檔案工作與辦公系統(tǒng)信息化的緊密結(jié)合，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用滲透到檔案工作中，推進(jìn)檔案館工作管理模式向現(xiàn)代化方向發(fā)展。要與時(shí)俱進(jìn)及時(shí)更新檔案歸檔形式，推進(jìn)傳統(tǒng)手工作業(yè)方式與檔案資料信息化管理結(jié)合，根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際情況開發(fā)科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件，實(shí)現(xiàn)手工資料和檔案信息網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)和利用。在這個(gè)過程中，一定不能淘汰傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料，同時(shí)與計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案資料管理，引導(dǎo)人們可以自動(dòng)檢索來提高檔案工作質(zhì)量。另一方面，在進(jìn)行電子存檔的同時(shí)，通過高素質(zhì)的人才來建立相應(yīng)的電子文檔目錄，與紙質(zhì)文檔資料配合管理，以檔案資料類型為依據(jù)實(shí)現(xiàn)電子表格管理和紙質(zhì)文檔管理的檔案信息傳遞和管理。

2、完善檔案工作管理平臺(tái)。檔案工作的創(chuàng)新還需要相應(yīng)的管理平臺(tái)作為支撐，要確保檔案資料收集齊全、檔案資料編制的高質(zhì)量和數(shù)據(jù)內(nèi)容的準(zhǔn)確性，要完善檔案工作管理平臺(tái)。要理清楚各個(gè)部門、工作程序、保存時(shí)間等基本要素，立足于檔案工作中的滯后點(diǎn)和難點(diǎn)，以時(shí)間為線索，以類型為板塊，以區(qū)域?yàn)榉秶纬蓪I(yè)的檔案資料管網(wǎng)圖，利用電腦和紙質(zhì)文檔準(zhǔn)確保存記憶信息。要建立嚴(yán)格的、標(biāo)準(zhǔn)的和規(guī)范的檔案工作管理機(jī)制，從提高檔案工作者管理意識(shí)出發(fā)，提升資料歸檔意識(shí)，立足于檔案資料和數(shù)據(jù)留存的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，來及時(shí)記錄、整理資料，建立統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)，交付使用后對(duì)檔案資料進(jìn)行追蹤管理，確保使用者及時(shí)歸檔，從而全面提高后期檔案的完整性。

5 結(jié)束語

相應(yīng)的檔案工作者素質(zhì)與新形勢(shì)下檔案工作需要還具有一定的差距，在檔案知識(shí)、管理與綜合素質(zhì)等方面或多或少存在著一些問題。因此，要強(qiáng)化檔案工作者學(xué)習(xí)培訓(xùn)，推進(jìn)檔案工作者創(chuàng)新意識(shí)的提升，豐富檔案信息資源，全面推進(jìn)檔案工作的創(chuàng)新。

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