協(xié)同管理視角下高校電子文件管理研究

王婷婷

摘 要：高校電子文件的協(xié)同管理，能夠提高信息資源的利用率，提升電子文件管理的效率。本文針對(duì)協(xié)同管理視角下高校電子文件管理進(jìn)行研究，論述了協(xié)同管理視角下高校電子文件管理的重要性，協(xié)同管理視角下高校電子文件管理的現(xiàn)狀，以及協(xié)同管理視角下高校電子文件管理的對(duì)策。協(xié)同管理的主要核心是，加強(qiáng)各個(gè)部門與檔案管理部門的銜接，從而實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高電子文件管理的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：協(xié)同管理；高校；電子文件；管理研究

高校電子文件管理，是高校檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的核心。協(xié)同管理主要是指，對(duì)不同的系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)調(diào)，以及協(xié)調(diào)組織的資源與功能，從而去達(dá)成一致的目的，完成既定的任務(wù)。協(xié)調(diào)管理視角下，高校電子文件的管理，需要加強(qiáng)部門之間的合作，增強(qiáng)溝通能力，同時(shí)需要實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。協(xié)調(diào)管理對(duì)于高校電子文件的管理，具有重要意義。檔案管理部門，需要制訂電子文件管理長期規(guī)劃，從而去促進(jìn)高校電子文件管理的發(fā)展。

1 協(xié)同管理視角下高校電子文件管理的重要性

高校電子文件的管理，是電子檔案的銜接過程。因此，電子文件的創(chuàng)建與生產(chǎn)過程十分重要。高校電子文件的管理，從生成到流轉(zhuǎn)再到歸檔，需要各個(gè)部門協(xié)調(diào)合作，增加各個(gè)業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門的協(xié)調(diào)性，從而提高高校電子文件管理的實(shí)效性。高校電子文件管理，采用協(xié)同管理的模式，能夠提高檔案管理的效率。高校電子文件具有數(shù)據(jù)信息量大，內(nèi)容復(fù)雜，分類困難的特點(diǎn)，管理過程比較復(fù)雜。主要包括辦公系統(tǒng)的電子文件、教務(wù)電子文件、科研電子文件、以及財(cái)務(wù)電子文件等[1]。對(duì)于電子文件的收集、轉(zhuǎn)交、歸檔，需要經(jīng)歷諸多部門，唯有提高部門間的協(xié)調(diào)能力，才能提高電子文件管理的效率。協(xié)同管理，能夠提高高校電子文件管理的水平，促進(jìn)電子文件管理的未來發(fā)展。協(xié)同管理是高校電子文件發(fā)展的必經(jīng)之路，也是未來發(fā)展的趨勢(shì)。唯有建立高效的電子文件管理模式，才能夠提高文件管理的效率，確保電子文件的安全性，提高高校電子文件的利用率。

2 協(xié)同管理視角下高校電子文件管理的現(xiàn)狀

2.1 協(xié)同管理缺乏統(tǒng)一的管理目標(biāo)

高校電子文件管理，主要的目的是保證電子文件的安全，以及提高利用率。相關(guān)部門在需要電子文件時(shí)，可以快速的進(jìn)行資料獲取，從而高效的開展工作。但是檔案管理部門的目標(biāo)存在偏差，其主要的目的是保證電子文件的完整性，確保其內(nèi)容、歷史背景等信息完整，并且保管形式屬于長期保存的模式。高校電子文件的管理，各部門的目標(biāo)不同，主要是由于部門的利益不同。此種目標(biāo)不統(tǒng)一的現(xiàn)象，會(huì)影響部門之間的協(xié)同性，不利于高校電子文件管理的發(fā)展。

2.2 協(xié)同管理技術(shù)落后

高校電子文件管理，主要是利用計(jì)算機(jī)硬件進(jìn)行技術(shù)支持，此過程需要軟件能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。由于高校文件的形成部門與檔案管理部門、技術(shù)部門是相互獨(dú)立的，并且在業(yè)務(wù)方面會(huì)發(fā)生沖突[2]。因此，會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的丟失，以及部門間的協(xié)調(diào)性降低。部門間的協(xié)同管理技術(shù)存在問題，業(yè)務(wù)部門的軟件升級(jí)，會(huì)導(dǎo)致與檔案管理部門的軟件系統(tǒng)不匹配，從而加大了電子文件管理的難度，降低文件的管理效率。

2.3 協(xié)同整體規(guī)劃不完整

我國諸多的高校，不具備電子文件歸檔功能，為解決這一問題，需要對(duì)協(xié)同系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。因此，需要大量的資金投入，而高校往往注重成本的花費(fèi)，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)比較忽視，導(dǎo)致協(xié)同整體規(guī)劃不完整。高校在進(jìn)行電子文件管理時(shí)，對(duì)于電子文件的管理質(zhì)量不重視，未建立完整的協(xié)同管理計(jì)劃，從而使得電子文件的管理質(zhì)量下降，不利于電子文件的利用。

2.4 協(xié)同管理制度不完善

高校的電子文件管理，普遍存在協(xié)同管理制度不完善的現(xiàn)象。并且相關(guān)的教育部門頒布的政策，對(duì)于高校檔案管理的規(guī)定比較片面，缺乏電子文件管理的規(guī)范，不利于電子文件協(xié)同管理的發(fā)展。例如，高校電子文件會(huì)議運(yùn)作制度不完善，對(duì)于會(huì)議召開的時(shí)間、規(guī)模、內(nèi)容等都沒有進(jìn)行規(guī)定。協(xié)同管理制度的不完善，會(huì)使得電子文件管理水平下降，不利于高校電子文件檔案管理的發(fā)展。

3 協(xié)同管理視角下高校電子文件管理的對(duì)策

3.1 提高對(duì)協(xié)同管理的認(rèn)識(shí)

為提高高校電子文件管理的效率，需要提高對(duì)協(xié)同管理的認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一各部門電子文件管理的目標(biāo)。將電子文件共享與利用作為主要的出發(fā)點(diǎn)，建立完善的協(xié)同機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，從而提高協(xié)同管理的效率。高校電子文件管理過程，需要提高對(duì)協(xié)同思想的認(rèn)識(shí)，并且將協(xié)同理念融入到管理中，從而提高電子文件管理的實(shí)效性[3]。明確各部門人員，協(xié)同管理在電子文件管理過程中的重要性，加強(qiáng)人員對(duì)協(xié)同管理的重視。構(gòu)建高校電子文件共享平臺(tái)，加強(qiáng)各部門之間的資源整合，從而促進(jìn)電子文件協(xié)同管理的發(fā)展。

3.2 促進(jìn)技術(shù)協(xié)同

針對(duì)高校電子文件管理不兼容的問題，需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行技術(shù)協(xié)同。主要可以分為以下幾方面：（1）主要是高校的技術(shù)部門進(jìn)行負(fù)責(zé)，促進(jìn)各個(gè)部門之間的協(xié)同，構(gòu)建全校統(tǒng)一的信息平臺(tái)，通過電子文件管理的目的，徹底的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源整合。通過資源平臺(tái)，各部門可以進(jìn)行電子文件的傳輸，檔案管理部門可以對(duì)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔。（2）主要由檔案管理部門進(jìn)行負(fù)責(zé)，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的溝通，促使各個(gè)部門與檔案管理部門，共同進(jìn)行電子文件的協(xié)同管理。對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件歸檔系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，建設(shè)電子文件檔案歸檔管理的渠道，從而去加強(qiáng)部門之間的連接。以上方案均能夠提高電子文件的管理效率，促進(jìn)信息資源的共享，并且都具有部門之間相互協(xié)作的特點(diǎn)。由此可見，協(xié)同管理在高校電子文件管理中的重要性。

3.3 完善保障協(xié)同

根據(jù)相關(guān)文檔政策規(guī)定，需要財(cái)政部門對(duì)電子文件管理進(jìn)行資金支持。因此，為提高電子文件管理的效率，檔案管理部門可以向?qū)W校申請(qǐng)資金幫助，從而去升級(jí)電子文件管理的設(shè)備、技術(shù)、以及軟件系統(tǒng)等。檔案管理部門可以將電子文件管理，放到高校的整體建設(shè)中，制訂完善的電子文件管理制度，細(xì)化電子文件管理的流程，充分發(fā)揮電子文件管理在高校中的積極作用，從而去提高文件管理的效率。檔案管理部門，需要制訂電子文化管理長期規(guī)劃，向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，提高協(xié)同管理的質(zhì)量，有效的進(jìn)行資源整合，完善保障協(xié)同。

3.4 形成流程協(xié)同

為促進(jìn)高校電子文件的協(xié)同管理，需要形成流程協(xié)同。電子文檔的收集、轉(zhuǎn)交、分類、歸檔等，需要各個(gè)部門的協(xié)作，要求部門間的溝通能力加強(qiáng)，形成統(tǒng)一的目標(biāo)。唯有加強(qiáng)各個(gè)業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門之間的協(xié)作能力，加強(qiáng)信息的傳遞，才能及時(shí)的解決電子文件管理過程出現(xiàn)的問題，從而提高電子文件管理的效率，提高文件資源的利用率。高?？梢越⒖己藱C(jī)制，明確各個(gè)部門之間的權(quán)責(zé)，從而去加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，提高協(xié)同管理的質(zhì)量。

4 結(jié)論

綜上所述，協(xié)同管理視角下高校電子文件管理的現(xiàn)狀，主要有協(xié)同管理缺乏統(tǒng)一的管理目標(biāo)，協(xié)同管理技術(shù)落后，協(xié)同整體規(guī)劃不完整，以及協(xié)同管理制度不完善。協(xié)同管理視角下高校電子文件管理的對(duì)策，主要有形成流程協(xié)同，完善保障協(xié)同，促進(jìn)技術(shù)協(xié)同，以及提高對(duì)協(xié)同管理的認(rèn)識(shí)。唯有建立高效的電子文件管理模式，才能夠提高文件管理的效率，確保電子文件的安全性，提高高校電子文件的利用率。

參考文獻(xiàn)

[1]張文元，史錫年.高校電子文件一體化管理的協(xié)同監(jiān)管[J].中國檔案，2015，01：53-54.

[2]任世存.協(xié)同理論視角下高校教學(xué)分級(jí)管理模式研究[J].教育評(píng)論，2015，05：42-44.

[3]郭鵬，周慶山.電子文件管理視角下背景信息與元數(shù)據(jù)的比較研究[J].山西檔案，2016，05：44-46.