加強(qiáng)人事檔案管理，促進(jìn)人力資源開發(fā)

李婧

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理工作的重要內(nèi)容之一，人事檔案是人力資源開發(fā)與培養(yǎng)的依據(jù)，只有強(qiáng)化人事檔案管理，理清不同崗位工作人員的履歷、業(yè)績(jī)，再依據(jù)人力資源的成績(jī)來(lái)進(jìn)行工作安排，才能促進(jìn)人力資源的開發(fā)。本文分析了人事檔案對(duì)于人力資源管理的意義，以及如何通過人事檔案管理來(lái)促進(jìn)人力資源開發(fā)。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源；開發(fā)

人力資源是用人單位必備的資源之一，人事檔案是人力資源管理的依據(jù)，只有加強(qiáng)人事檔案管理，積極借助人事檔案中的信息數(shù)據(jù)，才能提高人力資源管理水平，確保用人單位能夠儲(chǔ)備豐富的人力資源，實(shí)現(xiàn)人力資源的高效管理。

1 人事檔案對(duì)人力資源管理的意義

人力資源是用人單位經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的必備資源，也是最具潛力、最為靈活、最具管理意義的資源。經(jīng)過時(shí)代的發(fā)展，歷史的演變，人力資源管理已經(jīng)被賦予了全新的內(nèi)涵和意義，人力資源管理不再簡(jiǎn)單局限于人力的分配，而是朝著知識(shí)管理、人才力量的科學(xué)配置、安排等方向發(fā)展，這其中必然要借助人事檔案，總的來(lái)看，人事檔案對(duì)于人力資源管理具有特殊的意義，體現(xiàn)在：

1.1 是人力資源管理的依據(jù)

人力資源是最為寶貴的資源，用人單位要想實(shí)現(xiàn)人力資源的高效率利用、全方位開發(fā)，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，就必須達(dá)到知人善任，此時(shí)，人事檔案便成為用人單位人才資源分配的一大依據(jù)，因?yàn)槿耸聶n案中記錄了一名工作人員的學(xué)習(xí)、工作履歷，其中也包括他們的思想素質(zhì)鑒定、業(yè)務(wù)水平評(píng)估、個(gè)人素質(zhì)與能力培養(yǎng)等，這些都是人力資源分配與管理的一大依據(jù)，只有全面、深入地分析、評(píng)估這些真實(shí)的信息，才能為人力資源的分配與管理提供依據(jù)。

1.2 人力資源考核的依據(jù)

任何一個(gè)用人單位在人力資源管理中都必然經(jīng)歷人事考核、績(jī)效評(píng)價(jià)、員工評(píng)估等若干個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，員工的績(jī)效考核成為其升遷、獎(jiǎng)懲的一項(xiàng)依據(jù)，也決定著員工的福利分配、薪酬待遇等，然而，人力資源考核必然要有所依據(jù)，人事檔案便成了考核的關(guān)鍵和依據(jù)，人力部門通常充分利用人事檔案來(lái)對(duì)員工的工作業(yè)績(jī)、工作成績(jī)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、能力等實(shí)施全方位的考核、評(píng)估，這些都成為人力資源考核的重要依據(jù)。

1.3 實(shí)現(xiàn)人力資源的科學(xué)配置

人力資源的科學(xué)配置直接關(guān)系到用人單位的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展，因?yàn)橹挥腥肆Y源的科學(xué)配置，才能實(shí)現(xiàn)人力資源力量的充分發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)不同崗位人員優(yōu)勢(shì)、強(qiáng)項(xiàng)的有效利用，達(dá)到人力資源的高效配置。通過借助人事檔案中的相關(guān)信息、資料等，人力資源管理部門對(duì)用人單位內(nèi)部人員的基本情況、工作履歷、業(yè)績(jī)等作出大致的評(píng)估，能夠?yàn)槿肆Y源的開發(fā)創(chuàng)造有利條件，提高用人單位人力資源管理工作效率和效益。

2 人力資源管理現(xiàn)狀分析

2.1 人事檔案利用率低，功能未開發(fā)

長(zhǎng)期以來(lái)，用人單位在人力資源管理過程中忽視了人事檔案的應(yīng)用，還停留在經(jīng)驗(yàn)判斷、工作考核等傳統(tǒng)模式上，未能深入人事檔案內(nèi)部進(jìn)行歷史性分析，主要依靠時(shí)下考核、眼前考試等方式來(lái)定奪各個(gè)部門、崗位人員的素質(zhì)、能力和業(yè)績(jī)。這種脫離人事檔案信息的人力資源管理模式偏離了用人單位的人事管理的初衷，也不利于其人力資源的開發(fā)。

2.2 人事檔案管理滯后，脫離人力資源管理

人事檔案是對(duì)用人單位在職員工一切工作履歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、業(yè)績(jī)成績(jī)等的一個(gè)真實(shí)記錄，能夠?yàn)閱挝坏娜肆Y源管理提供依據(jù)和保證。然而，大多數(shù)用人單位未能積極地貫徹落實(shí)人事檔案管理，導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容欠缺、更新不及時(shí)、無(wú)法緊跟人員的變動(dòng)而及時(shí)變化，人事檔案甚至形成了死檔，失去了其在人力資源管理中的參考性作用，甚至脫離了人力資源管理。

正是因?yàn)槿耸聶n案管理的時(shí)效性較差，一些檔案信息、資料等相對(duì)陳舊、落后，導(dǎo)致其內(nèi)部的資料無(wú)法被及時(shí)地審核、鑒定與更新，使得人事檔案失去了信息可用價(jià)值，同人力資源管理相互脫離，影響了人事檔案功能的發(fā)揮。

3 加強(qiáng)人事檔案管理，促進(jìn)人力資源開發(fā)

3.1 提高人事檔案的實(shí)效性、真實(shí)性

人事檔案管理能夠?yàn)橛萌藛挝蝗肆Y源管理提供參照，是用人單位人事管理的依據(jù)，對(duì)此必須確保人事檔案的客觀性、真實(shí)性和實(shí)效性。其中真實(shí)性是人事檔案的最本質(zhì)要求，對(duì)此需要人事部門對(duì)用人單位所有在籍人員檔案進(jìn)行統(tǒng)一梳理、清查、核查，除掉一切不真實(shí)、不客觀的信息，同時(shí)，托快存檔范圍，歸類可公開的人員檔案信息，并進(jìn)行分類儲(chǔ)存，創(chuàng)建人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案統(tǒng)一由專業(yè)、專門人員負(fù)責(zé)管理，而且要根據(jù)用人單位人員的業(yè)績(jī)變化、工作調(diào)動(dòng)等來(lái)對(duì)人事檔案做出適時(shí)地更新，以此來(lái)確保人事檔案的真實(shí)性、實(shí)效性，這樣才能為人力資源的開發(fā)提供真實(shí)、有用的信息。

3.2 強(qiáng)化部門協(xié)作，及時(shí)充實(shí)人事檔案

人事檔案管理絕非人事部門獨(dú)立完成的一項(xiàng)工作，它需要用人單位各個(gè)部門之間的配合，因?yàn)橛萌藛挝恢性O(shè)置不同的部門，例如：項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、行政部等，每一個(gè)部門、每一個(gè)崗位的工作任務(wù)不同，業(yè)績(jī)考核評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)也有所差異，人事部門需要加強(qiáng)同其他部門之間的協(xié)作、配合，要及時(shí)對(duì)各個(gè)部門的員工進(jìn)行業(yè)績(jī)考核，同時(shí)，也要實(shí)行部門間的合作交流，各個(gè)部門可以通過同事間互評(píng)、領(lǐng)導(dǎo)與職員互評(píng)的方式來(lái)向人事部門反映各個(gè)人員的基本工作情況，成績(jī)所得、業(yè)績(jī)所歸等，這其中必須確保信息的真實(shí)性、客觀性，以此來(lái)充實(shí)人事檔案，為人事檔案內(nèi)容不斷注入新的活力。

只有部門間的協(xié)作加強(qiáng)了，人事檔案內(nèi)容得以充實(shí)才能為人力資源的選拔、任免、升遷等提供最為有效的依據(jù)，也才能真正實(shí)現(xiàn)人力資源的高效開發(fā)。

3.3 人事檔案社會(huì)化、開放化、信息化管理

要想實(shí)現(xiàn)通過人事檔案管理來(lái)達(dá)到人力資源開發(fā)的目的，則有必要對(duì)人事檔案進(jìn)行開放化、社會(huì)化管理，打破舊式的人事檔案保密制管理模式，實(shí)行半公開、半公共、半透明的人事檔案管理，因?yàn)橄鄬?duì)封閉、落后的管理模式不僅不利于人才的流動(dòng)，還可能埋滅人才的潛能，人才的深層次潛力得不到開發(fā)，不利于人力資源的優(yōu)化配置。對(duì)此，則可以充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)，將用人單位人事檔案信息納入現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)行數(shù)據(jù)化檔案管理，創(chuàng)建一個(gè)人才檔案網(wǎng)絡(luò)管理信息平臺(tái)，借助這一平臺(tái)來(lái)達(dá)到人才信息的公開、公布與共享，實(shí)現(xiàn)用人單位內(nèi)部、彼此之間以及行業(yè)間的人才對(duì)等交流，這樣就打破了傳統(tǒng)的單一交流模式，能夠逐步推動(dòng)檔案資源的自動(dòng)化、信息化、現(xiàn)代化管理。這樣才有利于人才通過信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行深層次的交流、調(diào)動(dòng)，也才能促進(jìn)人力資源的高效開發(fā)，讓更多的高潛能的人力資源得到充分地應(yīng)用，達(dá)到高效的人事管理工作目標(biāo)。

3.4 人事檔案競(jìng)爭(zhēng)化管理

用人單位有必要實(shí)行人事檔案競(jìng)爭(zhēng)管理機(jī)制，也就是讓全體人員樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，形成積極的人事檔案競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，讓更多的在職人員都形成人力資源開發(fā)意識(shí)，能夠自覺配合人事檔案管理，主動(dòng)適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)化的人事管理模式，提高自身的素質(zhì)和能力，不斷豐富自身的人事檔案內(nèi)容，從而為人力資源開發(fā)創(chuàng)造條件。

4 總結(jié)

人事檔案管理是一項(xiàng)十分重要的管理工作，它關(guān)系到整個(gè)人力資源系統(tǒng)的建設(shè)，關(guān)系到人力資源的開發(fā)與利用，必須重視人事檔案管理，充分利用人事檔案中的信息來(lái)促進(jìn)人力資源的開發(fā)，為用人單位儲(chǔ)備更多的人力資源力量。

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