高校財務(wù)信息化建設(shè)思考

楊靜+祁建松

【摘要】高等教育改革所帶來的資金來源渠道多元化、財務(wù)信息統(tǒng)計和需求口徑多樣化、結(jié)算方式滯后、財務(wù)信息共享性較低、報銷業(yè)務(wù)流程繁瑣等一系列問題，都有待于通過強化財務(wù)信息化來解決。本文通過分析Z大學(xué)財務(wù)信息化建設(shè)中實際存在的問題，提出了加快信息化建設(shè)的建議和實施步驟以供參考。

【關(guān)鍵詞】高校 財務(wù)信息化 財務(wù)管理

一、引言

2013年，教育部公布《教育部關(guān)于開展“教育經(jīng)費管理年”活動進一步用好管好教育經(jīng)費的通知》（教財〔2013〕3號），對于財務(wù)信息化提出明確要求：推動信息化建設(shè)。各地要建立并不斷完善教育經(jīng)費基礎(chǔ)信息庫；要運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，推動建立“縱向到底，橫向到邊”的扁平化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)；要建設(shè)經(jīng)費監(jiān)管信息系統(tǒng)，加強對學(xué)校財務(wù)實時監(jiān)控和數(shù)據(jù)分析，全面提高信息化管理水平。

高等教育正在面臨新的發(fā)展形勢，這就對高校財務(wù)管理提出了新的要求，而要把日益增加的財政教育投入管理好、使用好，高校財務(wù)信息化建設(shè)必須在形勢上、技術(shù)上適應(yīng)發(fā)展需要。這不但關(guān)系到教育經(jīng)費使用的效率與安全，更關(guān)系到高校整體發(fā)展的全局，是高校信息化建設(shè)的重中之重。財務(wù)信息化是高校實現(xiàn)全面現(xiàn)代化與信息化的重要組成部分。財務(wù)工作的創(chuàng)新發(fā)展將解決傳統(tǒng)會計工作輸入輸出的瓶頸，不斷完善財務(wù)管理的科學(xué)性、財務(wù)信息的安全性、信息傳輸和處理的及時性等，提升財務(wù)工作的整體服務(wù)水平。

隨著財政預(yù)算管理制度的改革及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，原來手工環(huán)境下的會計數(shù)據(jù)采集、處理、存儲和傳輸方式發(fā)生了巨大的變化，高校財務(wù)管理工作正由初級的會計手工核算模式向高級的財務(wù)信息化管理模式轉(zhuǎn)變。如何能夠充分地利用信息技術(shù)和人力資源，及時適應(yīng)新形勢下全面預(yù)算模式、資金支付模式、對外服務(wù)模式、信息傳遞模式的改變，實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理高效智能、信息資源高度共享、構(gòu)建無現(xiàn)金收付體系、數(shù)據(jù)發(fā)布及時準確的最終目標，是高校財務(wù)工作目前需要面對的重要問題。本文以Z大學(xué)為例，通過借鑒其他院校先進的財務(wù)信息化建設(shè)經(jīng)驗，分析該校信息化建設(shè)中存在的問題，以便更好地規(guī)劃和實施財務(wù)信息化建設(shè)。

二、高校財務(wù)信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

大學(xué)信息化建設(shè)的特點不同，軟硬件是否到位、復(fù)合型人才是否配備、資金是否充裕及校領(lǐng)導(dǎo)是否大力支持都對信息化建設(shè)起著至關(guān)重要的作用，參照其他高校已初具規(guī)模的信息化建設(shè)成果，Z大學(xué)財務(wù)信息化建設(shè)過程中主要存在以下問題：

1.軟件品牌不同，不利于實現(xiàn)財務(wù)信息共享

Z大學(xué)各職能部門使用的軟件系統(tǒng)相互獨立、品牌不一，如數(shù)字化校園平臺為金智軟件，教務(wù)系統(tǒng)為強智軟件，科研系統(tǒng)為易普拉格軟件等，而財務(wù)系統(tǒng)使用神州浩天科技公司開發(fā)的天財財務(wù)軟件。要打破財務(wù)信息“孤島”的現(xiàn)象，必須與各個職能部門使用的軟件高度集成。需要財務(wù)軟件開發(fā)商與其他軟件公司的開發(fā)商商議接口事宜。不同公司開發(fā)軟件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和底層代碼各不相同，因此給軟件高度共享帶來一定的困難，各個公司需要互相了解對方軟件的運行和開發(fā)方式，經(jīng)過測試后才能實現(xiàn)系統(tǒng)的無縫對接。

2.缺乏專業(yè)的復(fù)合型人才

專業(yè)復(fù)合型人才是高校財務(wù)管理信息化發(fā)展建設(shè)中的重要因素。財務(wù)處招聘的技術(shù)人員專業(yè)背景呈兩極分化，計算機專業(yè)的員工會計知識匱乏，而具有會計專業(yè)背景的員工計算機水平欠缺。專業(yè)計算機人員只能進行基本的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境構(gòu)建和數(shù)據(jù)庫維護的工作，對于財務(wù)系統(tǒng)中各個賬表之間、賬賬之間的勾稽關(guān)系難以理解，一旦系統(tǒng)運行中出現(xiàn)問題，無法及時發(fā)現(xiàn)出錯的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3.財務(wù)信息化系統(tǒng)應(yīng)用普及不到位

預(yù)約報賬系統(tǒng)、統(tǒng)一支付平臺及薪酬申報等系統(tǒng)的使用，使制單角色發(fā)生了轉(zhuǎn)移，原來面對面報銷模式下，需要制單會計先查詢是否有相應(yīng)的支出部門和支出項目，再核實項目余額是否足夠及支出范圍是否合理，最后錄入憑證保存打印單據(jù)。而使用信息化系統(tǒng)后，原來的查驗制單工作都由系統(tǒng)自動限制，制單人員轉(zhuǎn)換為復(fù)核人員，由報銷者本人錄入需要報銷的信息，會計人員只需復(fù)核錄入的信息和原始憑證的附件是否一致及合規(guī)即可。這種應(yīng)用模式的轉(zhuǎn)變，需要對報銷人員進行多次系統(tǒng)使用培訓(xùn)，但是使用者不能很快接受這種職責(zé)的轉(zhuǎn)變，甚至認為應(yīng)該財務(wù)人員做的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)嫁給了報銷人員，一時很難接受這種新的理念，造成信息系統(tǒng)難以推廣和普及。

4.缺乏安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

高校在實施財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化管理和數(shù)據(jù)資源共享的同時，加大了財務(wù)系統(tǒng)受攻擊的風(fēng)險。一方面，現(xiàn)階段高校正在使用的教務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等，都需要財務(wù)系統(tǒng)開放接口與其對接，教師和學(xué)生用戶對財務(wù)相關(guān)系統(tǒng)的訪問，也要求不受時間和地點限制，財務(wù)信息的公開性和共享性，決定了財務(wù)系統(tǒng)更加容易受到黑客入侵和病毒感染。另一方面，大部分高校的財務(wù)處沒有獨立的機房，僅使用局域網(wǎng)設(shè)備進行內(nèi)部管理，而有關(guān)對外申報的服務(wù)器及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，都放置于網(wǎng)絡(luò)中心托管，網(wǎng)絡(luò)中心至財務(wù)處之間的網(wǎng)絡(luò)經(jīng)過多個交換機，增加了易出安全問題的風(fēng)險點，加上學(xué)校經(jīng)費緊張，沒有足夠的經(jīng)費購買服務(wù)器的正版操作系統(tǒng)和殺毒軟件，財務(wù)數(shù)據(jù)存在著安全隱患。

5.軟件開發(fā)公司提供技術(shù)支持不到位

各高校都在緊鑼密鼓地實施信息化建設(shè)，而軟件開發(fā)公司技術(shù)支持人員有限，很難對各高校的需求及時響應(yīng)，也不能對使用過程中發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)漏洞及時修正并發(fā)布補丁程序。實施人員僅對軟件功能熟悉，缺乏硬件環(huán)境搭建及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相關(guān)知識，經(jīng)常因為調(diào)試各軟件之間的網(wǎng)絡(luò)連通問題影響軟件實施進度。對高校使用者進行專業(yè)性和有針對性的培訓(xùn)較少，只能依靠財務(wù)人員在使用過程中探索新功能，造成一些常用系統(tǒng)功能閑置，或者操作方法不當(dāng)影響系統(tǒng)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

三、高校財務(wù)信息化建設(shè)建議對策

上述各業(yè)務(wù)部門軟件品牌眾多，軟件開發(fā)公司技術(shù)支持不到位的問題，是造成Z大學(xué)信息化進度緩慢的客觀原因，僅靠財務(wù)處自身的努力很難解決。利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和資源，兼顧學(xué)校財務(wù)人員狀況及教職工的接受能力，為財務(wù)信息化建設(shè)制定可行性實施方案，克服實施過程中出現(xiàn)的各類困難，需要采取以下措施：

1.建立科學(xué)合理的財務(wù)軟件編碼體系

財務(wù)管理系統(tǒng)是由不同類別的代碼搭建而成的，包含輔助賬管理中的部門、項目代碼、額度管理代碼、項目類型代碼、項目分類代碼等，而賬務(wù)系統(tǒng)中需要設(shè)置科目代碼，經(jīng)濟分類代碼及功能分類代碼。除了科目、經(jīng)濟分類、功能代碼高等學(xué)校會計制度給定了編制參照依據(jù)，其他輔助賬中的代碼都需要各高校結(jié)合自身實際情況來設(shè)置，而科學(xué)合理、方便記憶的代碼，不僅能提高傳輸、處理財務(wù)數(shù)據(jù)的效率，方便各類口徑財務(wù)報表生成，也為實現(xiàn)財務(wù)信息的交換和共享奠定了良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.梳理財務(wù)核算系統(tǒng)與各個系統(tǒng)間的關(guān)聯(lián)關(guān)系

所有軟件都是以財務(wù)核算軟件為核心發(fā)展起來的，無論是收費軟件還是工資軟件及其他各類輔助軟件，最終都要再匯總至財務(wù)核算軟件中并生成憑證。各個系統(tǒng)之間的融會貫通需要調(diào)用財務(wù)軟件中不同的數(shù)據(jù)，如網(wǎng)上查詢系統(tǒng)能夠查詢項目負責(zé)人項目的收支明細，需要在財務(wù)系統(tǒng)中將項目與項目負責(zé)人工號一一對應(yīng)，而項目負責(zé)人的工號是從工資系統(tǒng)中傳輸?shù)模@樣教工通過工號登陸網(wǎng)上查詢系統(tǒng)后，不僅能查到工號所對應(yīng)的工薪收入，還能查詢到負責(zé)項目的收支信息；預(yù)約報賬系統(tǒng)需要調(diào)用賬務(wù)系統(tǒng)中的項目余額，項目可用科目及支出經(jīng)濟分類，需要在賬務(wù)系統(tǒng)中提前設(shè)置好報賬模板，保證報賬生成憑證的正確性。各個系統(tǒng)之間的聯(lián)系錯綜復(fù)雜，要提前梳理財務(wù)系統(tǒng)與各個系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，保證各類調(diào)用模板設(shè)置的全面性與正確性，保障財務(wù)信息化工作的順利實施。

3.重新構(gòu)建會計信息化環(huán)境下內(nèi)部控制體系

隨著會計信息化程度越來越高，原有的職責(zé)分工和內(nèi)部控制方法發(fā)生了變化，內(nèi)部控制的范圍擴大，內(nèi)部控制的工作重點發(fā)生了改變，原有手工環(huán)境下的內(nèi)部控制已不再適應(yīng)新的環(huán)境，需要重新構(gòu)建會計信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制規(guī)范，建立嚴格的授權(quán)體系，分清權(quán)責(zé)，加強數(shù)據(jù)、程序及網(wǎng)絡(luò)安全控制，最大限度地提高會計信息質(zhì)量，防止會計舞弊的發(fā)生。

4.加強財務(wù)信息化系統(tǒng)培訓(xùn)

財務(wù)相關(guān)系統(tǒng)對外開放使用，不僅簡化了報銷流程，實現(xiàn)了無現(xiàn)金收費，也解決了手工核稅速度慢、易出錯等問題，提高了工作質(zhì)量。但在軟件使用初期，使用者不可避免地會遇到各種問題，有軟件自身的問題，也有使用者操作不當(dāng)產(chǎn)生的問題。要加強與軟件開發(fā)公司的溝通，定期參加軟件公司舉辦的各類系統(tǒng)培訓(xùn)，熟悉財務(wù)系統(tǒng)各項功能，系統(tǒng)管理員及相關(guān)系統(tǒng)管理人員，需要針對系統(tǒng)操作應(yīng)用和出現(xiàn)的典型問題，編制系統(tǒng)說明書和操作手冊，在財務(wù)處內(nèi)部起到良好的示范和帶頭作用，使會計人員了解各個系統(tǒng)，在學(xué)校范圍內(nèi)推廣系統(tǒng)應(yīng)用，組織各二級部門財務(wù)報銷人員的操作培訓(xùn)，使全校接受財務(wù)信息化理念，真正享受到財務(wù)信息化的成果，提高對財務(wù)工作的滿意度。

5.加強網(wǎng)絡(luò)安全維護工作

在學(xué)校資源相對寬松的情況下，給財務(wù)處提供獨立的機房和設(shè)備方便維護，與網(wǎng)絡(luò)中心交換機直連光纖接口，減少中間環(huán)節(jié)。配備安全設(shè)備防止病毒侵害和黑客攻擊，借助數(shù)據(jù)存儲一體機進行數(shù)據(jù)實時備份，財務(wù)局域網(wǎng)內(nèi)部安裝、內(nèi)部管理，限制客戶端通過存儲介質(zhì)隨意導(dǎo)入數(shù)據(jù)及瀏覽非法網(wǎng)站。

6.分階段穩(wěn)步實施

財務(wù)信息化建設(shè)不是一蹴而就的，建設(shè)過程中需要結(jié)合本校數(shù)字化建設(shè)進度、財務(wù)人員的專業(yè)水平及教職工對信息化的接受程度，科學(xué)規(guī)劃實施步驟，以更好地為教師服務(wù)為總原則，循序漸進地實現(xiàn)財務(wù)信息化的目標，結(jié)合Z高校實際情況，分三期實現(xiàn)財務(wù)信息化建設(shè)目標。

一期建設(shè)。硬件方面：服務(wù)器和交換機、存儲一體機及UPS電源，搭建財務(wù)局域網(wǎng)，實現(xiàn)財務(wù)各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)訪問和信息共享，定期向查詢系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫傳輸數(shù)據(jù)。軟件方面：搭建財務(wù)核算子系統(tǒng)包括財務(wù)管理平臺、票據(jù)管理系統(tǒng)、學(xué)生收費系統(tǒng)、工資核算系統(tǒng)、個人所得稅管理系統(tǒng)、網(wǎng)上查詢系統(tǒng)以及內(nèi)網(wǎng)管理軟件、殺毒軟件。建設(shè)目標：改變傳統(tǒng)的手工模式，實現(xiàn)賬務(wù)處理、收費管理及薪酬發(fā)放全部通過軟件計算并處理，同時教職工和學(xué)生可以通過網(wǎng)上綜合查詢系統(tǒng)進行項目收支明細和學(xué)費繳費記錄的查詢。

二期建設(shè)。硬件方面：安裝網(wǎng)閘及防火墻保障數(shù)據(jù)傳遞過程中的安全性，配備數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，實現(xiàn)異地備份及實時備份防止數(shù)據(jù)丟失，搭建校園局域網(wǎng)，實現(xiàn)財務(wù)各系統(tǒng)之間的信息共享。軟件方面：搭建以網(wǎng)銀支付平臺實時互聯(lián)的收入和支出體系：“統(tǒng)一支付平臺”實現(xiàn)無現(xiàn)金收費，“銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)”實現(xiàn)無現(xiàn)金支付；預(yù)約報賬系統(tǒng)減少排隊等候時間，規(guī)范報銷流程；單點登陸平臺，實現(xiàn)各類財務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，只需用戶名和密碼就能對所有財務(wù)活動進行統(tǒng)一管理。建設(shè)目標：財務(wù)系統(tǒng)對外開放使用，財務(wù)人員的角色逐漸由核算型向管理型轉(zhuǎn)變。實現(xiàn)財務(wù)核算系統(tǒng)和銀行支付系統(tǒng)的無縫對接，網(wǎng)上支付平臺和收費系統(tǒng)的無縫對接，教職工報賬擺脫時間和空間的限制，借助單點登錄平臺為教職工提供全面的財務(wù)信息查詢及財務(wù)相關(guān)系統(tǒng)使用的服務(wù)。

三期建設(shè)。硬件方面：配備安全級別更高的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品及存儲設(shè)備。軟件方面：安裝預(yù)算管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)，集成財務(wù)單點登陸平臺至校園信息門戶，定制各種手機APP財務(wù)軟件。建設(shè)目標：實現(xiàn)全面預(yù)算管理，以財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)為中心，基建、維修、科研、專項資金等預(yù)算都通過網(wǎng)上申報，提高預(yù)算的準確性和全面性；構(gòu)建與其他業(yè)務(wù)互聯(lián)互通的信息傳遞體系，以財務(wù)管理軟件為核心，開放與教務(wù)、人事、科研、學(xué)工等軟件系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)高度集成和共享，打破傳統(tǒng)的信息孤島；提高財務(wù)的服務(wù)力和透明度，利用信息交互平臺、財務(wù)查詢平臺、手機APP、網(wǎng)上查詢系統(tǒng)等，方便教職工對日常經(jīng)費進行管理，提供實時、準確的財務(wù)信息，為提高決策效率提供數(shù)據(jù)支持。

三、結(jié)語

高等教育改革所帶來的資金來源渠道多元化、財務(wù)信息統(tǒng)計和需求口徑多樣化、結(jié)算方式滯后、財務(wù)信息共享性較低、報銷業(yè)務(wù)流程繁瑣等一系列問題都有待于通過強化財務(wù)信息化來解決。高校財務(wù)管理工作向規(guī)范化、智能化的方向發(fā)展是必然趨勢，高校必須充分認清目前財務(wù)工作面臨的機遇和挑戰(zhàn)，科學(xué)規(guī)劃、循序漸進地攻破信息化建設(shè)中的難題，加快財務(wù)信息化的建設(shè)步伐，使高校財務(wù)管理工作邁向新的水平。

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