事業(yè)單位加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構架

趙映輝

摘 要 伴隨著科技的發(fā)展與時代的進步，事業(yè)單位作為以社會公益為目的的重要組織，其管理工作越來越受到重視。然而，就事業(yè)單位目前的檔案管理現(xiàn)狀來看，其已經(jīng)不能趨向于現(xiàn)代化，不能滿足事業(yè)單位的實際需求。因此，進一步規(guī)范和創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理，對于新時期事業(yè)單位的建設與發(fā)展而言尤為必要和迫切。本文分析了事業(yè)單位加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新方法。

關鍵詞 事業(yè)單位 辦公室檔案管理 創(chuàng)新方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

當前，事業(yè)單位檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出越多越多的新問題，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新時期事業(yè)單位檔案管理工作的要求。

1原則及創(chuàng)新意義

事業(yè)單位是國家機構的組成部分，其檔案是事業(yè)單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標準與原則下進行管理：一是規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即事業(yè)單位檔案管理方法應該規(guī)范、靈活，在遵循相關規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點對檔案檔案進行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實用性；二是職責、權益兼顧原則，即事業(yè)單位檔案管理制度中，相關領導干部及工作人員的工作職責及權益都有明確的范圍確定，當出現(xiàn)檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責任到人；三是靜態(tài)、動態(tài)相結合原則，即事業(yè)單位檔案管理要在保持其科學穩(wěn)定的同時與時俱進，與國際接軌，在時代發(fā)展的大背景下創(chuàng)新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學化水平。毋庸置疑，在社會發(fā)展的新時期對事業(yè)單位檔案管理工作進行創(chuàng)新，對于滿足新時期事業(yè)單位全面改革具有重大的現(xiàn)實意義。首先，通過對事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育與培訓，能強化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過對現(xiàn)代網(wǎng)絡檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準的檔案資料的詳細數(shù)據(jù)，提升了事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡化和系統(tǒng)化水平，進而大大提升了事業(yè)單位檔案管理的科學化水平；最后，通過對事業(yè)單位檔案管理工具及管理人員等方面的優(yōu)化，能夠及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過程中的問題，能不斷的促進事業(yè)單位檔案管理體制在理論及實踐上的完善，是推進事業(yè)單位檔案管理走向現(xiàn)代化的重要途徑。

2事業(yè)單位加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新方法

（1）建立健全檔案管理制度。一是建立的各項規(guī)章制度必須要具有合理性和科學性，其規(guī)章制度必須要符合本單位檔案管理工作實際需要。二是簡明、實用，可操作。制定的規(guī)章制度必須要具有良好的可操作性，方便實用、簡單易行才可以更好的發(fā)揮規(guī)章制度的指導和規(guī)范作用。三是堅持制度約束的地位平等性。制定的規(guī)章制度要求既要約束職工也要約束領導，職工和領導為制度的主要執(zhí)行者和主要制定者，堅持制度約束的地位平等性，是制度順利執(zhí)行的重要保障。四是獎懲分明。檔案部門在規(guī)章制度中既是管理者又是執(zhí)行者，所以在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，檔案部門要保證制度執(zhí)行的嚴肅性和公平性，做到有功必獎，有過必懲，獎懲分明。

（2）深化管理， 提高人事檔案管理水平。各事業(yè)單位要通過定期宣傳，組織學習，提高對檔案管理工作的重視程度，把檔案管理工作放到顯著的位置上來。這要求單位首先要建立一支過硬的領導班子，定期對檔案管理工作進行檢查和指導；其次要建立起一套適合本單位的達標考核機制，對檔案工作進行定期考核，通過級別升降實行動態(tài)管理；最后要求各單位研究制定適合本單位檔案管理工作的質(zhì)量評價標準，并積極執(zhí)行實施，推動檔案管理工作朝著規(guī)范化和科學化方向邁進。

（3）開展信息化建設， 提高檔案管理工作質(zhì)量。隨著現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展，計算機技術得到了廣泛的應用，檔案管理工作實行信息化管理也是當代社會對檔案信息管理需求日益增強的客觀需求。合理開發(fā)利用檔案資源，盡可能延長檔案使用壽命以及提高工作效率，這些也是當代檔案管理改革創(chuàng)新的主要目的和任務。目前看來把先進的科學技術手段應用于檔案管理中以滿足新時期下檔案管理工作的要求，已經(jīng)刻不容緩。首先，各級事業(yè)單位的檔案部門要準確、及時地傳遞信息，切實保證檔案信息的時效性；其次，檔案管理部門要利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備，將檔案資料準確的輸入計算機，再通過相應的技術處理，將文字、圖片資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，從而實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案的并存；最后要充分利用網(wǎng)絡技術進行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡向社會提供高效的檔案信息服務，以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，這樣一來既方便了廣大民眾，也提高了檔案的使用效率，同時也提高了檔案管理工作的質(zhì)量。

（4）加強事業(yè)單位檔案保密工作。首先在庫房的選址、建造方面要遵照國家有關規(guī)定建造，做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開，同時庫房的門窗應專門加固，以防盜竊；其次是庫房管理方面應該指定專人負責看管，無關人員一律禁止入內(nèi)；最后是培訓庫房管理人員正確區(qū)分保管檔案和保密檔案，應保管檔案是指為本單位工作需要和國家積累歷史文化財富的需要而保存的，而應保密檔案是指在一定時間內(nèi)，如若被泄露，會對國家安全和利益造成傷害的限制級檔案事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作是一項綜合性高，系統(tǒng)性較強的工作，其管理水平的好壞直接影響著事業(yè)單位的內(nèi)部管理與發(fā)展。而針對當前環(huán)境下事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作存在的問題，我們必須采取針對性的措施，建立并完善相應的管理制度，不斷提高檔案管理人員的水平與綜合素質(zhì)，并投入資金運用起現(xiàn)代化的信息技術，以實現(xiàn)事業(yè)單位辦公室檔案工作的信息化、現(xiàn)代化。

參考文獻

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