市政工程檔案管理工作探討

劉春娟

摘 要：對一些有價(jià)值，能對其他市政工程建設(shè)提供參考建議的市政工程資料，相關(guān)人員是有義務(wù)對其進(jìn)行收集整理、儲存的，最終使其以檔案的形式存儲在檔案庫。市政工程關(guān)系到城市的建設(shè)，所以其可供挖掘的價(jià)值還有很多，在用到之前，市政工程資料不容有失，相關(guān)人員要做好相關(guān)的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：市政工程；檔案管理；措施；

一、市政工程檔案管理中存在的問題

（一）從市政工程檔案管理方面

國內(nèi)很多行業(yè)對檔案管理工作方面做的不是很到位，有的行業(yè)直接將檔案管理當(dāng)做表面工作，這是因?yàn)槠錄]有認(rèn)識到檔案管理的重要性，更沒有長遠(yuǎn)的眼光看清檔案管理對行業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，對于市政工程檔案管理來說，亦是如此。參與市政工程建設(shè)的各方單位主要注重的是將資料內(nèi)容落實(shí)到實(shí)際中，而不是將資料有效保存起來。資料保存工作在各單位中還是存在的，只不過很少有人知道其真實(shí)的保存價(jià)值，所以當(dāng)檔案出現(xiàn)漏洞時(shí)，相關(guān)人員并沒有做出特別處理。再加上國內(nèi)對于檔案管理工作方面的法律法規(guī)不健全，業(yè)內(nèi)人士對相關(guān)的法律方面了解也不是很透徹，所以各方單位各方人員對工程資料歸檔過程不是很重視，在檔案管理工作方面的投資也是有限[1]。檔案資料缺乏有效管理，檔案資料內(nèi)容沒有深度，沒有參考價(jià)值，多數(shù)情況下，真的使其流于形式了。

（二）市政工程檔案質(zhì)量方面的問題

檔案管理效果會影響檔案質(zhì)量，所以當(dāng)管理流于形式時(shí)，檔案質(zhì)量得不到保證是必然的，這和提供檔案資料的單位有關(guān)，也和檔案編制人員以及管理人員的工作態(tài)度和能力有關(guān)。市政工程檔案的原始資料以及竣工資料全部來源于參與工程建設(shè)的各方單位，工程資料一般都是和工程建設(shè)同步的，如此才能保護(hù)工程資料和工程建設(shè)的實(shí)際情況全面相符，所收集編制的資料才健全，不會有遺漏[2]。但在實(shí)際中，各方單位忽略了這一點(diǎn)，所以資料出現(xiàn)遺漏，信息數(shù)據(jù)不正確，編制不規(guī)范問題，進(jìn)而直接對工程檔案質(zhì)量造成影響。

二、做好市政工程檔案管理工作的措施

（一）重視檔案知識宣傳教育和系統(tǒng)培訓(xùn)

首先國家有關(guān)部門要對檔案管理方面的法律法規(guī)進(jìn)行完善，彌補(bǔ)漏洞，使其真正成為檔案管理的重要依據(jù)，還要加強(qiáng)對其的宣傳，使市政工程參與建設(shè)各方的領(lǐng)導(dǎo)人員能將加強(qiáng)對檔案管理的重視，能真正認(rèn)識到檔案管理的作用，如此領(lǐng)導(dǎo)人員才能加大對檔案管理方面的投資，引進(jìn)信息技術(shù)和相關(guān)的設(shè)備，使檔案管理效果得到提高。另外，領(lǐng)導(dǎo)人員會對檔案編制內(nèi)容以及深度等方面做出高要求，并對最后的檔案資料進(jìn)行審核，下屬人員才會和工程建設(shè)同步，積極收集原始資料，還會深入現(xiàn)場，收集過程資料以及最后的竣工資料，并且事無巨細(xì)，將有關(guān)建設(shè)的所有形式的資料進(jìn)行收集、整理。當(dāng)然要做到這些，除了領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，還要讓每個(gè)參與編制檔案的人員通過多渠道的宣傳教育了解檔案知識，并能通過系統(tǒng)培訓(xùn)，掌握檔案編制技巧，能使最后的檔案資料符合質(zhì)量要求[3]。

（二）建立健全檔案管理機(jī)制

管理機(jī)制是管理效率得到提高，管理有效的必要條件，所以一定要建立健全的檔案管理機(jī)制。檔案質(zhì)量要得到保證，就要使提供工程資料的所有單位在檔案收集方面接受管轄，針對其建立承包責(zé)任制，使其能根據(jù)自己的工作性質(zhì)，負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任，提供有價(jià)值的資料。最后交由專門的管理人員，由其對各單位提供的資料進(jìn)行審核，看資料是否齊全，內(nèi)容是否有深度，相關(guān)的數(shù)據(jù)是否正確，是否和實(shí)際工程相符等。審核完畢，才能對其整理，移交檔案室。建立健全檔案管理機(jī)制的目的也是為了使檔案整理工作與工程建設(shè)同步，所以在管理機(jī)制的約束下，所有單位的相關(guān)人員要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理，如此，才能保證檔案管理順利，使檔案管理水平顯著提高。

（三）對檔案整理過程進(jìn)行監(jiān)控

進(jìn)行檔案管理，就是保證其檔案質(zhì)量，使其能在后期使用時(shí)提供參考價(jià)值，所以檔案整理工作做好是十分有必要的。檔案整理按照先后順序有五個(gè)環(huán)節(jié)，其一是工程資料編制，檔案資料是用來作為參考用的，所以檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)除了具有參考價(jià)值外，其本身還要有一定的權(quán)威性，使其真實(shí)可靠不會受到參考者質(zhì)疑。所以檔案室管理人員務(wù)必要對工程資料進(jìn)行審核，看其是否為原件。如果不是原件，也要保證復(fù)印件以及相關(guān)文件資料上面有相關(guān)的簽字蓋章證明，證明其上面的信息是真實(shí)可靠的，避免這些資料在后期使用時(shí)，發(fā)生人為改動(dòng)，在某些方面，不能成為有力的憑證。除此之外，還要審核資料是否齊全，各個(gè)方面的工作內(nèi)容是否事無巨細(xì)得到詳細(xì)記錄。比如施工材料質(zhì)檢文件，文件中要表明質(zhì)檢材料名稱，取樣方法，質(zhì)檢方法，質(zhì)檢數(shù)據(jù)以及質(zhì)檢結(jié)論，在最后還要有質(zhì)檢人員、取樣人員以及監(jiān)督人員的簽字證明。質(zhì)檢文件就反映了施工材料質(zhì)量，可以成為材料是否以次充好的判斷依據(jù)。再如施工技術(shù)文件，直接反映了施工質(zhì)量，所以文件內(nèi)容一定要齊全，不僅要包括各種施工工序、工藝以及技術(shù)，還要有監(jiān)理人員的意見和建議。最后，審核變更資料以及隱蔽工程資料是否和實(shí)際工程一致，是否有簽字蓋章。

其二是工程資料組卷。按照市政工程建設(shè)先后順序，以及分部分項(xiàng)工程的施工工序，將相關(guān)文件進(jìn)行排序，以便生成目錄，使整個(gè)工程文件看起來比較有次序。一般將圖紙以及附件放在卷的最后面，相關(guān)人員要做的就是保證圖號準(zhǔn)確[4]。

其三是工程資料歸檔。工程資料包括很多方面，每個(gè)方面的資料都要按照一定的順序組合好，將同種類型的資料組合在一起，使其閱讀以及審核起來更加方便。然后將所有整理好的資料放在特定的檔案袋中，進(jìn)行歸檔。

其四是工程檔案驗(yàn)收。進(jìn)行工程檔案驗(yàn)收，主要是保證其真實(shí)可靠以及權(quán)威性。要對所有的資料進(jìn)行審核驗(yàn)收，驗(yàn)收其編制質(zhì)量是否符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，另外，工程檔案驗(yàn)收有好幾種方法，在實(shí)際的驗(yàn)收中，要將預(yù)驗(yàn)收、階段驗(yàn)收以及檔案、工程驗(yàn)收同步進(jìn)行結(jié)合一起，以保證最后的驗(yàn)收效果。

其五是工程資料保管。工程資料保管是檔案整理的最后一步，也是最重要的一步，對于一些紙質(zhì)資料，如果在儲存的過程中，檔案室遭遇火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)等，都會使工程資料毀于一旦，所以還要做好相關(guān)方面的防范。

（四）在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)

現(xiàn)在有很多檔案室應(yīng)用了計(jì)算機(jī)和相關(guān)的信息技術(shù)，將市政工程資料以數(shù)據(jù)的方式儲存到計(jì)算機(jī)中，既節(jié)約了空間，又使其免于各種災(zāi)害，保存效果要比紙質(zhì)版好多了。但是檔案室相關(guān)人員要保證這些信息資料不會遭到篡改，因?yàn)橘Y料篡改后，就不能恢復(fù)，所以還要做好備份[5]。信息技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理水平得到提高，但全部是電子版存儲資料目前還實(shí)現(xiàn)不了，所以要將紙質(zhì)儲存與電子版儲存結(jié)合在一起，統(tǒng)一管理。

三、結(jié)語

市政工程資料檔案管理工作如此重要，相關(guān)人員要負(fù)起責(zé)任。各單位人員要遵循管理機(jī)制，做好資料的收集整理工作，檔案室管理人員要做好歸檔工作。只有做好檔案管理工作，檔案才能發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]史瑞.淺談市政工程檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].門窗，2014（06）：285-286.

[2]褚君君.淺談市政工程檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2013（04）：42.

[3]王立.淺談市政工程檔案的作用與管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012（30）：317.

[4]曹紅英，岳英龍.淺談市政工程檔案管理[J].黑龍江交通科技，2011（06）：260.

[5]宋永梅.淺談市政工程檔案管理[J].中國科技信息，2011（11）：170.