關(guān)于現(xiàn)代檔案管理模式的幾點(diǎn)思考

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速的發(fā)展，在現(xiàn)代檔案管理模式的建設(shè)中，如何構(gòu)建提升檔案管理效率成為了檔案管理人員最關(guān)心的一個(gè)問(wèn)題。因?yàn)楝F(xiàn)代化的檔案管理模式構(gòu)建不僅要根據(jù)信息技術(shù)來(lái)建立多元化的檔案管理體系，還要在檔案工作中轉(zhuǎn)變工作思路，將創(chuàng)新性工作方法融入到檔案服務(wù)當(dāng)中，全面提升檔案管理效率。鑒于此，本文就現(xiàn)代檔案管理模式的構(gòu)建方法進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出相應(yīng)思路，以供讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理；管理模式；建設(shè)方法；問(wèn)題研究

1 建立檔案信息甄別體系提升檔案管理質(zhì)量

在現(xiàn)在的檔案管理模式建設(shè)的過(guò)程中，要想充分提升檔案管理效率，就要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)建立完善的檔案信息甄別體系。因?yàn)闄n案作為有機(jī)的信息記錄載體，不僅要滿足使用者實(shí)時(shí)信息查詢的需要，還需要根據(jù)使用者的信息查詢模式，來(lái)建立甄別化的信息使用體系。因?yàn)椴煌膯挝缓蛡€(gè)人對(duì)于檔案信息的使用范圍和使用要求是不同的，不僅要求檔案信息能夠?qū)崟r(shí)共享，也要求檔案信息要準(zhǔn)確無(wú)誤，能夠最大程度上滿足其使用需求。仔細(xì)分析其原因，我們不難發(fā)現(xiàn)檔案管理在信息化和現(xiàn)代化建設(shè)方面，還存在著很大的缺陷，首先對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，保存紙質(zhì)檔案不僅要求蓋單位專用章，而且還要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字認(rèn)證以此來(lái)確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性，但伴隨著檔案信息化建設(shè)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行集中管理，這樣就使得檔案信息具有可復(fù)制性和可更改性，無(wú)法從根本上來(lái)保證檔案信息的真實(shí)可靠。所以依據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)建立檔案信息甄別體系對(duì)于提升檔案信息的真實(shí)性，保障檔案信息系統(tǒng)的安全有著重要的作用。因?yàn)闄n案信息甄別體系的建立，不僅能準(zhǔn)確識(shí)別虛假和錯(cuò)誤的檔案信息，還能對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的檔案信息進(jìn)行有效的篩選，從根本上杜絕虛假信息的入庫(kù)，最大程度上提升檔案信息的使用效率。

2 強(qiáng)化檔案信息管理力度

推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，就強(qiáng)化檔案管理力度。因?yàn)樵谛畔⒓夹g(shù)的帶領(lǐng)下，社會(huì)信息資源總量在快速擴(kuò)大，各種各樣的信息資源充斥在各個(gè)領(lǐng)域中，這就給檔案信息收集帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。因?yàn)闄n案信息的收集不僅影響著檔案管理機(jī)制能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還影響著檔案信息的原始數(shù)據(jù)能不能進(jìn)行分類整理，有效存檔。所以在現(xiàn)代化的檔案管理過(guò)程中就要強(qiáng)化檔案信息管理制度的建設(shè)，通過(guò)對(duì)各種檔案信息進(jìn)行有效規(guī)范，來(lái)提升當(dāng)然信息的質(zhì)量，充分滿足社會(huì)各領(lǐng)域?qū)n案信息查詢的需要。當(dāng)然強(qiáng)化檔案信息管理力度要注重將社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行有機(jī)的整合，形成優(yōu)化的檔案管理模式，充分踐行檔案管理原則，依據(jù)信息技術(shù)要求，形成集中化，差異化的信息管理制度，最大化的提升檔案管理效率。

3 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，除了要滿足檔案信息化建設(shè)的需求之外，還要提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織多種培訓(xùn)活動(dòng)，來(lái)提升檔案管理人員的管理意識(shí)，能夠讓檔案管理人員學(xué)會(huì)用專業(yè)方法對(duì)信息化檔案管理體系進(jìn)行有效的操作，能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)各種檔案信息進(jìn)行分類和歸檔，結(jié)合不同的檔案信息資源，搭配不同的資源管理模式來(lái)完善檔案信息一體化建設(shè)。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，也要注重培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，能夠讓檔案管理人員根據(jù)社會(huì)各領(lǐng)域?qū)n案信息的要求為檔案信息需求者提供準(zhǔn)確有效的查詢服務(wù)，增強(qiáng)檔案信息的使用效率。

4 推進(jìn)檔案信息傳播機(jī)制的構(gòu)建

現(xiàn)代化的檔案管理模式不僅要求檔案信息要能夠有效的存儲(chǔ)、快速的查詢，還要求檔案信息能夠根據(jù)使用者的要求快速的進(jìn)行匹配，及時(shí)準(zhǔn)確的為信息使用者提供高質(zhì)量的檔案信息。所以在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中建設(shè)者就要根據(jù)計(jì)算機(jī)信息及時(shí)傳播的特點(diǎn)來(lái)建立與檔案信息能高度對(duì)接的資源匹配模式，在充分滿足檔案管理體系建設(shè)的同時(shí)，建設(shè)符合于信息交互傳播的信息共享機(jī)制，讓使用者能夠隨時(shí)隨地的享受到優(yōu)質(zhì)的檔案信息，便捷的查詢信息。當(dāng)然在基于信息傳播條件下的檔案信息使用不僅要根據(jù)信息的使用頻率，使用范圍、使用效果對(duì)檔案信息交互機(jī)制進(jìn)行科學(xué)性的評(píng)估，考慮到環(huán)境的影響，讓檔案信息交互機(jī)制能夠在各種條件下進(jìn)行有效的信息傳播。

5 檔案信息綜合服務(wù)體系的建立

從目前檔案管理的發(fā)展態(tài)勢(shì)來(lái)看，大多數(shù)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)都沒(méi)有完整的檔案信息服務(wù)模式來(lái)滿足各個(gè)單位檔案信息查詢的需要。所以在當(dāng)前檔案信息服務(wù)的過(guò)程中，如何構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、高效率的檔案服務(wù)模式就成為檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要一環(huán)，這就要求建設(shè)者在信息化檔案服務(wù)模式構(gòu)建的過(guò)程中要考慮如何最大程度上的加強(qiáng)檔案信息的交互效率，如何克服阻礙因素，建立高效率的互聯(lián)網(wǎng)傳輸平臺(tái)來(lái)保障檔案信息的高效率，高價(jià)值傳播，幫助各個(gè)領(lǐng)域的進(jìn)行有效的信息共享。同時(shí)，檔案信息服務(wù)體系的建設(shè)還要著重考慮其信息化平臺(tái)的建設(shè)，就是如何依據(jù)信息環(huán)境基礎(chǔ)，如何根據(jù)信息價(jià)值的不同，對(duì)各種檔案信息進(jìn)行有效的分類，如何快速的找出檔案信息的傳輸節(jié)點(diǎn)，找到信息的價(jià)值，快速有效的傳播信息，完善信息服務(wù)模式，通過(guò)對(duì)檔案信息的及時(shí)存儲(chǔ)及有效傳播來(lái)幫助檔案信息及時(shí)快速的傳遞，提升檔案服務(wù)的效率。

6 檔案信息綜合服務(wù)平臺(tái)的開(kāi)發(fā)

伴隨著社會(huì)信息資源總量的擴(kuò)大，在現(xiàn)代的檔案信息服務(wù)的過(guò)程中除了要建綜合性的信息服務(wù)體系來(lái)滿足社會(huì)各領(lǐng)域的信息查詢需求之外，建設(shè)者還要依據(jù)信息技術(shù)來(lái)建立檔案信息綜合服務(wù)平臺(tái)來(lái)保障檔案信息的交互共享。檔案信息服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)要依據(jù)信息技術(shù)規(guī)范來(lái)開(kāi)發(fā)相應(yīng)的網(wǎng)站、移動(dòng)客戶端、微網(wǎng)來(lái)將各種檔案信息資源進(jìn)行有效整合，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理統(tǒng)籌搭配到相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，并建立安全密鑰來(lái)保障數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)綜合服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)還要有針對(duì)性的方法來(lái)滿足現(xiàn)實(shí)信息使用和查詢的需求之外，還要從信息檔案的獲取渠道對(duì)檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的分類，一方面是便于查詢，一方面是保障檔案信息的有效性，確保檔案信息能在較大的時(shí)間和空間范圍內(nèi)進(jìn)行有效的傳遞，保障檔案信息的真實(shí)可靠。當(dāng)然從數(shù)據(jù)角度來(lái)說(shuō)，檔案信息綜合服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)還要對(duì)使用者的檔案信息查詢頻率和信息獲取頻率對(duì)檔案數(shù)據(jù)的使用幅度進(jìn)行精準(zhǔn)測(cè)算，根據(jù)不同使用者的信息搜索偏好建立高效率的信息交互機(jī)制，在充分保障檔案信息資源高度整合的前提下來(lái)保障檔案信息的合理獲取和使用，充分滿足檔案信息的價(jià)值傳播性和信息交互性，建立完善的檔案信息綜合服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的大數(shù)據(jù)處理。

7 結(jié)語(yǔ)

根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理模式推進(jìn)檔案信息化建設(shè)就要從檔案信息的獲取角度和搜集渠道來(lái)規(guī)范檔案信息使用模式，建立從信息搜集、信息獲取、信息使用的全方位管理體系，依據(jù)檔案信息交互的特點(diǎn)建立檔案共享平臺(tái)來(lái)提升其使用效率，根據(jù)社會(huì)不同領(lǐng)域的信息使用需求來(lái)整合檔案資源，促進(jìn)檔案信息化管理模式的形成。

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作者簡(jiǎn)介

汪源（1984-），天津，天津市南開(kāi)區(qū)王頂?shù)提t(yī)院。