民生檔案信息資源開發(fā)利用探析

肖雅蕓

摘 要：檔案價(jià)值具有隱蔽性，只有開發(fā)利用，才能使檔案的潛在價(jià)值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值。民生檔案是國家檔案信息資源的主要組成部分，也是檔案利用的主體。如何更好地開發(fā)利用，服務(wù)民生？本文考察了上海市的民生檔案“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動、全市通辦”遠(yuǎn)程服務(wù)，借助實(shí)地訪談、觀察和文本資料，論文首先從民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)發(fā)展歷程、遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)的技術(shù)基礎(chǔ)、檔案館館藏資源開發(fā)類型三個(gè)層面總結(jié)了民生檔案開發(fā)利用的基本特點(diǎn)進(jìn)行了詮釋，并針對開發(fā)利用現(xiàn)存的問題，評析現(xiàn)存的諸多難點(diǎn)。其次，從館藏建設(shè)、開發(fā)利用手段和面向用戶的個(gè)性化檔案信息開發(fā)服務(wù)這三個(gè)方面的加強(qiáng)改進(jìn)，對民生檔案信息資源開發(fā)利用的實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行了分析，最終實(shí)現(xiàn)信息資源全面共享的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：民生檔案；開發(fā)利用；館藏建設(shè)

1 引言

在國家檔案局提出的“人的檔案最主要、最具價(jià)值”的理念指導(dǎo)下，各級檔案部門出臺了一系列與民生檔案工作有關(guān)的指導(dǎo)性、政策性、規(guī)范性文件，做了許多有益的嘗試。民生問題無論哪個(gè)方面都會產(chǎn)生形成檔案，民生檔案則是與民生問題最直接相關(guān)的檔案材料。既有政治的，又有經(jīng)濟(jì)的；既有精神的，又有物質(zhì)的，又有生活的等等，大致涉及以下領(lǐng)域：1.民生政務(wù)檔案，2.社會保障檔案，3.國企轉(zhuǎn)制檔案，4.教育衛(wèi)生檔案，5.工商管理檔案，6.民政司法檔案，7.安居樂業(yè)檔案。涉及領(lǐng)域多，涵蓋內(nèi)容廣泛，影響深遠(yuǎn)，是現(xiàn)階段以及今后相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)檔案開發(fā)利用的重點(diǎn)之一。

2 民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)發(fā)展歷程

20世紀(jì)末，隨著檔案信息化的推進(jìn)檔案網(wǎng)站產(chǎn)生并發(fā)展起來，但是單向的檔案查詢利用服務(wù)模式及民生檔案資源在各檔案館和各類涉民機(jī)關(guān)檔案室分散保存的現(xiàn)狀使公眾仍然難以實(shí)現(xiàn)真正的遠(yuǎn)程共享和便捷利用。2005年上海市檔案局推出婚姻、知青上山下鄉(xiāng)、知青返城、知青子女入戶和獨(dú)生子女5類民生專題檔案目錄的數(shù)據(jù)規(guī)范，并建成了19+1的檔案專題目錄中心。據(jù)2007年統(tǒng)計(jì)，全市2872個(gè)居委，建檔率達(dá)到100%，達(dá)標(biāo)率成果98.8%?！鞍焉鐓^(qū)檔案工作重心轉(zhuǎn)移到服務(wù)民生上來是檔案館拓展功能的創(chuàng)新機(jī)制”。2010年9月全市正式啟動“就地查詢、跨館出證”館際聯(lián)動機(jī)制。2012年12月覆蓋上海全市的民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)“全市通辦”目標(biāo)全面實(shí)現(xiàn)。2013年，上海市浦東新區(qū)檔案館與浙江省寧波市檔案館簽署民生檔案跨省異地利用服務(wù)協(xié)議，首創(chuàng)了民生檔案跨省異地查詢服務(wù)。2014年，上海實(shí)現(xiàn)市和部分區(qū)、街道的民生檔案遠(yuǎn)程共享三級聯(lián)動，全市范圍可供聯(lián)網(wǎng)查詢的種類在原先5類民生檔案基礎(chǔ)上增加到8類，浦東新區(qū)和楊浦區(qū)范圍內(nèi)可共享的民生檔案分別多達(dá)20余種。自2015年起，上海市各區(qū)縣民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)與社區(qū)事務(wù)受理中心實(shí)事項(xiàng)目一起集中受理，成為全市各個(gè)社區(qū)服務(wù)中心常規(guī)服務(wù)項(xiàng)目。

近年來，黃浦區(qū)檔案館的接待利用率在全市區(qū)縣檔案館中位居前列，其中民生檔案利用率成果90%，且呈逐年上升趨勢。

3 民生檔案遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)的技術(shù)基礎(chǔ)

該技術(shù)基礎(chǔ)表現(xiàn)為遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)的硬件設(shè)備、信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源等。上海市檔案部門主要從三方面構(gòu)建相應(yīng)條件：一是建設(shè)各區(qū)縣檔案館的館際業(yè)務(wù)協(xié)同平臺。主要依托民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺實(shí)施。該平臺由檔案部門基于政務(wù)內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，功能上實(shí)現(xiàn)了各區(qū)縣檔案館民生檔案的資源整合、在線接收和移交以及相互授權(quán)基礎(chǔ)上的查詢利用。二是將民生檔案服務(wù)融入市政務(wù)平臺。有效的民生檔案服務(wù)需要走出檔案館，與政務(wù)平臺相融合，在社區(qū)層面上服務(wù)民眾。因此，將檔案館層面上協(xié)同開展的民生檔案查詢項(xiàng)目融入到社區(qū)層面的社區(qū)服務(wù)統(tǒng)一平臺，就構(gòu)成“館社協(xié)同、全市通辦”必要的技術(shù)基礎(chǔ)。三是進(jìn)行平臺和系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。民生檔案種類龐雜，數(shù)量眾多，動態(tài)性強(qiáng)，歸屬復(fù)雜，標(biāo)準(zhǔn)不一，遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)又涉及大量數(shù)據(jù)信息、多個(gè)管理部門和眾多工作人員，非常需要進(jìn)行信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，保證各部門工作的統(tǒng)一。因此，上海市檔案部門在四個(gè)“統(tǒng)一”中明確提出了“統(tǒng)一平臺”和“統(tǒng)一文本”要求。

4 館藏資源開發(fā)類型

從微觀上來講，檔案信息資源的開發(fā)利用工作是由檔案工作人員承擔(dān)的，隨著時(shí)代的變化，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)開始在檔案工作中應(yīng)用，一些檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館開始建立，在檔案信息資源開發(fā)方面，更能有效提高檔案信息資源利用的效率及效果。在總體上來說，檔案館的開發(fā)行為可以劃分為兩大類：第一類是面向檔案信息資源客體的，第二類是面向用戶的。

4.1 面向檔案信息資源客體的開發(fā)

是指檔案信息資源主體以已經(jīng)存在的檔案信息資源客體為開發(fā)對象，通過對檔案信息資源客體進(jìn)行的分類、排列、著錄、標(biāo)引、檢索、轉(zhuǎn)化、評價(jià)、總結(jié)等活動實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值升值。

4.1.1整理型開發(fā)

整理型開發(fā)是對檔案信息資源建立各種類型的檢索工具，如案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄匯集、分類目錄、全宗指南、專題指南、檔案館介紹等等。便于用戶的查找事宜，也為檔案館的進(jìn)一步開發(fā)打下基礎(chǔ)。

4.1.2轉(zhuǎn)化型開發(fā)

是將不同類型、不同載體、不同形式、不同文種的檔案信息資源軍休形式轉(zhuǎn)換以方便用戶利用的開發(fā)活動。具體說來包括：多介質(zhì)轉(zhuǎn)化、數(shù)字化、多媒體化。方便了檔案信息的傳輸和保存，以便于用戶在各種環(huán)境下進(jìn)行利用。

4.1.3主題匯集型開發(fā)

是檔案館將分散保存的檔案信息資源，按照用戶的特定需要，采用一定的技術(shù)方法，重新進(jìn)行加工組合，匯編成新的檔案信息產(chǎn)品的開發(fā)活動。例如：大事記、組織沿革、專題概要等。這種開發(fā)可以是一個(gè)檔案館范圍的，或者一個(gè)數(shù)據(jù)庫范圍的，例如某一專題數(shù)據(jù)庫——《人事檔案數(shù)據(jù)庫》、《婚姻檔案數(shù)據(jù)庫》。

4.2 面向檔案用戶的開發(fā)

面向檔案用戶開發(fā)的核心是服務(wù)，主要是檔案館與檔案信息資源需求機(jī)構(gòu)或人員之間進(jìn)行的交互性行為，這時(shí)的檔案信息資源開發(fā)主要是為了提高檔案館的服務(wù)水平和供給與需求雙方的交流頻率。

4.2.1共建共享型開發(fā)

這是面向檔案用戶開發(fā)最重要的一種類型，它是檔案館為了方便檔案用戶集中利用分散的檔案資源，實(shí)現(xiàn)不同類型的檔案館之間檔案信息資源的共享和互聯(lián)互通，打破檔案館之間的部門限制，減少檔案信息的孤立、片面、重復(fù)現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整體利用價(jià)值。例如檔案全文數(shù)據(jù)庫或檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了各檔案館館藏檔案的互聯(lián)和共享。

4.2.2公布型開發(fā)

是指檔案館根據(jù)檔案客觀狀況及現(xiàn)實(shí)需要，將檔案原件制作成圍繞某一專題的檔案文獻(xiàn)物的工作。比如直接出版的各種類型的檔案匯編、檔案叢編、檔案文集等。

4.2.3代理型開發(fā)

實(shí)質(zhì)上是檔案館開發(fā)檔案信息資源的第二階段，也即應(yīng)用型開發(fā)，開發(fā)含金量高，也考驗(yàn)著檔案館的能力和素質(zhì)，是體驗(yàn)檔案館水平的一個(gè)主要標(biāo)準(zhǔn)，在未來有很大的發(fā)展空間。

針對檔案信息資源客體的主題匯集型開發(fā)和針對檔案信息用戶的公布型開發(fā)類型，可以說是一個(gè)問題的兩個(gè)方面，是因?yàn)槟康牟煌捎貌煌膭澐謽?biāo)準(zhǔn)，二者相依相輔，不能截然分開。

5 開發(fā)利用工作現(xiàn)存的問題

在科學(xué)文化事業(yè)不斷發(fā)展的大背景下，檔案利用者對檔案部門服務(wù)質(zhì)量的要求越來越高，不僅要求檔案部門提供檔案原件，而且要求能夠提供具有更高知識含金量的二次、三次檔案信息。可見，民生檔案開發(fā)利用工作目前仍存在著諸多問題，而有些問題在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下顯得尤為突出，主要表現(xiàn)在：館藏建設(shè)仍需加強(qiáng)、檔案開發(fā)利用的手段仍需改進(jìn)、面向用戶的個(gè)性化檔案信息開發(fā)服務(wù)等等。

5.1 館藏資源的問題分析

對檔案館而言，其館藏質(zhì)量的好壞、品種多少及規(guī)模大小，在很大程度上決定著其社會服務(wù)能力的高低，館藏資源建設(shè)問題備受理論界的關(guān)注并成為學(xué)界研究的重心?！梆^藏結(jié)構(gòu)不盡合理的狀況還沒有從根本上得到改善，資源問題仍然是其短板”。

5.1.1戰(zhàn)略規(guī)劃薄弱

信息資源規(guī)劃的總體目標(biāo)是促進(jìn)信息資源的開發(fā)利用，最大限度地滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求。然而該理念尚未在我國館藏資源規(guī)劃中得到充分的重視，在管理層面，面向公眾需求的館藏資源規(guī)劃僅僅停留在理念層面，執(zhí)行力度疲軟，缺乏頂層設(shè)計(jì)，缺乏全局和長遠(yuǎn)的建設(shè)規(guī)劃，尚未出臺針對信息資源開發(fā)的專項(xiàng)規(guī)劃。

5.1.2內(nèi)容建設(shè)失衡

目前，我國館藏資源還尚未發(fā)揮其資政教育和群眾維權(quán)價(jià)值，關(guān)乎公眾切身利益的館藏資源開發(fā)數(shù)量與質(zhì)量令人憂心。主要源于民生檔案資源館藏?cái)?shù)量的貧乏，質(zhì)量也不過關(guān)，缺乏深層次的組織和加工，導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容深度不夠，綜合性的編研成果較少。

另一個(gè)原因是館藏資源的內(nèi)容體系失衡，館藏資源的內(nèi)容構(gòu)成存在著“三多三少”現(xiàn)象，機(jī)關(guān)檔案與民生檔案、實(shí)體檔案與網(wǎng)絡(luò)檔案、綜合檔案與專門檔案等方面建設(shè)不協(xié)調(diào)。還有館藏資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一，導(dǎo)致存在著嚴(yán)重的館藏資源重復(fù)性建設(shè)以及“信息孤島”的問題。

5.1.3規(guī)劃模式的封閉

“檔案信息資源用戶所需要的信息往往還會突破檔案信息資源的范圍”，然而，我國檔案結(jié)構(gòu)在館藏資源規(guī)劃方面過于內(nèi)斂與封閉，檔案部門同其他部門的聯(lián)合乃至引進(jìn)商業(yè)開發(fā)模式都未引起廣泛重視。這種單一的規(guī)劃模式不利于最大限度的發(fā)揮館藏資源的社會效益，難以滿足公眾不斷發(fā)展的綜合性、集成性檔案信息需求。

5.2 館藏建設(shè)仍需加強(qiáng)

保存門類齊全、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理和價(jià)值珍貴的檔案資料，是檔案工作不斷滿足社會信息需求，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。綜合檔案館越來越不能滿足管理及人們對信息的多元化要求。繼續(xù)加強(qiáng)館藏建設(shè)是當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用工作的重點(diǎn)。

5.2.1改革檔案管理體制，創(chuàng)新資源整合機(jī)制

我國檔案部門實(shí)現(xiàn)的是條塊管理體制，這種管理體制導(dǎo)致了檔案管理機(jī)構(gòu)之間各自為政、互不往來，或?yàn)椴块T利益不愿意移交檔案及“信息孤島”等情況的出現(xiàn)，造成了不同類型的民生檔案信息資源之間的條塊分割，阻礙了檔案信息資源的整合。因此，有必要打破“局館合一”的局面，另一方面，有必要從機(jī)制創(chuàng)新方面探討一條檔案信息資源整合新途徑。

5.2.2構(gòu)建結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化的基礎(chǔ)檔案信息資源庫

逐步實(shí)現(xiàn)全國民生檔案的目錄級查詢向文件級查詢的轉(zhuǎn)化，建立起全國性共享的全文數(shù)據(jù)庫。在資源廣度上，構(gòu)建符合實(shí)際利用和普遍利用需求的數(shù)量充分的檔案信息資源體系，加強(qiáng)對反映地方特色、文化特色的民生檔案信息資源的專題建設(shè)。在資源深度上，構(gòu)建符合學(xué)術(shù)利用需求的質(zhì)量優(yōu)化的檔案信息資源體系，注重檔案信息的完整性和深度，建立特色館藏?cái)?shù)據(jù)庫，如：知青檔案數(shù)據(jù)庫、居民健康檔案數(shù)據(jù)庫、社會保障檔案數(shù)據(jù)庫等。

5.3 開發(fā)利用的手段仍需改進(jìn)

檔案部門的民生檔案開發(fā)利用方式仍以傳統(tǒng)為主，通常包括檔案的外界、閱覽、信息報(bào)道、實(shí)物陳列展覽等服務(wù)方式，而對于檔案信息深層次開發(fā)的服務(wù)，如定題跟蹤、計(jì)算機(jī)檢索、網(wǎng)上瀏覽等卻很少提供，嚴(yán)重影響了檔案信息資源開發(fā)的成效。

目前，不少檔案館仍以手工檢索，速度慢，效率低。過分強(qiáng)調(diào)以編輯出版各種檔案匯編為主，而編輯出版短則一年半載，長則兩到三年才能完成、輸入社會時(shí)，其現(xiàn)實(shí)意義已明顯降低，導(dǎo)致社會效益大打折扣。另外，檔案部門要重視公眾網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，充分利用公眾信息高速公路，最大限度地發(fā)揮已開放檔案的作用。

5.4 面向用戶的個(gè)性化檔案信息開發(fā)服務(wù)

在檔案信息資源整合中，研究面向用戶的檔案信息開發(fā)服務(wù)方式，滿足檔案用戶的個(gè)性化檔案信息需求，也是開發(fā)利用向縱深發(fā)展的方向和主要內(nèi)容。個(gè)性化服務(wù)主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：服務(wù)時(shí)空的個(gè)性化，在用戶希望的時(shí)間和希望的地點(diǎn)服務(wù)；服務(wù)方式的個(gè)性化，能根據(jù)用戶個(gè)人愛好或特點(diǎn)來開展服務(wù)；服務(wù)內(nèi)容的個(gè)性化，所提供的服務(wù)針對特定用戶，各取所需，各的其所。

基于用戶需求的個(gè)性化服務(wù)模式是指以滿足用戶個(gè)性化信息需求為目的，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和人工智能主動評估和預(yù)測用戶的需求，挖掘用戶興趣，提供主動的信息定制與推送的個(gè)性化服務(wù)模式。該系統(tǒng)主要由用戶模型、用戶興趣數(shù)據(jù)庫以及推送引擎三個(gè)部分組成。個(gè)性化服務(wù)模式強(qiáng)調(diào)用戶界面的交互性?；趥€(gè)性化服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)平臺會向用戶提供定制功能，用戶根據(jù)自己的興趣偏好向平臺定制相關(guān)的內(nèi)容，這些需求經(jīng)過系統(tǒng)或者人工的整理后會推送到用戶的頁面或者直接發(fā)送電子郵件給用戶。個(gè)性化的服務(wù)系統(tǒng)能夠始終有效改善服務(wù)質(zhì)量，提高用戶體驗(yàn)和信息資源利用率。

6 結(jié)論

民生檔案信息資源開發(fā)利用，有待各級檔案部門借助民生檔案的遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)，挖掘多種開發(fā)手段，借助信息化手段，與其它政府部門協(xié)同，為公眾提供更加方便、快捷、貼近實(shí)際需要的檔案服務(wù)。相應(yīng)地，學(xué)者們對涉民檔案的概念、價(jià)值、法規(guī)、制度、技術(shù)和方法進(jìn)行了較多的論述?？傮w上，目前涉民檔案資源體系和利用體系尚未完善，相關(guān)理論與技術(shù)研究仍待深入。我國民生檔案信息資源開發(fā)利用實(shí)踐探索目前主體上尚處在局限于一定區(qū)域中各自為政、分頭建設(shè)狀態(tài)，必須看到開發(fā)利用民生檔案信息資源，全面實(shí)現(xiàn)共享還有很長的路程。

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