試論企業(yè)檔案管理工作

董琳慧

摘 要：企業(yè)在檔案管理工作中，存在著人員素質(zhì)、交接、信息化建設(shè)滯后等問題，影響了檔案的有效利用，筆者對此提出了一些改進的措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案工作；問題；對策

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)工作的重要組成部分，是基層基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容之一，管好、用好企業(yè)檔案是每個企業(yè)必須履行的重要職責。

1 當前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識還較為薄弱重視不夠。一是企業(yè)領(lǐng)導對檔案工作重視不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，未能對檔案工作所需的人、材、物和檔案整理歸檔時間給予充分保證。各業(yè)務部門管理人員存在“檔案歸檔案，業(yè)務歸業(yè)務”，互不聯(lián)系的模糊認識；二是重視不夠。歸檔文件資料的形成階段不重視，沒有從源頭抓起，導致出現(xiàn)檔案資料積壓、收集不齊、流失等問題；三是缺乏主觀能動性。有的企業(yè)重形式輕內(nèi)容，忽視了檔案管理平常的基礎(chǔ)工作，沒有真正從對歷史負責、對企業(yè)負責的高度去做好檔案管理。

（二） 檔案管理力量還較為薄弱。企業(yè)檔案管理人員大多數(shù)屬兼職人員，人員素質(zhì)、工作責任心、業(yè)務管理能力參差不齊。主要表現(xiàn)在：一是隊伍不穩(wěn)定；二是對檔案管理工作者對檔案工作重要性認識不夠，造成企業(yè)檔案資料管理不完備、不規(guī)范；三是對檔案的重要性認識不足。平時不注重各種文字資料的收集、整理和歸檔工作，到年終才搞突擊，不利于檔案管理工作的順利開展。使檔案的利用價值顯現(xiàn)不出來，致使檔案管理質(zhì)量一直上不去；四是業(yè)務素質(zhì)不高。對檔案管理人員應具備的理論水平和業(yè)務知識學習不夠，不能高質(zhì)量地完成檔案管理工作任務，實際工作中往往出現(xiàn)檔案材料收集不全，顛倒文件先后順序，案卷標題擬寫不準確，計算機網(wǎng)絡(luò)使用不熟練等現(xiàn)象，難于適應新時期檔案管理工作需要。

（三）企業(yè)檔案交接工作容易被忽視。主要原因是領(lǐng)導不重視，把檔案交接當作事物性的工作，認為只是檔案人員之間交接一串鑰匙而已，很少過問檔案交接準備工作，就連檔案監(jiān)交之時也不參與，導致檔案交接不按手續(xù)辦理，責任不明、界限不清，該清理的不清理，該簽字的也不簽，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容和交接工作的基本要求，造成檔案工作前后脫節(jié)。

（四）管理與服務還存在脫節(jié)現(xiàn)象。一是檔案資源個別流失，由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現(xiàn)象部分管理部門人員認為自己保管檔案材料能夠方便自己工作，不愿上交檔案室集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失；二是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不習慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

（五）企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)滯后。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)競爭和社會發(fā)展的必然要求，然兒企業(yè)基層單位大多數(shù)沒有啟用檔案信息化管理系統(tǒng)，依然是依靠手工操作，效率低下，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學化管理水平不相適應。企業(yè)的檔案信息化工作大多數(shù)不具備相應的硬件設(shè)施和技術(shù)標準，人力、物力、財力投入不足，檔案信息化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)處于起步初期。

2 加強企業(yè)檔案管理工作的對策和措施

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，業(yè)務規(guī)模的不斷擴大，檔案管理工作也應上水平、上檔次、上規(guī)模，改善企業(yè)目前的檔案管理現(xiàn)狀。

（一）增強檔案意識，強化責任感。要充分認識檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，充分調(diào)動全員收集檔案、保護檔案的自覺性和積極性，增強檔案資料歸檔管理的意識和責任，逐步把企業(yè)檔案管理工作做好。

（二）切實提高檔案工作者的綜合素質(zhì)和工作能力。正如江澤民同志所講的：“做檔案工作的同志，一般來說，都是不出人頭地的，都是兢兢業(yè)業(yè)、默默無聞地在那里工作?！币虼?，企業(yè)檔案工作者必須樹立正確的人生觀、價值觀，熱愛檔案工作，全心全意為企業(yè)服務。一是檔案管理人員必須具備相應的業(yè)務素質(zhì)和較強的綜合處理能力。要學習掌握檔案學理論知識，了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報、計算機等相關(guān)知識，熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學技術(shù)，做到知識全面，從而保證檔案工作水平的提高；二是強化繼續(xù)教育。有關(guān)部門和單位領(lǐng)導要積極營造良好的學習氣氛，創(chuàng)造“尊重知識、尊重人才”的內(nèi)部環(huán)境，盡可能地為檔案工作人員提供在職教育的機會，調(diào)動他們刻苦學習和鉆研業(yè)務的積極性。同時。檔案管理人員也可以通過自學和互學交流的方式不斷豐富、更新自己的知識結(jié)構(gòu)，全面提高自己的綜合素質(zhì)，勇于探索、勇于創(chuàng)新，善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，并解決問題，進一步提高工作效率和質(zhì)量，在企業(yè)的檔案工作中發(fā)揮更大的作用；三是檔案管理人員應具有較強的服務能力。檔案的服務性是檔案工作的性質(zhì)決定的。檔案管理人員要掌握情況，熟悉業(yè)務，要以科學的態(tài)度將材料加工整理、分類、歸檔，對檔案情況了如指掌，才能搞好服務工作。對待檔案查閱者，無論職位高低，熟悉與否，都要一視同仁，盡量滿足其合理要求，使他們滿意而歸。

（三）切實加強檔案交接工作。企業(yè)要把檔案交接納入工作程序和規(guī)章制度之中，要把檔案交接列入有關(guān)人員的崗位職責之中。在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位。檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作，機構(gòu)負責人應認真做好檔案監(jiān)交工作。

（四）開發(fā)利用，提高利用效率。不管哪種類型的檔案，都有其不容忽視的價值，企業(yè)檔案管理人員要學會熟練運用檔案特有的功能，著力做好檔案的維護工作，盡力使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務。

（五）充分利用現(xiàn)代化管理手段。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務企業(yè)改革和發(fā)展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。檔案管理也要與時俱進，開拓創(chuàng)新，加大投入，加強新技術(shù)的運用，使用檔案信息化管理軟件，對檔案實行動態(tài)化管理和維護，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，從檔案的錄入、查詢、修改、刪除功能到立卷歸檔及檔案管理整個處理過程都應逐步實現(xiàn)自動化。通過現(xiàn)代化手段建立信息數(shù)據(jù)庫，并依托計算機網(wǎng)絡(luò)，完善信息的收集、反饋和系統(tǒng)跟蹤。以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。檔案管理信息化建設(shè)意義重大、困難重重，企業(yè)基層檔案工作者要適應信息化的發(fā)展需要，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，切實做好檔案管理工作。