淺析公文處理與檔案管理的銜接

摘 要：檔案資料主要來源于公文，公文經(jīng)過處理后才能形成檔案，檔案質(zhì)量的好壞取決于公文處理的優(yōu)劣。檔案是各類重要信息的載體，進(jìn)行高質(zhì)量的檔案管理是充分發(fā)揮各類信息作用的前提。本文通過對(duì)公文處理與檔案管理在銜接中的問題進(jìn)行透徹的分析研究，根據(jù)存在的問題提出了具有針對(duì)性的改進(jìn)措施，從而促進(jìn)我國公文處理與檔案管理水平的不斷提高。

關(guān)鍵字：公文處理；檔案管理；銜接

1 前言

檔案是由公文經(jīng)過一定處理形成的，公文質(zhì)量的高低對(duì)檔案具有非常大的影響，也就是說只有對(duì)公文進(jìn)行精心的處理才能形成高質(zhì)量的檔案。檔案中儲(chǔ)存著各類重要的信息，對(duì)以后各項(xiàng)工作的開展具有重要的指導(dǎo)作用，為了充分發(fā)揮檔案的借鑒參考作用，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行完善全面的管理，取保檔案資料的真實(shí)完整。通過不斷地進(jìn)行公文處理學(xué)習(xí)，提高自身的公文處理水平，同時(shí)，還要做到公文處理與檔案管理的完美銜接，從而提升自身的檔案管理能力，將檔案的管理工作做到極致。

2 公文處理與檔案管理銜接中的問題

2.1 公文處理與檔案管理銜接機(jī)制不完善

在某些單位的公文管理過程中，公文處理與檔案管理之間沒有指定規(guī)范性的銜接機(jī)制。由于無章可循，造成銜接過程中主觀性占主導(dǎo)地位，最終導(dǎo)致工作交接過程中各種問題的出現(xiàn)，影響了檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，由于公文處理與檔案管理是由不同的工作人員進(jìn)行處理與管理的，由于銜接過程中兩者之間沒有進(jìn)行充分的溝通交流，也就不能進(jìn)行良好的配合工作，影響了銜接工作的實(shí)施。除此之外，還缺乏適宜的懲罰獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)工作態(tài)度不端正、不認(rèn)真進(jìn)行工作的人員沒有進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P，也就無法端正其工作態(tài)度，對(duì)其周圍的人員無法起到警示作用；對(duì)于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、管理效果好的工作人員沒有給予合適的獎(jiǎng)勵(lì)，使其在工作中缺乏認(rèn)同感，也就無法促進(jìn)其工作積極性的進(jìn)一步提升。

2.2 重視檔案數(shù)量的增加，忽視檔案質(zhì)量的提高

公文經(jīng)過一定的處理后形成了檔案，公文處理的質(zhì)量決定著最終所保存的檔案質(zhì)量。隨著各類工作的大力推進(jìn)，公文的數(shù)量也如雨后春筍般的猛增，隨之而來的就是檔案數(shù)量的快速增長(zhǎng)。由于進(jìn)行公文處理的人數(shù)有限，再加上管理層對(duì)公文處理工作的不重視，造成了在處理大量公文的過程中出現(xiàn)了很多問題，例如，格式錯(cuò)誤、發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤、行文不規(guī)范等，嚴(yán)重影響了公文的質(zhì)量。由于無法保障公文的質(zhì)量，由公文而來的檔案質(zhì)量也就無法得到有效保障，造成了在實(shí)際工作中只重視檔案數(shù)量的增加，而忽視檔案質(zhì)量的提高。由于所保存的檔案質(zhì)量普遍偏低，導(dǎo)致了檔案對(duì)未來工作指導(dǎo)意義的降低，可能會(huì)對(duì)以后工作的展開產(chǎn)生不利的影響。

2.3 公文與檔案的格式不符合規(guī)定的要求

某些管理松散的單位在進(jìn)行公文處理與檔案管理的銜接工作時(shí)，沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的法律、法規(guī)以及規(guī)定等的要求執(zhí)行，造成了公文與檔案的格式不符合要求。在《檔案法》、《行政機(jī)關(guān)公文格式》以及《行政公文處理辦法》中，有關(guān)于公文和檔案格式的詳細(xì)規(guī)定，只有嚴(yán)格按照以上的要求進(jìn)行公文處理與檔案管理，才能將銜接工作做好。以上法規(guī)對(duì)公文處理中所用紙張的型號(hào)、紙張定量、裝訂位置等有詳細(xì)的說明，但是在實(shí)際工作中，某些單位偷工減料沒有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定的要求執(zhí)行，私自使用有問題的紙張以及進(jìn)行的裝訂也不規(guī)范，造成了檔案資料在儲(chǔ)存的過程中出現(xiàn)破損、漏頁以及發(fā)黃等問題，嚴(yán)重影響了檔案的正常管理；某些公文的版記與附件不符合規(guī)范，造成公文資料不能進(jìn)行立卷和歸檔，嚴(yán)重影響了后續(xù)的檔案管理工作；在公文的處理過程中，沒有對(duì)原稿進(jìn)行仔細(xì)的校對(duì)，造成了歸檔時(shí)原稿的缺失；書寫用筆不規(guī)范，在進(jìn)行公文處理時(shí)使用了易褪色的筆種，而檔案資料需要進(jìn)行長(zhǎng)期的保存，造成了公文資料無法進(jìn)行立卷歸檔。

3 公文處理與檔案管理銜接工作的改進(jìn)措施

3.1 完善公文處理與檔案管理的銜接機(jī)制

為了保障公文與檔案之間的有效銜接，應(yīng)該根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定的要求，建立一個(gè)全面的、具有操作性的銜接制度。通過實(shí)施一體化的管理模式，消除兩者之間在銜接中出現(xiàn)的各種問題，進(jìn)而將公文處理與檔案管理進(jìn)行緊密的結(jié)合，從而提升公文處理與檔案管理的整體水平。除了構(gòu)建完善的銜接機(jī)制，還應(yīng)該建立工作的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)每個(gè)人的銜接工作處理情況進(jìn)行全方位的考核，根據(jù)考核結(jié)果給予適當(dāng)?shù)膽土P和獎(jiǎng)勵(lì)。通過設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，能夠促進(jìn)那些工作態(tài)度不端正人員向好的方向轉(zhuǎn)變，從而將自己負(fù)責(zé)的工作做好；對(duì)銜接工作完成好的個(gè)人進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，是對(duì)其銜接工作的認(rèn)可與贊賞，從而提高其工作的積極性，將以后的工作做的更加完美。

3.2 培養(yǎng)公文處理與檔案管理中的質(zhì)量意識(shí)

為了保障公文與檔案的質(zhì)量，要在平時(shí)的工作中，系統(tǒng)全面的培養(yǎng)工作人員的質(zhì)量意識(shí)。相關(guān)人員在工作中要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，對(duì)公文進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，要取其精華去其糟粕，優(yōu)選出其中有價(jià)值的公文進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?。通過公文優(yōu)選，可以大幅度減少需要處理的公文數(shù)量，降低公文處理人員的工作強(qiáng)度以及減輕他們工作壓力，從而督促他們對(duì)公文進(jìn)行細(xì)致全面的檢查處理，以提升公文處理的整體質(zhì)量，進(jìn)而保障了檔案的質(zhì)量。除此之外，還應(yīng)對(duì)公文處理與檔案管理的整個(gè)過程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，確保各項(xiàng)制度得以落實(shí)，從而做好公文處理與檔案管理間的銜接工作。

3.3 嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行公文處理與檔案管理的銜接工作

對(duì)相關(guān)的管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)全面的培訓(xùn)，確保他們對(duì)相關(guān)法律、法規(guī)以及規(guī)定有全面的學(xué)習(xí)掌握，并在平時(shí)的工作中嚴(yán)格的按照規(guī)定進(jìn)行管理工作。培訓(xùn)的方式不限于某一形式，可以是邀請(qǐng)國內(nèi)外著名的專家學(xué)者進(jìn)行講座，也可是舉辦公文處理與檔案管理的知識(shí)競(jìng)賽，通過培訓(xùn)促使管理人員養(yǎng)成規(guī)范化的意識(shí)，從而在平時(shí)工作中能夠按照規(guī)定進(jìn)行公文處理與檔案管理的工作。同時(shí)，還要建立銜接工作的監(jiān)督檢查制度，安排專人對(duì)管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其沒有按照規(guī)定進(jìn)行工作時(shí)，要立即的予以制止，并督促其進(jìn)行改正，從而保障公文處理與檔案管理的銜接工作能夠順利的完成。

4 結(jié)語

綜上所述，公文處理與檔案管理是聯(lián)系緊密、相輔相成的系統(tǒng)性工作，要想做好它們之間的銜接工作，就要在平時(shí)的工作中，建立完善的銜接機(jī)制、培養(yǎng)自身較高的質(zhì)量意識(shí)以及嚴(yán)格的按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銜接工作，唯有這樣才能處理好銜接工作中出現(xiàn)的各類問題，從而將銜接工作做到完美。本文對(duì)公文處理與檔案管理之間銜接工作進(jìn)行了透徹的分析，指出了銜接工作中存在的問題，并根據(jù)問題提出了有針對(duì)性的改進(jìn)措施，希望能給從事相關(guān)工作的人員以一定的啟示，從而提高他們的銜接工作水平，進(jìn)而促進(jìn)我國公文處理與檔案管理水平的提高。

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作者簡(jiǎn)介

鄧晶（1986-），女，山東，本科，畢業(yè)于四川大學(xué)，助理館員；研究方向：檔案，行政管理。