房地產(chǎn)檔案管理信息化的作用與案例分析

宋麗梅

摘 要：房地產(chǎn)檔案作為一種信息資源，作為房地產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營等活動的真實記錄，是地產(chǎn)建筑行業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在房地產(chǎn)企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的作用。建立一套適應(yīng)房地產(chǎn)企業(yè)業(yè)務(wù)特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案管理信息化體系，是房地產(chǎn)企業(yè)生存與發(fā)展的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案；管理信息化；業(yè)務(wù)模塊

1 引言

本文引用國內(nèi)較規(guī)范的檔案管理制度作為案例，對房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理進(jìn)行分析研究，從檔案收集、歸檔范圍、歸檔與立卷、分類與編號、借閱管理辦法、保管工作、期限與密級、銷毀等角度闡釋檔案管理制度。建立企業(yè)建立檔案管理制度后，統(tǒng)一印制檔案裝訂，統(tǒng)一進(jìn)行人員培訓(xùn)，統(tǒng)一整理方法，統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)，有力的保證了案卷質(zhì)量。對文件借閱、復(fù)印、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)都分別進(jìn)行了登記造冊進(jìn)行控制，切實做到了管理規(guī)范化，如本制度借閱中要求業(yè)務(wù)人員借調(diào)檔案必須填寫檔案借閱申請單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可到檔案室借閱檔案，還必須有檔案所屬部門經(jīng)理簽字，如特殊情況必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)方可借閱，一方面保證保證檔案室跟業(yè)務(wù)部門工作井然有序，另一方面保證資料不被流失。凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門資料員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將原件及時歸檔，任何單位和個人不得私自留存；經(jīng)辦部門視實際需要留存復(fù)印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)行政管理部負(fù)責(zé)人同意后妥為保存，行政管理部以復(fù)印件歸檔，經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應(yīng)送行政管理部歸檔并換回復(fù)印件，保證了安全性。為以后工作的順利開展奠定了堅實的基礎(chǔ)，建立檔案制度后基層管理，“十防”工作也落實到了實處，檔案管理的安全系數(shù)很高。更重要的是通過建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)把了檔案查閱關(guān)。在檔案查閱這個環(huán)節(jié)上，不允許任何個人和本局與檔案業(yè)務(wù)無關(guān)的人員查閱檔案內(nèi)容，是在檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行。由于管理機(jī)制的科學(xué)化和規(guī)范化，檔案的安全性、完整性和保密性得到有效保證。

2 房地產(chǎn)檔案信息化管理的作用

房地產(chǎn)作為改革開發(fā)以來的新興支柱產(chǎn)業(yè)，隨著改革開放的深入發(fā)展目前呈方興未勢。龐大的企業(yè)需要井井有條的管理，因此房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理也越發(fā)的重要。通過對房地產(chǎn)企業(yè)檔案系統(tǒng)信息化管理，以期闡述檔案管理系統(tǒng)是如何對房地產(chǎn)檔案實現(xiàn)電子化管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識，它已進(jìn)入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案信息化管理建設(shè)，言下之意就是在國家檔案管理部門的統(tǒng)一組織下，在檔案管理的各項工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)、信息技術(shù)，提高對檔案信息資源的管理利用效率。隨著信息時代的來臨，知識和信息已經(jīng)逐漸超過資產(chǎn)占據(jù)重要地位，檔案信息記錄的資源是國家或企業(yè)信息的關(guān)鍵組成，黨和國家已將檔案信息化建設(shè)列為國民經(jīng)濟(jì)及社會發(fā)展的首要內(nèi)容，檔案是社會信息的載體，檔案信息對國家以及企業(yè)綜合實力的提升起著重要作用，檔案信息化建設(shè)勢在必行，作為領(lǐng)導(dǎo)決策的一手材料，檔案信息起著不可忽視的重要作用，因此把檔案信息化建設(shè)工作當(dāng)成重點來抓，逐漸完善檔案現(xiàn)代化管理加快檔案信息化建設(shè)，是企業(yè)進(jìn)行信息化管理的保證。建立電子檔案數(shù)據(jù)中心可以有效的解決以下幾個急需問題：有效的進(jìn)行檔案的收集工作；有效的進(jìn)行電子檔案的整理、歸檔；有效的為科研服務(wù)，部門職能變保管為服務(wù)。檔案管理信息化以后，公司的無形資產(chǎn)可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽。為公司領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)， 提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了單位、企業(yè)整體的工作效率和競爭力。這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內(nèi)部信息的信息中心。

3 房地產(chǎn)檔案管理信息化案例分析

目前加快信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)提高工作效率、改善工作環(huán)境的最強(qiáng)有力的手段之一檔案計算機(jī)管理是現(xiàn)代化檔案龐的重要組成部分，鑒于房地產(chǎn)企業(yè)管理文檔、項目合同、照片、聲像、實物等各類不同形式的文件、載體。繁多復(fù)雜。故需要建立完善的檔案管理系統(tǒng)用于檔案的管理，實現(xiàn)檔案管理的信息化、智能化。例如現(xiàn)在目前正在使用的檔案軟件部分亮點介紹：首頁以虛擬桌面方式展示，自定義桌邊快捷菜單，并可以重命名，通過任務(wù)欄控制可同時打開多個窗口，方便操作結(jié)果比對支持多種不同界面風(fēng)格切換（換膚）。

機(jī)構(gòu)管理和單位樹支持二級單位數(shù)據(jù)展示，根據(jù)數(shù)據(jù)權(quán)限控制一、二級單位和各檔案分類節(jié)點的展示。通過用戶類型控制數(shù)據(jù)的過濾條件：1類用戶，超級數(shù)據(jù)權(quán)限用戶，整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)展示不受數(shù)據(jù)權(quán)限控制；2類用戶，單位管理員和領(lǐng)導(dǎo)，對授權(quán)的一級單位的數(shù)據(jù)有全部的數(shù)據(jù)權(quán)限；3類用戶，普通用戶，根據(jù)數(shù)據(jù)權(quán)限進(jìn)行控制，但賦予數(shù)據(jù)權(quán)限項多時會影響、性能（每個模塊的單位+分類的數(shù)據(jù)權(quán)限項20個以內(nèi)）。在業(yè)務(wù)流程里增加了采集管理、審核管理兩個環(huán)節(jié)，并且可根據(jù)需要選配數(shù)據(jù)采集、整理與數(shù)據(jù)管理的工作分別為不同角色擔(dān)任的，則推薦使用采集管理和審核管理環(huán)節(jié)，可實現(xiàn)預(yù)歸檔檢查整理功能。確保新收集的數(shù)據(jù)整理好后才進(jìn)入正式庫。采集、整理、管理的角色不區(qū)分的，可以不需要走采集和審核流程，可把該模塊配置到不可見。

增加文件管理業(yè)務(wù)模塊，管理現(xiàn)行文件和作為全部歸檔文件的備份模塊；審批流管理改進(jìn)，支持定義多個審批流程，使得審批業(yè)務(wù)可更靈活定制。根據(jù)業(yè)務(wù)需要可以定制多個審批任務(wù)，每個審批任務(wù)可以獨立設(shè)置審批環(huán)節(jié)、環(huán)節(jié)流向、審批業(yè)務(wù)、審批權(quán)限。使得系統(tǒng)可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要定制多個需要走審批流程的業(yè)務(wù)。目前僅提供了申請查檔的利用審批流程，其他新加的審批流程的審批詳細(xì)業(yè)務(wù)界面，需要根據(jù)需求進(jìn)行二次開發(fā)。當(dāng)前版本提供了利用系統(tǒng)申請查檔審批流程功能，包括實體借閱和電子查檔的審批增加公告管理和公告欄。用戶只能在公告欄上看到發(fā)布給本人或本人所在的用戶組的公告。查看銷毀：增加恢復(fù)和永久刪除、打印銷毀清冊功能。提供密碼重置功能，密碼數(shù)據(jù)庫MD5加密，更安全

模板維護(hù)界面設(shè)置預(yù)覽功能，對于同一檔案分類在各不同模塊需要有不同的瀏覽列表項，可通過在此進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置后進(jìn)入對應(yīng)的模塊瀏覽列表。

增加密級權(quán)限控制，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化：模板維護(hù)增加了檢驗項：年度校驗項，案卷起止年月校驗項，文件編號校驗項。設(shè)置后，在對應(yīng)的字段錄入數(shù)據(jù)自動更正或提示。瀏覽列表增加了“日期轉(zhuǎn)換”功能，對不符合格式的各種日期進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換。數(shù)據(jù)遷移功能：數(shù)據(jù)管理瀏覽列表，提供把數(shù)據(jù)從某單位某分類遷移到其他單位和分類下。數(shù)據(jù)化檢索功能：綜合檢索，提供數(shù)字化檢索功能，可以區(qū)分有無電子原文的記錄區(qū)分檢索出來，以統(tǒng)計本單位的數(shù)字化程度。銷毀管理，提供到期鑒定，自動把到期的數(shù)據(jù)提取到到期鑒定管理，方便銷毀或鑒定延期操作。審批流程增加了代理設(shè)置，審批流程界面做了優(yōu)化，增加了開放審批和銷毀審批流程。可根據(jù)需要配置是否啟用。

4 結(jié)論

房地產(chǎn)檔案反映一定時期的建筑水平，同時又是進(jìn)行房屋交易、處理房地產(chǎn)糾紛、城市拆遷規(guī)劃、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)權(quán)屬登記等的重要依據(jù)。房地產(chǎn)企業(yè)要正常運行，除了建立科學(xué)的組織結(jié)構(gòu)外，還必須通過改革，建立起產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)分明、證企分開、管理科學(xué)為鮮明特征的現(xiàn)代企業(yè)制度。面對新形勢和新任務(wù)，我們應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理在企業(yè)知識管理體系中的作用，建立企業(yè)知識庫，使檔案信息資源成為企業(yè)共有的知識財富。使前輩們積累的大量經(jīng)驗成為后輩們成功的啟示；成為后輩們的重要資源因此，在激烈的市場競爭中，只有知識的積累和傳承，企業(yè)才能不斷的成交百年企業(yè)的夢想。

參考文獻(xiàn)

[1]石衛(wèi)兵.淺談房地產(chǎn)開發(fā)項目成本管理[J].市場周刊（理論研究）.2011（12）

[2]薛萃.淺談做好項目精細(xì)化管理應(yīng)抓好的五個環(huán)節(jié)[J].山西建筑.2011（31）

[3]李秀妮.基于J2EE框架的信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].科技致富向?qū)?2011（20）

[4]吳璟.項目進(jìn)度的動態(tài)控制和計劃編制[J].濰坊教育學(xué)院學(xué)報.2011（03）

[5]宋成明，李彥軍.基于輕量級JavaEE架構(gòu)的教師考核系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].鐵路計算機(jī)應(yīng)用.2011（04）

[6]馮莉.6S現(xiàn)場精細(xì)化管理安全效益分析[J].現(xiàn)代商業(yè).2011（05）

[7]黃弘基，汪書雄.房地產(chǎn)項目目標(biāo)成本管理研究[J].河南科技.2010（24）

[8]熊江陵.工程項目集成管理中掙值法應(yīng)用的原理[J].中國高新技術(shù)企業(yè).2010（33）

[9]何成旗.建設(shè)工程項目安全管理的精細(xì)化[J].建筑.2010（19）

[10]王懷玉，魯志衛(wèi).談精細(xì)化管理體系的設(shè)計與構(gòu)建[J].中國煤炭.2010（09）