檔案文件收發(fā)與整編的管理分析

摘 要：近幾十年以來，我國的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)生了飛速的變化，經(jīng)濟(jì)越來越繁榮，社會(huì)的發(fā)達(dá)程度越來越高，各方面的發(fā)展程度也越來越高。再狠所企業(yè)單位中，文件的管理和檔案的整編成為一個(gè)很大的問題，經(jīng)年累月的文件囤積下來，如何進(jìn)行有效的管理，使我們要解決的問題。本文通過對檔案文件收發(fā)與整編進(jìn)行論述，分析所存在的問題，提出可行的政策建議。

關(guān)鍵詞：檔案文件：收發(fā)與整編：管理

1 引言

從文件管理學(xué)的角度來看，我們知道，檔案是國家非常重要的一筆財(cái)富，是國家、社會(huì)在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)技術(shù)、研究工作、人文素養(yǎng)、地理等等方面的重大事件的記錄，具有很強(qiáng)的歷史價(jià)值。這是人類社會(huì)實(shí)踐的價(jià)值體現(xiàn)，也是知識學(xué)問的信息表達(dá)，是一種很具有影響力的信息資源。在眾多的機(jī)構(gòu)中，檔案都很很多很繁雜，文件的數(shù)量十分的大，如何進(jìn)行管理是各個(gè)部門的有壓力的工作，具有原始性、依據(jù)性、廣泛性、順序性等特性。文件收發(fā)和與整編的工作十分復(fù)雜，本文通過分析檔案文件的管理現(xiàn)狀，從而提出一些可行性對策建議。

2 檔案文件收發(fā)與整編的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 很多部門注重收集憑證文件，卻忽視文件檔案的歸檔

檔案的作用主要有兩個(gè)方面，一個(gè)是起到憑證作用，作為一件事項(xiàng)的證據(jù)來證明，以顯示這件事情的真實(shí)性。第二個(gè)是利用價(jià)值，用檔案的利用價(jià)值來在很多事項(xiàng)中體現(xiàn)。在工作當(dāng)中，每一項(xiàng)工作都講求原則性，按照文件的原則來行事，做到有章可循，有法可依，講究真憑實(shí)據(jù)。但實(shí)現(xiàn)在很多單位，很重視文件的收發(fā)和執(zhí)行，卻在文件作為檔案進(jìn)行歸檔整編工作上完成的不夠，很多地方，檔案文件遺失的問題很嚴(yán)重，工作單位發(fā)生變動(dòng)時(shí)候，很多文件檔案就丟了。而且在平時(shí)文件管理的時(shí)候疏忽大意，很多文件的操作很不規(guī)范，例如文件檔案的復(fù)印需要嚴(yán)格的監(jiān)控，在對文件的大量復(fù)印及流出后，使得文件收檔案整編的價(jià)值大大降低。

2.2 缺乏檔案資源的建設(shè)工作

檔案是一個(gè)企業(yè)、、單位部門的最重要的資源，了解一件事情最直接的證據(jù)，具有很強(qiáng)的依據(jù)價(jià)值。而作為龐大的資源庫，文件和檔案的管理應(yīng)該具有一個(gè)整體性，現(xiàn)在很對單位的文件檔案管理很混亂，資源無法統(tǒng)一吧，很多的文件在不同的部門歸檔。我認(rèn)為應(yīng)該建立一個(gè)統(tǒng)一的資源平臺，收集所有的文件檔案，使得資源的利用很加油效率，如果有人想查看檔案，可以再平臺上很快的找到資源，大大節(jié)約了人們的時(shí)間精力。并且讓文件檔案可以更好的保存下來，很好地受到相關(guān)人員的管理。

另一方面，檔案文件的管理完整性主要是在檔案收集當(dāng)中，在以往的管理當(dāng)中，我們只是對文件進(jìn)行收集，卻沒有很好地管理，對于檔案文件管理人員的技能和管理方式背景知識沒有深入的了解，導(dǎo)致很多文件的管理沒有一個(gè)系統(tǒng)的行為準(zhǔn)則，這樣通常使得在管理過程中無法把握文件的完整性。也是的文件遺失的現(xiàn)象十分嚴(yán)重。技術(shù)過程十分模糊，無法給工作人員清楚地管理策略。

2.3 文件檔案的分類不清晰，資源構(gòu)成的不完善

檔案文件資源的運(yùn)用很大程度上是由文件檔案查詢體系的管理平臺，作為文件檔案的基礎(chǔ)，這是一個(gè)復(fù)雜的過程，通常在檢索過程中，我們有時(shí)候?qū)σ粋€(gè)文件屬于哪一類，認(rèn)識很不清楚，就像圖書檢索一樣，我認(rèn)為文件檔案管理也應(yīng)該參考這種方式，對文件檔案進(jìn)行合理有效的分類，使得人們在搜索問件事依照所處的種類、型號等等迅速的找到文件，辦事效率得到顯著提高。

當(dāng)然，這個(gè)方面我們的措施還是很缺乏的，主要是因?yàn)槲募n案的分類是一個(gè)十分繁瑣復(fù)雜的過程，文件檔案的分類十分的所而且很細(xì)小，所以這給工作帶來了很大的壓力，我們從各個(gè)高校的圖書館資源建設(shè)投入就可以看出來，學(xué)校的圖書館在學(xué)校是一筆很大的投資，工作難度大，而且需要時(shí)時(shí)進(jìn)行更新。所以對予單位來說，文件檔案管理也是需要很大的人力物力來維持，當(dāng)然他們之間也有不同，文件檔案管理畢竟不像圖書館那樣打的工程，作為一個(gè)小工程在一定的范圍內(nèi)還是比較容易操作的。

2.4 文件檔案管理制度不完善，管理方法不規(guī)范

在很多的單位，并不能對文件大難進(jìn)行很好地管理，主要是因?yàn)闆]有一個(gè)很完善的管理制度進(jìn)行遵循，在管理過程中，制度體系不完善，這讓單位管理文件檔案的人員沒有給一個(gè)可以操作的指南，不了解一個(gè)文件應(yīng)該如何進(jìn)行管理，而且在這種情況下，管理的很多方法不清晰，導(dǎo)致管理行為很不規(guī)范。這樣對于文件檔案的管理是很不利的，需要我們子啊這兩個(gè)方面加大力度進(jìn)行改變。

3 改進(jìn)文件收發(fā)與檔案整編的現(xiàn)象的對策建議

文件的收發(fā)與檔案整編對于我們?nèi)粘９ぷ魇鞘值闹匾覀儜?yīng)該對在其中出現(xiàn)的問題進(jìn)行積極的改變，提出一系列的可行性建議來改變這些方面的不足。下面筆者從這幾個(gè)方面進(jìn)行一些個(gè)人的論述。

3.1 檔案的利用價(jià)值應(yīng)該提高，作用影響力加大

在日常的管理中心，我們不但要注重文件的收集。也要注重文件作為檔案進(jìn)行有效的管理，這是一種觀念上的措施，要改變我們傳統(tǒng)的一些習(xí)慣，注重文件的惠州，以作為檔案來進(jìn)行收集，這是我們的一筆巨大的財(cái)富力量。在日常的管理當(dāng)中，我們應(yīng)該按照整編要求，保證文件的原始性，體現(xiàn)出文檔的真實(shí)性。另外，在文檔的管理上，應(yīng)該規(guī)范使用、復(fù)印文檔的行為，也要給文件松綁也要給文件加雙保險(xiǎn)。管理人員在文檔收集的過程中，及時(shí)對文檔進(jìn)行檢驗(yàn)確認(rèn)。保證文件的真實(shí)可靠性。

3.2 加強(qiáng)文件收發(fā)檔案整編的系統(tǒng)性和完整性

檔案管理人員與文件收發(fā)人員應(yīng)該了解收發(fā)文件以及檔案整編的技術(shù)和程序，一個(gè)管理的步驟應(yīng)該反映著整體的思維與意圖。應(yīng)該可以全面的起到作用，系統(tǒng)的為所在的部門提供幫助，在管理方式行為方面應(yīng)該積極的改進(jìn)，以保持相關(guān)人員的專業(yè)性。在中，文件收發(fā)與檔案整編的管理應(yīng)該具有系統(tǒng)性和完整性，管理的順序、做事的步驟、文件的審核都應(yīng)該遵循一個(gè)制度，保證這個(gè)制度體系的整體性和完整性。

另外在工作當(dāng)中，我們在文件的收集、歸檔、清單等等詛咒中，要注意技術(shù)方面的應(yīng)用，子安在滇南技術(shù)很發(fā)達(dá)，而且網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫的的建設(shè)也是十分的發(fā)達(dá)，我們可以利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，這樣可以很好地解決檔案的空間占用問題，而且在電腦上檢索更加的迅速可靠。也方便進(jìn)行文件的各種事項(xiàng)，比如統(tǒng)計(jì)、查詢、總結(jié)、分類等等。

3.3 努力改善文件收發(fā)和檔案管理的分類

完善檔案文件管理的分類是十分重要的，這直接影響了能否建立起完整的類別體系，以及做到檔案的有效管理、規(guī)范方式和標(biāo)準(zhǔn)化步驟等等。根據(jù)夠假的文件分類方法和指南，我們可以初步對分類有個(gè)大致的了解，另外我們要參考圖書分類方法進(jìn)行改進(jìn)，積極改善自身的不足也要發(fā)揚(yáng)自己的特色。

我認(rèn)為可以從兩個(gè)方面進(jìn)行改變：第一，我們可以增加設(shè)備，增加空間，以及人手等，這主要是進(jìn)行硬件的改變，比如增加多個(gè)辦公室，改裝成我們的資料室，抽出比較多的人手進(jìn)行檔案的管理，另外可以購買更先進(jìn)的設(shè)備，比如電腦，我們可以購買更先進(jìn)的電腦來增加我們資料的安全性和存儲的迅速性，也可以購買更多的、更先進(jìn)的掃描設(shè)備，這樣可以明顯提高我們的辦事效率。

第二我認(rèn)為可以更新分號碼，我們應(yīng)該隨時(shí)更具時(shí)代的變化而不斷更新自己的分類號識別，以前的分類碼很多已經(jīng)淘汰，在現(xiàn)在看來是很缺乏的，我們積極更新也可以讓很多新型的文件找到屬于自己的類別。

4 結(jié)束語

文件收發(fā)和檔案管理使我們信息資源的重要組成部分，我們應(yīng)該積極的完善、改變、改進(jìn)，這樣才能使得自己的信息資源的到很好地利用。

參考文獻(xiàn)

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[2]廖忠：《論企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用》[J]，《航空檔案》，2003（1）。

作者簡介

李琳（1981-），天津市，天津水務(wù)集團(tuán)有限公司引江市南分公司。