現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

劉栩清

摘 要：檔案管理事業(yè)最基礎(chǔ)也是最關(guān)鍵的工作是檔案管理工作，雖然檔案管理的基礎(chǔ)工作增加了檔案工作人員的工作量，但是檔案管理方便了人們進(jìn)行信息的查找與搜索的工作。由此，檔案管理的工作人員需要樹立一個(gè)正確向上的價(jià)值觀，需要對(duì)于自身工作重要性有一個(gè)正確全面的認(rèn)識(shí)，利用積極的措施推動(dòng)檔案工作能夠順利開展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作

現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展較為迅速，計(jì)算機(jī)手段對(duì)于數(shù)據(jù)的處理工作的效率較快，并且它具備較強(qiáng)的科學(xué)性與準(zhǔn)確性，而且在現(xiàn)代的檔案管理工作中計(jì)算機(jī)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代社會(huì)中現(xiàn)代管理工作的信息化水平已經(jīng)上升到一定層次水平上，人們開始對(duì)檔案工作提出高要求。由此需要把檔案管理中的基礎(chǔ)工作重視起來，有利于提高檔案管理的工作效率。

1 在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性

1.1 檔案管理的基礎(chǔ)工作有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的重要性

推動(dòng)整個(gè)現(xiàn)代檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要積極完善歸檔要求，案卷要求與歸類要求等，同時(shí)需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。如果檔案管理工作單位不重視檔案管理基礎(chǔ)工作，較容易使檔案信息出現(xiàn)不健全不準(zhǔn)確的情況，即使將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理的工作中，也無濟(jì)于事。這需要檔案管理工作人員認(rèn)真履行相關(guān)的規(guī)章制度，完善好檔案管理的基礎(chǔ)性工作，在保證工作效率的前提下，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類歸檔工作，以便人們對(duì)檔案資料的查詢，對(duì)于現(xiàn)代檔案管理進(jìn)行規(guī)范化管理。

1.2 檔案管理基礎(chǔ)工作加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

信息化不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)代化管理已經(jīng)是檔案管理事業(yè)的未來發(fā)展趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展中，提高了檔案資料的檢索效率，彌補(bǔ)了紙質(zhì)版檔案查詢的缺陷，避免浪費(fèi)大量的人力資源進(jìn)行查找。除此之外，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)和檔案管理基礎(chǔ)工作之間已經(jīng)呈現(xiàn)出相輔相成的管理趨勢(shì)，能夠強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作自身的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。有利于推動(dòng)現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)工作的展開，促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

1.3 檔案管理工作有利于提高檔案資料自身的準(zhǔn)確性

檔案管理的基礎(chǔ)工作為檔案提供重點(diǎn)的依據(jù)和基礎(chǔ)，有利于加大檔案管理基礎(chǔ)工作的檔案管理展開力度，方便檔案管理工作，簡(jiǎn)化檔案管理的工作流程，加強(qiáng)檔案資料管理的準(zhǔn)確性，防止在檔案資料中出現(xiàn)魚龍混雜的情況。在檔案管理的范疇中已經(jīng)普遍應(yīng)用信息化技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)工作的工作質(zhì)量。

2 在現(xiàn)代檔案管理中存在的主要問題

2.1 檔案管理工作缺乏規(guī)范性

檔案管理的工作人員自身沒有良好的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，沒有對(duì)檔案管理工作行程一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，最終使檔案管理工作不夠規(guī)范，不利于促進(jìn)中國(guó)檔案管理事業(yè)的向前發(fā)展。如在進(jìn)行實(shí)踐中，出現(xiàn)命名與檔號(hào)不符的情況，會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)重名的嚴(yán)重情況，影響著檔案管理的發(fā)展。

2.2 檔案管理的工作流程缺乏一定的明確性

在中國(guó)的檔案管理工作中較為常見的問題是檔案管理工作的流程不夠明確，主要是因?yàn)闄n案的基礎(chǔ)工作沒有落實(shí)到位，不利于對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化。特別是對(duì)于檔案管理的機(jī)關(guān)單位而言，一般是利用檔案的收集，分類，整理以及保管等等工作流程完成對(duì)于檔案的管理工作，然而并未對(duì)于所有的檔案管理流程進(jìn)行明確規(guī)定。

2.3 檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)不高

在中國(guó)從事檔案管理的工作人員的年紀(jì)普遍較大較少有高學(xué)歷的專業(yè)人員，正因如此，致使中國(guó)的檔案管理人員普遍呈現(xiàn)出綜合能力素質(zhì)較差的現(xiàn)狀，大部分的工作人員對(duì)于現(xiàn)代檔案的管理理念與意識(shí)了解的不夠透徹，整個(gè)的檔案管理隊(duì)伍呈現(xiàn)出組織結(jié)構(gòu)不協(xié)調(diào)的情況，不利于現(xiàn)代檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3 對(duì)于現(xiàn)代檔案管理中的檔案管理工作進(jìn)行積極的完善工作

針對(duì)于現(xiàn)代檔案管理中的檔案管理工作存在的主要問題進(jìn)行解決，以提高現(xiàn)代化的檔案管理水平與檔案的使用效率。需要積極對(duì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)分析，制定一定的制度，通過改良檔案管理的工作方法與流程實(shí)現(xiàn)對(duì)于高水平管現(xiàn)代化檔案資料。

3.1 積極提高檔案管理工作人員自身的素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)工作的管理，相關(guān)的工作人員需要意識(shí)到檔案的管理基礎(chǔ)性工作的重要意義，積極做好自身的工作，加強(qiáng)自身的素質(zhì)修養(yǎng)建設(shè)。優(yōu)化檔案管理人員自身的年齡結(jié)構(gòu)，在檔案管理工作人員中多增設(shè)年輕人，增強(qiáng)檔案管理的工作活力，提高工作人員的自身素質(zhì)，對(duì)于檔案管理意識(shí)需要不斷的增加。

3.2 積極對(duì)于檔案展開普查工作

檔案資料被長(zhǎng)期的用于管理使用，極易出現(xiàn)重份與沒有價(jià)值的情況，正因如此需要積極對(duì)檔案資料展開全面的普查工作，把重復(fù)與沒有使用價(jià)值的檔案資料剔除掉，防止資料因重復(fù)而堆積，占用檔案資料空間，不便對(duì)于檔案資料的管理工作，除此之外還可以防止在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理時(shí)發(fā)生的檔案重復(fù)的情況。

3.3 重新組合檔案資料，使檔案得以優(yōu)化

對(duì)于檔案資料進(jìn)行重組工作，有利于減少檔案內(nèi)容的魚龍混雜得到情況，對(duì)于檔案資料進(jìn)行重組應(yīng)該使其相互間有一定的關(guān)聯(lián)性，對(duì)于部分沒有頁(yè)碼，沒有目錄與標(biāo)題的檔案資料，做好重新編號(hào)填寫的工作，促進(jìn)檔案架構(gòu)單位更加科學(xué)合理，提高對(duì)于現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)的檔案管理的利用率。

3.4 根據(jù)檔案管理的規(guī)范進(jìn)行著錄，并規(guī)范提名，提高檢索的準(zhǔn)確性

首先，對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范著錄，現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理工作最重要的是對(duì)檔案進(jìn)行著錄工作，有利于實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性。其次，對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范提名，以確保檢索的準(zhǔn)確性。對(duì)于檔案管理工作，既需要對(duì)檔案檢索查詢的查全率予以保證，還需要保證其檢索工作的查準(zhǔn)率。對(duì)于檔案資料進(jìn)行著錄時(shí)需要對(duì)提名進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī)不能識(shí)別與模糊不清的情況。積極做好對(duì)于檔案資料的提名規(guī)范工作，有利于計(jì)算機(jī)對(duì)于資料進(jìn)行準(zhǔn)確的檢索，以確保檔案自身的使用率與檢索率。

4 準(zhǔn)備好檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，推動(dòng)現(xiàn)代化的檔案管理進(jìn)程

在整個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理的基礎(chǔ)工作中，計(jì)算機(jī)始終貫穿著檔案的管理流程，利用計(jì)算機(jī)自身強(qiáng)大的功能，在每個(gè)環(huán)節(jié)中都會(huì)發(fā)揮著較為重要的作用。當(dāng)對(duì)檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作不夠全面，不利于計(jì)算機(jī)檔案管理的順利進(jìn)行，限制了現(xiàn)代化的檔案管理的應(yīng)用推廣工作。

4.1 對(duì)于檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做到循序漸進(jìn)

檔案管理單位機(jī)構(gòu)存在的主要目的是為社會(huì)服務(wù)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理主要是為提高檔案資料的使用率。對(duì)于計(jì)算機(jī)檔案管理進(jìn)行積極的推廣運(yùn)用，有利于社會(huì)對(duì)于檔案進(jìn)行積極地使用，有利于對(duì)高利用率的檔案進(jìn)行優(yōu)化工作，有利于加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程與社會(huì)高利用率。

4.2 對(duì)于檔案資料進(jìn)行分層次的著錄，節(jié)時(shí)節(jié)力

在實(shí)際的檔案著錄工作中能夠把檔案卷宗分為三方面進(jìn)行著錄工作，對(duì)于反應(yīng)的問題較為單一的或是價(jià)值不高的檔案進(jìn)行卷級(jí)著錄，對(duì)于同一內(nèi)容的文件檔案做好文件組合級(jí)的著錄，對(duì)于重要文件和價(jià)值較好的而文件做好文件級(jí)的著錄。對(duì)于檔案資料進(jìn)行分層次的著錄，有利于顯示出檔案資料的主題及其主要特征，能夠有效的節(jié)約時(shí)間與人力資源。

4.3 對(duì)于檔案做好分門別類，利用好檔案資料

檔案管理的工作人員可以利用計(jì)算機(jī)的錄入功能，對(duì)于檔案的全引目錄與檔案的良好基礎(chǔ)作錄入工作，對(duì)于項(xiàng)目名稱，日期進(jìn)行校準(zhǔn)工作。利用計(jì)算機(jī)做好分類的處理工作，有利于減輕錄入的工作量，提高檔案目錄的實(shí)際作用，提高檔案的利用率。

5 結(jié)束語

現(xiàn)代化的檔案管理工作已經(jīng)滿足于社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)際需要，提高了現(xiàn)代檔案管理工作的實(shí)際效率以及檔案管理的利用率，但是仍需要工作人員繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)工作。對(duì)檔案資料進(jìn)行普查工作，以提高檔案管理資料的規(guī)范性，推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理工作的順利進(jìn)行，提高工作效率。

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