淺論計劃生育檔案管理存在的問題

李建華

隨著人口和計劃生育工作的快速發(fā)展，對人口和計劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴、更新的要求，加強計劃生育檔案管理，探索新形勢下檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進一步提高計劃生育檔案管理水平，對人口計生工作順利開展、促進經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展具有重要的意義。

一、當(dāng)前基層人口計生檔案管理工作中存在的問題

1.存在認識上的偏差。在實際工作中，有許多同志包括個別領(lǐng)導(dǎo)干部認為計生檔案無實際意義，檔案與計劃生育工作無直接關(guān)系，只要職工不發(fā)生計劃外生育就行了，檔案管不管無所謂，因此工作敷衍了事，致使檔案資料收集不全、歸檔不及時的現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.內(nèi)容存在弄虛作假情況。由于實行計劃生育“一票否決”，少數(shù)單位在計生檔案中將單位內(nèi)部用臨時工的情況隱瞞不報，停薪留職和下崗人員生育、節(jié)育情況沒有管理，出現(xiàn)漏管漏檔、報喜不報憂的現(xiàn)象。

3.監(jiān)督檢查流于形式。檢查組“走馬觀花”式的檢查不能真正解決檔案存在的問題，檢查過后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。

4.人員素質(zhì)偏低。大部分單位計生檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識缺乏、實際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，影響檔案管理水平的提高。

5.管理制度不健全，手段落后。對建立計生檔案沒有統(tǒng)一要求，處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范計劃生育材料的收集，歸檔全部用手工操作，管理水平亟待提高。

二、認真抓好人口計生檔案的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化管理建設(shè)

1.實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法。要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。首先要全面普查案卷。一般的計生檔案由于多年來未作全面的清查，加之劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重復(fù)或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。其次要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。最后要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。其中，還要重要的一點是規(guī)范題名，保證檢索查準率。

2.加快數(shù)據(jù)準備，推進計生檔案現(xiàn)代化管理進程。（1）分輕重緩急，循序漸進。計生檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為計劃生育工作所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高計生檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各案卷重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有檔案進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。（2）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。（3）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。（4）用關(guān)鍵詞替代主題詞，簡化查找時間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利避其弊，可以采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法，即從題名或文件主題中用靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯―關(guān)鍵詞進行標識，待錄入計算機后，利用計算機批量處理的功能進行處理。

三、加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

1.重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應(yīng)該是既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。為此，檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作應(yīng)該著重提高檔案人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對新技術(shù)的吸納、整合能力，在提高全面素質(zhì)上下功夫。

2.重視檔案人員的在職培訓(xùn)。要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。在實施教育培訓(xùn)時，要采取多形式、多層次的辦學(xué)模式，突出針對性和實用性，在培訓(xùn)內(nèi)容上做好需求調(diào)研，將培訓(xùn)內(nèi)容與實際工作相結(jié)合，針對不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，加大計算機知識的比例，強化與圖書館學(xué)、情報學(xué)等相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，并適當(dāng)設(shè)立檔案專業(yè)的課時，傳授檔案的新知識、新技術(shù)、新技能，使檔案人員及時了解檔案界的研究動念、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運用，進一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識結(jié)構(gòu)。

3.合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員進行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，形成合理的人才結(jié)構(gòu)，并使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，利于整體效能的發(fā)揮。

（作者單位：東明縣衛(wèi)生和計劃生育局）