現(xiàn)代檔案管理中存在的問題與控制策略

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)快速的發(fā)展，我國信息技術(shù)的快速進(jìn)步，如何推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)成為了檔案管理者最關(guān)心的一個(gè)問題。因?yàn)樵谛畔⒓夹g(shù)的影響下，當(dāng)前的檔案信息管理模式還存在著較大的不足，一方面是從事檔案工作的人員由于其業(yè)務(wù)素質(zhì)的差異無法運(yùn)用信息技術(shù)來進(jìn)行有效的檔案管理，不能有效提升檔案管理效率。另一方面是當(dāng)前社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域?qū)n案的管理意識(shí)不夠，沒有形成系統(tǒng)化的檔案管理思維來加強(qiáng)自身的檔案建設(shè)。鑒于此，本文就立足于現(xiàn)代檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行深入探討，并針對(duì)存在的問題提出相應(yīng)的思路以供讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題分析；控制策略；信息技術(shù)

1 目前檔案管理中存在的主要問題

1.1 檔案管理制度不夠完善

從我國目前檔案管理的發(fā)展趨勢來看，檔案管理制度不夠健全，檔案管理人員無法針對(duì)各種各樣的檔案信息進(jìn)行有效的收集和分類歸檔，無法對(duì)各個(gè)種類的檔案資源信息進(jìn)行科學(xué)分類，針對(duì)信息的價(jià)值進(jìn)行有效使用。同時(shí)檔案管理人員的自身業(yè)務(wù)能力也是限制檔案管理制度建設(shè)的主要原因，一方面是從事檔案管理的人員沒有著專業(yè)化的技能來進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，無法運(yùn)用計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)來提升檔案的使用效率。另外一方面是檔案管理人員缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力，既不能運(yùn)用創(chuàng)新化的工作方法投入到檔案管理工作中，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行有效創(chuàng)新，也無法運(yùn)用信息化思維來認(rèn)識(shí)檔案管理的信息化建設(shè)，不能形成良好的工作思路來認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展。所以在現(xiàn)階段的檔案現(xiàn)代化建設(shè)上，要將提升檔案管理人員的素質(zhì)作為檔案管理制度建設(shè)的核心，能夠培養(yǎng)檔案管理人員形成信息化思維來調(diào)整自身的工作方法，依據(jù)本單位的檔案信息的具體使用情況來建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息管理模式來提升檔案管理效率。

1.2 檔案管理意識(shí)有所欠缺

限制檔案管理技術(shù)水平進(jìn)步的另一個(gè)主要原因是各個(gè)單位的檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)，檔案信息的利用程度較低，因?yàn)闄n案管理工作對(duì)單位其他各項(xiàng)事務(wù)的開展有著十分重要的作用，檔案信息資源能否高效利用決定著單位其他事務(wù)能否快速的開展，能否為單位創(chuàng)造較大的社會(huì)效益。但目前很多的單位在長期檔案管理工作中，由于檔案管理意識(shí)的限制，各個(gè)單位無法對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的管理，不能根據(jù)單位發(fā)展的需要建立符合單位實(shí)際情況的檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理效率較低不能滿足人們檔案信息使用的需求。

1.3 檔案硬件設(shè)施投資經(jīng)費(fèi)不足

在檔案管理模式建設(shè)的過程中，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)不足也是限制檔案管理事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素。一方面是各個(gè)單位不重視檔案管理沒有專門的款項(xiàng)用于檔案管理體系的建設(shè)，另一方面是現(xiàn)代化檔案管理體系的建設(shè)沒有專門的經(jīng)費(fèi)款項(xiàng)來支撐日常運(yùn)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致各個(gè)單位檔案管理機(jī)制落后，效率不足。同時(shí)，很多單位由于經(jīng)費(fèi)限制，無法撥出專用款項(xiàng)用于建立本單位的計(jì)算機(jī)檔案管理控制系統(tǒng)，導(dǎo)致很多的單位還在用傳統(tǒng)的檔案管理方法來進(jìn)行檔案分類和歸檔，無法有效提升檔案管理效率，不能對(duì)檔案信息資源進(jìn)行高效使用。同時(shí)現(xiàn)在的很多單位在檔案管理的硬件設(shè)施上還有所欠缺，既沒有專業(yè)的檔案室對(duì)檔案信息進(jìn)行有效保存也沒有專業(yè)的檔案管理人員來對(duì)各種檔案信息進(jìn)行長期維護(hù)，無法滿足檔案信息長期保管的需要。

2 針對(duì)存在問題的控制策略

2.1 完善檔案管理的制度建設(shè)

要想完善檔案管理模式，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)就要完善檔案管理制度，要依據(jù)檔案信息的實(shí)際使用狀況建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，對(duì)檔案管理方法和檔案管理模式進(jìn)行規(guī)范。首先就要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，組織檔案管理人員積極的進(jìn)行學(xué)習(xí)形成信息化檔案管理意識(shí)來提升自己的檔案管理效率。其次檔案管理機(jī)構(gòu)就要注重檔案管理人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，既要定期舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，通過課堂面授的方法來提升檔案管理人員的技能水平，也要組織檔案管理人員及時(shí)學(xué)習(xí)檔案信息化知識(shí)，要讓檔案管理人員能夠通過計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)來對(duì)各種檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和歸檔，提升檔案管理效率。最后，檔案管理機(jī)構(gòu)也要能根據(jù)檔案信息化建設(shè)的要求來規(guī)范檔案管理人員的檔案管理方法，能夠讓檔案管理人員按照科學(xué)化的檔案管理方法來使用檔案信息管理系統(tǒng)，能夠?qū)Ω鞣N檔案信息資源進(jìn)行有效運(yùn)用，充分提升檔案信息的附加價(jià)值。

2.2 增強(qiáng)各單位的檔案管理意識(shí)

提升檔案管理水平還要提升各個(gè)單位的檔案管理意識(shí)，能夠讓各個(gè)單位充分重視檔案管理的作用，依據(jù)自身建設(shè)的需要來轉(zhuǎn)變檔案管理思路，注重檔案的價(jià)值，對(duì)各種檔案進(jìn)行有效保存，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。同時(shí)，各個(gè)單位要想有效的進(jìn)行檔案保存，對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行分類存儲(chǔ)還要依據(jù)自身的實(shí)際情況建立專業(yè)的檔案管理模式，能夠?qū)挝坏母鞣N檔案信息資源進(jìn)行有效存儲(chǔ)，全面保存，滿足后期檔案使用者信息查詢的需要。

2.3 增加檔案管理項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)投入

提升檔案管理的效率，還要?jiǎng)潛軐I(yè)款項(xiàng)，加大資金投入來促進(jìn)各單位建立符合自身發(fā)展需求的檔案信息化管理體系。一方面是要合理的籌劃資金，幫助各個(gè)單位引進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理，另一方面是要根據(jù)檔案保存的需要來建立專門的檔案室，引進(jìn)專業(yè)的人才來進(jìn)行檔案管理。要注重提升檔案工作人員的管理意識(shí)，能夠讓檔案工作人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)對(duì)搜集上來的檔案資源進(jìn)行科學(xué)化的分類，也能夠根據(jù)社會(huì)檔案信息使用的需求幫助檔案使用者進(jìn)行信息查詢，建立高效便捷的檔案信息服務(wù)體系。

3 要注重完善檔案信息搜集體系

在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)也要注重完善檔案信息搜集體系的建設(shè)，因?yàn)樵诂F(xiàn)代信息化檔案管理模式建設(shè)的過程中，檔案信息搜集體系是信息化檔案管理模式最重要的一環(huán)。因?yàn)樾畔⑺鸭w系的建設(shè)決定著檔案信息管理的質(zhì)量，決定著檔案信息是否真實(shí)可靠。所以檔案信息搜集體系的建立就要結(jié)合信息技術(shù)的要求對(duì)各種檔案信息進(jìn)行匯總，依據(jù)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對(duì)檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行辨別，根據(jù)不同領(lǐng)域的檔案查詢需求來提升檔案檔案信息的使用效率，保障檔案信息及時(shí)共享。同時(shí)，檔案信息搜集體系的建立要注重對(duì)各種電子類檔案信息進(jìn)行有效劃分，要對(duì)各種檔案信息的使用頻率和使用范圍仔細(xì)的進(jìn)行分辨，充分滿足現(xiàn)代檔案信息的使用要求。

4 檔案信息共享模式建立

現(xiàn)代化的檔案信息管理模式建立不僅要依據(jù)檔案信息管理的特點(diǎn)建立高效率的信息搜集模式還要依據(jù)檔案信息交互共享的特點(diǎn)建立資源共享模式來滿足社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域檔案信息使用的需要。首先就要建立檔案信息使用平臺(tái)來將各種檔案信息資源進(jìn)行充分整合，依據(jù)信息的使用頻率實(shí)現(xiàn)智能匹配和融合發(fā)展，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新信息共享形式。另外，隨著現(xiàn)代各種各樣信息的廣泛使用，信息平臺(tái)的信息交互功能也是越來越強(qiáng)大，不僅可以實(shí)現(xiàn)空人們對(duì)檔案信息資源的有效獲取還可以根據(jù)檔案信息種類和信息使用范圍來確定檔案信息使用模式，最大程度上方便人們檔案信息查詢的需要。

5 結(jié)語

推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理模式建設(shè)就要依據(jù)檔案信息的傳播特點(diǎn)和獲取特點(diǎn)來建立整套的信息化管理體系，注重經(jīng)費(fèi)的投入，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)也要依據(jù)信息技術(shù)來提升檔案管理效率，創(chuàng)新檔案使用模式，提升檔案資源交互效率，滿足人們檔案信息的使用要求。

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作者簡介

汪源（1984-），天津，天津市南開區(qū)王頂?shù)提t(yī)院。