高校教學(xué)檔案管理信息化管理探析

周曌

摘 要：關(guān)于高等教育學(xué)校檔案信息化管理的必要性論述。本文從高校教學(xué)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化以及檔案信息數(shù)字化建設(shè)等方面，充分分析了高等學(xué)校教學(xué)檔案的特點(diǎn)，就如何防范檔案?jìng)鬏斨谐霈F(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)教學(xué)檔案的保密性管理提出了具體的安全措施，確保了教學(xué)檔案信息傳輸?shù)陌踩浴?/p>

關(guān)鍵詞：高校教學(xué)檔案 信息化管理 安全防范措施

一、高校教學(xué)檔案的信息化管理的重要性

高校教學(xué)檔案是指高校在教學(xué)管理、教學(xué)科研以及教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料、電子介質(zhì)材料的總稱(chēng)。是教學(xué)實(shí)踐中全體師生在教學(xué)管理中智慧的結(jié)晶，是學(xué)校教學(xué)寶貴財(cái)富的積累，是高校教育珍貴歷史的記錄。隨著社會(huì)的發(fā)展，高校教育也在不斷進(jìn)步，使得高等學(xué)校教學(xué)檔案呈現(xiàn)出新的變化：① 檔案管理的內(nèi)容更加廣泛。隨著生源的不斷擴(kuò)大，學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模也越來(lái)越大，新的學(xué)科、新的專(zhuān)業(yè)不斷出現(xiàn)，要求教學(xué)檔案管理的內(nèi)容日趨廣泛；② 由于辦學(xué)領(lǐng)域的不斷拓寬，教學(xué)內(nèi)容越來(lái)越豐富，多種學(xué)科相互交叉、相互滲透，要求對(duì)高等學(xué)校的教學(xué)檔案管理也更加靈活多樣；③ 由于教學(xué)檔案分部門(mén)管理材料來(lái)源較分散，有的來(lái)源于上級(jí)主管部門(mén)，有的來(lái)源于教務(wù)部門(mén)，有的來(lái)源與相關(guān)部門(mén)，也有學(xué)校教務(wù)部門(mén)有關(guān)教學(xué)改革、人才培養(yǎng)、學(xué)科設(shè)置、課程安排的相關(guān)文件，還有院部日常教學(xué)中形成的檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在高校長(zhǎng)期保管中，稍有不當(dāng)極易造成紙質(zhì)檔案受潮、蟲(chóng)蛀、導(dǎo)致檔案變質(zhì)、發(fā)霉，同時(shí)由于長(zhǎng)期反復(fù)調(diào)閱，使得檔案原件發(fā)生損毀或遺失。傳統(tǒng)檔案很難備份，一旦發(fā)生損毀將無(wú)法挽救。以往由于對(duì)教學(xué)信息化與數(shù)據(jù)化管理重視不夠，很多重要的教學(xué)信息不能及時(shí)得到反饋，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，使得檔案管理人員的管理水平得不到相應(yīng)的提高，對(duì)信息的搜集、處理都以傳統(tǒng)方式反應(yīng)，技術(shù)管理手段相對(duì)落后，其收錄、編排、存儲(chǔ)、調(diào)閱缺乏科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也是當(dāng)前高校檔案管理中亟待解決的問(wèn)題。[1]

實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校教學(xué)檔案信息化管理，主要是以信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)為基礎(chǔ)以紙質(zhì)教學(xué)檔案數(shù)字化為重點(diǎn)，采取科學(xué)化管理實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案規(guī)范化管理具體包括檔案數(shù)據(jù)資料信息化、檔案管理工作流程信息化、檔案調(diào)閱檢索信息化。隨著我國(guó)高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化管理顯得尤為重要。[2]

首先，教學(xué)檔案信息化管理是高校與時(shí)俱進(jìn)適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，加強(qiáng)檔案信息化管理體現(xiàn)了現(xiàn)代高等院校教學(xué)管理的新理念、新思路，是現(xiàn)代高校檔案管理的必經(jīng)之路。同時(shí)也是對(duì)現(xiàn)代化高校發(fā)展提出的新的更高的要求。

其次，教學(xué)檔案信息化管理充分提高了檔案的利用率，滿(mǎn)足了使用者的需求，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可快速檢索、調(diào)閱，實(shí)現(xiàn)了資源共享，擴(kuò)大了檔案服務(wù)面。[3]

再次，教學(xué)檔案信息化管理拓寬了檔案的服務(wù)功能，為使用者提供了多渠道的服務(wù)，滿(mǎn)足了各方人士對(duì)教學(xué)檔案不同的利用要求。

二、高等學(xué)校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的措施

在高等教育學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程中，教學(xué)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要的系統(tǒng)建設(shè)工程，其基本內(nèi)涵是，檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化；檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化；檔案信息儲(chǔ)存數(shù)字化。基本特征是，檔案管理智能化、檔案?jìng)鬏斁W(wǎng)絡(luò)化、檔案保管數(shù)字化。[4]

第一，按照高等學(xué)校教學(xué)檔案的科學(xué)分類(lèi)，可將教學(xué)檔案分為綜合檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、教師檔案、以及學(xué)生檔案，在進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)的基礎(chǔ)上建立信息化管理數(shù)據(jù)庫(kù)，采取電子文檔管理形式，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理。這一過(guò)程要求對(duì)教學(xué)檔案制定出檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)模式，研制推廣教學(xué)檔案管理的應(yīng)用軟件。這樣與傳統(tǒng)檔案管理相比既節(jié)省人力、物力、財(cái)力又克服了紙質(zhì)檔案不可復(fù)制的弊端。使得高等學(xué)校在教學(xué)檔案管理中通過(guò)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化信息傳遞，將教學(xué)檔案的保存、調(diào)閱、修改變得更加簡(jiǎn)便易行，從而提高了檔案使用的效率。

第二，高校檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化是利用網(wǎng)絡(luò)化傳輸，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，是檔案信息遠(yuǎn)距離、無(wú)障礙地交流和傳遞，達(dá)到檔案資源共享，從而實(shí)現(xiàn)高等院校教學(xué)檔案?jìng)鬏斁W(wǎng)絡(luò)化，這樣大大提高了檔案工作的效率，降低了檔案管理成本。其目的是為了開(kāi)發(fā)利用把應(yīng)存檔的文件、信息統(tǒng)一規(guī)范數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī)，要求檔案管理部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)更好的為廣大師生服務(wù)。

第三，高校檔案信息數(shù)字化就是對(duì)文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進(jìn)行收集、篩選和加工，通過(guò)數(shù)字化儲(chǔ)存，使之轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)軟件形式的信息供人們使用。檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將過(guò)去的紙質(zhì)檔案采用磁帶、光盤(pán)等介質(zhì)來(lái)替代，實(shí)現(xiàn)資源共享及網(wǎng)上匯編資料的傳輸，從而建立起一套完整的電子檔案，使利用者方便、快捷地獲得教學(xué)檔案信息。同時(shí)，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件檔案的積累、管理、利用，保證電子文件、檔案齊全、完整、有效。

教學(xué)檔案信息化建設(shè)，還需要一定的投入，配置與現(xiàn)代化檔案管理相適應(yīng)的設(shè)施。這些軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，如計(jì)算機(jī)、通信設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，充分利用和裝備先進(jìn)的信息設(shè)備是高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

三、高校教學(xué)檔案信息化的管理

教學(xué)檔案管理是對(duì)高等學(xué)校多年來(lái)取得教育成果的歷史記載，檔案管理工作者要嚴(yán)格規(guī)范個(gè)人行為，樹(shù)立檔案的安全防范意識(shí)，做好安全防范措施。加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)知識(shí)學(xué)習(xí)，及時(shí)對(duì)日常使用的殺毒軟件、防火墻進(jìn)行更新和維護(hù)，最大限度地防止病毒攻擊。按照計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)的要求，建立檔案安全體系，采取相應(yīng)的防范技術(shù)，消除如數(shù)據(jù)竊聽(tīng)、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)頁(yè)套改、黑客攻擊等各種安全隱患，確保教學(xué)檔案信息傳遞無(wú)損、運(yùn)行安全。

眾所周知，電子檔案管理也存在一定的弊端，隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的不斷發(fā)展保密工作也存在一定的隱患，如：使用的互聯(lián)網(wǎng)具有開(kāi)放性，使用者眾多，人員較復(fù)雜，比較容易將教學(xué)檔案進(jìn)行復(fù)制或偽造，在材質(zhì)的使用上如光盤(pán)、磁帶等也不能永久保存。所以，加強(qiáng)電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全化管理是高校檔案管理的重要任務(wù)，要求檔案管理人嚴(yán)守保密制度，杜絕保密內(nèi)容上網(wǎng)傳遞；從源頭上采取安全保密措施。同時(shí)還要及時(shí)更換磁盤(pán)、光盤(pán)等，免得超過(guò)其使用壽命。

參考文獻(xiàn)

[1] 韓成春.當(dāng)前高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及其對(duì)策[J].網(wǎng)絡(luò)財(cái)富，2009（24）.

[2]羅金莉.高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].河北大學(xué)成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，12（2）.

[3]張金來(lái). 淺談高校教學(xué)檔案管理的信息化[J]. 中國(guó)電力教育，2008，12，（10）

[4]黃健，高等學(xué)校教學(xué)檔案收集問(wèn)題思考[J].檔案管理，2012，（3）endprint