試論公司合同管理中存在的問題及對策

摘 要：本文是作者總結了常年法律事務工作中的實踐經(jīng)驗，通過公司在日常合同管理中出現(xiàn)的常見問題進行梳理分析。課題的亮點在于文章中結合了大量的真實案例，對公司合同管理中易遇到的風險點及防范措施進行了全面剖析，深入淺出的進行闡述，內(nèi)容通俗易懂。

關鍵詞：公司；合同管理；問題；對策

合同，是平等主體之間訂立、變更、終止民事權利、民事義務關系的協(xié)議。合同是一種民事法律行為，是簽約主體通過談判等方式，促使社會經(jīng)濟資源從較低價值向更高價值轉(zhuǎn)移的重要手段。

通常來講，在公司的經(jīng)濟往來中，大部分是以簽訂合同的形式來完成的。一個公司的成敗興衰與合同管理水平的高低有著密不可分的關系。在日常經(jīng)營中，公司可以通過不斷加強對重大經(jīng)營決策與重大經(jīng)濟合同的法律審核力度，定期對合同的訂立、履行情況進行調(diào)研和抽查，同時，狠抓合同簽訂、履行等各個環(huán)節(jié)的源頭管理，從而有效地提高公司合同管理的水平，依法維護公司的各項權益，使公司合法利益最大化，最終實現(xiàn)利潤最大化的終極目標。

一、公司在合同管理中存在的主要問題

（1）應當簽訂書面合同而沒有簽訂。例如，新員工入職后，在一個月內(nèi)沒有與其簽訂勞動合同。這便違反了《勞動合同法》第82條的相關規(guī)定，用人單位應當自用工之日起一個月內(nèi)與勞動者訂立書面勞動合同，否則必須向勞動者支付兩倍的工資。由此可見，對于用工量較大的公司，不簽訂書面合同的法律風險還是相當大的，會給公司帶來不必要的損失。

（2）合同主體不當。一是合同主體缺乏相應的民事權利能力，如年齡太小或智力上有所欠缺，屬于限制民事行為能力人。二是出現(xiàn)主體錯位，雖然具有上述能力，但不是合同當事人，即簽約主體錯位。以上兩種情形下所簽訂的合同，均存在問題，效力有待確認。

（3）合同條款用語不規(guī)范、不合理、邏輯關系不清晰。在此種情形下，往往會加重公司在合同簽訂、履行過程中的法律風險，因此，為降低產(chǎn)生法律糾紛的機率，合同審核時都應當仔細審核把關，避免出現(xiàn)上述問題。此外，還可能出現(xiàn)合同中遺漏必要條款的情形，實踐中，最常遺漏的條款內(nèi)容便是違約責任、合同簽訂時間等。在與長期合作的公司簽訂合同時，合同內(nèi)容中往往只講好話，對于責任等敏感問題甚少提及，如果發(fā)生違約的情況，便會產(chǎn)生極大的法律風險。

（4）合同變更不及時。在履約過程中，可能會出現(xiàn)一些在合同簽訂時無法預料的情況。此時，就需要變更合同內(nèi)容。一般情況下，有兩種變更形式，即合同主體變更和合同內(nèi)容的變更。例如，公司在合并或分立后，就需要對合同的主體進行變更。而公司的經(jīng)營范圍變化后，就需要對合同的內(nèi)容進行更替。通過對原合同的修改，確保各方主體可以更好的履行合同內(nèi)容，從而使合同目的得到完全實現(xiàn)。

（5）合同條款約定不合理，不具有可操作性。某些合同留給公司的付款期限較短，如果按照這個期限計算，公司根本無法完成請款審批手續(xù)，更不用說按時付款了，這樣約定必將給公司帶來極大的風險，容易造成違約的情況，因此，必須防微杜漸。

（6）不能及時行使相關權利。這種情況經(jīng)常出現(xiàn)在房地產(chǎn)、建設工程等行業(yè)中，施工方被拖欠工程款的情況相當普遍，法律只保護及時拿起法律武器維護自己利益的人，訴訟時效一旦經(jīng)過，當事人便喪失了勝訴權，造成的損失無法彌補。

二、解決公司合同管理問題的主要對策

1.完善合同管理機制

在公司的各項日常管理工作中，合同管理是其中一項重要工作，因為，它可以將公司法律風險從“事后補救”向“事中控制”甚至“事前防范”轉(zhuǎn)變。事前采取周密的防范措施，事中采取有效的管理方式，事后有妥善的補救方案。此外，公司員工還需要不斷加強自我保護意識，充分運用法律法規(guī)及規(guī)章制度來規(guī)范管理合同。個人認為，完備的合同管理機制還應包括以下內(nèi)容：

一是明確的職能分工?，F(xiàn)代社會，各職能部門間的專業(yè)化分工越來越精細。想要做好合同管理工作，需要把合同管理的各項職責分解給公司相應的職能部門。例如：公司市場及業(yè)務部門負責論證項目的可行性；財務部門負責審查資金，固定資產(chǎn)的可支配性以及結算價款的合理性；法律事務部門負責審查合同的合法合規(guī)性。二是合理的工作流程，完善的經(jīng)營管理。為加強公司法律風險防范機制，提高工作效率，公司需要規(guī)范合同的審批流程，提倡進行網(wǎng)上審批。因為，網(wǎng)上審批既可以為員工提升工作效率，同時也便于領導審批。

2.健全公司合同管理機構

伴隨著法律法規(guī)的日益更新，人們的學法用法意識也普遍增強，公司合同管理部門的作用也越來越突出。它是公司日常經(jīng)營活動的大腦中樞，是建立合同管理機制的最為重要的一環(huán)。通常來說，比較大的集團公司在總部要設合同管理的專職部門，如合同管理部、法律事務部等。在合同管理機構的建設方面，一些大型國有公司的步伐較快，它們有完善的總法律顧問制度，總法律顧問負責公司的日常法律事務管理，主要包括合同審查、處理糾紛案件、員工的日常法律問題解答、法律培訓等事宜。這樣，通過建立內(nèi)部法務管理人員的風險防控機制，充分保障公司依法依規(guī)經(jīng)營管理。實踐證明，健全法律事務機構，可以增強公司員工的法制意識，推動公司日常經(jīng)營管理，抵御公司的日常經(jīng)營風險。

3.制訂示范文本合同

示范文本合同是指當事人一方預先擬定的合同條款，簽約對方只能全部同意或不同意。所以，對于示范文本合同的非擬定一方當事人而言，要訂立示范文本合同，就必須全部接受合同中所列條款，否則就不能訂立合同，更無法進行下一步的合作。日常生活中，比較常見的車船票、保險單、存單，這些都是示范文本合同。需要特別注意的一點是：采用示范文本訂立合同時，提供示范文本的一方必須采取必要的、合理的方式提示簽約的另一方主體注意免除、限制其責任的條款，否則，提供示范文本合同一方將承擔不利影響。

示范文本合同之所以被廣泛使用，是因為其具有準確、嚴謹?shù)奶攸c，并且有很強的可操作性，它可以堵塞由于簽約主體法律水平和語言文字水平存在局限性而產(chǎn)生的漏洞，有利于明晰合同簽約主體的責任。同時，文本質(zhì)量高低關系到合同能否順利履行，質(zhì)量較高的文本有利于合同的順利履行，有利于避免爭議的產(chǎn)生。此外，訂立統(tǒng)一的合同示范文本可以大大減輕合同管理部門的工作強度，最大限度提升合同審查的工作效率。

4.選拔優(yōu)秀的合同管理人才

對于中等以上規(guī)模的公司，應當配備合同審查崗或法律事務崗的編制，此崗位的員工應當具有法律專業(yè)本科及以上學歷并且取得法律執(zhí)業(yè)資格證書，最好有律師執(zhí)業(yè)資格。只有具備了上述資格，才能更好的為公司保駕護航。

5.充分發(fā)揮外聘律師的作用

凡涉及重要合同的簽約工作，在要求內(nèi)部法務管理人員對合同進行審核并提出修改意見的基礎上，還需要外聘律師參與審核把關。若雙方意見不統(tǒng)一，由公司領導組織雙方召開協(xié)調(diào)會，聽取并綜合各方意見后，才能確定最終審核意見。標的額較大的合同經(jīng)以上修改完善后方可簽訂，力求做到萬無一失。

三、小結

隨著當今世界經(jīng)濟飛速發(fā)展，人們的法律意識逐漸提高，合同管理在公司日常經(jīng)營中的作用也逐漸體現(xiàn)出來。通過以上的一些案例，我們不難看出，合同管理貫穿于公司日常經(jīng)營的全過程，合同管理人員需要參與到每個環(huán)節(jié)當中去，這就對合同管理人員提出了更高的要求。同時，還要注意履約的各個過程中易產(chǎn)生的問題，特別要及時掌握對我方不利的情勢變更，及時對合同進行補充和修正，簽訂書面的補充協(xié)議。最后，還需要不斷加強法律法規(guī)在公司日常工作中的宣傳力度，使員工深刻領悟到合同管理的重要性，做到人人懂法，從而切實保障公司各項事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]王利明.《合同法研究》第1卷.中國人民大學出版社，2003年版.

[2]羅培新.《公司法的合同解釋》.北京大學出版社，2004年版.

作者簡介：

葉青（1986.10.21～ ），男，天津市人，天津津瑞律師事務所工作，南開大學民商法專業(yè)在職研究生，在職研究生學歷，中級經(jīng)濟師。