淺談專利流程管理員在代理機構(gòu)變更過程中的作用

余璐璐

專利代理機構(gòu)是經(jīng)省專利管理局審核，國家知識產(chǎn)權(quán)局批準設(shè)立，可以接受委托人的委托，在委托權(quán)限范圍內(nèi)以委托人的名義辦理專利申請或其他專利事務(wù)的服務(wù)機構(gòu)。專利申請/專利交易、專利申請/專利資源整合并統(tǒng)一管理，以及專利代理機構(gòu)的代理質(zhì)量、服務(wù)水平皆會引起專利申請/專利在不同專利代理機構(gòu)之間流轉(zhuǎn)。

一般來說，專利代理機構(gòu)變更的辦理方法（著錄項目變更申報書+著錄項目變更理由），分為以下幾種情況：

第一，申請人（或?qū)＠麢?quán)人）更換專利代理機構(gòu)的，應(yīng)當提交由全體申請人（或?qū)＠麢?quán)人）簽字或者蓋章的對原專利代理機構(gòu)的解除委托聲明以及對新的專利代理機構(gòu)的委托書。

第二，專利申請權(quán)（或?qū)＠麢?quán)）轉(zhuǎn)移的，變更后的申請人（或?qū)＠麢?quán)人）委托新專利代理機構(gòu)的，應(yīng)當提交轉(zhuǎn)讓人和受讓人簽字或者蓋章的轉(zhuǎn)讓證明以及變更后的全體申請人（或?qū)＠麢?quán)人）簽字或者蓋章的委托書。

著錄項目變更申報手續(xù)符合規(guī)定的，知識產(chǎn)權(quán)局會向有關(guān)當事人發(fā)出《手續(xù)合格通知書》，通知著錄項目變更前后的情況，并予以公告。著錄項目變更手續(xù)自《手續(xù)合格通知書》的發(fā)文日起生效。

除辦理著錄項目變更申報手續(xù)外，專利流程管理員還需做大量溝通、檢索、歸檔和整理工作，以將轉(zhuǎn)入的專利申請/專利納入本事務(wù)所的流程管理系統(tǒng)中。筆者將從未授權(quán)的轉(zhuǎn)案和已授權(quán)的轉(zhuǎn)案這兩個角度，介紹案卷轉(zhuǎn)入過程中專利流程管理員會涉及到的具體工作。

一、未授權(quán)的轉(zhuǎn)案

第一，檢索著錄項目信息，包括發(fā)明名稱、申請人（中文/英文）、申請人國籍和地址、發(fā)明人信息、原代理機構(gòu)信息、原代理人、PCT號、優(yōu)先權(quán)信息等。

第二，檢索案卷狀態(tài)和申請階段（提交，初審，實審，辦登）。判斷案件的生死、是否有未答復(fù)事件和期限、是否有未繳納費用和未足額繳納的費用、是否有同日申請和費用減緩、是否適時地遞交了保密審查請求書。

這部分工作瑣粹繁雜，管理員需要熟悉掌握專利的時限和費用。除此之外，專利流程管理員還必須與原代理機構(gòu)協(xié)調(diào)配合，做好轉(zhuǎn)案交接工作，并與本單位同事溝通，做好信息錄入、時限監(jiān)控和事件答復(fù)。以下列舉了在實際工作中會遇到的情況：

案例1：視撤階段轉(zhuǎn)入，尚在恢復(fù)期內(nèi)。

視撤原因：未及時提交申請人A的委托書以答復(fù)《補正通知書》。

轉(zhuǎn)案原因：專利申請權(quán)由申請人A轉(zhuǎn)給申請人B，申請人B將此案委托給新代理機構(gòu)。

解決方案：遞交著錄項目申報書，變更理由為轉(zhuǎn)讓證明（A-B）和委托書（B）；同一天請原代理機構(gòu)幫忙遞交補正書和恢復(fù)權(quán)利請求書。

案例2：OA延期階段轉(zhuǎn)入，已遞交《延期請求書》，但《延期審批通知書》未下發(fā)。檢索到延期官費繳納了RMB600，是否可判定延期2個月？

不能僅依照官費繳納額判定延長的期限，因為官費的繳納可能存在誤繳和錯繳的情況。為保障客戶的利益，避免錯過期限，在尚未收到原代理機構(gòu)的轉(zhuǎn)案文件的情況下，最好主動向原代理機構(gòu)/專利局確認延期后的期限。

案例3：辦登階段轉(zhuǎn)入，原專利代理機構(gòu)已繳納辦登費，但收到專利局下發(fā)的《視為放棄取得專利權(quán)通知書》。

原因：原專利代理機構(gòu)未全額繳納辦登費。

作為新的專利代理機構(gòu)，為使專利申請盡快授權(quán)，避免客戶額外的經(jīng)濟損失，應(yīng)該核實辦登費實際繳納情況，如發(fā)現(xiàn)有未繳足情況，需向客戶匯報，及時補繳。

第三，從著錄項目變更請求遞交至知識產(chǎn)權(quán)局后到《手續(xù)合格通知書》下發(fā)前，除被動地接收原專利代理機構(gòu)轉(zhuǎn)來的通知書外，新專利代理機構(gòu)的轉(zhuǎn)案管理員需主動關(guān)注案件狀態(tài)，并在收到《手續(xù)合格通知書》的第一時間進行專利檢索，避免遺漏相關(guān)的官方通知書，錯過期限。對于復(fù)審階段和專利權(quán)無效宣告的案件，需盡快向?qū)＠麖?fù)審委員會遞交《復(fù)審階段意見陳述書》，說明代理機構(gòu)已發(fā)生變更，請專利復(fù)審委員會的審查員知曉并關(guān)注，以免專利復(fù)審委員會將《復(fù)審?fù)ㄖ獣?、《?fù)審決定》和《復(fù)審案件結(jié)案通知書》等相關(guān)通知書依舊發(fā)給原代理機構(gòu)，從而延誤或遺漏通知書的轉(zhuǎn)達。

二、已授權(quán)的轉(zhuǎn)案

隨著全球知識經(jīng)濟飛速發(fā)展，知識產(chǎn)權(quán)交易正日趨普遍化和多樣化。以專利權(quán)為交易對象的專利轉(zhuǎn)讓是專利交易的重要形式之一。而專利轉(zhuǎn)讓又可能引起專利代理機構(gòu)的變更。對于已授權(quán)的專利轉(zhuǎn)案，專利流程管理員應(yīng)該在案卷轉(zhuǎn)入過程中做哪些具體工作呢？

第一，確認專利權(quán)是否有效。

第二，檢索專利權(quán)人的信息。

第三，確認專利是否被許可過，許可是否依然有效。如果涉及的專利權(quán)曾許可給第三人，且該許可仍然有效，轉(zhuǎn)讓后可能影響受讓人的利益。

第四，專利是否經(jīng)歷或正在經(jīng)歷無效宣告程序。

第五，專利是否被保全或者做過質(zhì)押。

第六，確認繳納年費的期限。如果年費期限臨近或者需要在轉(zhuǎn)讓過程中繳納，需提醒客戶，明確維護專利權(quán)有效的責任方，避免年費逾期未繳產(chǎn)生滯納金或權(quán)利失效。

有時知識產(chǎn)權(quán)局網(wǎng)站的法律狀態(tài)更新稍微滯后，可查詢知識產(chǎn)權(quán)局向外發(fā)送的通知書時間及類型以輔助判斷案件當前的階段或狀態(tài)。如知識產(chǎn)權(quán)局向非代理機構(gòu)和專利權(quán)人的第三方下發(fā)了《無效宣告受理通知書》，則該專利正在被第三人提起無效宣告請求。

以上，對專利流程管理員在代理機構(gòu)變更過程中的作用做以簡要介紹?？此破椒驳奈陌腹ぷ鳎畔⒘看?、繁瑣、時效性強，而且關(guān)乎專利申請/專利的生死。一名專利流程管理員，不僅需要認真細致、責任心強，還需要具備優(yōu)秀的時間管理能力和處理應(yīng)急事務(wù)的能力，才能充當好本單位、原代理機構(gòu)和客戶三者之間有效溝通的橋梁。