科技成果檔案程序化管理的思路分析

摘 要：目前，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與進(jìn)步，針對科技成果檔案管理的要求也越來越嚴(yán)格。本文基于科技成果檔案程序化管理的重要意義，探討科技成果檔案程序化管理的幾點思路，旨在為相關(guān)部門科技成果檔案程序化管理提供一定的借鑒與指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：科技成果；檔案；程序化

科技成果檔案屬于一種重要的信息資源，能夠真實記錄科學(xué)技術(shù)活動。目前，社會的發(fā)展與進(jìn)步，使各科技事業(yè)單位的科技成果檔案管理工作引起相關(guān)部門的高度重視，他們意識到必須對科技成果檔案進(jìn)行程序化管理，合理配置各項資源，不僅僅能夠使信息資源在增加競爭籌碼中的有利作用得到充分發(fā)揮，還能夠使工作效率與質(zhì)量得到明顯提高，進(jìn)而為各科技事業(yè)單位的可持續(xù)、健康發(fā)展提供有利條件。

1 科技成果檔案管理的要求及程序化管理的重要意義

1.1 要求

科技成果檔案管理人員在從事管理工作過程中必須嚴(yán)格遵守以下幾點要求：①真實，工作人員必須確保科技成果的真實性，防止在信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中出現(xiàn)不真實、不詳盡的內(nèi)容；②價值，工作人員必須保證儲存的科技成果檔案擁有一定的價值，可以把生產(chǎn)資料轉(zhuǎn)變成客觀存在的生產(chǎn)力，進(jìn)而推動各科技事業(yè)單位甚至是國家的發(fā)展與進(jìn)步；③應(yīng)用，檔案管理最重要的內(nèi)容就是把靜態(tài)的資料投入到實際的使用當(dāng)中。就管理工作者而言，在實際工作中應(yīng)當(dāng)把檔案的應(yīng)用工作作為重點，并結(jié)合當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，使檔案的價值達(dá)到最大程度的發(fā)揮；④擴(kuò)充，檔案管理工作人員還要與時俱進(jìn)，及時對檔案儲備進(jìn)行更新與增加，不僅能夠為各科技事業(yè)單位積累更多無形的財富，還能夠創(chuàng)造出更多的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。

1.2 重要意義

對科技成果檔案進(jìn)行程序化管理，不僅能夠使管理工作人員的工作效率與質(zhì)量得到明顯提升，還能大大減輕工作量，使工作時間有效縮短，進(jìn)而為優(yōu)化各種資源并對其進(jìn)行合理配置提供有利條件。除此之外，對科技成果檔案進(jìn)行程序化管理還能夠?qū)芾碇刃蜻M(jìn)行規(guī)范與完善，以創(chuàng)造出一個合理、有序而又和諧的管理氛圍，進(jìn)而為各科技事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)的查詢、調(diào)動等工作提供很大程度的便利。

2 科技成果檔案程序化管理遵循的原則

要想做好科技成果檔案的程序化管理工作，必須遵循以下幾點原則：①理清科研和建檔之間的關(guān)系，為實現(xiàn)科技事業(yè)單位的長遠(yuǎn)健康發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。在實際的科技成果檔案管理工作中，相關(guān)工作人員必須保證同時提出科研任務(wù)以及材料的歸檔要求，有利于更好的開展下一步工作；②相關(guān)管理負(fù)責(zé)人還要調(diào)查科技計劃的實際開展?fàn)顩r及進(jìn)度，觀察實際工作與科技文件中的記錄是否保持一致。如果不一致要及時進(jìn)行調(diào)整，以確?？萍疾牧系臅r效性；③科技成果在驗收之后要馬上在科技檔案中記錄下來，并且還需要配備時間、成果、驗收合格報告等資料，為之后的查閱及應(yīng)用等工作提供便利。

3 科技成果檔案程序化管理的思路

3.1 收集階段

科技成果檔案程序化管理的初始階段為收集階段，這一階段在檔案管理工作中占據(jù)基礎(chǔ)重要部分。這一階段中管理人員需要對各個科技成果數(shù)據(jù)的價值進(jìn)行判斷，進(jìn)而選取價值較高的檔案并將其收錄在信息管理庫當(dāng)中，保證了科技成果檔案的真實性、完整性及有效性，同時也為后續(xù)的程序化管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.1.1建立完善的收集管理制度

在這一階段，科技事業(yè)單位必須針對科技成果檔案建立起較為完善的收集管理制度，并逐步對檔案的收集程序進(jìn)行規(guī)范，使管理工作人員的工作技能得到明顯提升，進(jìn)而提高檔案收集的質(zhì)量與效率，以確保能夠收集到數(shù)量較多且價值較高的科技材料。

3.1.2建立完善的保存制度

就各個科技事業(yè)單位而言，各單位與各部門之間也要做好分工，建立起完善且行之有效的科技成果檔案保存制度。每個部門必須從細(xì)微的環(huán)節(jié)做起，包括方案設(shè)計與科技研發(fā)等各個環(huán)節(jié)都要制定出有效的應(yīng)對方法，以保證科技事業(yè)單位可以通過可行性研究報告、項目計劃書及科技成果鑒定報告等多種形式將價值較高的生產(chǎn)研發(fā)及科技創(chuàng)新活動真實、完整地記錄在案，進(jìn)而為之后對科技成果檔案進(jìn)行程序化管理創(chuàng)造有利條件，不僅僅能夠使管理工作人員的工作量得到明顯減少，還能夠為合理配備資源并實現(xiàn)其優(yōu)化奠定基礎(chǔ)條件。

3.1.3建立合理、科學(xué)的協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制

就檔案收集工作而言，既要求管理工作人員付出一定的辛勤勞動，又離不開各個部門之間的相互溝通與密切配合。所以，科技事業(yè)單位建立合理、科學(xué)的溝通機(jī)制非常有必要，能夠為管理工作人員更好開展資料收集工作奠定基礎(chǔ)，同時也使各個部門意識到檔案管理工作的重要性與必要性，并提升其參與工作的積極性與主動性，以提升檔案管理的質(zhì)量與效率。

3.2 分類整理階段

相關(guān)工作人員將科技成果檔案整理完畢之后，就要對其進(jìn)行分類整理。通常情況下以科技成果檔案的內(nèi)容及特點等為依據(jù)對其進(jìn)行分類，并進(jìn)行系統(tǒng)排列與基本編目，還要對層次進(jìn)行劃定，進(jìn)而形成等級不同且存在著某種關(guān)系的檔案分類數(shù)據(jù)庫。首先，檔案管理的相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)對檔案登記與分類等機(jī)制進(jìn)行健全與完善，還要針對檔案分類的渠道、時間與范圍等提出一定的要求。為在檔案程序化管理的前提下細(xì)化檔案分類，并使保存及檢索檔案的效率得到明顯提高，必須選擇多樣化、復(fù)合型的分類方法，而避免使用相對單一的分類方法。

3.3 保管階段

科技成果檔案的保管階段是檔案工作最重要的組成部分。要想最大程度的提高檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性，使檔案儲存時間有所延長，要對責(zé)位責(zé)任制落實到位。首先要為檔案管理工作人員制定一個明確的目標(biāo)，并對其工作進(jìn)行規(guī)范，還要對檔案保存相關(guān)的制度與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，對檔案的格式、規(guī)格與數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。還要對檔案的標(biāo)題、內(nèi)容等進(jìn)行規(guī)范，切實將統(tǒng)計工作納入到工作目標(biāo)當(dāng)中，使工作人員能夠?qū)萍汲晒麢n案的質(zhì)量與數(shù)量進(jìn)行實時了解與掌握。其次，還要監(jiān)管工作人員的工作，確保各項工作都能夠具體落實到每個人。再次，將檔案管理工作與個人的績效相互結(jié)合，在檔案保存過程中由于人為失誤引起的損失應(yīng)當(dāng)與該員工的職位等級、工資等切身利益密切相關(guān)。

3.4 實際利用階段

科技成果檔案的收集、分類整理與保管幾個環(huán)節(jié)都是為實際利用環(huán)節(jié)做準(zhǔn)備的，檔案管理的終極目標(biāo)就是對科技成果進(jìn)行有效利用。應(yīng)當(dāng)在權(quán)衡密級與尊重知識產(chǎn)權(quán)的前提下，對科技成果的實際利用手段進(jìn)行大膽創(chuàng)新，并通過咨詢、閱讀、交流等多種形式，使科技成果檔案能夠最大程度的回饋社會。在科技成果的咨詢過程中要制定相對應(yīng)的科技咨詢、指導(dǎo)咨詢等多種機(jī)制，還要具備服務(wù)意識，使公眾的咨詢權(quán)得到盡可能的滿足。在檔案的閱覽過程中，應(yīng)當(dāng)為公眾創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境條件；在檔案的交流過程中，要加強(qiáng)與其他部門的溝通，采取取長補(bǔ)短的原則不斷完善科技成果檔案。

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作者簡介

李文瓊（1963-），女，土家族，大專，檔案館員，從事檔案管理方面工作。